O universo corporativo é muito dinâmico e repleto de assuntos que devem ser considerados e valorizados por sua importância. Isto é, existem muitas ações e estratégias relevantes para os negócios obterem bons resultados, mantendo a lucratividade e reduzindo os potenciais riscos associados às operações das empresas.

Entre eles temos o KYS, um processo estruturado muito importante para a saúde de uma organização. De modo geral, ele envolve a verificação da identidade e o histórico de atuação de um potencial fornecedor. Com isso, as empresas sabem com quem estão fazendo negócios, evitando situações como a falta de matérias-primas para o processo produtivo.

Interessante, não é? Mas, você sabe o que significa KYS, qual é sua importância para as empresas e como aplicá-lo? Preparamos um guia completo com todas as informações que você precisa saber sobre o assunto. Continue conosco e veja como obter sucesso em seu negócio com um monitoramento de fornecedores próximo!

Neste conteúdo você vai ver

O que significa KYS?

É muito comum ter dúvidas relacionadas ao que significa KYS, afinal, este é mais um dos muitos termos ligados ao mundo corporativo que merecem atenção. A sigla vem do inglês "Know Your Supplier", pode ser traduzida para "Conheça Seu Fornecedor" e representa uma série de análises feitas para compreender o perfil de risco dos fornecedores de uma empresa.

É muito importante ressaltar que esse processo estruturado de verificação está muito relacionado ao compliance empresarial, isto é, com as boas condutas da organização para cumprir com todas as leis. Apesar disso, também está interligada com a gestão da qualidade empresarial.

Afinal, quando uma empresa mantém um controle próximo de seus fornecedores, é possível acompanhar a qualidade dos produtos ou serviços fornecidos por eles, garantindo, desta maneira, que as operações da organização sejam mais alinhadas e qualificadas.

Qual é o objetivo do Know Your Supplier (KYS)?

De uma forma simplificada e direta, o principal objetivo do KYS está relacionado a obter informações relevantes a respeito dos fornecedores de uma empresa. É válido ressaltar que isso inclui uma análise detalhada da organização parceira, estudando sua confiabilidade, reputação, risco de inadimplência e capacidade de cumprir com seus acordos.

Além disso, o KYS faz com que as tomadas de decisões relacionadas às matérias-primas ou serviços contratados por essas empresas se tornem mais assertivas. Quanto mais informações o negócio obter a respeito de seus parceiros, menores serão os riscos relacionados à cadeia de suprimentos.

Por que o KYS é importante para as empresas?

Ao estudarmos o que significa KYS, já se torna mais fácil compreender a relevância dessa estratégia para as empresas. Apesar disso, existem muitos motivos para realizar o monitoramento de fornecedores, é importante compreender esses argumentos também.

Ao realizar qualquer tipo de negócio, a empresa sempre estará sujeita a algum tipo de risco. Embora você possa cumprir com todas as obrigações fiscais, além de cuidar da saúde financeira e de seu ciclo produtivo, seus parceiros podem não fazer o mesmo que você.

Além de gerar uma quebra de expectativas para o seu negócio, isso pode ser contrário à sua política de crédito e ocasionar diversos prejuízos para a sua organização.

Embora você faça uma gestão muito próxima e cuidadosa dos seus processos produtivos, se não acompanhar a saúde financeira e a confiabilidade de seus parceiros, pode sofrer com uma quebra produtiva por causa desses fornecedores. Podem ocorrer situações em que essas empresas fazem uma gestão de estoque ruim, ou, até mesmo, entram em falência.

A verdade é que, qualquer alteração no perfil de risco dos fornecedores pode indicar alguns problemas futuros para a sua empresa. Por isso, é essencial manter um controle rico, com dados relevantes e atualizados. Nossa dica é buscar por soluções de alta qualidade no mercado, como as oferecidas pela Serasa Experian.

Veja mais vantagens proporcionadas pelo KYS

O KYS pode proporcionar diversos benefícios para a sua empresa, afinal, ajuda no processo de mitigação de riscos e torna as decisões mais seguras e informadas. Mas não para por aí! Os procedimentos desta técnica qualificam sua cadeia de abastecimento, afastando as empresas consideradas de alto risco (que estão inadimplentes, com problemas legais e mais).

Tendo isso em mente, sua organização consegue reduzir diversos tipos de riscos prejudiciais, como os riscos financeiros, jurídicos e, claro, reputacionais.

Relacionado a isso, ressaltamos que a imagem da sua empresa está diretamente interligada com aqueles que você faz negócio. Por isso, é sempre importante buscar por parceiros com valores alinhados aos seus, bem como fornecedores que respeitam as legislações e não estão envolvidos em escândalos. Outros benefícios são:

  • Conhecer parceiros com análises próximas (incluindo dados cadastrais, pendências financeiras e quadro societário);
  • Garantir a conformidade legal e fiscal de quem sua empresa faz negócios;
  • Manter relacionamentos positivos com os fornecedores;
  • Reduzir as chances de riscos variados, incluindo os financeiros, reputacionais, jurídicos e mais;
  • Manter um padrão consistente de qualidade nos produtos e serviços ofertados por sua empresa;
  • Revisar limites quando necessário, considerando as alterações no perfil de risco do parceiro.

Como o KYS deve ser aplicado nas empresas?

A aplicação do princípio Know Your Supplier (KYS) em empresas geralmente envolve uma abordagem estruturada para entender e gerenciar os fornecedores com os quais uma empresa faz negócios. Por isso, é muito importante conhecer bem sobre o assunto, dessa forma, você poderá garantir que seus fornecedores atendam aos mais altos padrões de qualidade, ética e desempenho.

Entendemos como pode ser confuso aplicar o KYS em seu negócio, visto que essa é uma abordagem nova para muitas organizações. Tendo isso em mente, preparamos uma série de dicas para aplicar essa técnica na sua empresa. Continue lendo e confira:

1. Qualifique seus fornecedores

Esse processo envolve uma avaliação criteriosa dos fornecedores em potencial para garantir que atendam aos padrões e requisitos específicos da empresa. Primeiramente, é essencial estabelecer critérios claros de seleção, considerando aspectos como qualidade do produto ou serviço, confiabilidade de entrega, conformidade regulatória, práticas éticas e estabilidade financeira.

Em seguida, conduzir uma due diligence abrangente em conjunto com o monitoramento de parceiros comerciais, investigando a reputação da empresa, sua situação financeira, processos de produção e histórico de conformidade. Durante esse processo, a comunicação aberta e transparente com os fornecedores é fundamental para esclarecer expectativas e garantir alinhamento.

Além disso, é importante monitorar continuamente o desempenho dos fornecedores selecionados, utilizando indicadores-chave de desempenho (KPIs) e realizando auditorias regulares. Dessa forma, você conseguirá identificar áreas de melhoria e agir proativamente para mitigar riscos potenciais.

Ao qualificar seus fornecedores de forma eficaz, as empresas podem construir relacionamentos sólidos e duradouros baseados na confiança mútua, contribuindo para a qualidade consistente, a eficiência operacional e a competitividade no mercado.

2. Use a tecnologia a seu favor

Outro aspecto fundamental para garantir o sucesso em sua estratégia de KYS é utilizar a tecnologia a seu favor, afinal, as inovações tecnológicas movem o mundo atual.

A tecnologia oferece uma variedade de ferramentas e soluções que podem otimizar e automatizar processos relacionados à gestão de fornecedores, desde a seleção até o monitoramento contínuo do desempenho.

Nesse aspecto, podemos incluir informações sobre inadimplência, como pendências financeiras, recuperações judiciais, falência, protestos e mais. Essas ferramentas também podem informar dados cadastrais essenciais e participação societária da empresa fornecedora.

Além disso, a implementação de soluções de análise de dados e inteligência artificial também pode fornecer insights valiosos sobre o desempenho dos fornecedores, identificando padrões, tendências e áreas de melhoria.

Essas tecnologias não apenas economizam tempo e recursos, mas também permitem uma tomada de decisão mais informada e baseada em dados. No entanto, é crucial que as empresas escolham as tecnologias adequadas às suas necessidades específicas e garantam a integração eficaz dessas ferramentas em seus processos existentes.

3. Aposte em estudos e análises completas

A verdade é que um bom monitoramento de fornecedores exige estudos completos e profundos, visando compreender diversos aspectos a respeito da saúde financeira e legal da empresa parceira.

Realizar análises abrangentes sobre potenciais fornecedores oferece uma compreensão de suas capacidades, práticas e histórico, permitindo uma seleção mais criteriosa e informada.

Começando pela definição de critérios de avaliação claros e relevantes para as necessidades da empresa, os estudos e análises completas abrangem uma variedade de áreas, como qualidade do produto ou serviço, confiabilidade de entrega, conformidade regulatória, práticas éticas e financeiras.

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Ao investir tempo e recursos em estudos e análises completas no seu KYS, as empresas podem identificar potenciais fornecedores que não apenas atendam aos requisitos básicos, mas também possuam os atributos necessários para contribuir positivamente para os objetivos estratégicos e valores da empresa.

Além disso, a análise contínua do desempenho dos fornecedores selecionados é essencial para garantir que eles continuem a atender aos padrões estabelecidos ao longo do tempo. Dessa forma, você pode revisar limites, prazos e ofertas com esses parceiros.

4. Faça auditorias

As auditorias oferecem uma oportunidade de avaliar de forma sistemática e detalhada as práticas, processos e conformidade dos fornecedores com os requisitos e padrões estabelecidos pela empresa durante a estratégia de KYS. Essas auditorias podem abranger uma variedade de áreas, incluindo qualidade do produto ou serviço, saúde e segurança, responsabilidade social corporativa, conformidade regulatória e gestão ambiental.

Durante uma auditoria, são examinados documentos, registros, procedimentos operacionais e até mesmo as instalações físicas dos fornecedores para garantir que estejam em conformidade com as normas e expectativas da empresa. Além disso, as auditorias fornecem uma oportunidade de identificar áreas de melhoria e oportunidades de otimização nos processos de fornecimento, promovendo uma cadeia de suprimentos mais eficiente e resiliente.

É importante que as auditorias sejam conduzidas de forma imparcial, objetiva e transparente, com base em critérios e padrões predefinidos para realizar uma análise de risco. A frequência das auditorias pode variar de acordo com o risco e a importância do fornecedor. Apesar disso, é recomendável realizar auditorias regulares para garantir uma avaliação contínua do desempenho e conformidade dos fornecedores ao longo do tempo.

5. Entenda a capacidade do fornecedor em prestar o serviço

Entender a capacidade do fornecedor em prestar o serviço envolve uma análise abrangente das habilidades, recursos e experiência do fornecedor para garantir que sejam adequados às necessidades específicas da empresa.

Assim como em outras etapas, é essencial contar com uma ferramenta qualificada, confiável e com dados assertivos. Assim, você poderá definir claramente seus requisitos e necessidades para avaliar a capacidade do fornecedor em atender suas expectativas. Por exemplo, este parceiro está pagando suas contas em dia? A empresa possui algum risco de inadimplência?

Compreender a capacidade do fornecedor não apenas garante a entrega eficaz do serviço, mas também ajuda a evitar atrasos, problemas de qualidade e custos adicionais no futuro.

Ao incorporar uma avaliação detalhada da capacidade do fornecedor como parte do processo de gestão de fornecedores, as empresas podem fortalecer sua capacidade de implementar o KYS de forma eficaz, garantindo uma cadeia de suprimentos alinhada com seus objetivos estratégicos.

Tenha mais assertividade em seu KYS com a Serasa Experian!

Pronto, agora você já sabe todas as informações relevantes a respeito do KYS e está pronto para aplicar essa abordagem na sua empresa! Nossa última dica para te auxiliar na elaboração de uma estratégia de sucesso é contar com a melhor solução de monitoramento de fornecedores e parceiros do mercado.

Para isso, conte com a Serasa Experian através da nossa solução de Monitoramento de Clientes e Fornecedores! Esse é o segredo para acompanhar o comportamento dos seus fornecedores visando potencializar seus negócios e reduzir os riscos relacionados à cadeia de suprimentos.

Com essa solução, você pode monitorar e realizar a gestão de carteira por meio de alertas em tempo real sobre alterações no perfil de risco dos seus parceiros. Assim, você pode acompanhar os fornecedores de insumos, serviços e logística para manter a produção, compor sua oferta e realizar a entrada de seus itens.

O Monitoramento de Clientes e Fornecedores monitora informações como: inadimplência (incluindo pendências financeiras, protestos, ações judiciais, falências, recuperações judiciais e mais), dados cadastrais (razão social, situação na Receita Federal e outros semelhantes) e societários (quadro social, administração e participação societária). Legal, não é? Conheça agora mesmo!