Norma que trata da questão estabelece que a assinatura desses documentos deve ser feita por meio de Certificação Digital
Digitalizar documentos em papel é muito comum, pois traz diversas vantagens, como menos utilização de papel e, portanto, menos necessidade de espaço físico para armazenamento. Além de mais agilidade para envio. Porém, mesmo com todos os benefícios, tanto para pessoas físicas, quanto jurídicas, até poucos meses atrás os documentos digitalizados não tinham validade legal.
Isso mudou com o decreto nº 10.278/2020 que estabeleceu as normas para a digitalização de documentos físicos, públicos ou privados, para que tenham os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Para garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento, quando a digitalização envolve entidades públicas, o documento deve, obrigatoriamente, ser assinado digitalmente com Certificação Digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Quando envolver apenas particulares, o uso da Certificação Digital fica a critério das partes.
O decreto também indica especificações para a digitalização. É exigida a resolução mínima de 300 dpi para textos, fotografias ou cartazes, e de 600 dpi para plantas e mapas. Caso o arquivo seja comprimido, deve ser realizada a compressão sem perda de qualidade.
O texto legal estabelece ainda, que após o processo de digitalização, o documento físico pode ser descartado, desde que não apresente conteúdo de valor histórico.
A medida reduz a burocracia, simplificando o arquivamento, manuseio e conservação de documentos, pois no meio digital não há o risco de deterioração. No entanto, é de extrema importância observar as regras gerais e requisitos para a digitalização estabelecidos na norma.
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