Entenda mais sobre o funcionamento da nota fiscal de estorno

Se você trabalha no ramo de comércio de produtos ou serviços, é bem provável que já tenha precisado emitir notas fiscais de compra ou venda, correto? Mas você sabe o que é a nota fiscal de estorno? No conteúdo de hoje, nós, da Serasa Experian, vamos explicar o que é essa modalidade de nota fiscal, para o que ela serve, por que ela é importante para diferentes tipos de empresas, como emiti-la e quais são as normas que a regulamentam. Se interessou? Então, continue a leitura!

O que é a nota fiscal de estorno?

A nota fiscal de estorno é um tipo de nota fiscal que serve para realizar a correção de notas fiscais que tenham sido emitidas de forma inadequada. Ela é usada nos casos em que a original é realizada com dados errados, sendo necessária correção, ou quando há cancelamento do pedido antes que a mercadoria saia da loja para ser entregue ao comprador.

Qual é a importância da nota fiscal de estorno?

Emitir a nota fiscal de estorno é importante por diversas razões. Uma delas é garantir que as informações de estoque estejam atualizadas, o que contribui tanto para o melhor controle interno da organização, que não precisará comprar algo que está disponível no estoque, quanto para evitar problemas com a fiscalização da Sefaz, que leva em conta a emissão das notas para armazenar dados sobre as transações ocorridas. Outro fator é que a nota fiscal de estorno evita o pagamento extra de tributos, uma vez que alguns deles só devem ser quitados se a mercadoria for vendida e são cobrados pela Sefaz a partir da emissão da nota fiscal. Além disso, o uso dessa forma de correção de notas permite que as auditorias fiscais sejam realizadas de forma mais eficiente, contribuindo para a melhor organização contábil da empresa. Sendo assim, é essencial que você elabore essa nota rapidamente sempre que preciso.

Como emitir a nota fiscal de estorno?

Para emitir a nota fiscal de estorno da forma correta, você deverá seguir as instruções que listamos abaixo:

1. Acesse o sistema emissor de notas fiscais
   Inicie o processo como se fosse emitir uma nota fiscal normalmente.

2. Selecione a finalidade da nota como "Ajuste"
   No campo de Finalidade da NF-e, escolha a opção "Nota fiscal de ajuste".

3. Informe a chave da nota fiscal original
   Preencha corretamente a chave de acesso da nota que será estornada.

4. Utilize o CFOP inverso
   Use o CFOP inverso ao da nota original, de acordo com a operação que está sendo desfeita.

5. Preencha os demais campos com base na nota original
   Copie as demais informações (como produtos, valores, dados do destinatário etc.) da nota fiscal que está sendo estornada.

6. Salve o documento
   Verifique se todos os campos obrigatórios estão preenchidos e salve a nota.

7. Revise as informações antes do envio
   Faça uma checagem completa para garantir que os dados estão corretos e consistentes.

8. Envie a nota para a SEFAZ
   Após a revisão, transmita a nota fiscal de estorno por meio do sistema emissor à Secretaria da Fazenda.

Qual o CFOP da nota de estorno?

O Código Fiscal de Operações e de Prestações (CFOP) usado na nota fiscal de estorno varia de acordo com o código usado na nota que foi emitida de forma inadequada. Para descobrir qual é o CFOP que deverá ser usado na nota de estorno, você analise qual foi o colocado na nota fiscal. Em seguida, você precisará buscar o CFOP que se refere à operação inversa. Por exemplo: se na primeira nota o CFOP indica a venda de um produto produzido por um terceiro, na nota de estorno, deverá constar o código de compra de produto fabricado por terceiro com finalidade de revenda.

O que a legislação afirma sobre a emissão da nota fiscal de estorno?

A regulamentação da emissão das notas fiscais de estorno determina que os documentos sejam elaborados dentro de um período específico depois que a primeira nota tiver sido gerada. Ele varia de estado para estado, sendo assim, para ter certeza de que os órgãos fiscalizadores validarão sua nota de estorno, você precisa conferir as datas limites de pagamento que foram definidas para a região em que sua empresa está situada. Vale lembrar que a perda do prazo para a realização desse tipo de nota pode acarretar complicações como o recebimento de multas e problemas para o uso de créditos ou benefícios tributários.

Dicas para evitar erros na emissão de NF de estorno

Agora que você já sabe qual é a importância e como emitir a nota fiscal de estorno, confira algumas dicas que preparamos para evitar erros durante o preenchimento do documento:

• Ofereça treinamentos para a equipe que emite notas fiscais;
• Realize uma revisão após finalizar a nota fiscal de estorno e corrija erros;
• Utilize um sistema emissor de nota fiscal que ofereça preenchimento automático de CFOPs;
• Consulte um contador de confiança sempre que tiver dúvidas se a nota de estorno deve ser emitida;
• Deixe preparada uma tabela com os CFOPs inversos aos usados para cada tipo de transação realizada por sua empresa.

Qual é a diferença entre nota fiscal de estorno e de devolução?

A emissão da nota fiscal de estorno só acontece nos casos em que os pacotes encomendados não saíram da instituição que os vendeu para serem levados ao cliente. Por outro lado, quando o pedido sai da empresa que o comercializou para ser entregue ao comprador e este a recusa, a nota fiscal de devolução é que deve ser utilizada. A nota fiscal de estorno é um documento que serve para corrigir a situação de mercadorias que nem chegaram a sair da loja para a casa do cliente e cujas notas fiscais foram emitidas, sendo essencial para a organização financeira interna da empresa comerciante e para evitar problemas fiscais. Gostou de aprender mais sobre esse tema? Confira também o material que elaboramos sobre como MEIs devem fazer a declaração de Imposto de Renda!