O período de declaração do imposto de renda 2025 está cada vez mais perto e vários profissionais que realizam viagens a trabalho têm dúvidas sobre como declarar os valores recebidos para cobrir despesas corporativas. Transporte, alimentação e hospedagem são gastos que geralmente são reembolsados pela empresa; porém, a dúvida da maioria das pessoas é se esses valores precisam ser declarados.
Mas como a declaração deve ser feita para você, empreendedor, ficar longe de problemas com a Receita Federal? A resposta é que a forma de declaração depende da natureza do pagamento. Para não ser considerado um rendimento tributável, o reembolso deve ser devidamente comprovado, uma vez que caracteriza somente a restituição de despesas do colaborador. Neste post da Serasa Experian, explicamos quais valores são considerados rendimentos isentos e não tributáveis, como contabilizar o reembolso de despesas e o que deve ser comunicado na declaração do imposto de renda 2025. Ao entender todos esses pontos, você evitará que erros sejam cometidos e ficará longe de multas ou de cair na malha fina! Confira:
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Quem deve declarar valores gastos com viagens corporativas?
Na declaração do imposto de renda 2025, os profissionais que se deslocam de um lugar a outro e recebem reembolso de despesas necessitam incluir esses valores no IR. Porém, quando há a aprovação, esses reembolsos passam a não ser considerados rendimentos tributáveis, uma vez que representam apenas a restituição de despesas relacionadas à atividade profissional. No momento de declarar, diversas dúvidas podem surgir para o declarante, pois, normalmente, as empresas fazem os reembolsos por meio de depósitos na conta do funcionário. É muito importante informar os valores recebidos de forma correta e ter os documentos necessários para a declaração do IR em posse, a fim de evitar questionamentos ou autuações fiscais, pois a Receita Federal analisa todos os movimentos bancários em busca de prováveis acréscimos patrimoniais. O patrimônio do contribuinte não aumenta com despesas corporativas ressarcidas e isso é regra geral, desde que, claro, estejam devidamente documentadas e vinculadas ao cargo do profissional. É então que surge a necessidade de entender como contabilizar o reembolso de despesas e em qual campo da declaração do IR esses valores devem ser preenchidos, garantindo total conformidade com a legislação tributária.
Como declarar valores recebidos de viagens corporativas?
No campo de "Rendimentos isentos e não tributáveis", a quantia reembolsada para cobrir as despesas com viagens precisa ser informada na declaração do imposto de renda 2025. É muito importante classificar os valores que não representam acréscimos patrimoniais, e sim ressarcimento de gastos profissionais, para evitar incongruências na prestação de contas com a Receita Federal. Para declarar todos os reembolsos recebidos corretamente, você deverá seguir 5 etapas no programa ou site da Receita Federal, que são:
- Primeiramente, acesse o site do gov.br;
- Acesse o campo de "Rendimentos isentos e não tributáveis";
- Escolha a opção "Outros" e preencha os dados da empresa (nome e CNPJ);
- Na descrição, informe o valor recebido em "Diárias e ajudas de custo";
- Após isso, guarde todos os comprovantes de despesas, como hospedagem, passagens e alimentação, uma vez que a Receita pode pedir pela comprovação dos valores declarados no futuro.
Os valores pagos para cobrir custos específicos das atividades profissionais são considerados reembolsos de viagens pela RF. Por isso, é indispensável que a documentação se mantenha organizada e que você siga todos os procedimentos corretamente na declaração: assim, você ficará longe de problemas fiscais e garantirá que todas
as informações fiquem em dia com as normas tributárias.
Evite problemas com o Fisco: 4 dicas essenciais
Se você quer evitar embates com a Receita Federal, declarar os valores recebidos em viagens corporativas corretamente é a principal medida. Autuações e multas são consequências de erros e da falta de comprovação da declaração, que poderão levá-lo à malha fina. Siga as 4 dicas abaixo e garanta a conformidade da sua declaração! Confira:
1. Guarde os comprovantes
As despesas informadas na declaração podem ser solicitadas para comprovação pela Receita Federal no futuro. Por isso, mantenha recibos de hotéis, comprovantes de transporte e notas fiscais ou quaisquer outros documentos que justifiquem os valores reembolsados em locais seguros e organizados.
2. Use sistemas de gestão financeira
Para garantir que todas as informações estejam registradas corretamente, você poderá contar com a ajuda de ferramentas digitais para organizar os reembolsos, como Linx, Senior e Oracle. Além da organização geral com todas as entradas e saídas, a categorização dos gastos e a redução de riscos no momento da declaração também estarão seguros.
3. Consulte um contador
Se você quer evitar falhas que possam comprometer e gerar questionamentos por parte da Receita Federal, consulte profissionais especializados no assunto para orientar sobre as práticas e procedimentos necessários no momento de declarar os rendimentos tributáveis e isentos.
4. Organize os documentos com antecedência
O prazo final para a entrega do IR se prolonga até o dia 31 de maio de 2025; logo, é recomendável iniciar o processo de reunir os documentos necessários quanto antes. Ao organizar os documentos com antecedência, você fica longe de contratempos e assegura que a declaração seja enviada sem pendências ou erros.
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