CFOP 5101: entenda o que é e como usar corretamente

Se você trabalha no comércio e já precisou emitir uma nota fiscal, é bem provável que já tenha ouvido falar sobre o CFOP 5101. Mas você sabe o que essa sigla e esses números indicam? No conteúdo de hoje, nós da Serasa Experian vamos te explicar o que é o CFOP 5101, qual é sua importância, como ele é usado na nota fiscal, quando esse código deve ser usado em detrimento de outros e quais as vantagens de seu uso correto e quais as consequências de seu uso inadequado. Incluímos ainda algumas instruções e dicas para o preenchimento do CFOP 5101 e um comparativo entre esse e outros tipos de CFOP. Interessou-se? Então, continue a leitura!

O que é um CFOP?

CFOP é a sigla para Código Fiscal de Operações e Prestações. Cada CFOP é formado por quatro dígitos que indicam especificidades acerca do tipo de venda de produtos ou serviços que está sendo realizada, contribuindo para a padronização, a organização e o reconhecimento de regularidade pela Receita Federal. Por isso, o código é uma informação que deve constar nas notas fiscais emitidas no Brasil.

O que é o CFOP 5101 e para que ele serve?

O CFOP 5101 é o Código Fiscal de Operações e Prestações número 5101, que também é conhecido como Código de Operação Fiscal de Vendas Internas. Ele é colocado na nota fiscal e serve para indicar que o produto vendido para o cliente, seja ele pessoa física ou pessoa jurídica, foi produzido pela própria instituição que está emitindo a nota fiscal. Por isso, é comum que esse código seja usado por indústrias dos mais variados ramos e por cooperativas. É importante destacarmos, ainda, que esse código só é utilizado nos casos em que os compradores estão situados no mesmo estado brasileiro que a empresa realizadora da venda.

Quais empresas precisam usar o CFOP 5101?

Diferentes tipos de empresas precisam usar o CFOP 5101, independentemente do regime de tributação escolhido — Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real —, desde que estejam dentro das normas que exigem o código. Alguns exemplos de casos nos quais esse tipo de CFOP é utilizado são:

• Restaurantes e padarias;
• Indústrias que possuem lojas próprias;
• Produtores agrícolas que distribuam os alimentos para supermercados.

Vale lembrar que as normas de CFOP também são válidas para comércios que realizam vendas através da internet, os chamados e-commerces. Portanto, se sua loja virtual vendeu e irá entregar um produto de fabricação própria para um consumidor que esteja no mesmo estado, será necessário que o CFOP 5101 conste na nota fiscal.

Quais são as vantagens de usar o CFOP 5101 em sua empresa?

Agora que você já sabe o que é e para que serve o CFOP 5101, é hora de compreender quais são as vantagens que a utilização correta desse código pode trazer para sua empresa. Confira a seguir:

1. Regularização fiscal e conformidade com a legislação

O uso do CFOP 5101 é exigido pela legislação fiscal brasileira. Sendo assim, fazer o uso correto do código nas notas fiscais emitidas por sua empresa garante que a instituição esteja regularizada com as normas vigentes. Desse modo, você consegue evitar problemas com a Receita Federal e órgãos fiscais, como o recebimento de multas que poderiam prejudicar seu orçamento empresarial, além de comprometer a obtenção de linhas de crédito, uma vez que a instituição estará em débito com o Estado.

2. Redução de erros na emissão de notas fiscais

Outra vantagem do preenchimento correto do código CFOP 5101 é a redução de erros nas notas fiscais que, em geral, resultam em necessidades de retrabalhos, embora também possam levar a empresa a ter maiores complicações legais com os órgãos fiscais. Portanto, vale a pena oferecer treinamento adequado para que os funcionários responsáveis pelas vendas e emissões de notas fiscais saibam realizar a documentação de forma adequada.

3. Organização financeira e contábil

O uso correto dos Códigos Fiscais de Operações e Prestações também colabora para que você tenha uma melhor organização financeira e contábil. Isso porque os códigos permitem que as receitas sejam corretamente classificadas, facilitando a visualização do faturamento da empresa e evitando a ocorrência de divergências entre o valor registrado na nota fiscal e o saldo real da empresa, o que auxilia para uma maior consistência nos relatórios contábeis.

4. Facilidade na apuração de impostos

Como o CFOP 5101 se refere a transações comerciais realizadas dentro de um mesmo estado, fica mais fácil realizar o cálculo do ICMS, que é um imposto estadual. Portanto, nos casos de CFOP 5101, o valor deverá ser calculado com base na alíquota vigente no estado em que a empresa está situada. Esse fator também colabora para evitar erros na organização financeira e contábil que explicamos anteriormente e para que complicações com a Receita Federal sejam evitadas.

5. Maior transparência durante as transações comerciais

Outro ponto positivo de usar o CFOP 5101 da maneira certa é a maior transparência durante as comercializações. Permitindo que tanto os clientes quanto a Receita Federal tenham fácil acesso aos tipos de transações ocorridas, o uso do CFOP 5101 colabora para a construção de confiança entre a empresa e os consumidores, que se sentirão mais seguros para realizar futuras compras.

Como preencher corretamente o CFOP 5101 na nota fiscal?

Para preencher corretamente o CFOP 5101 nas notas fiscais emitidas por sua empresa, você deve seguir as instruções abaixo:

1. Primeiro, é importante que você confira os dados do comprador, especialmente se a mercadoria for ser entregue, a fim de garantir que a venda está acontecendo dentro de um mesmo estado;
2. Em seguida, você deverá preencher as informações sobre o produto;
3. Depois, preencha o campo de CFOP com o número 5101;
4. Revise as informações;
5. Faça a emissão da nota fiscal.

Vale lembrar que, em muitos casos, o próprio sistema de emissão da NF-e já sugere o código correto, mas é responsabilidade do empresário verificar se está adequado.

Quais são as consequências do uso incorreto do CFOP 5101?

Existem diferentes consequências prejudiciais para a empresa caso o CFOP 5101, ou mesmo outro tipo de CFOP, seja utilizado de forma incorreta. Uma delas é o pagamento de tributos extras, o que pode prejudicar o orçamento da instituição, se não for percebido, ou gerar a necessidade de um trabalho extra

para solicitar o reembolso junto à Receita Federal e realizar as alterações na nota fiscal. Outra consequência é a quitação inadequada dos tributos devidos, fazendo com que a organização seja colocada em débito perante o Governo, o que pode levar a dificuldades de obtenção de linhas de crédito e estabelecimento de acordos comerciais com parceiros. Além disso, a emissão de notas fiscais com códigos errados pode levar ao recebimento de multas, comprometendo o orçamento empresarial.

Dicas para evitar erros no preenchimento dos CFOPs

Quer evitar erros na hora de preencher o Código Fiscal de Operações e Prestações? Então, siga as dicas que preparamos para você:

• Faça revisões após o preenchimento das notas fiscais para evitar erros de digitação;
• Registre corretamente as mercadorias que podem obter a substituição tributária;
• Tenha um contador de confiança para tirar dúvidas sempre que achar necessário;
• Ofereça treinamentos sobre os significados dos CFOPs para os responsáveis pela emissão das notas fiscais;
• Disponibilize uma espécie de "colinha" com os números e significados dos CFOPs mais usados por sua empresa;
• Escolha tecnologias que facilitem o trabalho como softwares de emissão de notas fiscais eletrônicas que sugiram qual é o CFOP correto baseado no tipo de operação;
• Sempre faça uma revisão para garantir que o software indicou o código correto, caso opte por aderir à dica anterior.

Qual a diferença entre CFOP 5101 e outros códigos fiscais semelhantes?

Sabemos que alguns dos códigos de CFOP possuem semelhanças e se diferem apenas em um aspecto ou outro, o que é essencial para a elaboração correta das notas fiscais e a organização da Receita Federal. No entanto, isso pode acabar causando dúvidas para os emissores da documentação. Para te ajudar a entender de vez as nuances entre os códigos e, assim, conseguir evitar complicações fiscais, nós preparamos um comparativo entre alguns dos que mais se parecem com o 5101. Confira:

1. CFOP 5101 e CFOP 5102

Esses códigos geram dúvidas porque ambos indicam transações comerciais ocorridas dentro de um mesmo estado brasileiro. A diferença entre eles é que o CFOP 5101 é usado apenas quando os produtos foram produzidos pela empresa que também os está comercializando, enquanto o CFOP 5102 indica que o(s) item(s) sendo vendido(s) foram feitos por um fabricante (terceiro) e estão sendo comercializados por outra empresa em uma ação chamada de revenda de mercadorias.

2. CFOP 5101 e CFOP 5103

Ambos os códigos são usados quando os itens foram produzidos e comercializados pela mesma instituição. A diferença está no fato de que, no CFOP 5101, a venda ocorre dentro da organização, enquanto no CFOP 5103, a transação acontece fora da instituição e inclui as vendas realizadas por meio de veículo.

3. CFOP 5101 e CFOP 5405

O CFOP 5101 indica que a venda ocorreu dentro de um único estado e que não houve a substituição tributária. Já o CFOP 5405 também é referente a comercializações ocorridas em uma mesma região estadual, mas é usado para os casos em que há a substituição tributária. Isso ocorre porque os produtos foram produzidos e comercializados por meio de uma cadeia de comerciantes, sendo que os tributos como o ICMS já foram quitados pelo primeiro vendedor da cadeia, de modo que os demais não precisam pagar tributações.

4. CFOP 5101 e CFOP 6101

Tanto o CFOP 5101 quanto o CFOP 6101 indicam que a venda do produto se refere a um ou mais itens que foram fabricados pela empresa comerciante, o que pode acabar gerando confusão na hora de emitir a nota fiscal. No entanto, existe uma diferença básica entre os códigos: o 5101 indica vendas no mesmo estado, enquanto o 6101 refere-se às transações interestaduais. Lembre-se: caso esteja com alguma dúvida sobre os Códigos Fiscais de Operações e Prestações na hora de elaborar a documentação fiscal, vale a pena pesquisar ou pedir conselhos a um contador de confiança sobre qual é o código correto, a fim de evitar retrabalhos e outras possíveis complicações. Confira também nosso conteúdo com dicas de como fazer atendimentos on-line!

Como consultar e validar um CFOP antes de emitir a nota fiscal?

Para consultar e validar um CFOP antes de emitir a nota fiscal, basta que você acesse o site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) de seu estado, vá na parte sobre Portal da Nota Fiscal Eletrônica e busque pela tabela oficial de CFOPs. Confira todos os Códigos Fiscais de Operações e Prestações disponíveis para uso e analise qual é o que melhor descreve os aspectos da venda que você está realizando. Como esse processo pode ser um pouco demorado para fazer a cada nota fiscal emitida, nossa dica é deixar um resumo preparado e sempre disponível contendo apenas os códigos que podem vir a ser usados pelo seu empreendimento. Lembre-se de atualizar esse resumo sempre que for incluir ou retirar algum tipo de venda do escopo de sua organização. Assim, você facilita o processo de consulta e validação do CFOP. O CFOP 5101 é usado para transações em um mesmo estado de produtos fabricados e comercializados por uma mesma empresa, sendo essencial para garantir que a instituição não sofrerá com multas e outras complicações fiscais. Gostou do conteúdo de hoje? Então, continue aprendendo conosco e confira também o post que preparamos sobre como funciona a restituição do Imposto de Renda para empresas e compreenda como isso pode ser vantajoso para o seu negócio. Até breve!