Fazer uma nota fiscal à mão é uma prática já ultrapassada. Notas eletrônicas facilitam a vida do empreendedor, pois são mais fáceis de fazer e menos passíveis de erro. Contudo, além de saber como emitir nota fiscal corretamente, é necessário conhecer os principais perigos de não realizar o procedimento.

Ao deixar de emitir a nota, o empreendedor pode enfrentar diversos prejuízos, como a aplicação de multas decorrentes da sonegação de impostos, dificuldade de conseguir crédito, entre outros problemas.

Continue a leitura e aprenda, de uma vez por todas, como emitir nota fiscal pela internet e os 4 principais perigos de não realizar o procedimento!

O que é uma nota fiscal?

A nota fiscal é um documento responsável por regularizar e comprovar toda a prestação de serviços ou vendas feitas pela empresa. Ou seja, ela é fundamental para o bom funcionamento das atividades e para a declaração dos impostos sobre as operações realizadas. Desse modo, ela garante uma fiscalização eficiente sobre as operações, evitando problemas e multas.

O principal objetivo da nota fiscal é registrar as vendas e descrever todas as informações relevantes para a empresa e seus clientes, como o tipo de serviço ou produto, os valores, os impostos, entre outros dados importantes.

Além de ser uma obrigação prevista em lei, a emissão da nota fiscal eletrônica facilita vários processos internos da empresa, em áreas fiscais e contábeis. Isso significa que, como todas as informações de compra e venda estão nesse "documento digital", é mais fácil armazená-las e realizar os cálculos posteriormente.

Quais são os problemas de não emitir nota fiscal?

Agora que você já sabe o que é e a importância da emissão da nota fiscal eletrônica, é necessário conhecer os principais riscos de não emiti-la. Confira, a seguir, os 4 principais perigos que a sua empresa corre ao não emitir esse documento!

1. Sonegação de impostos

Além de ser um problema para o governo, a sonegação de impostos é um grande obstáculo na vida dos empreendedores. Independentemente de ser por má fé ou desconhecimento, as organizações que buscam formas de safar-se de pagar impostos estão cometendo um crime contra a ordem tributária.

Para se manter dentro da lei e evitar problemas, é necessário emitir corretamente a nota fiscal eletrônica. A recomendação é que ela seja armazenada por até 5 anos, a fim de assegurar que o documento seja consultado facilmente em caso de necessidade.

2. Aplicação de multas

A sonegação de impostos causada pela não emissão de nota fiscal eletrônica está sujeita à multa, que pode variar entre 10% e 100% sobre o valor de cada nota fiscal contestada.

As sanções nos casos de não emissão intencional é uma multa de 75% sobre o valor da nota emitida. Já no caso da emissão com informações inverídicas, a pessoa deverá pagar 20% de seu valor. Além das multas serem cumulativas, há o acréscimo de juros que aumentam ainda mais a quantia devida.

3. Perda de garantias

A emissão de nota fiscal é crucial para contar com as garantias do produto, já que comprova as características do serviço ou mercadoria e a data em que a compra foi realizada.

Ter a nota fiscal eletrônica é uma segurança tanto para os clientes quanto para as empresas que compram produtos, equipamentos e matérias-primas, pois, no caso de defeitos, o documento garante o direito de consertar ou trocar a mercadoria.

4. Dificuldade de conseguir crédito

Caso apareça a necessidade de solicitar um empréstimo, seja para evitar prejuízos ou melhorar ou expandir o seu negócio, empresas que não emitem nota fiscal têm dificuldades em conseguir. Isso porque, ao não emitir nota fiscal, a organização estará omitindo informações junto ao fisco. Dessa forma, esses órgãos não conseguem saber o valor em caixa que a companhia possui.

Quem deve emitir nota fiscal?

A emissão de nota fiscal é obrigatória para empresas que contribuem com o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços). Portanto, assim como determina a Lei nº 8.8846/94, toda empresa que comercializa serviços e produtos deve emitir nota fiscal.

No entanto, existem algumas exceções, como é o caso dos MEIs (Microempreendedores Individuais). Para as empresas enquadradas nessa categoria, a emissão é obrigatória apenas quando realizam alguma atividade ou serviço para uma pessoa jurídica.

Caso o MEI efetue uma venda ou prestação de serviço para pessoa física e não exija uma nota fiscal vinculada, ele já estará dispensado da obrigatoriedade. Além disso, é importante ressaltar o autônomo informal: trata-se de outra categoria que não emite nota fiscal.

Como fazer a emissão online?

Depois de conhecer as consequências de não emitir nota fiscal, chegou o momento de aprender como fazer a emissão online. Acompanhe o passo a passo completo a seguir!

Saiba quais notas emitir

Antes de tudo, é necessário saber se a sua empresa deverá emitir nota fiscal eletrônica do consumidor, produto ou serviço. Por isso, é importante avaliar o enquadramento fiscal da companhia e a situação cadastral para identificar os tipos de documentos que deverão ser utilizados em seu dia a dia.

Em todo o processo, é essencial contar com o auxílio de um bom contador. Ele analisará o caso da sua empresa e informará corretamente quais documentos fiscais deverão ser emitidos.

Obtenha um certificado digital

Nesta etapa, é necessário adquirir um certificado digital. Trata-se de uma assinatura digital que assegura a segurança das operações realizadas pela internet, garantindo a autenticidade da nota fiscal emitida. O documento deverá ser comprado junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

Ao obter o certificado digital, será preciso levar os arquivos até uma Autoridade de Registro para que as informações sejam validadas. Em seguida, você poderá configurar o seu smartcard ou token.

Faça o credenciamento nos órgãos governamentais

Depois de adquirir o certificado digital, é o momento de procurar o órgão público responsável pelas operações de cada nota fiscal para conseguir uma autorização para emitir o comprovante eletrônico:

  • Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e) e Nota Fiscal de Produto (NF-e): aqui, será preciso entrar em contato com a Secretária Estadual da Fazenda do local em que sua empresa está cadastrada;
  • Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): neste caso, o empreendedor deverá entrar em contato com a Secretaria Municipal de Finanças onde seu negócio está cadastrado.

Entretanto, para usar esse documento, será necessário utilizar um programa emissor específico. Ele irá gerar as notas fiscais no formato correto e, depois, encaminhá-las à Receita Federal, fazendo a automatização de todo o processo.

Como você pode perceber, emitir nota fiscal é uma prática obrigatória e a não emissão pode ocasionar problemas graves para a empresa. Por isso, lembre-se de realizar o procedimento corretamente para garantir a legalidade das operações, além de manter os clientes protegidos e o seu negócio dentro da lei.

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