Falar sobre a importância da produtividade no ambiente de trabalho não é novidade, já que as discussões sobre o tema ganharam proporção ainda maior durante a pandemia. Isso porque o trabalho em modelo home office mudou diversos paradigmas em relação à geração de valor de cada colaborador para a empresa.
Inclusive, ficou cada vez mais comum encontrar conteúdos com dicas sobre como ser mais produtivo. Por outro lado, ficam as perguntas: é necessário medir a produtividade dos colaboradores? Como se mede a produtividade de um funcionário? Os critérios são subjetivos ou objetivos? Como o RH pode mensurar a produtividade sem gerar insegurança?
As respostas para essas e outras dúvidas estão neste conteúdo. Continue com a gente e confira!
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Por que mensurar a produtividade dos colaboradores?
Uma empresa é construída, principalmente, por meio dos esforços dos seus funcionários e, consequentemente, do trabalho que eles desenvolvem. A partir daí é possível gerar a receita necessária para que a empresa se torne capaz de crescer e ser mais competitiva perante os concorrentes. Por isso, mensurar a produtividade é fundamental para a compreensão da eficiência geral da organização por parte dos próprios funcionários, investidores e clientes.
Além disso, conhecer os índices de produtividade permite calibrar as demandas para cada time, o que proporciona maior previsibilidade de processos, prazos e capacidade produtiva.
Na sequência, a avaliação da produtividade dos colaboradores e dos times como um todo também serve como um termômetro para o RH. Afinal, a baixa produtividade pode ser um efeito colateral que indica problemas que a empresa precisa solucionar ou pode, ao menos, contribuir para alguma melhoria. Por outro lado, a alta produtividade pode indicar o sucesso das iniciativas de gestão de pessoas.
Mas, para chegar a essas conclusões, primeiro é necessário responder à pergunta: é realmente possível medir a produtividade dos colaboradores?
Quais ferramentas e estratégias que ajudam a mensurar a produtividade no trabalho?
Retomando a pergunta anterior, a resposta é: sim! Mas é importante lembrar que o tempo em que a forma de medir o trabalho do funcionário era por meio das horas contabilizadas já passou. A modernização dos modelos de trabalho vem quebrando paradigmas e, atualmente, a preocupação está muito mais direcionada ao valor — tangível e intangível — que aquele colaborador gera para a companhia.
Conheça algumas ferramentas e estratégias que podem ajudar você na missão de mensurar a produtividade no trabalho.
1. Trello
O Trello é uma das ferramentas de gestão de tarefas mais conhecidas e simples do mercado. A versão gratuita possibilita uma visão clara das atividades e dos projetos desempenhados por colaboradores e times em determinado período.
Também existem diversos outros softwares semelhantes ao Trello, tais como Monday, Todoist, Asana etc.
2. Dashboards/relatórios
Os relatórios permitem um acompanhamento mais visual, recorrente e padronizado das atividades e missões de cada time e colaborador. Além disso, com a aplicação de filtros específicos, torna-se possível fazer análises bem mais completas. Eles proporcionam, ainda, uma experiência mais acessível e dedicada às necessidades de cada setor, ajudando os gestores a tomarem decisões mais eficazes.
Algumas ferramentas que possibilitam a construção de dashboards personalizados para a análise da produtividade dos colaboradores são o Google Data Studio e Microsoft Power BI. Ambas com versões gratuitas extremamente potentes e completas.
3. Pesquisas de satisfação
Produtividade não significa apenas quantidade. Na realidade, é exatamente o equilíbrio entre a quantidade e a qualidade. Por isso, é importante que o RH acompanhe também as métricas que indicam o nível de excelência na realização do trabalho.
Uma das maneiras de acompanhar esse indicador é por meio da aplicação de pesquisas de satisfação para clientes e fornecedores, a depender do caso.
Para o público interno, é possível realizar uma pesquisa de clima organizacional, que vai entender melhor o contexto de todo o time e os principais pontos a serem aprimorados para que a empresa alcance melhores índices de produtividade.
4. Definição de metas
Muitos profissionais se motivam e se mantêm mais focados quando têm uma meta a alcançar. Definir um valor como um norte a ser alcançado é uma forma de mensurar a produtividade pois a meta é exatamente aquilo que se espera do colaborador. E, se ele foi capaz de atingir o desafio proposto, significa que a produtividade está alinhada com as expectativas.
Uma das metodologias de definição de metas mais conhecidas é a de Objectives and Key Results (OKRs). Inicialmente desenvolvido pela Google, o método pressupõe a definição de metas desafiadoras, porém alcançáveis, e necessariamente relacionadas/conectadas aos objetivos mais amplos do negócio.
5. Runrun.it
O Runrun.it é uma das ferramentas mais robustas para gerenciamento de atividades, adaptável e personalizável para diversos times. É possível mensurar a produtividade pelo volume de entregas, tempo gasto por atividade, entre outros critérios.
Além disso, a ferramenta disponibiliza relatórios e dashboards para acompanhamento por parte dos próprios colaboradores, das lideranças e também do RH.
6. Toggl
Já a Toggl é uma ferramenta criada na Estônia com o objetivo específico de medir e reportar a produtividade. É especialmente interessante para empresas de consultoria, que precisam reportar o tempo dedicado a determinados projetos para seus clientes.
Algumas funcionalidades disponíveis no software são: acompanhamento de tempo, integração com calendário e ferramentas de gestão de tarefas, relatórios de acompanhamento, entre outras.
Como implementar ferramentas de acompanhamento de produtividade?
Depois de escolher os indicadores e as ferramentas que usará para medir a produtividade e o engajamento dos colaboradores no trabalho, adote as recomendações a seguir para tornar esse processo ainda melhor.
Sempre que possível, use a tecnologia a seu favor. Muitas empresas, como a SalaryFits (solução de multibenefícios da Serasa Experian), têm investido seus esforços para simplificar a rotina dos profissionais de Recursos Humanos.
Por isso, antes de pensar em fazer um processo de mensuração e avaliação de produtividade manualmente, pesquise alternativas que facilitem essa atividade e proporcionem mais tempo para você realizar outras atividades no dia a dia.
Outra dica útil é: antes de implementar o processo em toda a empresa, faça uma demonstração do produto para entender como será a adaptação, quais objeções surgirão, quais ferramentas são mais adequadas etc. Assim, você terá mais segurança de que está no caminho correto.
Avalie bastante e, junto com os times, defina quais indicadores de produtividade fazem sentido para cada caso e quais fatores serão levados em consideração. Isso certamente evitará uma série de dores de cabeça. Afinal, os líderes e colaboradores de cada setor são as pessoas mais preparadas para apontar quais elementos medem a performance da área.
Ao adotar ferramentas adequadas, definir metas claras e acompanhar indicadores relevantes, as empresas transformam a mensuração da produtividade em um processo estratégico e transparente. Com tecnologia e boas práticas, o RH consegue promover um ambiente de trabalho mais eficiente, equilibrado e preparado para alcançar melhores resultados.
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