Soluções de cobrança: como reduzir inadimplência e recuperar dívidas

A inadimplência de clientes é um problema recorrente e tem tirado a paz de muitos empreendedores espalhados pelo Brasil, pois, além de causar despesas para a empresa, gera um clima desconfortável entre os consumidores e a própria marca.

Assim, foram criadas soluções para cobrança a fim de tentar ajudar as PMEs a resolverem esse impasse. Assim, duas estratégias estão diretamente relacionadas à regularização e renegociação de dívidas: o PEFIN e o REFIN. Ambas atuam na política de cobranças de uma empresa e reduzem custos e burocracias. Se interessou pelo assunto? Então, continue a leitura e fique por dentro de mais informações!

O que é o PEFIN?

PEFIN é um tipo de serviço da Serasa Experian no qual as instituições podem consultar, procurar dados e incluir informações relacionadas às pendências financeiras de um cliente de maneira bem precisa e ágil. Assim, as informações são enviadas pelas empresas de diferentes ramos da economia: prestação de serviços, varejo ou indústria.

Somado a isso, para tentar aumentar os níveis de quitação da dívida, existe a possibilidade de incluir boleto com o valor corrente e possíveis descontos, caso existam. Logo, o pagador não precisa ter o trabalho de ir atrás da sua dívida, tendo em vista que ela vem até ele de forma cômoda e sem dor de cabeça.

O que é o REFIN?

Esse sistema é um pouco semelhante ao PEFIN, mas o seu foco e a fonte dos dados são diferentes. Nesse sentido, esse tipo de estratégia está ligado a débitos com instituições financeiras e bancos. Por exemplo, se determinado cliente tem problemas relacionados ao cartão de crédito ou cheque especial, essas informações deverão estar no cadastro REFIN.

Além disso, é válido pontuar que as empresas podem consultar e inserir informações sobre dívidas financeiras de pessoas físicas e jurídicas. Esse recurso ajuda na comunicação entre a empresa e a pessoa que deve por meio do envio de uma carta-comunicado. Dessa forma, o inadimplente recebe a carta em que constam informações sobre a sua dívida e como quitá-la da melhor forma.

Como identificar a empresa que precisa adotar soluções de cobrança?

Muitos empreendedores encontram dificuldade para identificar o momento certo de adotar ferramentas como PEFIN e REFIN. Porém, existem sinais que indicam claramente a necessidade de reforçar o processo de recuperação de crédito.

Entre os mais comuns estão o aumento do atraso médio de pagamento, a queda no fluxo de caixa e a dificuldade em localizar clientes para quitar débitos antigos. Outro fator importante é a reincidência de inadimplência por parte de determinados consumidores, o que pode revelar falhas na política de crédito atual.

Ao observar esses indícios, a empresa passa a entender que precisa de soluções mais completas, organizadas e com respaldo jurídico para evitar novos prejuízos.

O que são soluções de cobrança?

Soluções de cobrança são recursos oferecidos pela Serasa Experian, como é o caso do PEFIN e REFIN, que têm como principal objetivo regularizar débitos que estão pendentes há pouco ou muito tempo.

Assim, esses meios ajudam muitas empresas a realizarem consultas e a incluir as pendências dos clientes, seja pessoa física, seja pessoa jurídica. Além disso, é importante destacar que essas ferramentas possibilitam também renegociações mais pacíficas; assim, ajudam o cliente endividado a pagar o capital por um processo menos burocrático e mais flexível.

Quais são os impactos da inadimplência no negócio?

A inadimplência afeta muito mais do que apenas o setor financeiro. Ela compromete decisões estratégicas, limita investimentos e reduz a competitividade da empresa. Quando o faturamento esperado não entra no caixa, a organização perde capacidade de planejar compras, repor estoque e até contratar novos profissionais.

Além disso, quando as cobranças são feitas de forma manual e desestruturada, o problema tende a se agravar, porque o tempo da equipe é direcionado para tarefas operacionais. Portanto, sistemas e gestão de cobrança são indispensáveis não apenas para recuperar capital, mas também para manter a empresa saudável no longo prazo.

Etapas do processo de inclusão de dívidas no PEFIN e no REFIN

A inclusão de dívidas nessas ferramentas segue um fluxo simples, mas requer atenção. O primeiro passo é reunir todas as informações relacionadas ao débito, ou seja, o cadastro dos clientes, como dados, valor atualizado, comprovantes e tentativas prévias de contato.

Depois, a empresa acessa a plataforma correspondente, preenche o cadastro da ocorrência e envia os dados para análise. Assim que o registro é validado, o cliente passa a visualizar sua dívida no sistema e recebe as orientações para pagamento. A partir daí, tanto o PEFIN quanto o REFIN facilitam a regularização e oferecem alternativas que agilizam o processo e aumentam a chance de recuperação.

Como preparar documentos para usar o PEFIN e REFIN?

Para que a inclusão seja efetiva, a empresa precisa manter um controle rigoroso de informações. Dados incompletos podem atrasar a análise e dificultar a cobrança. O ideal é ter um histórico organizado com documentos que comprovem a dívida, como contratos, notas fiscais, pedidos, comprovantes de entrega e registros de comunicação.

Além disso, é importante manter atualizados o CPF ou CNPJ do cliente, seu endereço e formas de contato. Uma base de dados limpa e revisada aumenta a assertividade da cobrança e evita retrabalho.

Qual a principal diferença entre REFIN e PEFIN?

Em primeiro lugar, é importante ressaltar que a principal diferença entre essas duas soluções de cobrança é a natureza da dívida. Caso ela seja contraída com um estabelecimento industrial ou comercial, os seus dados e boletos de pagamento serão de função do PEFIN.

Caso contrário, se o débito foi obtido em qualquer instituição financeira, especialmente bancos, ele será de responsabilidade do REFIN. Dessa forma, é visível que a linha existente entre o PEFIN e o REFIN é bem discreta, afinal, até os seus próprios nomes são parecidos.

Dessa maneira, para entender a diferença entre ambos, é preciso saber de forma detalhada como funciona a prática de cada um deles. Tanto o PEFIN quanto o REFIN são estratégias de cobrança oferecidas por nós e ferramentas indispensáveis para contornar a inadimplência. Confira nossa tabela com as diferenças entre PEFIN e REFIN:

Dicas de comunicação com clientes inadimplentes

Antes de registrar a dívida no PEFIN ou REFIN, vale iniciar um contato claro e amigável com o cliente. Mesmo que a inadimplência cause tensão, dá para conduzir essa conversa de maneira respeitosa e colaborativa. O ideal é apresentar caminhos possíveis, mostrar como o atraso impacta a situação do consumidor e reforçar os benefícios de manter o cadastro regularizado.

Depois que a dívida é incluída no sistema, manter um canal ativo para esclarecer dúvidas faz toda a diferença. Um diálogo transparente melhora a experiência do cliente e aumenta consideravelmente as chances de acordo, já que ele passa a entender todo o processo sem ruídos. Entenda alguns pontos que ajudam nessa comunicação:

• Apresentar opções reais de pagamento, quando existirem;
• Demonstrar abertura para negociar dentro das possibilidades da empresa;
• Registrar todas as interações para manter o histórico organizado;
• Manter o contato sempre respeitoso reforça o apoio da empresa.

Como o uso das soluções reduz conflitos com clientes?

Muitas empresas acreditam que inserir dívidas em plataformas de cobrança pode desgastar o relacionamento com o consumidor. Ou seja, ocorre o contrário. Quando o processo é formalizado, o cliente passa a enxergar a dívida com mais clareza e percebe que existe um caminho estruturado para regularizar sua situação.

Isso reduz desentendimentos, evita cobranças insistentes e contribui para um relacionamento mais equilibrado. O caráter oficial do PEFIN e do REFIN transmite seriedade, mas também oferece flexibilidade para permitir negociações mais acessíveis.

Erros mais comuns na hora de cobrar dívidas e como evitá-los

Entre os erros mais comuns estão atrasar a cobrança inicial, não registrar dados corretos, usar abordagens agressivas ou depender apenas de métodos manuais. Outro grande problema é a falta de padronização na comunicação, o que pode gerar inconsistência nas informações transmitidas ao cliente.

Por isso, ferramentas estruturadas resolvem grande parte dessas falhas, já que oferecem processos claros, histórico completo de interações e mecanismos oficiais de notificação. Ao evitar esses deslizes, a empresa aumenta sua taxa de recuperação e preserva sua imagem.

Quais são as principais vantagens das soluções Serasa Experian?

Os benefícios desse tipo de cobrança são vários, mas o que mais se destaca é a redução de custos, tendo em vista que o valor para englobar uma dívida no sistema é único e bem mais em conta que no cartório. Além disso, a segurança é um fator que precisa ser levado em consideração, uma vez que a marca envolvida não precisa comprovar os débitos, porque o nosso REFIN e o PEFIN fazem o devido respaldo judicialmente.

É importante falar também sobre a praticidade, ou seja, por meio dessa ferramenta é possível encontrar o cadastro do consumidor de maneira rápida e ainda realizar o processo de cobrança na própria ferramenta. A recuperação de dívidas também é uma vantagem, pois, devido à forma inteligente com que REFIN e PEFIN realizam as devidas cobranças, aproximadamente 50% das instituições conseguem resgatar as dívidas que não foram pagas.

A praticidade também é um lado positivo desse tipo de estratégia, afinal, é mais fácil localizar os dados do cliente e entrar em contato com ele ao adotar uma solução de cobrança mais rápida, precisa e simples, que usa apenas uma plataforma.

Por que integrar PEFIN e REFIN à política de crédito?

A política de crédito envolve analisar cadastros e definir limites — inclusive, ela precisa considerar também como será feita a cobrança caso o pagamento não seja realizado.

Integrar PEFIN e REFIN a esse processo garante mais previsibilidade e reduz riscos, já que estabelece etapas claras desde a concessão até a recuperação. Além disso, isso também ajuda a empresa a identificar perfis de clientes, ajustar condições de pagamento e refinar critérios para futuras vendas.

Qual é a diferença entre essas soluções e o protesto?

Essa dúvida é bem recorrente. Em primeiro plano, é preciso entender que o protesto é um processo formalizado, ou seja, é feito de forma obrigatória com a intenção de constar a dívida da pessoa física ou jurídica. Logo, a meta principal é cobrar o débito e, ao mesmo tempo, proteger o credor de forma legal.

Porém, para isso o empreendedor precisa analisar e estudar de maneira detalhada o título e verificar se ele tem os elementos para a execução de um protesto, como é o caso de assinaturas e documentos preenchidos corretamente.

Somado a isso, depois de seguir esse passo, ele deve se dirigir ao cartório mais próximo e pedir o protesto do título para que, assim, ele tenha direitos legais de comprovar a dívida e cobrar o capital.

Indicadores que mostram se a estratégia de cobrança está funcionando

Para entender se a empresa está realmente recuperando dívidas de forma eficaz, é importante monitorar alguns indicadores. Entre eles estão o percentual de acordos fechados, o tempo médio de regularização, o índice de reincidência e o valor total recuperado em determinado período. Ao acompanhar esses números, o empreendedor pode ajustar sua estratégia, fortalecer pontos positivos e corrigir possíveis falhas.

Por fim, agora que você já sabe um pouco mais sobre as novas soluções para a cobrança, caso haja algum problema relacionado à inadimplência na sua empresa, busque as estratégias da Serasa Experian para ajudar você a normalizar as dívidas dos seus clientes e, por consequência, minimizar os prejuízos financeiros da sua instituição.

Aproveite também o nosso conteúdo sobre ação de cobrança, entenda como funciona e quais são os documentos necessários para essa ação! Confira agora mesmo para saber mais sobre esse assunto e muitos outros! Até a próxima.