Descubra como emitir nota fiscal com IBS e CBS

A empresa realizou uma venda, precisa emitir a nota fiscal e encontra novos campos relacionados ao IBS e à CBS no sistema. O que preencher? Como escolher a classificação tributária correta? E o próprio emissor consegue calcular esses impostos?

Para emitir uma nota fiscal com IBS e CBS, é necessário identificar a operação, conferir o cadastro fiscal do produto ou serviço, aplicar os códigos tributários corretos e validar os valores antes de transmitir o documento. O procedimento depende do tipo de nota, do regime tributário e das exigências em vigor na data da emissão.

As mudanças fazem parte da Reforma Tributária, mas não existe uma nota fiscal exclusiva para os novos tributos. As informações de IBS e CBS estão sendo incorporadas aos documentos eletrônicos já utilizados pelas empresas, conforme os leiautes e os prazos oficiais.

O que mudou na emissão de notas fiscais com IBS e CBS?

Os documentos fiscais eletrônicos estão recebendo novos campos para identificar o tratamento tributário das operações e registrar os valores do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS).

Antes da mudança, os sistemas já utilizavam informações como classificação fiscal, natureza da operação e códigos relacionados aos tributos atuais. Com a reforma, será necessário trabalhar também com classificações específicas dos novos impostos.

Na rotina de emissão, isso significa que a empresa poderá precisar conferir dados adicionais antes de autorizar uma nota. Parte das informações será preenchida automaticamente pelo sistema, desde que os cadastros e as regras fiscais estejam configurados corretamente.

As adaptações seguem a Lei Complementar nº 214/2025, com alterações posteriores, e as especificações técnicas de cada documento fiscal.

Quais documentos fiscais precisam ser adaptados?

As mudanças alcançam diferentes documentos eletrônicos, conforme a atividade da empresa e a natureza da operação.

Os prazos não são idênticos para todos os documentos. O cronograma publicado pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor do IBS apresenta os marcos de obrigatoriedade por operação, documento e enquadramento.

Para conhecer melhor as diferenças entre os documentos, consulte também o artigo da Serasa Experian sobre os tipos de notas fiscais eletrônicas.

Quais campos de IBS e CBS precisam ser preenchidos?

Os campos variam conforme o documento fiscal, mas a lógica é semelhante: identificar como a operação será tributada, determinar a base de cálculo e registrar os valores correspondentes.

Na NF-e, a documentação técnica prevê grupos específicos para os novos tributos. Entre as informações que merecem atenção estão o Código de Situação Tributária (CST), o Código de Classificação Tributária (cClassTrib), a base de cálculo e os valores de IBS e CBS.

CST e cClassTrib: qual é a diferença?

O CST do IBS e da CBS identifica a situação tributária da operação. Ele ajuda a indicar como o fornecimento deve ser tratado para fins dos novos tributos.

Já o cClassTrib detalha a classificação tributária aplicável. Esse código permite relacionar a operação às regras específicas previstas na legislação, incluindo tratamentos diferenciados quando cabíveis.

Os dois códigos precisam ser compatíveis. Não basta selecionar uma classificação apenas porque ela aparece como opção no sistema: a escolha deve corresponder à mercadoria ou ao serviço, à operação realizada e às regras legais.

As tabelas oficiais de CST e cClassTrib são divulgadas no Portal Nacional da NF-e. O Informe Técnico 2025.002, versão 1.70, publicado em outubro de 2026, trata dessas classificações e dos indicadores relacionados ao IBS e à CBS.

Base de cálculo e valores dos tributos

Depois de identificar o tratamento tributário, o sistema utiliza as informações da operação para determinar a base de cálculo e os valores devidos, conforme as regras aplicáveis.

Na NF-e, os grupos técnicos incluem informações relacionadas ao IBS estadual, ao IBS municipal e à CBS. Dependendo da operação, também podem existir campos específicos para reduções, diferimentos, devoluções e outros tratamentos previstos na legislação.

A empresa não precisa necessariamente preencher cada campo manualmente. Muitos emissores realizam os cálculos a partir das regras cadastradas, mas é necessário conferir se essas configurações estão corretas.

Como emitir nota fiscal com IBS e CBS passo a passo?

O procedimento exato depende do emissor utilizado. Ainda assim, existe uma sequência de conferências que ajuda a organizar a emissão, seja para uma venda de mercadoria ou para uma prestação de serviço.

1. Identifique a operação

Comece verificando o que está sendo documentado: venda, prestação de serviço, devolução, transferência ou outra operação.

Essa informação influencia a escolha do documento fiscal, a natureza da operação e o tratamento tributário aplicável.

2. Confira os dados do produto ou serviço

Verifique a descrição, a classificação fiscal e as informações necessárias para identificar corretamente o fornecimento.

No caso das mercadorias, dados como a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) continuam relevantes. Para serviços, devem ser observados os códigos e as classificações aplicáveis ao documento utilizado.

3. Verifique o enquadramento tributário

Antes de selecionar os novos códigos, confirme o regime da empresa e as regras aplicáveis à operação.

Uma empresa do regime regular pode ter obrigações diferentes das de um contribuinte do Simples Nacional. Também existem tratamentos específicos para determinadas atividades e produtos.

4. Selecione CST e cClassTrib

Utilize as classificações correspondentes à operação, conforme as tabelas oficiais e a parametrização validada pela área fiscal ou pelo contador.

Quando o sistema sugerir automaticamente esses códigos, confira se a seleção está compatível com o cadastro e com o tratamento tributário correto.

5. Confira os valores calculados

Verifique a base de cálculo, as alíquotas aplicáveis e os valores de IBS e CBS apresentados pelo emissor. A conferência deve considerar também eventuais reduções ou tratamentos diferenciados. As alíquotas de 2026 pertencem à fase de transição e não devem ser confundidas com as alíquotas definitivas do novo sistema.

6. Transmita e acompanhe o resultado

Depois de revisar as informações, transmita o documento pelo emissor utilizado. Se houver autorização, mantenha o arquivo eletrônico e os registros necessários. Caso apareça uma rejeição ou inconsistência, identifique a causa antes de tentar uma nova transmissão.

Atenção: esse fluxo é orientativo. Os nomes dos campos, a interface e os cálculos automáticos podem variar conforme o sistema e o tipo de documento fiscal.

O sistema emissor calcula IBS e CBS automaticamente?

Muitos sistemas emissores podem calcular e preencher informações de IBS e CBS automaticamente. Entretanto, essa funcionalidade depende das atualizações disponibilizadas pelo fornecedor e da parametrização fiscal utilizada pela empresa.

O software trabalha com as informações recebidas. Se um produto estiver classificado incorretamente ou se a regra tributária cadastrada não corresponder à operação, o cálculo automático poderá reproduzir esse erro.

Por isso, é importante distinguir as responsabilidades envolvidas na emissão.

A empresa deve manter corretos os dados das operações, dos produtos, dos serviços e dos destinatários.

O contador ou responsável fiscal deve orientar a aplicação das regras tributárias, validar classificações e avaliar situações específicas.

O sistema emissor utiliza essas informações para preencher os campos, realizar cálculos e transmitir o documento conforme as especificações técnicas implementadas.

Essa divisão não impede que parte das tarefas seja compartilhada. O importante é que exista uma rotina de conferência, especialmente durante a atualização dos sistemas.

Quais erros podem comprometer a emissão da nota fiscal?

Entre os problemas mais comuns estão os cadastros desatualizados, as classificações tributárias incompatíveis e a utilização de versões antigas do emissor.

Uma inconsistência no cadastro pode afetar o tratamento tributário de diferentes operações. Já a escolha inadequada de CST ou cClassTrib pode provocar divergências entre o fornecimento realizado e as informações declaradas.

Também é necessário observar os campos exigidos pelo leiaute vigente. Dependendo do documento, da data e das regras de validação aplicáveis, a ausência ou incompatibilidade de informações pode gerar rejeição.

Em agosto de 2026, a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS divulgaram orientações sobre a flexibilização das validações para evitar rejeições pela ausência de campos dos novos tributos em determinados documentos eletrônicos.

Isso não significa que qualquer preenchimento esteja correto ou que todas as obrigações tenham sido dispensadas. As exigências dependem do documento e das regras aplicáveis à operação.

Quando ocorrer uma rejeição, o ideal é consultar a mensagem apresentada pelo emissor e confrontá-la com a documentação técnica vigente. Códigos de erro e regras de validação podem mudar entre versões das Notas Técnicas.

Quem precisa informar IBS e CBS em 2026 e 2027?

A implementação dos novos campos não ocorre de forma uniforme. O cronograma oficial estabelece datas distintas para documentos e operações específicas, e também diferencia contribuintes conforme seu enquadramento.

Em 2026, a emissão ocorre no contexto da fase de testes e da adaptação dos sistemas. Determinados documentos e operações já possuem marcos de obrigatoriedade, mas foram divulgadas flexibilizações técnicas relacionadas às validações de IBS e CBS.

A partir de 2027, a CBS passa a substituir PIS e Cofins, enquanto o IBS permanece em fase inicial. Para contribuintes do Simples Nacional, o cronograma dos documentos fiscais eletrônicos estabelece 1º de janeiro de 2027 como marco de implementação, observadas as regras aplicáveis.

O MEI possui tratamento tributário próprio. Portanto, não é correto afirmar que todos os microempreendedores precisarão preencher os mesmos campos ou seguir os mesmos procedimentos das empresas sujeitas ao regime regular.

Antes de emitir, a empresa deve conferir o prazo correspondente ao seu documento e à sua operação na página de orientações da Receita Federal sobre a Reforma Tributária do Consumo.