Assinatura eletrônica, assinatura digital e certificado digital: as diferenças que sua empresa precisa saber

A digitalização no ambiente de trabalho substituiu, entre outros processos, a coleta de assinaturas em papel pela praticidade de fechar contratos no ambiente online. No entanto, usar os termos assinatura eletrônica, assinatura digital e certificado digital como se fossem sinônimos ainda gera confusão, problemas jurídicos e custos desnecessários.

Embora todos sirvam para validar documentos à distância, essas tecnologias possuem níveis de segurança e exigências legais completamente diferentes na legislação brasileira. Continue a leitura para entender a diferença entre cada formato e saber qual é a opção exata para proteger os negócios da sua empresa sem pesar no orçamento. Vamos lá!

Quais são as diferenças entre assinatura eletrônica, assinatura digital e certificado digital?

Pense no certificado digital como o seu documento de identidade virtual que prova quem você é no ambiente online. A assinatura digital é a ação de usar esse certificado para formalizar documentos de altíssima exigência legal. Por exemplo, quando o sócio de um negócio usa o próprio e-CPF para assinar uma alteração contratual, ou quando a empresa utiliza o e-CNPJ para emitir notas fiscais e autorizar um financiamento bancário.

Já a assinatura eletrônica é o termo amplo para qualquer tipo de validação virtual ágil que não exige essa identidade oficial rígida. É o que acontece quando você desenha sua rubrica na tela do celular para receber uma encomenda, digita uma senha para aprovar as férias no sistema de RH ou clica em um link de confirmação para fechar um contrato de prestação de serviços.

Assinatura eletrônica: o que é e quando é juridicamente suficiente?

A assinatura eletrônica é o gênero amplo que engloba qualquer método em ambiente digital utilizado para identificar o signatário e comprovar a sua concordância com o conteúdo de um documento. Ela abrange desde a digitação de uma senha ou o clique em um botão de aceite até mecanismos avançados protegidos por criptografia, biometria facial, endereço IP e geolocalização.

A validade legal da assinatura eletrônica foi estabelecida originalmente pelo Artigo 10, § 2º da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que determinou que documentos em formato eletrônico possuem plena eficácia jurídica quando aceitos pelas partes ou quando comprovada a sua autoria e integridade. Mais tarde, a Lei nº 14.063/2020 organizou e padronizou as assinaturas eletrônicas no Brasil em três modalidades distintas:

• Assinatura eletrônica simples: associa os dados do signatário a informações básicas de cadastro, como endereço de e-mail, senha de acesso, número de telefone com validação por SMS ou código de verificação instantânea. É voltada para transações de baixo risco financeiro que não envolvam dados sigilosos, como formulários internos, pesquisas operacionais e aprovações de rotina.

• Assinatura eletrônica avançada: utiliza sistemas que associam o signatário ao documento de forma unívoca, permitindo identificar qualquer alteração posterior nos dados. Ela demanda a coleta de evidências técnicas robustas (como tokens de uso único, validação de documentos, biometria e retenção de relatórios de auditoria com data e hora). É a modalidade juridicamente suficiente para mais de 90% dos contratos comerciais, negociações B2B, termos de confidencialidade (NDA) e acordos de trabalho (CLT).

• Assinatura eletrônica qualificada: é a denominação legal para a assinatura digital que utiliza obrigatoriamente um certificado digital no padrão ICP-Brasil, oferecendo o grau máximo de presunção legal.

Assinatura digital: por que ela exige certificado ICP-Brasil?

A assinatura digital exige o certificado ICP-Brasil porque essa é a única infraestrutura oficial regulada pelo governo brasileiro. Como a identidade do titular é checada por biometria e documentos oficiais antes da emissão do certificado, a legislação concede a esse modelo a presunção legal de veracidade. Exige-se o padrão ICP-Brasil para que a assinatura tenha validade jurídica automática perante órgãos públicos e tribunais, sem a necessidade de reunir provas adicionais sobre quem assinou.

Enquanto a assinatura eletrônica comum depende do histórico de dados coletados pela plataforma (como IP e e-mail) para comprovar a autoria, a assinatura digital garantida pelo ICP-Brasil utiliza criptografia em quatro etapas:

• Criação do código único: o sistema calcula uma impressão digital matemática exclusiva do arquivo. Se qualquer caractere ou vírgula for alterado depois de assinado, o código muda e aponta a adulteração;

• Assinatura com chave privada: a chave secreta armazenada no certificado ICP-Brasil do titular é usada para codificar essa impressão digital do documento;

• Validação com chave pública: O destinatário utiliza a chave pública vinculada ao certificado para conferir a assinatura. Se o código bater exatamente com o arquivo original, a autenticidade e a integridade ficam provadas.

• Carimbo do Tempo (Timestamp): Uma autoridade oficial insere o horário oficial do Brasil no documento, atestando o instante exato da assinatura e impedindo alterações retroativas de data.

Certificado digital: como funciona por trás da assinatura?

O certificado digital é o arquivo eletrônico criptográfico que atua como uma carteira de identidade virtual de uma pessoa física (e-CPF) ou jurídica (e-CNPJ) no ambiente digital. Ele vincula a chave pública do usuário aos seus dados cadastrais validados presencialmente ou por videoconferência perante uma Autoridade de Registro (AR).

Emitido por Autoridades Certificadoras (ACs) subordinadas à cadeia da ICP-Brasil, o certificado contém informações estruturadas como nome do titular, CPF ou CNPJ, razão social, e-mail, prazo de validade, chave pública individual e a assinatura da própria Autoridade Certificadora que o homologou.

Os certificados digitais mais utilizados pelas empresas dividem-se em duas categorias funcionais:

• Certificado A1: gerado e armazenado diretamente em software (no computador, no servidor ou na nuvem). Possui validade de 12 meses e permite a duplicação segura para integração com softwares de gestão (ERP), emissão automatizada de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e plataformas de assinatura em lote;

• Certificado A3: armazenado em mídia física dedicada e protegida contra leitura externa (como cartões inteligentes com leitora, tokens USB ou Módulos de Segurança de Hardware - HSM). Possui validade de 36 a 60 meses e exige a validação da senha PIN a cada transação executada.

Tabela comparativa: qual é o nível de segurança jurídica de cada modalidade?

A escolha do tipo de assinatura define quem fica com a responsabilidade de provar a validade do contrato na justiça caso haja qualquer contestação. Confira a tabela:

Quando cada empresa deve exigir qual tipo de assinatura?

Para escolher o tipo certo de assinatura, basta colocar três coisas na balança: o valor do negócio, o tamanho do risco legal e a facilidade para a outra pessoa assinar. Acompanhe as indicações a seguir:

Recrutamento, admissão e departamento pessoal

Para contratos de trabalho (CLT), acordos de banco de horas, termos de confidencialidade, avisos de férias e recibos de entrega de equipamentos, a assinatura eletrônica avançada é a solução indicada.

A Justiça do Trabalho valida integralmente a formalização digital quando acompanhada pela identificação do trabalhador via e-mail corporativo, código de confirmação por SMS ou biometria facial, armazenando os metadados no relatório da plataforma.

Compras, suprimentos e vendas B2B

A grande maioria dos acordos comerciais, incluindo fornecimento de insumos, prestação de serviços, contratos de prestação continuada, locações comerciais e termos de parceria, opera perfeitamente sob a assinatura eletrônica avançada.

Exigir certificado digital ICP-Brasil nesse tipo de operação trava o fluxo de vendas e encarece a negociação sem necessidade. Como o certificado oficial é um produto pago, com custo de emissão e renovação periódica, obrigar o cliente ou fornecedor a comprar um apenas para assinar o contrato gera uma despesa direta para a outra parte, o que pode atrasar o fechamento do negócio ou até fazer a empresa perder a venda.

Operações financeiras e societárias

Atos jurídicos de alta relevância ou que exigem registro público, como alterações de contrato social perante as Juntas Comerciais, atas de assembleia de acionistas, emissões de debêntures, escrituras públicas de imóveis, procurações e contratos de cessão de crédito, requerem a assinatura digital qualificada. A utilização do e-CPF ou e-CNPJ cumpre as exigências regulatórias dos cartórios e órgãos de fiscalização.

Setor público e entidades reguladas

Nas interações com órgãos da administração pública federal, estadual ou municipal, a aplicação segue a Lei nº 14.063/2020. Solicitações simples e processos administrativos cotidianos aceitam autenticação via portal Gov.br nos níveis Prata e Ouro.

Contudo, atos de alienação de bens públicos, licitações de grande porte e entrega de demonstrações contábeis à Receita Federal exigem a assinatura digital ICP-Brasil.

Quais são os erros mais comuns ao escolher o tipo de assinatura e como evitá-los?

De um lado, uma assinatura válida do ponto de vista técnico não serve de nada se for feita por um impostor. A plataforma prova apenas que determinado e-mail ou IP clicou no documento, mas não impede que alguém use um CPF vazado. De outro lado, a escolha incorreta da modalidade de assinatura gera vulnerabilidades regulatórias, atrito operacional e custos desnecessários. Os erros mais frequentes cometidos pelas organizações incluem:

Confundir imagem colar/digitalizada com assinatura eletrônica

Colar a foto de uma assinatura manuscrita (em formato PNG ou JPEG) sobre um arquivo PDF não constitui assinatura eletrônica nem digital. Trata-se de uma imagem sem valor probatório, que não gera hash criptográfico, não registra evidências de autoria e pode ser facilmente copiada para qualquer outro documento.

Exigir certificado ICP-Brasil para todas as operações da empresa

Exigir que funcionários, clientes e fornecedores utilizem assinatura digital com certificado A1/A3 para contratos cotidianos de baixo risco paralisa as operações e encarece o processo sem necessidade legal.

Não incluir cláusula de aceite de assinatura eletrônica nos contratos

Em assinaturas eletrônicas simples e avançadas, a falta de uma cláusula contratual prevendo que ambas as partes reconhecem a validade probatória do meio eletrônico escolhido abre margem para contestações fundamentadas no Artigo 10, § 2º da MP 2.200-2/2001.

Negligenciar o armazenamento do relatório de auditoria (Log)

O documento assinado eletronicamente não pode ser salvo