Como assinar PDF? Aprenda o passo a passo usando certificado digital

O formato PDF (Portable Document Format) tornou-se padrão na troca de documentos digitais, já que garante integridade e compatibilidade em diferentes sistemas operacionais. Por isso, entender como inserir uma assinatura em um arquivo PDF é um diferencial para os seus processos internos, especialmente frente à grande adesão da ferramenta por parte das empresas.

Um documento criado no Word, por exemplo, pode ser convertido para PDF e enviado a outras pessoas sem o risco de sofrer alterações. Isso porque uma das principais características do PDF é preservar fielmente o conteúdo original, seja ele visual ou textual.

Neste conteúdo da Serasa Experian, a primeira e maior Datatech do país, explicaremos como aplicar uma assinatura em PDF ao usar um certificado digital, como o PDF é usado em contratos digitais, seus benefícios e muito mais! Confira todos os detalhes a seguir:

Como assinar digitalmente um documento?

Muitos profissionais de várias áreas têm que lidar com contratos, certificados e outros documentos — logo, costumam ter dúvidas sobre como aplicar uma assinatura digital em um arquivo PDF. Esse recurso é uma solução simples, segura e econômica, que dispensa impressão, deslocamento ou envio físico.

Além disso, a assinatura digital também assegura a validade jurídica ao documento assinado e todo o processo pode ser concluído de maneira rápida e gratuita, sem a necessidade de instalar programas. A seguir, mostraremos como assinar seu arquivo em poucos segundos:

Etapas para assinar PDF digitalmente

Para assinar um documento digitalmente ao usar uma ferramenta online, siga as etapas abaixo. O processo é intuitivo, na maioria das vezes gratuito e garante a segurança do conteúdo:

1. 1. Acesse um site gratuito de assinatura online e crie sua conta por meio do formulário de cadastro;

   2. No painel da plataforma, selecione a opção "Novo Documento" para iniciar o procedimento de envio;

   3. Indique os e-mails dos envolvidos no campo destinado aos signatários;

   4. Faça o upload do arquivo clicando em "Selecionar Arquivo". Escolha uma plataforma que aceite o formato PDF;

   5. Avance para a próxima etapa com o botão "Continuar";

   6. Insira sua assinatura manualmente e posicione-a no local desejado dentro do documento. Caso prefira não definir uma posição, a assinatura será adicionada automaticamente em uma página anexa destinada à auditoria;

   7. Finalize o envio clicando em "Enviar para Assinatura";

   8. Todos os destinatários receberão um e-mail com o pedido de assinatura. Assim que todos assinarem, você será informado;

   9. Por fim, acompanhe o progresso e o status de cada assinatura diretamente na plataforma, onde também é possível visualizar ou baixar o documento assinado.

Leia também: Como assinar documento digitalmente de forma gratuita pelo Gov.br

Tipos de documentos que podem ser assinados digitalmente

Felizmente, a assinatura digital se aplica à maioria dos documentos de natureza particular ou profissional, o que ajuda na agilidade e na validade jurídica. Porém, existem algumas exceções, como escrituras públicas e certidões, que exigem obrigatoriamente o registro presencial em cartório. Confira a seguir os principais documentos que aceitam assinatura digital:

• Acordos em geral;

• Termos de doação;

• Partilhas de bens;

• Compromissos de confidencialidade;

• Declarações de uso e cessão de direitos;

• Comunicados e notificações extrajudiciais;

• Recibos diversos;

• Procurações simples;

• Autorizações formais;

• Pactos antenupciais;

• Contratos de compra e venda;

• Contratos de aluguel ou locação;

• Contratos de trabalho e de prestação de serviços;

• Contratos escolares;

• Contratos entre empresas e profissionais autônomos.

Como funciona a assinatura digital?

Todos os tipos de assinatura digital têm o mesmo propósito da assinatura feita à mão: confirmar a identidade de quem assina um documento. A diferença é que, nesse caso, tudo acontece em ambiente digital, sem papel ou caneta.

Com isso, empresas conseguem acelerar etapas que normalmente exigiriam tempo e deslocamento, como a assinatura de contratos com fornecedores, admissões, documentos de RH e outros acordos que pedem formalização. A assinatura em PDF oferece três garantias principais:

• Confirma que o autor da assinatura é quem realmente diz ser;

• Assegura que o conteúdo do documento não foi alterado depois da assinatura;

• Impede que a pessoa negue que assinou aquele documento.

Aliás, em alguns casos, o uso de carimbo com data e hora por um servidor seguro também permite que a assinatura digital tenha validade semelhante à do reconhecimento de firma, mesmo em arquivos como Word, Excel ou PowerPoint.

Assinar PDF pode dar problemas de edição?

Caso o usuário deseje editar um arquivo em PDF, ele pode ter problemas durante o processo. O principal motivo pelo qual a maioria das pessoas não consegue editar um PDF é devido à utilização do software. Porém, com a ferramenta certa, é possível realizar qualquer tipo de modificação.

O criador do documento tem a opção de protegê-lo, ou seja, de não autorizar alterações. Para isso, são necessárias permissões e um software adequado. Entretanto, essa alternativa apresenta um determinado custo.

Como o PDF é usado em contratos digitais

Muitos empreendedores estão utilizando o PDF para realizar contratos digitais. O formato é uma opção que gera mais confiança e credibilidade, sendo essas características especiais para os profissionais que desejam se destacar no mercado e fidelizar clientes.

Assim, muitos gestores estão optando pelo formato em PDF para realizar seus contratos, pois com ele os processos se tornam mais seguros e rápidos. Além do mais, eles podem ser assinados por meio de uma assinatura digital, o que exige um certificado para comprovar sua autoria, o qual apresenta a mesma validade jurídica que os documentos físicos. 

Onde fazer o certificado digital para assinar PDF?

Para ter um certificado e assinar PDF, é importante contar com uma Autoridade Certificadora (AC). Ao ter o apoio de quem entende do assunto, o processo ocorre de forma segura e de acordo com suas necessidades. Uma AC é credenciada e tem a permissão para emitir o certificado tanto para pessoa física quanto para pessoa jurídica.

O certificado digital utiliza um par de chaves — uma pública e outra privada — que garantem segurança ao processo de assinatura e conferem validade jurídica ao documento. Para ter reconhecimento legal, esse certificado precisa passar pela validação de uma Autoridade Certificadora (AC).

No Brasil, diversas empresas oferecem esse serviço de forma autorizada, seguindo as diretrizes do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), órgão responsável pela gestão da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

Como assinar um documento em PDF no celular?

A assinatura digital de documentos em PDF também pode ser feita diretamente pelo celular, por meio de plataformas de gestão de assinaturas eletrônicas. Ao receber o e-mail com o link de acesso, basta abri-lo e confirmar a assinatura.

Algumas soluções disponibilizam o aplicativo "Minha Assinatura Eletrônica", que permite login com usuário e senha. A partir dele, é possível assinar arquivos, acompanhar o desenrolar das assinaturas e consultar os documentos diretamente na plataforma, tudo de forma simples.

Como fazer uma assinatura digital gratuita?

Muitas plataformas online disponibilizam versões gratuitas para quem quer assinar documentos digitalmente, sem custo. Ainda que essas ferramentas sejam acessíveis, costumam apresentar limitações, principalmente no ambiente corporativo.

A maioria restringe o número de assinaturas mensais, impede a personalização com a marca da empresa e não oferece funcionalidades como envio em lote ou integração com serviços como o Google Drive. Essas restrições comprometem a eficiência do processo em negócios que lidam com grande volume de documentos.

Logo, você pode usar editores de texto para inserir manualmente uma linha de assinatura no arquivo desejado e seguir as instruções da própria plataforma para completar o processo. Apesar de viável, esse método pode demandar mais tempo, especialmente se comparado aos sistemas profissionais voltados à gestão de assinaturas eletrônicas.

Assinatura digital e assinatura eletrônica: entenda as diferenças

Embora os dois termos sejam sinônimos, assinatura digital e assinatura eletrônica têm finalidades diferentes no universo da validação documental online. A assinatura eletrônica se refere a qualquer método de autenticação que ocorra em ambiente digital e isso inclui uso de senhas até envio de códigos de verificação por e-mail ou SMS. Esse tipo de assinatura é dividido em três categorias:

• Simples: valida a identidade do signatário com dados básicos, como login e senha;

• Avançada: utiliza mecanismos de autenticação mais robustos, como biometria ou tokens, como NFT;

• Qualificada: exige o uso de um certificado digital emitido por autoridade certificadora — e é exatamente aí que entra a assinatura digital.

Em outras palavras, a assinatura digital é uma forma específica e mais segura de assinatura eletrônica, pois usa criptografia avançada e validação jurídica com certificado digital. A assinatura eletrônica é mais acessível e atende a maior parte das empresas, justamente por não exigir certificado, além de oferecer maior segurança e validade jurídica, sendo adotada em situações que exigem maior rigor formal.

Apesar da eficiência da assinatura digital, a baixa adesão ao certificado digital no Brasil faz com que a assinatura eletrônica continue sendo o método mais utilizado para formalizar acordos e validar documentos com praticidade.

Benefícios de assinar um documento em PDF

A adoção da assinatura digital em arquivos PDF é uma boa alternativa para agilizar processos que antes eram demorados. O principal benefício é a possibilidade de assinar documentos a qualquer momento e de qualquer local, ao dispensar deslocamentos.

Além disso, esse recurso tecnológico reduz gastos com papel, impressões, envio por correios, serviços de entrega e autenticações presenciais. Outro ponto é a liberação da equipe para tarefas mais estratégicas, uma vez que os processos passam a ocorrer de forma automatizada e com menor interferência manual.

Gostou do nosso post? Então, que tal continuar navegando pelo blog da Serasa Experian e conferir outros conteúdos úteis sobre o mundo corporativo? Não deixe de conferir o nosso post exclusivo sobre certificado digital e qual é o ideal para sua empresa! Até a próxima.