Checklist: 20 ações para preparar sua PME para a Reforma Tributária

Entender a Reforma Tributária é importante. Mas, para quem administra uma pequena ou média empresa, chega um momento em que a principal dúvida deixa de ser “o que vai mudar?” e passa a ser: o que eu preciso fazer na minha empresa?

A resposta envolve mais de uma frente. A Reforma pode chegar à emissão de notas, aos sistemas, à formação de preços, ao aproveitamento de créditos, aos contratos e ao fluxo de caixa. O impacto também varia conforme atividade, regime tributário e características de cada operação.

Por isso, não existe uma única ação capaz de deixar uma PME “pronta”. O caminho é identificar o que muda para o negócio, encontrar as pendências e estabelecer prioridades.

Entenda o cronograma antes de definir prioridades

A transição da Reforma Tributária acontece em etapas. Em 2026, CBS e IBS entraram em fase de teste e já existem obrigações relacionadas aos novos tributos. O processo segue nos próximos anos, com substituição gradual dos tributos atuais até a conclusão da transição em 2033.

Conhecer essas datas evita dois extremos: correr para mudar processos que ainda não precisam ser alterados ou descobrir uma obrigação quando o prazo já está próximo. A Serasa Experian reúne as principais etapas no cronograma da Reforma Tributária.

Entenda onde CBS e IBS entram no seu negócio

A CBS é um tributo federal, enquanto o IBS reúne a tributação de estados e municípios sobre o consumo. Juntos, eles formam o chamado IVA Dual brasileiro e substituem gradualmente tributos atuais.

Se esse ponto ainda não está claro, vale começar por entender como funcionam IBS e CBS antes de avançar para as próximas etapas.

Reveja o regime tributário da empresa

Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional não sentem as mudanças exatamente da mesma maneira. Por isso, uma análise da Reforma sem considerar o enquadramento da empresa pode levar a conclusões equivocadas.

Converse com o contador sobre como as novas regras atingem especificamente o negócio e se os cenários projetados alteram decisões tributárias que hoje fazem sentido.

Uma pergunta útil para levar à conversa é: o nosso regime atual continua adequado diante das mudanças previstas para os próximos anos?

Se estiver no Simples Nacional, acompanhe as regras próprias do regime

O Simples Nacional continua existindo, mas isso não deixa seus optantes fora da Reforma. Em agosto de 2026, o Comitê Gestor do Simples Nacional atualizou a regulamentação para incorporar CBS e IBS ao regime. As alterações produzem efeitos, em regra, a partir de 1º de janeiro de 2027.

Além da forma de recolhimento, questões como geração de créditos nas operações entre empresas podem ganhar importância. Portanto, vale entender como as novas regras se aplicam especificamente ao Simples antes de tomar decisões baseadas apenas no funcionamento atual do regime.

Faça uma revisão dos cadastros

Cadastros de produtos, serviços, clientes e fornecedores alimentam documentos fiscais, sistemas e cálculos tributários. Um erro nessa base pode se espalhar por várias etapas da operação.

Por isso, este é um bom momento para verificar as classificações, códigos e demais informações fiscais utilizadas pela empresa. Não precisa ser uma revisão indiscriminada: comece pelos cadastros mais usados e pelas operações de maior peso no faturamento.

Confira como ficam as notas fiscais

A adaptação dos documentos fiscais já faz parte da Reforma.

Desde 1º de janeiro de 2026, contribuintes sujeitos às novas regras precisam observar os leiautes que contemplam o destaque individualizado de CBS e IBS nos documentos fiscais eletrônicos aplicáveis. A Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS também publicaram um cronograma de implementação dos documentos fiscais eletrônicos.

Para empresas do Simples que prestam serviços, há ainda outra data importante: a NFS-e de padrão nacional passa a ser obrigatória em 1º de novembro de 2026.

A pergunta aqui é bastante objetiva: o sistema que emite as notas da minha empresa já está preparado para as exigências que se aplicam ao meu negócio?

Converse com o fornecedor do ERP

Não espere uma falha na emissão da nota para descobrir que o sistema precisava de atualização. ERP, faturamento, gestão fiscal e integrações podem precisar acompanhar novos campos, cálculos e leiautes. Pergunte ao fornecedor quais adaptações já foram entregues, quais estão previstas e se haverá alguma ação necessária por parte da sua empresa.

A Serasa Experian preparou um checklist específico sobre ERP, CBS e IBS para aprofundar essa revisão.

Mapeie onde a Reforma passa pela operação

A mudança tributária não começa e termina no contador. Pense no caminho de uma venda dentro da empresa: cadastro, orçamento, pedido, faturamento, emissão da nota, recebimento e registro financeiro.

Depois faça o mesmo com uma compra. Esse exercício ajuda a encontrar pontos em que uma alteração fiscal pode exigir mudança de processo, sistema ou responsabilidade.

Entenda como funcionam os créditos de IBS e CBS

A não cumulatividade é uma parte importante do novo modelo. Em determinadas operações, os tributos incidentes nas compras podem gerar créditos que serão utilizados conforme as regras aplicáveis.

Isso torna necessário olhar não apenas para quanto a empresa paga de imposto, mas também para os créditos que consegue gerar e aproveitar. Para quem compra bastante de outras empresas, esse ponto pode repercutir em custos, caixa e até nas negociações comerciais.

Olhe para os fornecedores por outro ângulo

Preço, prazo e qualidade continuam sendo critérios importantes para escolher um fornecedor. A Reforma acrescenta mais uma variável à análise: o efeito tributário daquela operação para a empresa compradora.

Não significa trocar fornecedores simplesmente por causa da Reforma. Significa entender se diferentes condições tributárias podem alterar o custo efetivo da compra ou a possibilidade de apropriação de créditos.

Vale perguntar ao contador quais fornecedores e categorias de compras merecem ser analisados primeiro.

Refaça as contas antes de mexer nos preços

Uma mudança tributária não significa automaticamente que o preço precisa subir ou cair.

Antes disso, é preciso entender o efeito sobre impostos, créditos, custos e margem. Uma simulação por produto, serviço ou grupo de operações tende a ser mais útil do que aplicar uma mudança geral em toda a tabela de preços.

Veja o que acontece com a margem

Duas empresas podem ter o mesmo faturamento e sentir a Reforma de maneiras diferentes porque possuem estruturas de custos, fornecedores e operações distintas.

Por isso, acompanhar apenas a alíquota não basta. O que importa para a gestão é entender quanto sobra depois das mudanças em custos, tributos e créditos.

Coloque o fluxo de caixa na análise

Imposto também é uma questão de tempo. O momento em que a empresa paga, recebe e consegue aproveitar créditos pode interferir na disponibilidade de dinheiro ao longo do mês. Isso merece ainda mais atenção em negócios que vendem a prazo, possuem sazonalidade ou já trabalham com caixa apertado.

No Simples Nacional, há uma mudança especialmente relevante: a regulamentação publicada em agosto de 2026 prevê, a partir de 1º de janeiro de 2027, o fim da opção pelo regime de caixa para a apuração mensal, passando o reconhecimento da receita a observar as novas regras de faturamento.

Faça mais de uma simulação

Não trabalhe apenas com um cenário. Monte projeções com diferentes hipóteses de faturamento, custos, preços e margens. A ideia não é prever exatamente o que acontecerá, mas enxergar onde o negócio fica mais exposto.

Pergunte: se o custo subir, quanto a margem suporta? Se o momento do desembolso mudar, o caixa consegue absorver? Se determinado crédito não puder ser aproveitado, qual é o efeito?

Leia novamente os contratos com clientes

Contratos de longo prazo foram negociados dentro de uma estrutura tributária que está mudando. Cláusulas sobre preço, impostos, reajustes e repasses merecem ser revistas, especialmente quando o contrato atravessa diferentes fases da transição.

O objetivo não é alterar todos os documentos, mas identificar antecipadamente aqueles em que uma mudança tributária possa criar dúvida ou desequilíbrio comercial.

Faça o mesmo com os contratos de fornecedores

A lógica vale para o outro lado. Contratos de fornecimento podem ter condições de preço e tributação que precisarão ser analisadas à medida que o novo sistema avance. Priorize acordos de maior valor, contratos longos e fornecedores estratégicos.

Dê atenção especial às vendas para outras empresas

No mercado B2B, a tributação da operação pode ter peso na decisão do comprador porque o crédito tributário passa a fazer parte da conta.

Isso significa que comercial, fiscal e financeiro precisam conversar. Uma condição tributária que antes ficava restrita à área fiscal pode passar a aparecer em uma negociação com um cliente.

Tire a Reforma de dentro de uma única área

Se apenas o contador ou o responsável fiscal acompanha as mudanças, parte importante da preparação pode ficar de fora.

O financeiro precisa olhar caixa. Comercial precisa entender possíveis efeitos sobre preços e negociações. A equipe de Compras precisa acompanhar fornecedores. Administrativo e tecnologia precisam saber o que muda nos sistemas e documentos.

Não é necessário transformar toda a equipe em especialista tributário. Cada área precisa saber o que muda na parte do processo que está sob sua responsabilidade.

Prepare as pessoas antes de mudar os processos

O treinamento funciona melhor quando está ligado a uma mudança concreta.

Se haverá um novo procedimento para emitir uma nota, treine quem emite notas. Se o cadastro ganhou novas informações, envolva quem cadastra produtos. Se uma regra muda a análise de fornecedores, Compras precisa entender o motivo.

Isso reduz a chance de a empresa ter sistemas atualizados, mas continuar executando a rotina antiga.

Transforme as pendências em um plano

Depois de passar pelos 19 pontos anteriores, provavelmente haverá itens em estágios diferentes. Alguns já estarão resolvidos, outros dependerão do contador ou do fornecedor de tecnologia e alguns talvez ainda precisem ser investigados.

Organize-os por prioridade, responsável e prazo.

A preparação para a Reforma não precisa acontecer toda de uma vez. O importante é saber o que já foi feito, o que depende de ação agora e o que deve permanecer em acompanhamento.

Depois do checklist, olhe para os números da empresa

Muitos pontos deste checklist acabam chegando à mesma pergunta: qual será o efeito das mudanças sobre a realidade financeira do meu negócio?

Preço, margem, custos e fluxo de caixa não podem ser analisados sem uma visão organizada das finanças da empresa. E é justamente nessa etapa que o Serasa Descomplica pode apoiar.

O Descomplica reúne informações financeiras da empresa em um só lugar. A solução permite visualizar saldos bancários de forma unificada, categorizar receitas e gastos, acompanhar entradas e saídas e acessar relatórios de desempenho financeiro. Também conta com recursos de inteligência artificial para analisar o fluxo de caixa, projetar receitas e trazer alertas e recomendações.

Isso não substitui o trabalho do contador ou a análise tributária da Reforma. O papel do Descomplica é outro: ajudar o empreendedor a entender melhor seus próprios números, algo especialmente importante quando novas regras podem exigir decisões sobre preços, caixa e planejamento.

Já identificou o que precisa entrar no radar da sua PME? O próximo passo é organizar as informações que ajudam a tomar essas decisões.

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