Como funciona o processo de admissão de um novo funcionário?

Contratar um novo colaborador é uma decisão que pode impactar diretamente o desempenho de qualquer negócio e, para PMEs, esse impacto é ainda mais sensível. Afinal, qualquer contratação feita de maneira inadequada pode gerar prejuízos financeiros, queda na produtividade, desgaste interno e até complicações legais.  Por isso, conhecer e executar corretamente o processo de admissão é essencial — não apenas para garantir conformidade com a legislação, mas para fortalecer a estrutura dos negócios e cultivar um ambiente de trabalho saudável e produtivo.  Pensando na problemática, criamos o conteúdo de hoje para explorar de forma aprofundada, clara e dinâmica, todas as etapas e aspectos que envolvem o processo de admissão, utilizando como base as melhores práticas e as exigências legais vigentes. Ao final da leitura, você terá uma percepção completa e estratégica, com informações suficientes para conduzir admissões de forma segura, eficiente e profissional. Aproveite! 

O que é o processo de admissão? 

Admissão é o conjunto de etapas que formalizam a entrada de um novo colaborador nas empresas. Vai muito além do "registro em carteira", pois trata-se de um fluxo que começa com a abertura de uma vaga e só se encerra com a integração efetiva do funcionário à

cultura organizacional

e à rotina do empreendimento.  Em termos legais, a admissão inclui atividades como a definição do contrato de trabalho, entrega de documentos, exame admissional, registro no e-Social e preenchimento da CTPS. Do ponto de vista estratégico, envolve também o planejamento do perfil ideal, a divulgação da vaga, o recrutamento, a seleção e o onboarding.  Cada uma dessas etapas exige atenção a detalhes importantes. A depender do modelo de contratação — CLT, estágio, jovem aprendiz, temporário ou autônomo — as exigências legais variam, e o empresário precisa estar ciente para evitar riscos e passivos trabalhistas. Além disso, o processo também deve garantir uma boa experiência para o novo colaborador, refletindo os valores e o profissionalismo da organização. 

Quais são os tipos de contratação e seus respectivos impactos legais? 

Existem diversas modalidades previstas na legislação brasileira para a

contratação de funcionários

: CLT, experiência, temporário, jovem aprendiz... Conhecer essas opções evita erros e garante que o vínculo empregatício esteja de acordo com a realidade da empresa e com as atividades que o colaborador irá exercer. Então, continue a leitura e confira! 

• Contrato por tempo indeterminado (CLT): é o modelo mais comum e oferece todos os direitos trabalhistas previstos na legislação, como férias, 13º salário, FGTS, INSS e aviso-prévio. Ideal para quando há expectativa de vínculo longo com o colaborador; 

• Contrato de experiência: é um contrato com prazo de até 90 dias que permite à empresa e ao trabalhador avaliarem se há aderência ao cargo e à cultura organizacional. Caso o colaborador seja mantido após esse período, o contrato passa automaticamente para tempo indeterminado; 

• Contrato temporário: voltado para situações emergenciais, como cobrir licenças ou atender demandas sazonais. Pode durar até 180 dias, prorrogáveis por mais 90. Precisa ser feito por meio de empresa intermediadora autorizada; 

• Jovem Aprendiz: para jovens entre 14 e 24 anos, matriculados e frequentando o ensino regular. A jornada é reduzida, o contrato tem prazo máximo de dois anos e o foco é a formação profissional; 

• Contrato de estágio: destinado a estudantes do ensino médio, técnico ou superior. Não há vínculo empregatício, mas a empresa precisa firmar um termo de compromisso com a instituição de ensino. A carga horária é limitada e há regras específicas para benefícios como bolsa e auxílio-transporte; 

• Trabalho autônomo: o profissional presta serviço de forma eventual, com independência técnica e sem subordinação. É necessário formalizar um contrato de prestação de serviços para garantir segurança jurídica; 

• Trabalho intermitente: modelo em que o colaborador é convocado conforme a necessidade da empresa, com pagamento proporcional aos dias trabalhados. Deve ser registrado em carteira e respeitar as regras da CLT. 

Cada tipo de contrato exige uma documentação específica, possui regras próprias de remuneração, benefícios e rescisão. Por isso, a decisão deve sempre considerar o contexto da contratação e o nível de responsabilidade que o colaborador terá. 

Como funciona o processo de admissão? Passo a passo 

Neste tópico, vamos explicar como funciona o processo de admissão. Continue lendo e aproveite todas as dicas! 

1. Planejamento da vaga 

Antes mesmo de anunciar uma vaga, é preciso entender por que essa contratação está sendo feita. Qual é o problema que essa nova pessoa vai resolver? Quais competências técnicas são indispensáveis? Qual o perfil comportamental que se encaixa na equipe?  Um planejamento bem feito economiza tempo e dinheiro no futuro, pois torna o processo seletivo mais direcionado e assertivo, ainda mais se for

começar uma equipe do zero

. Portanto, nessa etapa, defina claramente: 

• O objetivo da contratação; 

• A função a ser exercida; 

• As responsabilidades diárias; 

• Os requisitos obrigatórios (formação, experiência, habilidades técnicas); 

• As competências desejáveis (perfil comportamental, soft skills). 

Além disso, avalie o orçamento disponível para o novo cargo, considerando não apenas o salário, mas também encargos trabalhistas e benefícios. Um erro comum é definir uma vaga sem esse alinhamento financeiro prévio, o que pode causar problemas tanto na negociação com o candidato quanto no fluxo de caixa da empresa. 

2. Divulgação da vaga 

Com o perfil da vaga definido, é hora de torná-la visível para os profissionais certos. A descrição do cargo precisa ser clara, completa e atrativa. Ela deve incluir: 

• Nome do cargo; 

• Principais responsabilidades; 

• Requisitos obrigatórios e desejáveis; 

• Jornada de trabalho e modelo (presencial, híbrido, remoto); 

• Salário (se possível); 

• Benefícios oferecidos; 

• Localização da empresa; 

• Informações sobre a cultura da organização. 

Divulgue a vaga em canais específicos, como sites de recrutamento, redes sociais, grupos de profissionais, universidades ou programas de formação. Para isso, é importante entender onde o seu candidato ideal está. Não faz sentido divulgar vagas apenas em canais genéricos, sem considerar o perfil do público que se deseja atingir!  É importante que as empresas que se preocupam em mostrar seus diferenciais — como ambiente colaborativo, plano de carreira, ações de bem-estar ou clima organizacional — tenham mais chances de atrair talentos qualificados. Hoje, os candidatos também avaliam a empresa e não apenas o contrário.  Aliás, temos um conteúdo que explica

como capacitar funcionários em home office

. Ficou curioso? Então, guarde-o para ler depois! 

3. Recrutamento e seleção 

O processo seletivo deve ser estruturado para identificar não apenas as competências técnicas do candidato, mas também seu alinhamento com os valores e a dinâmica da empresa. Para isso, existem etapas como a triagem de currículos, as entrevistas, os testes técnicos e comportamentais, as dinâmicas de grupo (quando aplicável) e as análises mais profundas sobre o perfil profissional.  Utilizar plataformas de recrutamento pode agilizar o processo: existem ferramentas que automatizam a triagem de currículos ou aplicam testes online, o que ajuda a reduzir o tempo de contratação e aumenta a qualidade da escolha. Além disso, oferecem relatórios e dados que apoiam decisões mais racionais, minimizando contratações por afinidade ou "feeling".  Vale lembrar que o respeito à experiência do candidato é essencial. Mesmo os profissionais que não forem aprovados devem receber retorno — isso mostra profissionalismo, fortalece a imagem da companhia e mantém portas abertas para oportunidades futuras. 

4. Proposta de trabalho e formalização 

Após selecionar o candidato ideal, o empreendimento deve apresentar uma proposta formal de trabalho, que demonstre como sua empresa garante um bom

employee experience

. Esse documento precisa detalhar: 

• Salário e forma de pagamento; 

• Benefícios; 

• Jornada e horários; 

• Tipo de contrato (prazo determinado, indeterminado, estágio, aprendiz, etc.); 

• Data prevista para início. 

Essa é uma etapa delicada, que deve ser conduzida com transparência. O ideal é alinhar todas as expectativas e esclarecer eventuais dúvidas, pois propostas mal explicadas podem gerar insegurança e desistência do candidato.  Em alguns casos, a carta proposta serve também como comprovante para que o profissional se desligue da empresa anterior sem a necessidade de cumprir aviso prévio — amparado pela Súmula 276 do TST:  "O direito ao aviso prévio é irrenunciável pelo empregado. O pedido de dispensa de cumprimento não exime o empregador de pagar o respectivo valor, salvo comprovação de haver o prestador dos serviços obtido novo emprego." 

5. Entrega e conferência de documentos 

Com a proposta aceita, a próxima etapa é reunir os documentos necessários para o registro do colaborador. Essa lista inclui vários documentos, a saber: 

• RG, CPF e título de eleitor; 

• CTPS (física ou digital); 

• Comprovante de residência atualizado; 

• Certidão de nascimento ou casamento (quando houver); 

• Certidão de nascimento dos filhos (para fins de salário-família); 

• Carteira de vacinação dos filhos menores de 7 anos; 

• Comprovante de frequência escolar dos filhos entre 7 e 14 anos; 

• Certificado de reservista (para homens até 45 anos); 

• Comprovante de escolaridade; 

• Foto 3x4; 

• Número do PIS ou NIS; 

A empresa também deve preencher documentos como: 

• Contrato individual de trabalho; 

• Ficha de registro do empregado; 

• Declaração de dependentes para imposto de renda; 

• Termo de opção ou rejeição do vale-transporte; 

• Termo de responsabilidade do salário-família. 

Fique atento: nenhum desses documentos pode ser retido pela empresa.Mesmo em casos de cópias autenticadas, a legislação proíbe a retenção de documentos pessoais. 

6. Exame admissional 

O exame admissional é obrigatório para todos os contratos regidos pela CLT. Previsto no artigo 168 da Consolidação das Leis do Trabalho e na

NR-7 (PCMSO)

, ele serve para atestar que o trabalhador está apto — física e mentalmente — para exercer suas funções.  A realização do exame é de responsabilidade da empresa e pode incluir a anamnese ocupacional (histórico de saúde), a verificação de pressão arterial e batimentos cardíacos, além de testes complementares conforme o risco da função (audiometria, acuidade visual, eletroencefalograma, etc.).  O atestado de saúde ocupacional (ASO) emitido ao final do exame deve ser arquivado e mantido disponível em caso de fiscalização. Além de proteger a saúde do colaborador, o documento resguarda a empresa em situações de acidente ou litígio trabalhista. 

7. Registro em carteira e sistemas obrigatórios 

Após o exame admissional, o colaborador está apto a ser registrado oficialmente. Esse registro inclui a anotação na CTPS (digital ou física), o lançamento das informações no

e-Social

e a comunicação da admissão ao CAGED (quando aplicável).  O empregador tem até cinco dias úteis para registrar a contratação na CTPS e até um dia antes do início das atividades para comunicar o e-Social. A carteira de trabalho deve ser devolvida ao trabalhador em até 48 horas, com protocolo de entrega.  Além disso, é preciso cadastrar o colaborador no sistema de controle de ponto e nos benefícios oferecidos, como vale-transporte, vale-alimentação e plano de saúde. 

8. Integração e onboarding 

Muitos empresários acreditam que o processo de admissão termina com a entrega dos documentos. Mas é aí que começa uma das fases mais importantes: o onboarding. Uma boa integração faz toda a diferença nos primeiros dias de trabalho e tem impacto direto na motivação, no engajamento e na permanência do colaborador. Esse momento deve incluir: 

• Apresentação da empresa, sua cultura e valores; 

• Conhecimento das políticas internas; 

• Treinamento sobre ferramentas e processos; 

• Encontro com o time e o gestor direto; 

• Atribuição de tarefas iniciais. 

Para cargos remotos, o onboarding precisa ser ainda mais cuidadoso. A empresa deve garantir que o colaborador receba todos os acessos, equipamentos e orientações. Vídeos de boas-vindas, guias digitais, mentorias e reuniões online são ótimas estratégias para aproximar o novo funcionário do time. 

Admissão remota: como adaptar o processo à realidade do home office? 

Com a ascensão do trabalho remoto, principalmente após a pandemia, o processo de admissão também precisou se adaptar. Muitas empresas passaram a contratar colaboradores de forma 100% remota e, para isso, implementaram ferramentas digitais que viabilizam desde a coleta de documentos até a integração dos novos funcionários. Entenda: 

• Envio digital de documentos: plataformas de admissão online permitem que o colaborador envie toda a documentação de maneira segura e organizada. Além de agilizar o processo, isso evita deslocamentos desnecessários e garante um fluxo mais eficiente; 

• Assinatura eletrônica de contratos: o uso de plataformas de assinatura digital tem se tornado padrão nas empresas que contratam remotamente. Isso garante validade jurídica ao contrato e reduz o tempo de finalização da admissão; 

• Organização da infraestrutura de trabalho: a empresa deve providenciar os equipamentos e acessos necessários antes do início das atividades. Computador, monitor, e-mail corporativo, login em sistemas e até mobiliário adequado devem estar previstos e enviados a tempo; 

• Onboarding digital: o acolhimento remoto deve ser ainda mais planejado. Vídeos institucionais, manuais digitais, apresentações online com os times e uma agenda estruturada para a primeira semana são fundamentais para que o colaborador se sinta parte do time desde o primeiro dia; 

• Canais de comunicação disponíveis: é essencial que o novo colaborador saiba com quem falar em caso de dúvidas. Nomear um ponto de contato ou mentor para os primeiros dias ajuda na adaptação e fortalece a experiência de acolhimento. 

A digitalização do processo de admissão não significa perda de proximidade — pelo contrário. Com atenção aos detalhes e planejamento, é possível oferecer uma experiência acolhedora, eficiente e alinhada à cultura da empresa, mesmo à distância!  Você pode gostar:

Chega de turnover! Dicas para engajar e manter seus funcionários.

 

Cuidados com a LGPD: como manter proteção dos dados desde a admissão? 

Com a entrada em vigor da

Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)

, o tratamento das informações pessoais dos colaboradores exige mais atenção. Desde o primeiro contato com o candidato, a empresa deve informar de forma clara: 

• Quais dados estão sendo coletados; 

• Qual a finalidade de uso; 

• Como esses dados serão armazenados; 

• Quem terá acesso a eles. 

É necessário obter consentimento do colaborador e garantir que os dados não sejam usados para finalidades diferentes das informadas. Além disso, o RH deve contar com um sistema seguro para arquivar documentos digitais e proteger informações sensíveis. 

Quais são os erros mais comuns no processo de admissão? Como evitar? 

Alguns deslizes, por mais simples que sejam, podem comprometer todo o processo admissional. Não registrar o funcionário no prazo, solicitar exames ou informações proibidas, reter documentos pessoais são alguns deles. Confira mais: 

• Não realizar o exame admissional; 

• Falhar no envio de informações ao e-Social; 

• Deixar o colaborador sem suporte ou sem acesso aos sistemas; 

• Não formalizar por escrito os termos do contrato. 

Portanto, evitá-los é uma forma de mostrar profissionalismo e respeito ao colaborador — além de proteger a empresa de autuações e processos. Tenha claro que o processo de admissão de um novo funcionário deve ser tratado com o mesmo cuidado e seriedade que outras áreas críticas da empresa.  Não basta contratar: é preciso contratar certo. Seguir cada etapa com atenção aos detalhes, respeito às exigências legais e foco na experiência do novo colaborador transforma a admissão em uma verdadeira porta de entrada para o sucesso.  Aquelas empresas que estruturam bem esse processo têm mais facilidade para atrair talentos, reduzir a rotatividade, manter um ambiente de trabalho saudável e, principalmente, crescer com sustentabilidade.  Esperamos que nossas dicas tenham colaborado para o desenvolvimento dos processos do seu negócio. E se precisar de novos insights ou dicas, continue de olho em nosso blog!