Os agentes invisíveis aos olhos dos clientes, mas essenciais para as operações das organizações, são os agentes backoffice. Na sua tradução literal, backoffice significa “por trás do escritório”. Esses profissionais são pessoas que fazem as coisas acontecerem.

Sendo assim, ter esses agentes atuando na empresa é de extrema importância para maximizar a eficiência operacional e a performance em vendas. Continue o texto e entenda mais.

O que faz um agente de backoffice?

Backoffice é o nome dado às pessoas que trabalham nos bastidores de uma empresa, agentes responsáveis por funções administrativas. Eles permitem que a atuação dos agentes front office, os que lidam diretamente com os clientes, garanta um bom desempenho em suas funções.

Desta forma, os líderes e gestores de uma empresa devem estar em constante comunicação com os agentes de backoffice, buscando prevenir erros que afetem os resultados e criar estratégias e atividades que movam a mercadoria.

Logo, é essencial que as empresas contem com os serviços desses profissionais para ter um bom desempenho nas vendas, sendo o combustível para impulsionar o sucesso. Esses agentes de backoffice podem assumir funções como:

Qual é a importância do backoffice nas empresas?

São essas pessoas que movem uma empresa, responsáveis por diversas atividades administrativas. Logo, eles contribuem para diversos aspectos, como:

Melhor desempenho operacional

Todos os cargos mencionados anteriormente formam uma equipe que desenvolve planejamentos, estratégias e logísticas para garantir o funcionamento harmonioso de todas as áreas da empresa, evitando problemas operacionais. Assim, há otimização dos processos e comunicação mais efetiva, o que garante a agilidade nas operações diárias.

Organização e suporte

O backoffice permite ter maior organização empresarial e suporte operacional das empresas, pois desempenha diversas funções que promovem mais eficiência. Como na logística, que possibilita o controle de estoque e garante que os produtos estejam disponíveis conforme a demanda.

Já com a contabilidade, é possível acessar relatórios e análises financeiras para uma visão econômica da empresa. Logo, com o sistema jurídico conseguimos acesso a documentos que asseguram a conformidade da organização.

Além disso, a equipe de TI garante o desempenho adequado dos sistemas e tecnologias da empresa. Já o marketing é responsável por impulsionar as vendas com estratégias.

Tomada de decisão

São esses profissionais que decidem os próximos passos da empresa, já que eles têm acesso às informações e dados importantes que podem se basear para tomar decisões assertivas. Eles realizam análises de oportunidades e riscos que são possibilidades e tomam a decisão que seja vantajosa para o front office.

Tendências na área de backoffice

As tendências de backoffice estão ligadas ao seu desenvolvimento por meio das tecnologias, focando na otimização dos processos operacionais. Pensando também em oferecer a melhor experiência aos clientes e colaboradores, confira:

Automação com processos robóticos

A automação com processos robóticos é uma forma de otimizar o tempo nas empresas, podendo implementar bots para as tarefas repetitivas e padronizadas, como o chatbot para tirar dúvidas de clientes.

Sendo assim, a implementação de RPA pode utilizar bots de software automatizados para extrair informações dos bancos de dados e obter respostas e atualizações para respostas, consultas, status e outros.

Inteligência Artificial

Utilizar a IA ajuda diversos processos da empresa, podendo usufruir do que elas oferecem como coletar dados rapidamente. Também ajudam na habilidade em achar soluções para problemas complexos.

Sendo assim, a inteligência artificial é uma tendência no backoffice, pois oferece automatização de processos, melhora eficiência profissional e oferece dados avançados. Isso ajuda a empresa a se inserir mais nas tecnologias atuais.

Tecnologia blockchain

A tecnologia blockchain é uma divisão em blocos que registra diversas transações de forma segura. Ela auxilia a verificar o rastreamento de registros financeiros, contratos e inventários, facilitando a visualização desses documentos.

Com essa tecnologia, há menor gasto de tempo e custos com verificação de transação. Além disso, permite a automatização dos processos, como verificações de pagamentos, diminuindo o grau de dificuldade no entendimento das transações e auxiliando na otimização do backoffice.

Como entrar na área como agente backoffice?

Para ser um agente backoffice, o primeiro passo é entender em qual área você gosta de trabalhar, se é com a comunicação, psicologia, contas, lógica e programação de software. Assim que fizer sua escolha, busque especializações na área escolhida e desenvolva as habilidades. As áreas mais comuns de atuação são:

Recursos humanos (RH)

Os recursos humanos são operações consideradas backoffice, pois não atuam diretamente com clientes, mas com as necessidades internas da organização, especialmente em relação à contratação e gestão de funcionários.

A finalidade desse profissional é recrutar novos funcionários, orientá-los durante o processo de integração, buscar talentos, lidar com conflitos internos e manter registros de documentos dos colaboradores.

Geralmente, para trabalhar nessa área, é exigido ter formação em Psicologia, Administração de Empresas ou Gestão de Recursos Humanos (GRH).

Departamento pessoal (DP)

Os profissionais que trabalham no departamento pessoal são responsáveis por realizar a gestão dos colaboradores na empresa. São eles que realizam admissões e demissões, gestão de benefícios, gerenciamento de folha de pagamento e registro de ponto.

Para essa função, é necessário graduação em Contabilidade, Administração de Empresas, Direito ou Gestão de Recursos Humanos (RH).

Financeiro

O departamento financeiro cuida de todos os assuntos relacionados ao fluxo de dinheiro de uma empresa, visando ter controle das finanças e gastos. Os profissionais dessa área são essenciais para traçar estratégias de investimentos ou corte de gastos.

Para trabalhar na área financeira, não é necessário ter uma formação específica, mas cursos como Administração, Ciências Contábeis e Ciências Econômicas podem atuar nesse cargo.

Departamento de TI

Os profissionais de tecnologia da informação dão suporte nas áreas tecnológicas da empresa, como os softwares, equipamentos e aplicativos. Eles são responsáveis pelo gerenciamento de dados, programação, segurança da informação, gerenciamento de acessos e outros.

Para ser um profissional de TI, é necessário ter conhecimento sobre linguagens de programação e estruturação de processos. São diversas graduações que podem se inserir nessa área, como ciência da computação, engenharia de software, análise e desenvolvimento de sistemas e outros.

São essas áreas que garantem uma sintonia na organização, visando sempre alcançar o sucesso em todas as funções empresariais. Esses pilares asseguram melhor qualidade no atendimento, gestão de pedidos, planejamentos estratégicos, atração de novos clientes e fidelização dos já existentes.

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