O que é código CEST e qual sua importância para o comércio

Quando falamos sobre comércio e a necessidade de estar em dia com obrigações relacionadas ao Governo, não há como não mencionar sobre tributação. Pequenas, médias ou grandes empresas, todas precisam se adaptar às principais obrigações fiscais e tributárias para PJs para evitar problemas com o Fisco.

Dentro desse contexto surge o código CEST para garantir a uniformidade nas operações fiscais envolvendo produtos sujeitos à substituição tributária. Ou seja, além de ajudar na padronização de procedimentos, ele também facilita a identificação de produtos e seus impostos. Se você busca por eficiência na gestão tributária e precisa garantir conformidade em suas transações comerciais, é essencial saber como o código funciona. Mas não apenas isso, entender como aplicá-lo adequadamente pode evitar dores de cabeça, multas e complicações futuras. Então, para te ajudar nessa jornada, trouxemos no blog post de hoje tudo que você precisa saber sobre o código CEST: o que é, quem deve utilizá-lo, quando ele deve ser aplicado, suas vantagens e muitas outras ideias úteis. Continue aqui com a gente!

O que é código CEST (Código Especificador da Substituição Tributária)?

O código CEST, que significa Código Especificador da Substituição Tributária, é um identificador criado e regulamentado pelo Convênio ICMS 92/2015 para unificar a classificação de mercadorias e bens sujeitos à substituição tributária e ao regime de antecipação de recolhimento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). Difícil de entender? Nós explicamos! Em termos simples, o número identificador do qual falamos aqui serve para padronizar a categorização de produtos que são tributados antecipadamente ou que se enquadram no regime de substituição tributária. Mas o que é essa tal substituição tributária? É um regime no qual uma organização, geralmente a primeira na cadeia de comercialização, recolhe antecipadamente o imposto sobre o produto. Ou seja, a empresa que vende ou fabrica o produto recolhe o ICMS devido em todas as etapas da cadeia até o consumidor final, abstendo as demais do recolhimento. O código CEST é composto por uma sequência numérica de sete dígitos, que representam diferentes categorias de mercadorias. Assim, sua função é garantir que todas as empresas que vendem produtos sujeitos à substituição tributária usem a mesma identificação fiscal, independentemente do estado em que estejam operando. Podemos dizer que, por consequência, a sua aplicação ajuda a evitar erros na taxação, reduzindo o risco de divergências fiscais entre diferentes estados. Para ficar ainda mais fácil de entender, imagine a seguinte situação: uma pequena loja de cosméticos que emite uma nota fiscal para a venda de produtos como xampus e perfumes. Se esses itens estiverem sujeitos à substituição tributária, a loja será obrigada a incluir o código CEST correspondente ao item na nota fiscal — garantindo que o imposto seja recolhido corretamente e que o Fisco tenha todas as informações necessárias para verificar a regularidade da operação!

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Quem deve usar o código CEST?

O uso do código CEST é obrigatório para todas os portes e tipos de negócio que comercializam produtos sujeitos à substituição tributária ou ao regime de antecipação do ICMS, ou seja, que estão listados na tabela do Convênio ICMS 92/2015. Então, se o item que sua companhia vende está na tabela e é sujeito à substituição, você deve utilizar o número identificador em notas fiscais eletrônicas (NF-e) ou notas fiscais do consumidor eletrônica (NFC-e). Para pequenas e médias empresas, o uso pode parecer uma obrigação complicada, mas na verdade, facilita muito o cumprimento dos encargos fiscais envolvidas. Vale mencionar também que a ausência deste código nas NFs pode gerar multas e sanções. Então, mesmo que seja uma PME, é essencial garantir que ele esteja corretamente incluído em todas as transações fiscais.

Quando as empresas devem usar o código CEST?

A inclusão do código CEST é obrigatória independentemente do porte da empresa ou do volume de vendas. Sempre que um produto listado na tabela for transacionado, o código precisa ser inserido na nota fiscal eletrônica (NF-e) ou no cupom fiscal eletrônico (CF-e). Além disso, mesmo que o produto não esteja sendo vendido diretamente para o consumidor final, como em transferências entre filiais ou envios para distribuidores, o CEST ainda deve ser incluído. Para que você tenha uma pequena noção da abrangência dos itens listados na tabela do Convênio ICMS 92/2015, trouxemos aqui alguns exemplos. São mais de 25 segmentos de mercadorias, dos quais estão incluídos:

• Autopeças;
• Bebida alcoólica;
• Cerveja, refrigerante, água e outras bebidas;
• Cigarro e outros produtos derivados do fumo;
• Combustível e lubrificante;
• Energia elétrica;
• Materiais de limpeza;
• Medicamentos e produtos farmacêuticos para uso humano ou veterinário;
• Itens de perfumaria e de higiene pessoal;
• Cosméticos.

Qual a estrutura do código CEST?

A estrutura do código CEST segue uma lógica numérica que ajuda a identificar com precisão o produto sujeito à substituição tributária. Ele é composto por sete dígitos que representam diferentes informações sobre a categoria da mercadoria, que são definidos conforme a tabela do Convênio ICMS 92/2015. Vamos entender melhor essa estrutura:

• Os primeiros dois dígitos representam o segmento de mercadoria, ou seja, a categoria mais ampla do produto, como eletrônicos, alimentos, bebidas, cosméticos, entre outros;
• Os próximos dois dígitos indicam a subcategoria dentro do segmento de mercadoria. Aqui, o produto é classificado de forma mais específica dentro do seu segmento;
• Por fim, os últimos três dígitos correspondem ao código específico da mercadoria. Essa parte final do código diferencia o produto dos demais da mesma categoria e subcategoria.

Para exemplificar, imagine o código CEST 28.004.00:

• O “28” indica o segmento de mercadorias de eletrodomésticos;
• O “004” refere-se à subcategoria de geladeiras;
• O “00” é um código específico para geladeiras com determinadas características.

Muito mais simples agora, não é mesmo? Essa estrutura padronizada ajuda a garantir que cada item seja classificado corretamente, facilitando tanto para as empresas quanto para o Fisco identificar a mercadoria e aplicar o regime tributário correto. Vale explicar também que o uso da tabela é bastante simples: ao emitir uma nota fiscal para um produto sujeito à substituição tributária, basta localizar o código correspondente ao item na tabela e inseri-lo no campo adequado da nota fiscal. Assim, as empresas podem acessá-la por meio de sites oficiais de órgãos tributários, como as secretarias estaduais da fazenda, ou utilizar sistemas automatizados de emissão de notas fiscais que já integram a tabela em seu funcionamento.

Qual a importância do código CEST para as empresas?

A importância do número identificador vai além de simplesmente seguir as normas tributárias. Ele oferece benefícios diretos e ajuda a evitar uma série de complicações legais e fiscais. Quer saber mais? Então, continue lendo!

1. Regularidade fiscal

A principal importância do código CEST para as empresas é assegurar a regularidade fiscal, como mencionamos acima. O Fisco brasileiro exige que ele seja incluído em todas as notas fiscais de produtos sujeitos à substituição tributária. Sem o código, as NFs podem ser invalidadas e a empresa pode sofrer sanções legislativas, cobranças retroativas e, em alguns casos, ter sua operação comercial prejudicada até que a situação seja regularizada.

2. Conformidade nas operações interestaduais

Outro grande benefício do sistema é o de garantir a conformidade nas operações interestaduais. Mas o que isso significa? Quando uma empresa vende mercadorias para outro estado, a substituição tributária pode ter regras específicas, variando conforme a legislação local. No entanto, com o número identificador, essa padronização ajuda a unificar a tributação e assegurar que o imposto seja corretamente recolhido em todas as transações interestaduais, independentemente do estado de origem ou destino do produto. Essa padronização é particularmente benéfica para empresas que operam em vários estados, como distribuidoras ou e-commerces, onde as diferenças nas legislações tributárias podem ser difíceis de gerenciar, afinal, a legislação tributária não é algo fácil de lidar. Então, com o código CEST, o processo se torna mais claro e menos sujeito a erros.

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3. Redução de complicações fiscais

Além de evitar multas, a inclusão do número específico na nota fiscal garante que todos os produtos sejam tributados de forma correta, evitando problemas como a bitributação ou o recolhimento indevido do ICMS. Para uma microempresa que está começando no comércio de produtos eletrônicos, por exemplo, o uso correto do número identificador pode ser o diferencial entre uma operação tranquila e uma cheia de complicações. O código proporciona segurança, já que mantém a companhia em conformidade com as normas vigentes e reduz os riscos de futuras autuações.

4. Facilidade na emissão de notas fiscais

A facilidade na emissão de notas fiscais também é uma grande vantagem. Com o CEST integrado nos sistemas, é possível emitir documentos com rapidez e sem erros, o que torna o processo de venda e distribuição de mercadorias mais eficiente. Isso é bastante relevante para PMEs que, muitas vezes, possuem menos recursos dedicados à área fiscal.

Como incluir o código CEST na nota fiscal? X passos!

A inclusão do código CEST na nota fiscal é um processo relativamente simples, mas requer atenção para garantir que a emissão seja feita de forma correta e dentro das normas fiscais. Por isso, criamos um passo a passo básico para te ajudar. Confira!

Passo 1: identifique os produtos sujeitos ao código CEST

O primeiro passo é perceber quais produtos vendidos pela sua empresa estão sujeitos ao número identificador. Para isso, é necessário consultar a tabela, disponível em portais de órgãos tributários, como as secretarias estaduais da fazenda. Ao localizar o código correspondente ao produto, você saberá qual número incluir na nota fiscal. Por exemplo, se você comercializa bicicletas, ao consultar o documento, verá que o código correspondente é 28.001.00. Esse código deve ser usado para qualquer transação envolvendo bicicletas que esteja sujeita à substituição tributária.

Passo 2: utilize um sistema de emissão de notas fiscais adequado

Atualmente, a maioria das empresas utiliza softwares de emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) que facilitam a inclusão do código CEST, como ERPs (sistema de gestão empresarial). Esses sistemas costumam ser configurados para exigi-lo sempre que um produto sujeito à substituição tributária é selecionado. Certifique-se de que o sistema que sua empresa utiliza esteja atualizado e configure-o corretamente para que o campo seja preenchido automaticamente ao emitir notas fiscais desses produtos. Isso reduz o risco de erro e facilita o processo de emissão.

Passo 3: preencha o campo específico na nota fiscal

Durante a emissão da NFe, haverá um campo específico para o preenchimento do código CEST. Localize esse campo e insira o código correspondente ao produto, conforme identificado na tabela. Tenha atenção aos detalhes, pois um número incorreto pode invalidar o documento ou gerar problemas tributários. Depois, continue preenchendo as demais informações da nota fiscal, como a descrição do produto, o valor e o cálculo do ICMS, seguindo os passos normais de expedição.

Passo 4: revise as informações com antecedência

Antes de finalizar a emissão do documento, revise todas as informações inseridas, incluindo o próprio código. Certifique-se de que ele está correto, que o item foi devidamente identificado e que o cálculo dos impostos foi realizado conforme as normas aplicáveis. Após a conferência, você poderá emitir a NFe com segurança. E aí, gostou do que aprendeu no conteúdo de hoje? Esperamos que sim! Lembrando que o código CEST é essencial para garantir a padronização e a conformidade das empresas que operam com produtos sujeitos à substituição tributária, evitando multas, autuações e complicações com o Fisco. Se você ainda não implementou o uso correto da ferramenta em seus negócios, agora é a hora certa de fazer isso. Certifique-se de que seus sistemas de emissão de notas fiscais estão atualizados e que sua equipe está bem informada sobre o uso desse código. Assim, você garante que as operações estejam em conformidade com as normas do governo e previne problemas futuros enquanto mantém uma gestão mais organizada e eficiente. Se quiser continuar engajado com mais blog posts como estes, fique de olho em nosso blog, pois estamos sempre postando novidades e dicas sobre como desenvolver uma visão empreendedora. Até a próxima!