Como escolher o melhor enquadramento tributário para sua PME

Quando falamos sobre enquadramento tributário, não estamos só escolhendo um “formato de imposto”. Estamos decidindo quanto dinheiro fica no caixa, quanta burocracia assumimos e quanta tranquilidade teremos com o Fisco ao longo do ano. Para muitas PMEs, a opção feita agora vale pelos próximos 12 meses — e um deslize aqui pode significar pagar mais do que o necessário ou perder oportunidades de crescimento porque a empresa ficou presa a um regime que não conversa com a sua realidade.

Por que essa escolha costuma ser tão desafiadora? Porque ela envolve muito mais do que um limite de faturamento. Vamos olhar para o CNAE, a margem de lucro, a folha de pagamento (e o Fator R, quando for o caso), o ISS do seu município, o impacto de ICMS‑ST no comércio/indústria, a incidência monofásica de PIS/COFINS em alguns setores e, claro, o nível de controle contábil que a sua empresa está pronta para operar. Tudo isso muda o resultado no fim do mês — e não é pouca coisa.

Por isso, criamos o conteúdo de hoje para te explicar onde cada regime costuma brilhar (e onde ele complica). Você vai sair com um caminho claro: quando o Simples realmente compensa, em que cenários o Presumido costuma ganhar, quando o Real vira jogo de eficiência e por que o Lucro Arbitrado é um sinal amarelo que ninguém quer acender. Continue a leitura!

O que é enquadramento tributário (ou enquadramento fiscal)?

O enquadramento tributário se refere ao conjunto de regras que define como a empresa calcula e paga tributos, e quais obrigações acessórias precisa cumprir. Em linguagem jurídica, “tributo é toda prestação pecuniária compulsória… instituída em lei”, como estabelece o art. 3º do Código Tributário Nacional — é daí que nasce a obrigação principal e as acessórias que a acompanham.

No Brasil, essa prestação de contas se materializa em três caminhos principais (Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real) e conversa com tributos federais (IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI), estaduais (ICMS) e municipais (ISS).

O Simples Nacional, por exemplo, unifica boa parte desses tributos no DAS e tem disciplina própria em lei complementar; em serviços do Anexo IV, a Contribuição Patronal Previdenciária sai fora do DAS (“não estará incluída no Simples Nacional a contribuição prevista no inciso VI do art. 13”), exigindo recolhimento pela regra geral.

Quais regimes de tributação existem hoje no Brasil?

Hoje, os regimes de tributação do Brasil são o Simples Nacional, o Lucro Real, o Lucro Presumido e o Lucro Arbitrado. Continue lendo para entender cada um deles!

1. Simples Nacional (LC 123/2006)

O Simples Nacional é o regime pensado para micro e pequenas empresas, com tributação progressiva por faixas de receita e anexos que variam conforme a atividade.

Na prática, a empresa apura no PGDAS‑D e recolhe mensalmente o DAS, que consolida os tributos IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI, ICMS e ISS — e, em regra, também a CPP (exceto no Anexo IV, caso em que a contribuição previdenciária patronal é recolhida fora do DAS).

A própria LC 123/2006 é explícita: nos serviços do Anexo IV, “não estará incluída no Simples Nacional a contribuição [previdenciária]”, o que muda a conta da folha. Além disso, atividades de serviço intelectual podem migrar de anexo conforme o Fator R (relação folha/receita), mecanismo previsto no art. 18, § 24. E atenção à janela de decisão: a opção é anual e irretratável, devendo ser feita no início do ano-calendário.

Em termos estratégicos, o Simples Nacional tende a ser interessante quando você busca em um enquadramento tributário a simplificação operacional, a previsibilidade e a carga efetiva compatível com margens típicas de pequenos negócios — sempre cruzando atividade, folha e faixas de receita. Onde o ISS é mais alto ou quando a empresa está no Anexo IV com uma folha relevante, vale simular comparativos.

2. Lucro Presumido (Lei 9.249/1995 e Lei 9.718/1998)

No Lucro Presumido, a lógica é estimativa de lucro por percentuais definidos em lei — base sobre a qual se calculam IRPJ e CSLL. A Lei 9.249/1995 estabelece, por exemplo, 8% para comércio/indústria (IRPJ) e 32% para a maioria dos serviços, com variações para casos específicos.

Esses percentuais aparecem literalmente no art. 15: “aplicação do percentual de 8% sobre a receita bruta…” e “trinta e dois por cento… para as atividades de prestação de serviços em geral”, o que explica por que empresas com margens acima da presunção costumam se dar bem nesse regime.

O limite de receita para estar fora da obrigatoriedade do Lucro Real e, portanto, poder optar pelo Lucro Presumido, é de R$ 78 milhões no ano anterior. Em português claro: até R$ 78 milhões, o Presumido costuma estar na mesa de avaliação; acima disso, o Real é obrigatório (salvo outras hipóteses legais).

No PIS/COFINS, o Lucro Presumido normalmente opera no regime cumulativo (alíquotas base de 0,65% e 3%, sem créditos), enquanto o Lucro Real adota a não cumulatividade (com créditos).

3. Lucro Real

No Lucro Real, o IRPJ e a CSLL incidem sobre o lucro contábil ajustado por adições/exclusões previstas em lei — um ambiente que exige contabilidade robusta, controles e reconciliações constantes. A Instrução Normativa RFB nº 1.700/2017 organiza a mecânica de apuração (conceito de lucro real, ajustes, periodicidade).

Há hipóteses de obrigatoriedade do Lucro Real na Lei nº 9.718/1998, art. 14, como: receita total acima de R$ 78 milhões no ano anterior, atuação em instituições financeiras/asseguradoras, auferir lucros no exterior, entre outras. Permanece aplicável o adicional de IRPJ de 10% quando ultrapassado o valor-base por período.

Na prática, esse regime brilha quando a empresa tem margens comprimidas ou prejuízo fiscal (porque tributa menos quando lucra menos e permite compensar prejuízos), e quando os créditos de PIS/COFINS não cumulativos são relevantes (ex.: compras, insumos, logística).

As regras de não-cumulatividade estão nas Leis nº 10.637/2002 (PIS) e 10.833/2003 (Cofins). Em contrapartida, a burocracia e o custo de compliance são mais altos, e falhas de controle custam caro.

4. Lucro Arbitrado

O Lucro Arbitrado se aplica em hipóteses específicas — por exemplo, quando a empresa não mantém escrituração adequada ou quando ela é imprestável para apurar o lucro — conforme a Lei nº 8.981/1995 (arts. 47 e 51).

A legislação prevê, inclusive, formas de arbitramento quando não conhecida a receita bruta (percentuais/métodos alternativos). A Lei nº 9.430/1996 também traz regras correlatas e mantém o adicional de IRPJ de 10% quando excedidos os limites por período.

Normalmente, esse modelo de enquadramento tributário aparece em fiscalizações ou situações em que a escrituração não permite apurar o lucro real/presumido de forma confiável. Por isso, a nossa recomendação para PMEs é encarar o arbitramento como risco a evitar (com governança contábil e fiscal) — e não como alternativa estratégica de enquadramento.

Como escolher seu enquadramento tributário? 6 passos!

Agora que você conhece os regimes, vamos às dicas de como escolher o melhor enquadramento fiscal para o seu negócio. Confira:

1. Mapeie as atividades (CNAE) e elegibilidades

Primeiro, mapeie as atividades (CNAE) com lupa. Isso define elegibilidade ao Simples Nacional, anexos, possíveis vedações e até retenções/local do ISS previstas na LC 116. Se houver descompasso entre o que a empresa faz e o que o CNAE descreve, ajustamos antes de simular — alterar o regime com CNAE desalinhado é receita para dor de cabeça adiante.

Temos uma tabela CNAE completa em nosso blog. Não deixe de conferir!

2. Projete 12 meses de receita, margem e folha

Depois, você precisa projetar 12 meses de receita, margem e folha. Não trabalhe com o último mês “puxado”: confira a sazonalidade, os contratos, os tickets e a estrutura de custos (insumos, energia, fretes, aluguel). Essa visão mensal conversa com o que a LC 123 pede para cálculo de alíquotas no Simples Nacional e com a própria dinâmica de presunções/ajustes nos demais regimes.

3. Simule os tributos por regime

Na sequência, é preciso simular os tributos por regime. No Simples, apuramos no PGDAS‑D considerando anexos e Fator R. No Lucro Presumido, aplicamos as presunções de IRPJ/CSLL e o PIS/COFINS cumulativo.

No Lucro Real, calculamos o IRPJ/CSLL sobre o lucro contábil ajustado e medimos créditos de PIS/COFINS. É essencial refletir ICMS‑ST e monofásico no mix — sem isso, a simulação “pune” regimes por algo que já foi tributado em outra etapa.

4. Compare o custo efetivo e o esforço operacional

Aqui, você precisa somar os tributos e o trabalho de entrega: no Simples Nacional, PGDAS‑D (mensal até o dia 20) e DEFIS (anual até março). No Lucro Presumido/Real, DCTF, EFD‑Contribuições, ECD/ECF, entre outras. O número que interessa é o custo total de conformidade — dinheiro e tempo.

5. Valide impedimentos e riscos

Se a receita projetada encostar no teto de R$ 78 milhões, o Lucro Real entra como obrigatório no ciclo seguinte. Se a atividade estiver no Anexo IV, consideramos CPP fora do DAS; e se o município pratica ISS mais alto, medimos esse impacto no serviço — com piso de 2% e teto de 5%. Nada de decidir no escuro!

6. Formalize a opção no calendário correto

A escolha do regime é anual e, no Simples Nacional, a forma de apuração escolhida para o ano é irretratável. Organize sua documentação, avisos e, se for o caso, cronograma para troca no início do próximo ano-calendário, sempre com um plano B para crescimento acima do previsto.

Abaixo, você encontra uma tabela comparativa que fornece um panorama para decidir rápido entre os modelos de enquadramento tributário. Confira!

Quais variáveis podem mudar o resultado do enquadramento tributário?

CNAE e enquadramentos permitidos

Vamos começar pelo CNAE. Ele delimita o que é possível em cada regime e, no Simples Nacional, define anexo, fator R e impedimentos. Um CNAE de serviço intelectual com folha enxuta, por exemplo, pode cair no Anexo V (alíquota maior) até que a relação folha/receita cruze o limiar do Fator R e permita a tributação no Anexo III — uma virada que pode reduzir de forma concreta a carga efetiva.

O próprio art. 18, § 24, da LC 123 explica como se apura essa relação, olhando 12 meses de salários e encargos:

Art. 18.  O valor devido mensalmente pela microempresa ou empresa de pequeno porte optante pelo Simples Nacional será determinado mediante aplicação das alíquotas efetivas, calculadas a partir das alíquotas nominais constantes das tabelas dos Anexos I a V desta Lei Complementar, sobre a base de cálculo de que trata o § 3º deste artigo, observado o disposto no § 15 do art. 3º.

§ 24. Para efeito de aplicação do § 5º K, considera-se folha de salários, incluídos encargos, o montante pago, nos doze meses anteriores ao período de apuração, a título de remunerações a pessoas físicas decorrentes do trabalho, acrescido do montante efetivamente recolhido a título de contribuição patronal previdenciária e FGTS, incluídas as retiradas de pró-labore.  

Faturamento/receita bruta anual e sazonalidade

O faturamento projetado é o segundo eixo. Ele sinaliza elegibilidade ao Simples (com suas faixas) e, fora dele, determina se o Lucro Presumido está disponível e se o Lucro Real é obrigatório pelo teto dos R$ 78 milhões. Esse número não é “de mercado”; está na lei e serve como corte objetivo quando analisamos crescimento para o próximo exercício.

Você sabe como fazer a previsão de faturamento do seu negócio? Ainda não? Descubra agora mesmo como fazê-la no nosso artigo!

Margem de lucro e estrutura de custos

A margem de lucro conversa diretamente com a base de cálculo de IRPJ/CSLL. No Lucro Presumido, trabalhamos com percentuais fixos por atividade (ex.: 8% comércio/indústria; 32% serviços), o que tende a favorecer negócios mais rentáveis que essas presunções.

Já no Lucro Real, a tributação acompanha o lucro contábil ajustado: quando a margem é baixa — ou existe volatilidade —, o Lucro Real pode conter a carga.

As presunções estão detalhadas na legislação do IR e consolidadas no RIR/2018; a experiência mostra que comparar margem efetiva versus presunção é um ponto de partida muito eficiente.

Folha de pagamento, pró‑labore e Fator R

A folha de pagamento tem efeito duplo. No Simples Nacional, ela pode melhorar o anexo via Fator R e, em alguns serviços, exige atenção porque a CPP pode ficar fora do DAS (caso do Anexo IV).

É aqui que muita PME erra o alvo: ao olhar apenas a alíquota do DAS e esquecer a contribuição previdenciária patronal em separado. A base legal para essa exceção está no §5º‑C do art. 18.

Cadeia tributária de mercadorias

A cadeia tributária de mercadorias também pesa. ICMS‑ST no comércio/indústria e monofásico de PIS/COFINS em certos segmentos podem distorcer comparativos se não forem considerados na simulação (ex.: parte do tributo já foi recolhida “antes” na cadeia).

Nessas horas, o que vamos medir não é só a alíquota “de tabela”, mas o efeito líquido do regime no seu mix de produtos.

Localização

A localização influencia no ISS e regras locais. Com mínimo de 2% e máximo de 5% (LC 116), dois municípios podem produzir resultados diferentes para o mesmo serviço. Isso não é detalhe: no serviço puro, o ISS é parcela relevante da carga.

Por último, pense na complexidade administrativa que a sua empresa está disposta a operar. O Simples Nacional alivia burocracia; o Lucro Presumido exige mais controles e declarações; o Lucro Real demanda disciplina contábil plena (ECD/ECF, LALUR/LACS, controles de créditos), como estabelece o RIR/2018. Então, você deve escolher um regime que caiba na operação, e não apenas no Excel.

Como consultar o enquadramento tributário vigente da sua empresa?

Vamos direto ao ponto — dois caminhos oficiais e rápidos que usamos no dia a dia:

1. Conferir se a empresa é optante do Simples Nacional

1.     Acesse o serviço Consulta Optantes no Portal do Simples Nacional.

2.     Informe o CNPJ e valide o captcha.

3.     O sistema retorna a situação (optante/não optante) e o período de enquadramento.

Dica: o próprio portal do Simples concentra serviços úteis (manuais, legislação, estatísticas, notícias). Vale salvar nos favoritos.

2. Fazer a verificação cadastral pelo SINTEGRA (ICMS/IE)

O SINTEGRA agrega os cadastros estaduais de contribuintes do ICMS. Você consegue consultar dados cadastrais por CNPJ ou Inscrição Estadual, inclusive acessando a página do seu estado (ex.: MG, ES, GO).

Observação: ISS é municipal — para serviços, vale checar também a prefeitura/local se você precisa de comprovação de situação cadastral.

É possível mudar de enquadramento tributário depois de escolher?

Sim, é possível, mas deverá ser realizado dentro do prazo e condições estabelecidos pela Receita Federal. Normalmente, o prazo para adesão a um novo regime tributário é sempre a partir do começo do ano, em janeiro.

Como mudar de regime tributário?

·        Para o Simples Nacional, a opção é feita no Portal do Simples e é irretratável para todo o ano-calendário. Em regra, o período de opção vai do 1º ao último dia útil de janeiro, com efeitos a partir de 1º de janeiro.

·        Lucro Presumido x Lucro Real: a escolha se manifesta com o pagamento da 1ª quota do IRPJ/CSLL do ano (DARF). Depois disso, não se muda no mesmo exercício, salvo se sobrevier obrigatoriedade legal pelo Lucro Real.

Na prática, funciona assim:

1.     Planeje-se em dezembro (ou na abertura) com simulações conservadoras;

2.     Cheque impedimentos (CNAE, vedações do Simples) e projeções de receita;

3.     Formalize a opção no canal correto (Portal do Simples ou, no caso do Presumido/Real, via primeiro pagamento);

4.     Guarde um plano B para o próximo janeiro, caso a empresa cresça mais que o previsto.

No fim das contas, o enquadramento tributário é uma alavanca de competitividade. Quando escolhemos bem, a empresa paga o que é devido — nem mais, nem menos — e ganha previsibilidade para formar preço, negociar prazos e investir.

Quando escolhemos no impulso, corremos o risco de congelar margem em tributos e perder fôlego justamente quando as oportunidades aparecem. A nossa proposta é trazer método para essa decisão: olhar faturamento, margem, CNAE, folha, créditos e projeções com a mesma seriedade com que olhamos vendas e marketing. Também é importante repetir o exercício ao longo do ano, porque negócio vivo muda.

Aqui na Serasa Experian, usamos dados para dar contexto às simulações, ajudamos a monitorar riscos de inadimplência que afetam a margem e o fluxo de caixa e oferecemos soluções que fortalecem a saúde financeira enquanto você e a sua contabilidade definem — e sustentam — o regime mais adequado.

A ideia é simples: menos incerteza, mais decisão baseada em evidência. Então, continue de olho em nosso blog e não perca as novidades!