Fluxo de caixa: o guia mais que completo para uma gestão sem mistérios

Saber quais são as entradas e saídas financeiras do seu negócio é o primeiro passo para o seu sucesso. Por isso, o Fluxo de caixa é uma ferramenta que pode até parecer básica, mas que se for bem-feita e bem aplicada tem alto potencial de transformação em direção à saúde do seu negócio.

Afinal, é com o uso dessa ferramenta que você consegue ter um indicativo dos resultados das ações tomadas na gestão financeira do negócio, o que é importantíssimo para evitar o chamado descasamento de caixa.

Por isso, entenda neste vídeo do Bora Empreender, nossa série de conteúdos gratuitos sobre empreendedorismo, o que são os conceitos de entrada e saída, os benefícios de uma boa gestão e erros que não devem ser cometidos ao fazer o Fluxo de Caixa da sua empresa.

Quer descobrir mais sobre os mistérios dessa prática e entender como ela contribui para o sucesso da sua jornada no empreendedorismo? Então, acomode-se e faça uma boa leitura!

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão financeira que permite acompanhar as movimentações financeiras da sua empresa e que ajuda a manter a saúde de seu negócio. Nele, são registradas todas as entradas e saídas de recursos para saber quais valores estão disponíveis em caixa, na conta corrente da companhia e em aplicações de curto prazo.

As entradas são os valores recebidos pela organização e, de modo geral, são derivados das vendas. Portanto, estão relacionados à atividade principal exercida na companhia. Enquanto isso, as despesas são todos os gastos a serem desembolsados com salários de colaboradores, pagamentos a fornecedores e contas diversas.

Qual é o objetivo e benefícios do fluxo de caixa?

Sendo uma ferramenta de apoio à gestão financeira, o fluxo de caixa requer alimentação diária para que as informações se mantenham precisas e atualizadas. De nada adianta registrar as movimentações a cada semana ou mês, porque, nesse caso, é bem provável que existam divergências. De forma resumida, seus principais objetivos são:

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• Reduzir a inadimplência (pagamentos atrasados) do negócio;
• Permitir o controle das atividades do ciclo operacional da organização (compras, produção, venda e pagamentos);
• Entender o impacto dos gastos futuros no caixa da empresa;
• Evitar prejuízos com estratégias que melhoram o desempenho do negócio;
• Compreender a origem e o destino do dinheiro para tomadas de decisão mais precisas;

Qual é a importância do fluxo de caixa?

Com a utilização do fluxo de caixa, a ferramenta acaba se tornando uma base de dados que ajuda em tomadas de decisão. Desse modo, é possível verificar os valores e quantias a serem pagas nos próximos meses. Isso permite analisar as sobras e entrar em um consenso se é necessário um financiamento ou empréstimo para novos investimentos. Ou seja, os dados permitem decisões seguras e assertivas.

A ferramenta traz uma percepção diferente, que indica quais são os resultados das ações tomadas na gestão financeira do negócio. Isso também é importante para evitar o chamado descasamento de caixa.

Isso acontece quando você vende a prazo, mas precisa pagar contas antes do recebimento dessa venda. Para isso, é preciso ter um controle financeiro rígido para ter um capital de giro (valores em caixa que mantêm o funcionamento da organização) suficiente para a quitação de débitos.

Quais são os tipos de fluxo de caixa existentes?

Agora que você entendeu o conceito de fluxo de caixa, está mais clara a sua importância, mas, talvez, você desconheça a informação de que há várias maneiras de fazer essa análise. Vamos citar as principais e depois explicaremos por que vale a pena optar por um desses modelos. Entenda quais são os tipos existentes:

Confira as características de cada tipo na tabela a seguir:

1. Operacional

É gerado por receitas e despesas em determinado período e apresenta os resultados alcançados pela empresa. Ao mesmo tempo, indica se houve alguma variação no montante utilizado para manter o negócio em funcionamento. O problema é que esse modelo evidencia apenas o faturamento. Portanto, os investimentos e a necessidade de capital de giro são ignorados.

2. Direto

É o método mais utilizado, no qual são registradas as receitas e as despesas sem desconto. Os valores são categorizados conforme sua natureza contábil, por exemplo, pagamento de fornecedores, recebimentos de clientes, impostos e mais. A única vantagem é ter as informações disponíveis a qualquer momento.

3. Indireto

É um modelo mais complexo, porque se baseia nos lucros e nos prejuízos indicados na Demonstração de Resultados do Exercício (DRE), que é um demonstrativo contábil.

Leva em consideração alguns itens econômicos, como amortização, depreciação e variações nas contas patrimoniais. Como o fluxo de caixa não é utilizado, é um método que apresenta muitas divergências.

4. Projetado

O fluxo de caixa projetado é a melhor opção, porque utiliza uma estimativa das próximas ações a serem tomadas com base nos resultados alcançados. Para isso, o gestor analisa pagamentos e recebimentos presentes, faz uma média e depois constrói uma visão futura.

A partir do conhecimento de todos esses métodos, fica claro que o fluxo de caixa direto é o mais usado — e você pode adotá-lo para o presente. No entanto, o projetado traz um ponto de vista diferente e mais aprofundado. Por isso, é a alternativa mais adequada!

Por que usar o fluxo de caixa projetado?

Essa é uma ótima ferramenta de gestão financeira para PMEs. Ela oferece a você a chance de encontrar possíveis falhas ou riscos, isto é, situações capazes de comprometer a saúde do seu negócio. A partir dessas informações, é possível se adiantar e adotar ações que minimizem os danos obtidos.

O modelo projetado é composto por entradas e saídas de determinado intervalo de tempo, tanto presente quanto futuro. A inserção dos dados ao longo dos meses traz um conhecimento mais aprofundado da situação financeira, com indicação de lucros, despesas e receitas.

Estruturando uma projeção de fluxo de caixa eficaz

A projeção de fluxo de caixa deve ser organizada em três categorias principais para entender as finanças da empresa, são elas:

Atividades operacionais

Abrange as receitas e despesas diárias da empresa, como vendas, custos de produção e despesas administrativas. Inclui tudo, desde a compra de materiais até o pagamento de contas de serviços públicos e salários dos funcionários.

Atividades de investimento

Inclui todas as transações relacionadas a investimentos, como a compra de ativos para a empresa (por exemplo, equipamentos, veículos) e investimentos financeiros.

Atividades de financiamento

Abrange todas as entradas e saídas de caixa relacionadas a financiamentos, como pagamentos de juros e amortizações de empréstimos.

Elaborando a projeção de fluxo de caixa

Elaborar a projeção de fluxo de caixa é um passo fundamental para o planejamento financeiro de qualquer empresa. Esse processo permite prever as entradas e saídas de dinheiro ao longo de um período determinado, ajudando a identificar possíveis déficits, tomar decisões estratégicas e garantir a saúde financeira do negócio. Confira como montá-la:

1. Identifique as entradas de caixa

Para garantir uma imagem financeira precisa e completa da sua empresa, é fundamental incluir todas as fontes de receita que contribuem para o seu fluxo de caixa. Isso inclui receita de vendas, receita de prestação de serviços, recebimentos, juros sobre aplicações financeiras, aluguéis, royalties, comissões, dividendos e outras receitas.

Lembre-se de que a precisão na identificação e registro de todas as fontes de receita é crucial para a gestão financeira eficaz da sua empresa, permitindo a tomada de decisões estratégicas informadas e o planejamento financeiro adequado.

2. Identifique as saídas de caixa

Inclua todas as despesas da empresa, como:

• Aluguel;
• Impostos;
• Custo de produção;
• Pagamento de fornecedor.

3. Considere as variáveis

Para gerenciar o fluxo de caixa de forma eficaz, é crucial levar em consideração diversos fatores que podem impactá-lo.

A sazonalidade do negócio, por exemplo, exige preparação para períodos de alta e baixa demanda, com estratégias específicas para cada um. Variações cambiais afetam empresas que lidam com importação e exportação, exigindo monitoramento e hedge cambial.

Mudanças na demanda e nas condições econômicas também influenciam o fluxo de caixa, necessitando atenção e adaptação constante. Acompanhar a concorrência e o ciclo de vida dos produtos é essencial para se manter competitivo, enquanto a gestão de riscos de crédito e a preparação para desastres naturais garantem a continuidade do negócio.

Analisar a estrutura de custos e negociar prazos de pagamento com fornecedores e clientes são práticas que otimizam o fluxo de caixa e contribuem para a saúde financeira da empresa.

4. Utilize ferramentas de suporte

Ferramentas de suporte facilitam o processo e aumentam a precisão das previsões. As planilhas, por exemplo, são opções populares e acessíveis, permitindo a criação de modelos personalizados para inserir e organizar dados financeiros, despesas, investimentos e empréstimos.

Softwares de gestão financeira oferecem recursos mais avançados, incluindo a integração com contas bancárias e a geração automática de relatórios. No processo de construção da projeção do fluxo de caixa, a tecnologia se apresenta como uma forte aliada.

Paralelamente, aplicativos intuitivos de controle de gastos simplificam o rastreamento e a organização das despesas, nutrindo a projeção com dados precisos e relevantes. Essas ferramentas digitais otimizam o trabalho e enriquecem a análise.

5. Monitore e ajuste

Garanta que seu negócio se mantenha no caminho certo, acompanhando de perto o fluxo de caixa real e comparando-o constantemente com a projeção financeira. Esteja sempre pronto para tomar medidas corretivas e ajustar seu plano sempre que necessário, garantindo que suas finanças estejam sempre alinhadas com seus objetivos.

Qual a diferença entre fluxo de caixa e controle de caixa?

A principal diferença é vista do ponto de vista estratégico: enquanto o fluxo de caixa se trata de um expediente mais técnico, profundo e estratégico, o controle de caixa tem um caráter mais operacional, servindo principalmente como uma ferramenta para o controle financeiro. Entenda melhor abaixo!

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa pode ser entendido como um instrumento de caráter gerencial, cuja função é oferecer uma análise histórica das movimentações financeiras, auxiliando os gestores na condução do negócio no momento atual, bem como na projeção de cenários futuros. É muito comum a inserção de dados como:

• Contas a pagar;
• Contas a receber;
• Vendas realizadas;
• Despesas, além de outras movimentações de recursos financeiros da empresa.

Com esses dados e o histórico de operações financeiras, é possível fazer projeções de todas as entradas e as saídas de capital da entidade em um dado período. Assim, pode-se acompanhar aquilo que foi projetado e o que foi efetivamente realizado.

Controle de caixa

Por outro lado, o controle de caixa tem como finalidade registrar e acompanhar as entradas e as saídas de recursos do caixa da companhia, em que tudo é feito de forma quantitativa e atual. A ideia é ter um controle ativo — diário ou semanal — de tudo que entra e sai, viabilizando a identificação de erros, desvios, fraudes e outras ocorrências.

Vale destacar, ainda, que o controle de caixa é uma parte essencial do processo de fluxo, porque, para que o empresário consiga projetar cenários e entender a saúde financeira da sua companhia em longo prazo, precisa ter o suporte de dados financeiros diários.

Quais os benefícios de manter um fluxo de caixa saudável?

Além de garantir a saúde financeira do negócio, um fluxo de caixa saudável oferece uma visão clara sobre as condições operacionais e permite uma melhor tomada de decisões estratégicas. Para ficar mais fácil de entender, listamos abaixo alguns dos principais benefícios. Confira!

1. Prevenção de problemas financeiros

Com o acompanhamento detalhado das entradas e saídas financeiras, a ferramenta permite que você identifique sinais de alerta antes que eles se tornem problemas graves. Por exemplo, se os gastos começarem a superar os lucros, será possível tomar medidas corretivas antes de comprometer o capital de giro da empresa. Essa capacidade de antecipar problemas é um diferencial competitivo importante.

2. Melhor planejamento de investimentos

Ao ter uma visão clara sobre as finanças atuais e futuras, você pode planejar investimentos de forma mais segura. Com o fluxo de caixa projetado, é possível saber quando haverá recursos suficientes para ampliar o negócio, adquirir novos equipamentos ou investir em marketing, tudo isso sem comprometer o equilíbrio financeiro.

3. Aumento da lucratividade

Com uma análise contínua e detalhada do fluxo de caixa, fica mais fácil identificar áreas onde os custos podem ser reduzidos e onde as receitas podem ser aumentadas. Essa análise constante ajuda a melhorar a eficiência operacional, o que leva a um aumento na lucratividade.

Você pode se interessar: aprenda a fazer o cálculo de lucratividade para ter sucesso em seu negócio!

Agora que você conhece benefícios e especificidades sobre o tema, que tal aprender a criar um fluxo de caixa saudável e eficiente? Nosso time reuniu algumas dicas essenciais para que o processo seja rentável, então, aproveite!

4 dicas de como criar um fluxo de caixa eficiente

Como você já aprendeu, a ferramenta sinaliza se faltou ou sobrou dinheiro depois de determinado período. A partir desses dados, você consegue saber se é preciso negociar um prazo maior ou menor de pagamento com clientes e fornecedores, por exemplo, para evitar aquele descasamento de caixa que citamos antes. Agora, confira as dicas que preparamos para te ajudar nisso!

1. Verifique o saldo inicial

O primeiro passo para dar início ao fluxo de caixa é saber quanto de dinheiro sua empresa tem, contando as aplicações e conta-corrente. Essa é uma maneira fácil de diagnosticar a situação atual do negócio, mas lembre-se de que, nesse momento, é preciso registrar:

• Recebimentos, como vendas à vista e a prazo, valores de duplicatas, entre outros;
• Pagamentos, caso de compras à vista e a prazo, despesas e duplicatas a serem quitadas e outros compromissos;
• Previsões, isto é, até o último pagamento ou recebimento conhecido para fazer projeções para o futuro.

2. Separe receitas e despesas

Os lançamentos de receitas e despesas devem ser feitos por categoria. Cada transação precisa ser classificada, porque isso ajuda a avaliar a maior parte de origem dos recursos e quais gastos podem ser cortados ou reduzidos. Você pode criar qualquer tipo de classificação, a depender do que se ajustar melhor para sua empresa.

Outra boa ideia é identificar as receitas e os gastos periódicos, isto é, que se repetem com frequência. A locação do imóvel é um exemplo, porque precisa ser paga todos os meses.

3. Registre entradas e saídas

Os dados obtidos devem ser colocados na íntegra. Isso significa que não se deve ignorar nenhum gasto ou recebimento, mesmo que seja pequeno.

A disciplina é fundamental para manter a saúde financeira do negócio. É a partir de um bom fluxo de caixa, com registro adequado de entradas e saídas, que é possível analisar a situação atual e tomar decisões acertadas.

Tenha em mente também que é preciso fazer um monitoramento constante dos dados para saber como será o futuro. Por isso, vale a pena contar com um fluxo de caixa mensal e outro semestral ou até anual para fazer projeções mais adequadas.

4. Atualize os dados constantemente

Os lançamentos feitos devem ser atualizados todos os dias, porque eles podem ser alterados. Essa é a melhor maneira de fazer um planejamento financeiro de curto e longo prazos. Com isso, você identifica a possibilidade de fazer investimentos futuros.

Nessa etapa, ainda precisam ser analisados os saldos de contas bancárias, como corrente e poupança, da caixa administrativa, do cofre e de outros locais em que haja dinheiro guardado. Com a identificação de todos esses valores e sua indicação, o cenário em que a empresa está inserida é mais claro.

Por isso, vale a pena contar com um software de gestão para fazer a inserção dos dados e obter resultados automáticos. Além disso, essas soluções costumam oferecer relatórios e unificam as informações, que facilitam a análise e a tomada de decisão.

Quais os principais erros cometidos no fluxo de caixa?

Apesar de ser uma ferramenta de grande importância para os negócios e que precisa ser executada de forma bastante técnica, nenhuma companhia está imune ao cometimento de erros na gestão. Inconsistências podem ocorrer e prejudicar a qualidade dos dados, conduzindo gestores e líderes a avaliações equivocadas.

Nesse cenário, é muito importante que você, empresário, tenha conhecimento dos pontos que geram mais falhas e riscos nessa gestão, se precavendo para reforçar a saúde financeira da empresa. Para te ajudar a se prevenir, listamos alguns dos erros mais comuns no gerenciamento do fluxo de caixa. Dê uma olhada:

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• Usar categorias genéricas: seja o mais específico e transparente possível durante as categorizações;
• Não fazer um acompanhamento periódico: acompanhe regularmente os dados para análises certeiras;
• Superestimar o lucro: faça previsões realistas em todos os cenários;
• Não ter um controle eficiente das informações: se apoie em tecnologias e na automação para melhorar a gestão financeira;
• Não realizar a gestão de riscos da organização.

Como o fluxo de caixa contribui para o crescimento sustentável?

Uma gestão eficiente do fluxo de caixa é essencial para garantir que o crescimento da empresa seja sustentável e não se transforme em uma expansão desordenada. Um crescimento rápido sem controle pode gerar problemas como falta de liquidez para pagar fornecedores ou colaboradores, o que pode comprometer seriamente a saúde financeira.

Por isso, o acompanhamento constante do fluxo de caixa tem a finalidade de permitir que você mantenha o equilíbrio entre as receitas e despesas ao longo do tempo, evitando crises de liquidez. Essa prática garante que, mesmo em momentos de expansão, sua marca tenha os recursos necessários para honrar suas obrigações e continuar crescendo.

Além do mais, é importante saber que o crescimento sustentável depende de uma expansão controlada. Nesse contexto, a ferramenta oferece uma visão precisa sobre a quantidade de recursos disponíveis, permitindo que você tome decisões sobre contratações, compras de equipamentos ou novas filiais sem comprometer o capital de giro.

Como o fluxo de caixa ajuda na tomada de decisões estratégicas?

Tomar decisões estratégicas sem informações precisas pode ser arriscado, mas o fluxo de caixa oferece dados valiosos para que você faça escolhas embasadas em fatos concretos, e não em suposições.

O acompanhamento diário ou semanal da ferramenta, por exemplo, te proporciona melhor entendimento da situação atual do empreendimento. Ou seja, você pode ajustar rapidamente as operações, como aumentar ou reduzir pedidos de fornecedores ou renegociar prazos de pagamento, dependendo da necessidade imediata do negócio.

Por outro viés, o fluxo de caixa projetado aprimora o planejamento estratégico de longo prazo. Ele permite que você faça previsões financeiras realistas e identifique oportunidades ou desafios futuros. Dessa forma, é possível traçar planos de ação para capitalizar sobre novas oportunidades de mercado ou se preparar para enfrentar crises econômicas.

Como o fluxo de caixa contribui para a gestão de riscos?

Achou que a ferramenta ajuda apenas na tomada de decisões e no crescimento sustentável? Não! Além de tudo isso, ela também ajuda a gerenciar os riscos financeiros e garantir estabilidade e crescimento contínuo.

Algumas empresas experimentam variações sazonais em suas receitas, como no caso de lojas de varejo em períodos de festas ou datas especiais. Aqui, o fluxo de caixa permite identificar essas flutuações e planejar com antecedência, criando reservas financeiras para os meses em que as receitas forem mais baixas.

Ademais, com um controle preciso das entradas e saídas financeiras, o fluxo de caixa ajuda a mitigar riscos financeiros, como falta de liquidez ou incapacidade de pagar fornecedores. Então, aquelas companhias que utilizam essa ferramenta de forma eficiente conseguem se preparar para possíveis quedas nas vendas ou aumentos inesperados de custos.

Como usar a tecnologia para otimizar o fluxo de caixa?

Com a tecnologia cada vez mais presente no mundo dos negócios, o uso de softwares especializados pode transformar a gestão do fluxo de caixa em uma tarefa simples e eficiente.

Existem inúmeros softwares de gestão financeira, como os sistemas ERP, que permitem automatizar o controle da ferramenta, desde o lançamento de receitas e despesas até a geração de relatórios detalhados. Eles tornam o processo mais ágil, eliminando o risco de erros manuais e garantindo que todas as informações estejam sempre atualizadas.

Com o uso da tecnologia, também é possível gerar relatórios em tempo real que fornecem informações precisas e atualizadas da saúde financeira da companhia, permitindo que você tome decisões rápidas e ajustadas à realidade do negócio, garantindo maior controle sobre o fluxo de caixa.

Além disso, alguns softwares podem ser integrados a sistemas de contabilidade, facilitando ainda mais a administração da ferramenta. Isso garante que todas as áreas da empresa estejam alinhadas e que os dados financeiros sejam centralizados, facilitando a análise e o planejamento estratégico.

Muito legal tudo que trouxemos aqui, não é mesmo? Com as informações de hoje, certamente o seu negócio terá muito mais chance de manter o equilíbrio financeiro e alcançar o sucesso.

Agora é com você! Que tal começar a fazer o fluxo de caixa projetado na sua organização empresarial? Aproveite para seguir aprofundando o seu conhecimento e aprender mais sobre outros temas. Confira o nosso artigo e saiba como aproveitar novas oportunidades com menos riscos!