Como usar as funções CONT.SE e CONT.SES no Excel?

A gestão de uma empresa precisa que cada detalhe dentro das operações esteja organizado e que faça a diferença. Vendas, estoque, clientes, fornecedores: muitas informações que precisam ser organizadas pelo empreendedor. Logo, o Excel se torna um parceiro que ajuda a transformar dados em decisões coerentes para o dia a dia do negócio.

Os recursos mais usados na planilha são as funções CONT.SE e CONT.SES. Elas permitem contar informações dentro da planilha de acordo com critérios específicos, o que poupa tempo e traz coerência às análises, como quantas vendas foram feitas em alguma região, quantos produtos mudaram de valor ou quantos clientes compraram mais de uma vez.

Se você, empreendedor, já tentou filtrar manualmente dados em uma planilha e se perdeu no meio dos números ou tentou criar uma planilha financeira e não conseguiu, vai entender a importância dessas funções. Neste conteúdo, explicamos como usar o CONT.SES e o CONT.SE Excel e mostramos aplicações que ajudam a ter mais controle sobre os resultados do seu negócio. Confira a seguir!

O que é a função CONT.SE no Excel?

A função CONT.SE é uma das mais usadas no Excel porque resolve uma necessidade muito comum: contar apenas os dados que atendem a um critério definido. Diferentemente da função CONTAR, que apenas soma todas as células preenchidas com números, o CONT.SE filtra a contagem de acordo com uma condição escolhida por você. Confira a sintaxe da fórmula:

=CONT.SE(intervalo; critério)

·        Intervalo: o conjunto de células que será analisado;

·        Critério: a condição que precisa ser atendida para que a célula seja contada.

Exemplo: imagine que você tem uma lista de vendas e quer saber quantas foram feitas com valor acima de R$ 500,00. Basta aplicar o valor à fórmula:

=CONT.SE(B2:B50;">500")

Assim, você obtém a contagem de quantas vendas superaram esse valor. Além disso, ambas as funções ajudam a entender quais produtos têm maior saída em valores mais altos, o que facilita o planejamento do mix de vendas e contribui para criar campanhas direcionadas, focadas em quem já demonstrou maior interesse em comprar.

Exemplos de uso do CONT.SE Excel

A função CONT.SE Excel se adapta a diferentes situações do dia a dia empresarial. Com ela, é possível organizar informações e extrair dados que ajudam na tomada de decisão, seja qual for o setor da sua empresa! Confira alguns exemplos:

·        Contar quantos produtos estão com quantidade menor do que 10 unidades para evitar surpresas com a falta de mercadorias;

·        Verificar quantos clientes são de uma determinada cidade e organizar ações específicas para esse público;

·        Analisar quantas vendas ultrapassaram um valor estipulado, facilitando a avaliação do desempenho da equipe.

A ideia é transformar a planilha em um verdadeiro painel de acompanhamento, que mostra de forma objetiva o que está acontecendo na sua empresa. Com essas análises, você consegue antecipar demandas, identificar padrões de consumo e até mesmo corrigir falhas antes que se tornem um problema maior.

O que é a função CONT.SES no Excel?

Enquanto o CONT.SE trabalha com apenas um critério, a função CONT.SES aumenta as possibilidades com o uso de múltiplos critérios ao mesmo tempo. Isso significa que você pode contar apenas os dados que atendem a duas ou mais condições específicas, o que é muito útil na rotina de gestão.

Pense em situações em que você quer saber quantas vendas foram feitas e quantas foram realizadas em determinada cidade, em um período específico e com valor acima de um limite definido. A sintaxe é estruturada assim:

=CONT.SES(intervalo1; critério1; intervalo2; critério2; ...)

·        Cada intervalo precisa ter o mesmo tamanho;

·        Os critérios podem ser números, textos ou expressões lógicas.

Aliás, os intervalos usados devem ter o mesmo tamanho para que o cálculo seja correto. Os critérios podem ser números, palavras, datas ou expressões lógicas como ">500" ou "=São Paulo". E é justamente essa flexibilidade que faz com que a função se adapte às necessidades na rotina administrativa.

Exemplo: imagine que você queira saber quantas vendas foram feitas em São Paulo e que tenham ultrapassado R$ 500,00. A fórmula seria:

=CONT.SES(A2:A50;"São Paulo"; B2:B50;">500")

Exemplos de uso do CONT.SES Excel

Nos exemplos a seguir, você consegue mensurar a função CONT.SES e como ela pode ajudar a lidar com informações mais detalhadas no Excel. Confira como ela se adapta a diferentes áreas da gestão empresarial:

Mostra quantas pessoas colaboradoras atingiram a meta em um mês determinado.

Diferença entre CONT.SE e CONT.SES

A diferença entre as funções está no número de condições aceitas. O CONT.SE Excel trabalha com apenas um critério por vez, enquanto o CONT.SES combina vários critérios ao mesmo tempo para análises mais detalhadas. Quem começa no Excel geralmente usa o CONT.SE por ser mais simples. Já em planilhas maiores, o CONT.SES se torna mais prático por cruzar diferentes informações e evita confusões na análise dos dados.

Dicas importantes para usar CONT.SE e CONT.SES

Antes de aplicar as funções no dia a dia, é importante conhecer alguns cuidados que deixam os resultados mais confiáveis. As dicas a seguir previnem erros e tornam sua análise no Excel muito mais simples! Confira:

1.     No CONT.SES, todos os intervalos devem ter a mesma quantidade de linhas e colunas;

2.     Quando o critério é texto ou contém operadores lógicos (> , < , =), ele precisa estar entre aspas;

3.     É possível usar referências a células como critério, o que deixa a planilha mais flexível. Exemplo: =CONT.SE(B2:B50;D1) – o Excel vai considerar o que estiver digitado em D1;

4.     O CONT.SE e o CONT.SES podem ser usados em conjunto com SOMASE e SOMASES para trazer análises ainda mais completas.

Como aplicar no dia a dia da sua empresa?

Ambas as funções resolvem problemas no comércio, por exemplo, ao identificar quantos clientes compraram mais de uma vez em determinado período. Já em serviços, calculam quantos atendimentos superaram um valor específico, o que facilita o acompanhamento do desempenho.

No controle de projetos, as fórmulas também são capazes de contar quantas tarefas foram concluídas dentro do prazo, além de ser um parceiro na gestão, uma vez que facilita o entendimento de oportunidades de crescimento e diminui os riscos de decisões baseadas apenas em percepções.

Gostou do conteúdo? Continue acompanhando o nosso blog para descobrir mais materiais sobre o tema discutido neste post, como quais são os principais atalhos no Excel. Não deixe de conferir e até a próxima!