Simples Nacional: entenda tudo sobre essa forma de tributação

O Simples Nacional é um dos temas mais importantes para quem está começando a empreender ou deseja manter a empresa em dia com o fisco. Criado para facilitar a vida de micro e pequenas empresas, ele unifica a cobrança de tributos e simplifica o processo de pagamento de impostos, permitindo que o empreendedor foque no crescimento do negócio.

Entender como o Simples Nacional funciona é essencial para garantir uma gestão financeira eficiente e evitar surpresas com a Receita Federal. Ao longo deste conteúdo, a Serasa Experian explica tudo o que pessoas empreendedoras precisam saber — desde os benefícios e limitações até como realizar o enquadramento e o pagamento corretamente.

Continue a leitura e aprenda como o Simples Nacional pode tornar a rotina da sua empresa mais simples e organizada!

O que é Simples Nacional?

O Simples Nacional é um regime tributário criado em 2006 pela Lei Complementar nº 123, com o objetivo de simplificar o pagamento de impostos para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP). A principal proposta é unificar a cobrança de tributos em um único documento, o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

Dessa forma, em vez de lidar com diversas guias e prazos diferentes, a pessoa empreendedora paga todos os tributos federais, estaduais e municipais de forma centralizada. Isso reduz a burocracia e permite uma melhor organização financeira, principalmente para quem está iniciando no universo empresarial.

Além da praticidade, o Simples Nacional também estimula a formalização de pequenos negócios, garantindo maior segurança jurídica e acesso a benefícios fiscais. Esse modelo facilita a vida de quem empreende, especialmente em um cenário em que a regularidade fiscal é fundamental para manter a competitividade.

Para que serve o Simples Nacional?

O Simples Nacional serve para facilitar o pagamento de impostos de micro e pequenas empresas. Ele foi criado para tornar a tributação mais justa e proporcional ao faturamento, ajudando empreendedores a se manterem em conformidade com a legislação sem comprometer a saúde financeira do negócio.

Além da simplificação tributária, o regime incentiva a formalização, a geração de empregos e o crescimento sustentável das empresas. Outro ponto importante é que ele garante tratamento diferenciado e favorecido às MEs e EPPs, conforme determina a Constituição Federal.

Em resumo, o Simples Nacional é um instrumento de apoio ao pequeno empreendedor, permitindo que ele atue com menos burocracia e mais foco em desenvolver suas atividades comerciais.

Como ele funciona?

O funcionamento do Simples Nacional é baseado em faixas de faturamento e alíquotas progressivas. Quanto maior o faturamento da empresa, maior será o percentual de impostos a ser pago. Essa tributação é calculada conforme a Receita Bruta Acumulada dos últimos 12 meses, considerando a tabela específica do anexo correspondente à atividade exercida.

As empresas que optam por esse regime recolhem em um único boleto até oito tributos, entre eles:

• COFINS - Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social;

• CSLL - Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;

• ICMS - Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços;

• INSS - Instituto Nacional de Seguridade Social;

• IPI - Imposto sobre Produtos Industrializados;

• IRPJ - Imposto de Renda da Pessoa Jurídica;

• ISS - Imposto sobre Circulação de Serviços;

• PIS - Programa de Integração Nacional.

Dentre os tributos, IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e IPI são federais. Em contrapartida, o INSS é um tributo da previdência social, o ICMS tem âmbito estadual e o ISS é de esfera municipal. Após entendermos a estrutura do Simples Nacional, o próximo passo é analisar o cálculo de sua tributação. Isso facilita a gestão financeira e reduz o tempo gasto com cálculos e obrigações acessórias.

O sistema também é administrado pela Receita Federal, que centraliza as informações e o recolhimento dos valores. Assim, o controle das obrigações fiscais fica mais transparente e acessível.

Existe limite do Simples Nacional?

Sim. Para participar do Simples Nacional, a empresa precisa respeitar os limites de faturamento anual estabelecidos pela legislação. Atualmente, o teto é de R$ 4,8 milhões por ano. Caso a empresa ultrapasse esse valor, ela deverá migrar para outro regime tributário, como o Lucro Presumido ou Lucro Real.

Além disso, há limites específicos para atividades mistas ou quando há filiais, sendo necessário considerar o faturamento total do grupo econômico. É fundamental acompanhar o desempenho financeiro mensalmente para evitar desenquadramentos inesperados.

Recomendamos que a pessoa empreendedora mantenha um controle detalhado das receitas e utilize ferramentas de gestão para prever quando o limite se aproxima, garantindo mais segurança e previsibilidade nas decisões.

Cálculo da tributação no Simples Nacional

O cálculo dos tributos no Simples Nacional é feito com base em tabelas específicas, chamadas de anexos. Cada anexo corresponde a um tipo de atividade (comércio, indústria, serviços) e apresenta faixas de receita acumulada e respectivas alíquotas. A lógica é progressiva: quanto maior o faturamento, maior a alíquota aplicada.

Por exemplo, uma empresa de comércio com receita anual de até R$ 180 mil paga 4% de alíquota sobre o faturamento mensal. Já uma empresa de serviços de informática pode começar com alíquota de 6%, que aumenta conforme o crescimento da receita. O valor apurado já inclui todos os tributos, facilitando a gestão e o planejamento financeiro.

Esse sistema progressivo garante justiça fiscal, permitindo que empresas menores paguem menos e tenham condições de crescer sem serem sufocadas pela carga tributária.

O Simples Nacional também prevê regras especiais para empresas que exercem mais de uma atividade econômica, permitindo o enquadramento em mais de um anexo. Isso requer atenção redobrada no cálculo e, muitas vezes, acompanhamento profissional para evitar erros e prejuízos fiscais. Atualmente, o Simples Nacional é composto por 5 anexos (tabela), confira:

• Anexo I — comércio: empresas que trabalham com vendas de mercadoria (lojas em geral);

• Anexo II — indústria: fábricas e empresas industriais;

• Anexo III — serviços: empresas prestadoras de serviços, como instalação, reparos e de manutenção;

• Anexo IV — serviços: empresas que fornecem serviço de limpeza, vigilância, obras, construção de imóveis, serviços advocatícios;

• Anexo V — serviços: empresas que fornecem serviço de auditoria, jornalismo, tecnologia, publicidade, engenharia, viagens, contabilidade, academias, laboratórios, empresas de medicina e odontologia.

Pagamento do Simples Nacional

O Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) é o documento que unifica todos os tributos devidos, atuando como a taxa única que o Microempreendedor Individual (MEI) deve pagar. Para manter a regularidade do seu Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), o MEI deve emitir e efetuar o pagamento do DAS até o dia 20 de cada mês.

A emissão do boleto é realizada por meio do Programa Gerador de DAS do Microempreendedor Individual (PGMEI), acessível no Portal do Empreendedor ou na área dedicada ao Simples Nacional no site da Receita Federal.

• Digite o CNPJ na página inicial e clique em “continuar”;

• “Emitir Guia de Pagamento (DAS);

• Ano desejado (aparecerá um extrato dos últimos pagamentos e boletos em aberto);

• Selecione o quadrado do mês ou meses que deseja emitir o boleto;

• Clique em “Apurar/Gerar DAS”;

• Depois “Imprimir/Visualizar PDF”;

• Salve no computador ou imprima o boleto.

O atraso no pagamento do DAS pode acarretar multa, juros e até a exclusão do regime. Contudo, em situações de dificuldades financeiras, o MEI tem a opção de solicitar o parcelamento dos débitos para regularizar o CNPJ e evitar complicações com a Receita Federal.

Qual o valor do DAS no Simples Nacional?

O valor do DAS depende do faturamento mensal e da atividade da empresa. Ele é calculado automaticamente pelo sistema conforme as tabelas do Simples Nacional.

O documento serve para recolher todos os tributos devidos em uma única guia, incluindo impostos federais, estaduais e municipais. O pagamento do DAS é obrigatório para manter a empresa regular e deve ser feito até o dia 20 de cada mês.

Quando o MEI precisa ter certificado digital

O MEI, de modo geral, não é obrigado a ter certificado digital para cumprir suas obrigações fiscais básicas. No entanto, existem situações em que a obtenção do certificado digital se torna necessária:

• Quando o MEI contrata pessoa colaboradora;

• Para participar de licitações públicas;

• Para emissão de nota fiscal eletrônica em alguns municípios;

• Em casos de necessidade de envio de declarações acessórias específicas.

O certificado digital é um documento eletrônico que garante autenticidade e segurança às operações realizadas pela internet. Ele pode ser obtido em uma autoridade certificadora, mediante apresentação de documentos e, em alguns casos, validação presencial.

Mesmo não sendo exigido para todas as atividades, é importante que o MEI acompanhe as normas da Receita Federal e da prefeitura local, pois algumas demandas específicas podem surgir ao longo do tempo. O uso do certificado digital proporciona agilidade, credibilidade e conformidade nas transações eletrônicas. Estar atento a essas exigências é fundamental para evitar contratempos e garantir que o negócio continue operando de maneira regular.

Lei Complementar n.º 190/2022 e transações interestaduais

A Lei Complementar nº 190/2022 regulamenta o Diferencial de Alíquotas (DIFAL) do ICMS nas operações e prestações interestaduais destinadas ao consumidor final que reside em outro Estado. O DIFAL corresponde à diferença entre a alíquota interna do Estado de destino e a alíquota interestadual do Estado de origem, sendo devido ao local onde o produto ou serviço é adquirido (Estado de destino).

Anteriormente, essa cobrança estava prevista por uma norma do CONFAZ (desde 2015), mas foi considerada inconstitucional pelo Supremo Tribunal Federal (STF), que exigiu a regulamentação por meio de Lei Complementar. A regra de cobrança varia conforme o destinatário:

• Contribuinte do imposto (Pessoa Jurídica): A diferença é aplicável quando a empresa adquire produtos ou serviços de outros estados;

• Não contribuinte do imposto (Pessoa Física): A responsabilidade pelo recolhimento do DIFAL é do remetente (quem envia o produto).

Quem pode optar pelo Simples Nacional?

Podem aderir ao Simples Nacional as microempresas (ME) com faturamento anual de até R$ 360 mil e empresas de pequeno porte (EPP) com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões. O regime é válido para empresas de diversos setores, incluindo comércio, indústria e serviços.

Além disso, o CNPJ deve estar regularizado, sem pendências fiscais ou dívidas com a Receita Federal, estados ou municípios. Empresas que cumprem essas exigências podem optar pelo Simples no momento da abertura ou durante o mês de janeiro de cada ano. Essa flexibilidade permite que o pequeno negócio inicie suas atividades de forma mais estruturada e organizada, aproveitando as vantagens do regime.

Quem não pode optar pelo Simples Nacional?

O Simples Nacional possui um conjunto de restrições rigorosas que visam manter o regime exclusivo para micro e pequenas empresas genuinamente nacionais. Não podem aderir a este regime:

• Natureza da Empresa e Sócios: empresas com sócios estrangeiros ou que tenham sócio que resida no exterior. Filiais, sucursais, agências ou representações no Brasil de empresas com sede no exterior. Instituições financeiras e cooperativas de crédito (exceto cooperativas de consumo). Empresas que participam do capital social de outra pessoa jurídica;

• Faturamento e Participação Acionária: empresas cujo acionista tenha participação em outro negócio com fins lucrativos, e a soma das receitas brutas de todas as empresas ultrapasse R$ 4,8 milhões anuais;

• Atividades Econômicas (vedadas pela legislação): fabricação de cigarros ou bebidas alcoólicas. Importação de combustíveis, energia elétrica e bebidas alcoólicas. Locação de imóveis próprios. Outras atividades não permitidas pela legislação.

• Situação Fiscal: empresas com débitos ativos (em atraso) junto a órgãos públicos federais, estaduais ou municipais. Empresas que não estejam devidamente inscritas ou possuam irregularidades no cadastro fiscal.

Como pedir o enquadramento no Simples Nacional?

O processo de enquadramento é simples e pode ser feito online. Confira o passo a passo:

1. Regularize o CNPJ, a inscrição estadual e municipal;

2. Verifique se não há débitos fiscais em aberto;

3. Acesse o portal do Simples Nacional e escolha a opção de adesão;

4. Preencha os dados solicitados, anexe os documentos necessários e envie o pedido;

5. Acompanhe o resultado e, se aprovado, inicie o pagamento do DAS já no mês seguinte.

Empresas em início de atividade podem solicitar o enquadramento em até 30 dias do registro do CNPJ. Empresas já constituídas devem fazer o pedido até o último dia útil de janeiro de cada ano.

Atente-se aos prazos, à documentação e ao acompanhamento de uma pessoa contadora para evitar erros e garantir que a opção pelo Simples Nacional seja concluída com sucesso.

Durante o processo, é importante verificar se há pendências junto à Receita Federal, Secretaria da Fazenda Estadual e Prefeitura Municipal. Qualquer débito ou irregularidade pode impedir a adesão, tornando fundamental a revisão cuidadosa dos documentos e das obrigações fiscais antes de formalizar o pedido.

Quais são os benefícios desse sistema?

O Simples Nacional oferece várias vantagens para micro e pequenas empresas, entre elas:

• Unificação dos tributos em uma só guia, simplificando a gestão fiscal;

• Redução da burocracia e menor risco de erros nos cálculos e pagamentos;

• Menores custos trabalhistas, facilitando a contratação de pessoas colaboradoras;

• Facilidade para regularizar débitos fiscais e manter o CNPJ ativo;

• Acesso a linhas de crédito, licitações públicas e programas de apoio ao empreendedorismo;

• Rotina fiscal mais leve, permitindo focar no crescimento e inovação.

Na prática, essas facilidades impactam diretamente o caixa, liberando recursos para investimentos, melhorias e expansão do negócio. Empresas que optam pelo Simples Nacional conseguem planejar melhor as despesas, negociar com fornecedores e fortalecer a gestão financeira.

A desburocratização do sistema tributário é uma das razões do sucesso do Simples Nacional, que incentiva a formalização, a geração de empregos e o desenvolvimento sustentável das pequenas empresas.

Pequenas empresas ganham, ainda, mais oportunidades de ampliar parcerias e acessar novos mercados. O regime facilita a obtenção de certidões negativas, documento essencial para contratos com grandes empresas e com o setor público. A participação em licitações e programas governamentais, muitas vezes, restrita a empresas regulares, se torna realidade para quem está no Simples Nacional.

Menor tributação

O Simples Nacional é reconhecido por oferecer uma das menores cargas tributárias disponíveis para pequenas empresas, especialmente nos primeiros anos de atividade, quando o faturamento ainda é reduzido. O sistema progressivo de alíquotas permite que negócios em fase inicial paguem menos impostos, direcionando recursos para estrutura, contratação e inovação.

Esse diferencial é fundamental para a saúde financeira das pequenas empresas, permitindo investimentos em produtos, serviços e atendimento ao cliente. Quem cresce de forma planejada consegue aproveitar as vantagens do Simples Nacional e criar bases sólidas para a expansão futura.

A possibilidade de pagar menos impostos nos estágios iniciais do negócio oferece fôlego para que empreendedores possam testar estratégias, corrigir rotas e construir uma marca forte no mercado.

Facilidade no pagamento dos impostos

A principal vantagem do Simples Nacional é a simplicidade no pagamento dos impostos. Com todos os tributos reunidos em uma única guia, o processo se torna mais ágil e seguro. O risco de erros diminui, a rotina fiscal exige menos tempo e a empresa pode focar no que realmente importa: vender, atender clientes e crescer.

A emissão do DAS é intuitiva e pode ser feita diretamente no portal do Simples Nacional, com acompanhamento detalhado das movimentações e histórico de pagamentos.

A centralização das obrigações fiscais também facilita auditorias internas e externas, além de reduzir a necessidade de retrabalho ou correção de inconsistências. Isso contribui para a construção de uma reputação sólida no mercado e para a manutenção de boas relações com fornecedores, clientes e órgãos públicos.

Redução dos custos trabalhistas

O Simples Nacional reduz significativamente os encargos sobre a folha de pagamento, incentivando a formalização do emprego e a contratação de pessoas colaboradoras. Para pequenas empresas, essa redução representa economia relevante, permitindo ampliar o quadro de pessoal e melhorar a qualidade dos serviços oferecidos.

A legislação prevê condições especiais para micro e pequenas empresas, facilitando o acesso a benefícios previdenciários e reduzindo a burocracia na contratação.

A possibilidade de contratar com menos custos estimula o crescimento da equipe, a profissionalização da gestão e o fortalecimento dos negócios locais. Pequenas empresas conseguem se adaptar mais rapidamente às demandas do mercado, oferecendo novos produtos e serviços sem comprometer o orçamento.

Mais agilidade para gerir as obrigações fiscais

O Simples Nacional também garante agilidade nos processos fiscais e contábeis. Como há menos obrigações acessórias, o tempo gasto com declarações é menor. O sistema é integrado eletronicamente com a Receita Federal, o que permite atualizações automáticas e facilita a conferência de dados.

Essa agilidade é um dos principais diferenciais para quem deseja focar no crescimento do negócio, deixando a burocracia em segundo plano.

Facilidade de regularização de débitos

Empresas inscritas no Simples Nacional podem regularizar débitos de maneira simplificada. O parcelamento é feito de forma direta e com menos exigências documentais. Isso é importante para quem enfrenta dificuldades temporárias de caixa e precisa colocar as contas em dia sem comprometer o funcionamento da empresa. A regularização rápida evita bloqueios e exclusões do regime, preservando os benefícios conquistados.

Cadastro único

Outro diferencial do Simples Nacional é o cadastro unificado, que concentra informações federais, estaduais e municipais. Essa integração reduz a duplicidade de cadastros e facilita o controle das obrigações fiscais.

Com isso, a comunicação entre os entes federativos se torna mais eficiente e o processo de abertura e alteração de empresas é acelerado. O modelo também melhora a transparência das informações e reduz custos operacionais para os governos.

Quais são as desvantagens do Simples Nacional?

Apesar das vantagens, o Simples Nacional apresenta algumas limitações importantes:

• Nem todas as atividades podem ser enquadradas, devido a restrições legais;

• Empresas próximas ao teto de faturamento podem enfrentar alíquotas mais altas;

• Em alguns casos, é necessário pagar tributos em separado, reduzindo o benefício da unificação;

• Limitações para importação e exportação de produtos.

Empresas em rápido crescimento devem reavaliar periodicamente o regime tributário, considerando a possibilidade de migrar para o Lucro Presumido ou Lucro Real, que podem ser mais vantajosos em determinadas situações. A escolha do regime ideal deve levar em conta o perfil do negócio, o volume de receitas, a margem de lucro e o planejamento estratégico.

Outro ponto de atenção é que, para determinados setores, o Simples Nacional pode apresentar alíquotas menos competitivas em comparação a outros regimes, especialmente quando o faturamento se aproxima do teto. Por isso, planejamento tributário é indispensável.

O MEI precisa fazer declaração anual?

Sim, o MEI é obrigado a apresentar a declaração anual do Simples Nacional, informando o faturamento do ano anterior e eventuais contratações de pessoas colaboradoras. O prazo para envio é geralmente até maio do ano seguinte ao exercício. O cumprimento dessa obrigação é fundamental para manter a regularidade fiscal e garantir os benefícios do regime.

O atraso ou a omissão da declaração pode gerar multas e bloqueios, dificultando o acesso a crédito e a emissão de certidões negativas. Por isso, mantenha a documentação em dia e busque apoio de uma pessoa contadora, quando necessário.

A declaração anual também serve como instrumento de planejamento, permitindo avaliar o desempenho do negócio, identificar oportunidades de melhoria e definir estratégias para o próximo exercício. O acompanhamento dos resultados é essencial para o crescimento sustentável e para a consolidação do negócio no mercado.

Como fazer a declaração

O procedimento para envio da declaração anual do MEI é simples e pode ser realizado online. Confira os principais passos:

• Reúna todas as informações de faturamento do ano anterior;

• Acesse o portal do empreendedor ou o site da Receita Federal;

• Preencha os campos solicitados, informando receitas e eventuais contratações;

• Revise os dados e envie a declaração;

• Salve o comprovante de envio para futuras consultas.

Dicas práticas:

• Mantenha o controle das vendas e receitas durante o ano;

• Organize notas fiscais e recibos em uma pasta digital ou física;

• Programe lembretes para não perder o prazo;

• Em caso de dúvidas, busque orientação de um profissional ou consulte os materiais da Serasa Experian.

A apresentação correta da declaração anual é um dos pilares da regularidade fiscal do MEI. O descuido neste processo pode acarretar restrições e impactar negativamente o planejamento do negócio.

Tabela do Simples Nacional de 2025

As tabelas do Simples Nacional para 2025 são divulgadas no portal da Receita Federal e organizadas por anexos, conforme o tipo de atividade. Cada anexo apresenta faixas de faturamento e alíquotas progressivas, que aumentam conforme o crescimento da receita.

Para conferir a tabela correta, identifique o CNAE principal da empresa, acesse o anexo correspondente e verifique a faixa de receita acumulada nos últimos 12 meses. O acompanhamento das tabelas é fundamental para calcular tributos corretamente e evitar surpresas no planejamento financeiro.

Recomendamos que tenha atenção às atualizações legislativas e consultas frequentes ao portal para garantir que a empresa esteja sempre em dia com as obrigações.

A leitura correta das tabelas permite simular cenários, projetar o crescimento do negócio e identificar o melhor momento para reavaliar o regime tributário. Essa prática é indicada para manter a rentabilidade e evitar o pagamento indevido de tributos.

Alíquotas do Simples Nacional são sempre iguais?

Não. As alíquotas variam conforme a atividade e o faturamento. Isso significa que duas empresas com rendimentos diferentes podem pagar valores distintos, mesmo atuando no mesmo segmento.

Além disso, existem redutores e faixas progressivas que ajustam o imposto à realidade financeira de cada negócio. Esse modelo flexível garante que o sistema seja mais justo e adaptado às necessidades de micro e pequenas empresas.

Por que o Simples Nacional é importante para pequenos empreendedores?

O Simples Nacional representa um marco na história do empreendedorismo brasileiro. Ele oferece condições acessíveis para formalização, reduz a carga burocrática e incentiva a regularidade fiscal.

Para muitos empreendedores, esse regime é o primeiro passo para construir um negócio sólido e sustentável. A unificação dos tributos e a transparência no pagamento tornam a gestão mais fácil e permitem que a pessoa empreendedora dedique tempo ao que realmente importa: fazer a empresa crescer.

A Serasa Experian reforça a importância de manter o CNPJ regular e de conhecer bem o regime tributário. Assim, pequenas empresas podem aproveitar todos os benefícios do Simples Nacional com segurança e planejamento.

Agora que você sabe o que é Simples Nacional, continue no blog da Serasa Experian e aprenda como acompanhar a saúde financeira do seu negócio. Até breve!