Como funciona o processo de admissão de um novo funcionário?

Contratar um novo colaborador é uma decisão que pode impactar diretamente o desempenho de qualquer negócio e, para PMEs, esse impacto é ainda mais sensível. Afinal, qualquer contratação feita de maneira inadequada pode gerar prejuízos financeiros, queda na produtividade, desgaste interno e até complicações legais.

Por isso, conhecer e executar corretamente o processo de admissão é essencial — não apenas para garantir conformidade com a legislação, mas para fortalecer a estrutura dos negócios e cultivar um ambiente de trabalho saudável e produtivo.

Pensando na problemática, criamos o conteúdo de hoje para explorar de forma aprofundada, clara e dinâmica, todas as etapas e aspectos que envolvem o processo de admissão, utilizando como base as melhores práticas e as exigências legais vigentes. Ao final da leitura, você terá uma percepção completa e estratégica, com informações suficientes para conduzir admissões de forma segura, eficiente e profissional. Aproveite!

O que é o processo de admissão?

Admissão é o conjunto de etapas que formalizam a entrada de um novo colaborador nas empresas. Vai muito além do "registro em carteira", pois trata-se de um fluxo que começa com a abertura de uma vaga e só se encerra com a integração efetiva do funcionário à cultura organizacional e à rotina do empreendimento.

Em termos legais, a admissão inclui atividades como a definição do contrato de trabalho, entrega de documentos, exame admissional, registro no e-Social e preenchimento da CTPS. Do ponto de vista estratégico, envolve também o planejamento do perfil ideal, a divulgação da vaga, o recrutamento, a seleção e o onboarding.

Cada uma dessas etapas exige atenção a detalhes importantes. A depender do modelo de contratação — CLT, estágio, jovem aprendiz, temporário ou autônomo — as exigências legais variam, e o empresário precisa estar ciente para evitar riscos e passivos trabalhistas. Além disso, o processo também deve garantir uma boa experiência para o novo colaborador, refletindo os valores e o profissionalismo da organização.

Quais são os tipos de contratação e seus respectivos impactos legais?

Existem diversas modalidades previstas na legislação brasileira para a contratação de funcionários: CLT, experiência, temporário, jovem aprendiz... Conhecer essas opções evita erros e garante que o vínculo empregatício esteja de acordo com a realidade da empresa e com as atividades que o colaborador irá exercer. Então, continue a leitura e confira!

·        Contrato por tempo indeterminado (CLT): é o modelo mais comum e oferece todos os direitos trabalhistas previstos na legislação, como férias, 13º salário, FGTS, INSS e aviso-prévio. Ideal para quando há expectativa de vínculo longo com o colaborador;

·        Contrato de experiência: é um contrato com prazo de até 90 dias que permite à empresa e ao trabalhador avaliarem se há aderência ao cargo e à cultura organizacional. Caso o colaborador seja mantido após esse período, o contrato passa automaticamente para tempo indeterminado;

·        Contrato temporário: voltado para situações emergenciais, como cobrir licenças ou atender demandas sazonais. Pode durar até 180 dias, prorrogáveis por mais 90. Precisa ser feito por meio de empresa intermediadora autorizada;

·        Jovem Aprendiz: para jovens entre 14 e 24 anos, matriculados e frequentando o ensino regular. A jornada é reduzida, o contrato tem prazo máximo de dois anos e o foco é a formação profissional;

·        Contrato de estágio: destinado a estudantes do ensino médio, técnico ou superior. Não há vínculo empregatício, mas a empresa precisa firmar um termo de compromisso com a instituição de ensino. A carga horária é limitada e há regras específicas para benefícios como bolsa e auxílio-transporte;

·        Trabalho autônomo: o profissional presta serviço de forma eventual, com independência técnica e sem subordinação. É necessário formalizar um contrato de prestação de serviços para garantir segurança jurídica;

·        Trabalho intermitente: modelo em que o colaborador é convocado conforme a necessidade da empresa, com pagamento proporcional aos dias trabalhados. Deve ser registrado em carteira e respeitar as regras da CLT.

Cada tipo de contrato exige uma documentação específica, possui regras próprias de remuneração, benefícios e rescisão. Por isso, a decisão deve sempre considerar o contexto da contratação e o nível de responsabilidade que o colaborador terá.

Como funciona o processo de admissão? Passo a passo

Neste tópico, vamos explicar como funciona o processo de admissão. Continue lendo e aproveite todas as dicas!

1. Planejamento da vaga

Antes mesmo de anunciar uma vaga, é preciso entender por que essa contratação está sendo feita. Qual é o problema que essa nova pessoa vai resolver? Quais competências técnicas são indispensáveis? Qual o perfil comportamental que se encaixa na equipe?

Um planejamento bem feito economiza tempo e dinheiro no futuro, pois torna o processo seletivo mais direcionado e assertivo, ainda mais se for começar uma equipe do zero. Portanto, nessa etapa, defina claramente:

·        O objetivo da contratação;

·        A função a ser exercida;

·        As responsabilidades diárias;

·        Os requisitos obrigatórios (formação, experiência, habilidades técnicas);

·        As competências desejáveis (perfil comportamental, soft skills).

Além disso, avalie o orçamento disponível para o novo cargo, considerando não apenas o salário, mas também encargos trabalhistas e benefícios. Um erro comum é definir uma vaga sem esse alinhamento financeiro prévio, o que pode causar problemas tanto na negociação com o candidato quanto no fluxo de caixa da empresa.

2. Divulgação da vaga

Com o perfil da vaga definido, é hora de torná-la visível para os profissionais certos. A descrição do cargo precisa ser clara, completa e atrativa. Ela deve incluir:

·        Nome do cargo;

·        Principais responsabilidades;

·        Requisitos obrigatórios e desejáveis;

·        Jornada de trabalho e modelo (presencial, híbrido, remoto);

·        Salário (se possível);

·        Benefícios oferecidos;

·        Localização da empresa;

·        Informações sobre a cultura da organização.

Divulgue a vaga em canais específicos, como sites de recrutamento, redes sociais, grupos de profissionais, universidades ou programas de formação. Para isso, é importante entender onde o seu candidato ideal está. Não faz sentido divulgar vagas apenas em canais genéricos, sem considerar o perfil do público que se deseja atingir!

É importante que as empresas que se preocupam em mostrar seus diferenciais — como ambiente colaborativo, plano de carreira, ações de bem-estar ou clima organizacional — tenham mais chances de atrair talentos qualificados. Hoje, os candidatos também avaliam a empresa e não apenas o contrário.

Aliás, temos um conteúdo que explica como capacitar funcionários em home office. Ficou curioso? Então, guarde-o para ler depois!

3. Recrutamento e seleção

O processo seletivo deve ser estruturado para identificar não apenas as competências técnicas do candidato, mas também seu alinhamento com os valores e a dinâmica da empresa. Para isso, existem etapas como a triagem de currículos, as entrevistas, os testes técnicos e comportamentais, as dinâmicas de grupo (quando aplicável) e as análises mais profundas sobre o perfil profissional.

Utilizar plataformas de recrutamento pode agilizar o processo: existem ferramentas que automatizam a triagem de currículos ou aplicam testes online, o que ajuda a reduzir o tempo de contratação e aumenta a qualidade da escolha. Além disso, oferecem relatórios e dados que apoiam decisões mais racionais, minimizando contratações por afinidade ou "feeling".

Vale lembrar que o respeito à experiência do candidato é essencial. Mesmo os profissionais que não forem aprovados devem receber retorno — isso mostra profissionalismo, fortalece a imagem da companhia e mantém portas abertas para oportunidades futuras.

4. Proposta de trabalho e formalização

Após selecionar o candidato ideal, o empreendimento deve apresentar uma proposta formal de trabalho, que demonstre como sua empresa garante um bom employee experience. Esse documento precisa detalhar:

·        Salário e forma de pagamento;

·        Benefícios;

·        Jornada e horários;

·        Tipo de contrato (prazo determinado, indeterminado, estágio, aprendiz, etc.);

·        Data prevista para início.

Essa é uma etapa delicada, que deve ser conduzida com transparência. O ideal é alinhar todas as expectativas e esclarecer eventuais dúvidas, pois propostas mal explicadas podem gerar insegurança e desistência do candidato.

Em alguns casos, a carta proposta serve também como comprovante para que o profissional se desligue da empresa anterior sem a necessidade de cumprir aviso prévio — amparado pela Súmula 276 do TST:

"O direito ao aviso prévio é irrenunciável pelo empregado. O pedido de dispensa de cumprimento não exime o empregador de pagar o respectivo valor, salvo comprovação de haver o prestador dos serviços obtido novo emprego."

5. Entrega e conferência de documentos

Com a proposta aceita, a próxima etapa é reunir os documentos necessários para o registro do colaborador. Essa lista inclui vários documentos, a saber:

·        RG, CPF e título de eleitor;

·        CTPS (física ou digital);

·        Comprovante de residência atualizado;

·        Certidão de nascimento ou casamento (quando houver);

·        Certidão de nascimento dos filhos (para fins de salário-família);

·        Carteira de vacinação dos filhos menores de 7 anos;

·        Comprovante de frequência escolar dos filhos entre 7 e 14 anos;

·        Certificado de reservista (para homens até 45 anos);

·        Comprovante de escolaridade;

·        Foto 3x4;

·        Número do PIS ou NIS;

A empresa também deve preencher documentos como:

·        Contrato individual de trabalho;

·        Ficha de registro do empregado;

·        Declaração de dependentes para imposto de renda;

·        Termo de opção ou rejeição do vale-transporte;

·        Termo de responsabilidade do salário-família.

Fique atento: nenhum desses documentos pode ser retido pela empresa. Mesmo em casos de cópias autenticadas, a legislação proíbe a retenção de documentos pessoais.

6. Exame admissional

O exame admissional é obrigatório para todos os contratos regidos pela CLT. Previsto no artigo 168 da Consolidação das Leis do Trabalho e na NR-7 (PCMSO), ele serve para atestar que o trabalhador está apto — física e mentalmente — para exercer suas funções.

A realização do exame é de responsabilidade da empresa e pode incluir a anamnese ocupacional (histórico de saúde), a verificação de pressão arterial e batimentos cardíacos, além de testes complementares conforme o risco da função (audiometria, acuidade visual, eletroencefalograma, etc.).

O atestado de saúde ocupacional (ASO) emitido ao final do exame deve ser arquivado e mantido disponível em caso de fiscalização. Além de proteger a saúde do colaborador, o documento resguarda a empresa em situações de acidente ou litígio trabalhista.

7. Registro em carteira e sistemas obrigatórios

Após o exame admissional, o colaborador está apto a ser registrado oficialmente. Esse registro inclui a anotação na CTPS (digital ou física), o lançamento das informações no e-Social e a comunicação da admissão ao CAGED (quando aplicável).

O empregador tem até cinco dias úteis para registrar a contratação na CTPS e até um dia antes do início das atividades para comunicar o e-Social. A carteira de trabalho deve ser devolvida ao trabalhador em até 48 horas, com protocolo de entrega.

Além disso, é preciso cadastrar o colaborador no sistema de controle de ponto e nos benefícios oferecidos, como vale-transporte, vale-alimentação e plano de saúde.

8. Integração e onboarding

Muitos empresários acreditam que o processo de admissão termina com a entrega dos documentos. Mas é aí que começa uma das fases mais importantes: o onboarding. Uma boa integração faz toda a diferença nos primeiros dias de trabalho e tem impacto direto na motivação, no engajamento e na permanência do colaborador. Esse momento deve incluir:

·        Apresentação da empresa, sua cultura e valores;

·        Conhecimento das políticas internas;

·        Treinamento sobre ferramentas e processos;

·        Encontro com o time e o gestor direto;

·        Atribuição de tarefas iniciais.

Para cargos remotos, o onboarding precisa ser ainda mais cuidadoso. A empresa deve garantir que o colaborador receba todos os acessos, equipamentos e orientações. Vídeos de boas-vindas, guias digitais, mentorias e reuniões online são ótimas estratégias para aproximar o novo funcionário do time.

Admissão remota: como adaptar o processo à realidade do home office?

Com a ascensão do trabalho remoto, principalmente após a pandemia, o processo de admissão também precisou se adaptar. Muitas empresas passaram a contratar colaboradores de forma 100% remota e, para isso, implementaram ferramentas digitais que viabilizam desde a coleta de documentos até a integração dos novos funcionários. Entenda:

·        Envio digital de documentos: plataformas de admissão online permitem que o colaborador envie toda a documentação de maneira segura e organizada. Além de agilizar o processo, isso evita deslocamentos desnecessários e garante um fluxo mais eficiente;

·        Assinatura eletrônica de contratos: o uso de plataformas de assinatura digital tem se tornado padrão nas empresas que contratam remotamente. Isso garante validade jurídica ao contrato e reduz o tempo de finalização da admissão;

·        Organização da infraestrutura de trabalho: a empresa deve providenciar os equipamentos e acessos necessários antes do início das atividades. Computador, monitor, e-mail corporativo, login em sistemas e até mobiliário adequado devem estar previstos e enviados a tempo;

·        Onboarding digital: o acolhimento remoto deve ser ainda mais planejado. Vídeos institucionais, manuais digitais, apresentações online com os times e uma agenda estruturada para a primeira semana são fundamentais para que o colaborador se sinta parte do time desde o primeiro dia;

·        Canais de comunicação disponíveis: é essencial que o novo colaborador saiba com quem falar em caso de dúvidas. Nomear um ponto de contato ou mentor para os primeiros dias ajuda na adaptação e fortalece a experiência de acolhimento.

A digitalização do processo de admissão não significa perda de proximidade — pelo contrário. Com atenção aos detalhes e planejamento, é possível oferecer uma experiência acolhedora, eficiente e alinhada à cultura da empresa, mesmo à distância!

Você pode gostar: Chega de turnover! Dicas para engajar e manter seus funcionários.

Cuidados com a LGPD: como manter proteção dos dados desde a admissão?

Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o tratamento das informações pessoais dos colaboradores exige mais atenção. Desde o primeiro contato com o candidato, a empresa deve informar de forma clara:

·        Quais dados estão sendo coletados;

·        Qual a finalidade de uso;

·        Como esses dados serão armazenados;

·        Quem terá acesso a eles.

É necessário obter consentimento do colaborador e garantir que os dados não sejam usados para finalidades diferentes das informadas. Além disso, o RH deve contar com um sistema seguro para arquivar documentos digitais e proteger informações sensíveis.

Quais são os erros mais comuns no processo de admissão? Como evitar?

Alguns deslizes, por mais simples que sejam, podem comprometer todo o processo admissional. Não registrar o funcionário no prazo, solicitar exames ou informações proibidas, reter documentos pessoais são alguns deles. Confira mais:

·        Não realizar o exame admissional;

·        Falhar no envio de informações ao e-Social;

·        Deixar o colaborador sem suporte ou sem acesso aos sistemas;

·        Não formalizar por escrito os termos do contrato.

Portanto, evitá-los é uma forma de mostrar profissionalismo e respeito ao colaborador — além de proteger a empresa de autuações e processos. Tenha claro que o processo de admissão de um novo funcionário deve ser tratado com o mesmo cuidado e seriedade que outras áreas críticas da empresa.

Não basta contratar: é preciso contratar certo. Seguir cada etapa com atenção aos detalhes, respeito às exigências legais e foco na experiência do novo colaborador transforma a admissão em uma verdadeira porta de entrada para o sucesso.

Aquelas empresas que estruturam bem esse processo têm mais facilidade para atrair talentos, reduzir a rotatividade, manter um ambiente de trabalho saudável e, principalmente, crescer com sustentabilidade.

Esperamos que nossas dicas tenham colaborado para o desenvolvimento dos processos do seu negócio. E se precisar de novos insights ou dicas, continue de olho em nosso blog!