Mapeamento de processos: 6 dicas para alcançar eficiência operacional

O mapeamento de processos é uma metodologia utilizada no planejamento e gestão de empresas e departamentos. Graças à sua versatilidade, ele pode ser usado em organizações de diferentes segmentos e portes de atuação. Por meio de um mapa — também chamado de fluxograma — o gestor consegue descrever visualmente o fluxo de trabalho, estabelecendo quem é o colaborador responsável por cada tarefa, estruturando e organizando os eventos que se seguem para a produção do resultado final. Neste artigo, trouxemos seis dicas práticas que vão ajudar você no desenvolvimento de um mapeamento de processos, contribuindo para que o seu negócio atinja altos índices de eficiência operacional. Confira!

1. Definir os objetivos da organização e quais processos serão mapeados

O primeiro passo na elaboração de um mapeamento de processos é a definição dos objetivos da organização e de quais processos serão mapeados. Em qualquer planejamento organizacional, o ponto de partida sempre depende de uma análise e do entendimento amplo a respeito das demandas do negócio, do contexto no qual ele está inserido e de quais são os fins que se deseja alcançar. Dessa forma, defina os objetivos da empresa e avalie de que forma o mapeamento dos processos pode ajudar a atingir esses objetivos. Depois, liste todos os setores envolvidos e os processos que serão mapeados. Para entender melhor na prática como funciona um mapeamento de processos, confira o desafio da Escola Ateneu e como o Impulsiona Pequenos Negócios ajudou ela a ter mais controle do seu dia a dia na escola, no link abaixo!

2. Apontar os fornecedores do processo

O mapeamento de processos pode ser definido como uma espécie de ferramenta de gestão já que favorece a adoção das melhores práticas dentro de um negócio. Depois de estabelecer quais são os objetivos da organização e quais processos serão mapeados, a segunda etapa consiste na identificação dos fornecedores desses processos. E, quando falamos em fornecedores, não estamos nos referindo a empresas ou prestadores de serviços que atendem a sua empresa fornecendo produtos ou serviços. Aqui, são chamados de fornecedores os profissionais responsáveis por dar o start em uma demanda. Nesse sentido, a primeira etapa do fluxo é a definição de responsabilidade desses fornecedores. Caso você esteja revalidando um processo, esse passo vai ajudar a identificar se o fornecedor está realmente capacitado para as suas tarefas ou se precisa ser substituído. Por outro lado, se for um processo novo, esta será a etapa em que o gestor vai escolher qual será a pessoa responsável por dar início ao processo. Na hora de escolher o profissional, dê preferência a pessoas com perfil proativo, que tenha boa compreensão do processo e interesse em aprender.

3. Identificar quais são as entradas dos processos

Identificados os fornecedores, é o momento de definir as entradas dos processos, também chamada de “inputs”. Estas entradas se referem ao momento em que uma demanda é criada e o processo é iniciado. Na entrada de um processo você precisa seguir uma lógica, ou seja, para que a execução ocorra, é necessário criar regras de gestão e um briefing. Por se tratar do input e considerando que você vai mapear todo o processo, aproveite esse momento para identificar quais gatilhos despertarão as ações seguintes.

4. Definir os elementos que compõem aquele processo

Agora, o passo seguinte consiste na identificação de todos os elementos que vão compor o processo que está sendo mapeado. A partir do input você deve identificar:

• quais tarefas serão realizadas ao longo do processo;
• quem são os responsáveis por cada tarefa.

Se o gestor estiver promovendo a reestruturação de um fluxo já existente, ele pode desenhar esse fluxo e, a partir dele, avaliar ações que podem ser incluídas ou repensadas para melhorar o processo como um todo. O mapeamento de processos é uma estratégia que contribui para o desenvolvimento das melhores práticas dentro do negócio, estimula o melhor desempenho na gestão de equipes e estimula o crescimento da empresa.

5. Identificar as saídas do processo

Na quinta etapa do mapeamento, chagamos à saída do processo. Esse é o momento de fechamento/entregas do mapeamento. Tão importante quanto a entrada, o fim do mapeamento é a linha de chegada do processo. Estabelecer essa linha permite ter uma visão da extensão do processo, de quantas fases existem, de quem são todos os envolvidos e de qual é o tempo necessário para a sua execução completa. Um mapeamento só será completo se ele tiver início, meio e fim. O tamanho do mapa não é tão importante, desde que ele seja dinâmico e contemple todas as ações necessárias para a execução perfeita do processo.

6. Documentar o processo

Por fim, depois de fechar o ciclo completo do mapeamento dos processos, o gestor deve conferir quem são todos os executores e suas responsabilidades. Todos os envolvidos precisam ter acesso ao documento e conhecer sua parcela de participação nas tarefas. Por isso, depois de fazer o mapeamento, a empresa precisa documentar todas as etapas, atividades, responsáveis, entradas, saídas, clientes e fornecedores. O documento deve ser compartilhado com a equipe, que precisa receber todas as orientações e esclarecer eventuais dúvidas antes da implementação das mudanças. Como você viu, o mapeamento de processos é um mecanismo que pode ser utilizado por empresas de todos os portes. Com atenção e foco nas necessidades da empresa e no entendimento acerca das oportunidades de melhoria, é possível favorecer a produtividade, a qualidade dos processos e a busca por um desempenho de excelência. Para mapear processos, comece identificando o problema, depois, discuta todas as atividades envolvidas, defina os responsáveis, identifique o input e determine e sequencie cada passo. Concluído o mapeamento, não se esqueça de revisá-lo e de compartilhar as informações levantadas e organizadas com toda a equipe. É super importante partilhar esse conhecimento e trazê-lo para discussão antes de implementar o mapa de processos, uma vez que a equipe e os responsáveis envolvidos precisam estar alinhados. Depois de implementado, lembre-se de acompanhar o andamento do processo, avalie eventuais dificuldades e a necessidade de implementação de melhorias. O mapa de processos pode ser alterado sempre que o gestor identificar oportunidades de melhoria. Este artigo sobre mapeamento de processos foi útil? Aproveite para assinar a nossa newsletter e fique por dentro de outras dicas e conteúdos para uma gestão mais eficiente da sua empresa.