As áreas de Compliance enfrentam um desafio cada vez maior: garantir que os controles internos acompanhem a evolução dos riscos regulatórios, operacionais e reputacionais. Em um cenário marcado pelo fortalecimento das exigências relacionadas à prevenção à lavagem de dinheiro, ao financiamento do terrorismo e à integridade corporativa, conhecer clientes já não é suficiente. Também é necessário conhecer as pessoas que atuam dentro da organização.
Nesse contexto, processos de Know Your Employee (KYE), background check e due diligence ganharam espaço nas estratégias de Compliance. Essas práticas ajudam instituições financeiras, instituições de pagamento e empresas reguladas a ampliar a visibilidade sobre potenciais riscos relacionados a colaboradores, candidatos e terceiros, envolvidos em atividades relevantes para o negócio.
Além de fortalecer a governança interna, essas iniciativas contribuem para o cumprimento de obrigações regulatórias e para a construção de processos mais consistentes de gestão de riscos.
Com o apoio de tecnologia e inteligência de dados, tornou-se possível realizar avaliações mais completas, rastreáveis e eficientes. É justamente nesse cenário que o Conheça seu Colaborador, da Serasa Experian, surge como uma ferramenta de apoio para áreas de Compliance que buscam mais agilidade e profundidade em suas análises. Saiba mais!
Neste conteúdo você vai ler (Clique no conteúdo para seguir)
- O papel do KYE na estratégia de Compliance
- A relação entre KYE, background check e due diligence
- A Circular Bacen nº 3.978/2020 e os desafios das instituições financeiras
- A importância da gestão de riscos associada a colaboradores
- A legalidade do background check no Brasil
- Os desafios dos processos tradicionais de background check
- O que é o Conheça seu Colaborador da Serasa Experian
- As informações analisadas pelo Conheça seu Colaborador
- O diferencial do Conheça seu Colaborador na interpretação de dados
- Perguntas frequentes
O papel do KYE na estratégia de Compliance
O conceito de KYE pode ser traduzido como "conheça seu colaborador". A prática consiste na adoção de procedimentos destinados a compreender melhor quem são os profissionais que atuam dentro da organização e quais eventuais riscos podem estar associados ao exercício de suas funções.
Nos últimos anos, o KYE passou a ocupar posição de destaque nas estruturas de Compliance devido ao aumento das exigências regulatórias relacionadas à prevenção à fraude, à corrupção, à lavagem de dinheiro e a outras ameaças à integridade corporativa.
Entre os objetivos de um programa de KYE estão:
- validar informações cadastrais;
- confirmar identidade e histórico profissional;
- identificar vínculos empresariais relevantes;
- mapear potenciais conflitos de interesse;
- apoiar avaliações de integridade;
- fortalecer controles internos;
- ampliar a rastreabilidade das análises.
A profundidade dessas verificações deve ser compatível com o perfil de risco da instituição e com as responsabilidades associadas a cada função.
A relação entre KYE, background check e due diligence
Embora os termos sejam frequentemente utilizados em conjunto, eles não representam exatamente a mesma atividade.
O background check corresponde ao processo de verificação de informações relevantes sobre um indivíduo. Já o KYE representa uma abordagem mais ampla, que utiliza diferentes mecanismos para conhecer e monitorar colaboradores sob a ótica de riscos e conformidade.
A due diligence, por sua vez, consiste em uma investigação mais aprofundada destinada a identificar informações significativas para a tomada de decisão.
Na prática, essas iniciativas costumam atuar de forma complementar:
- o background check apoia a validação de informações;
- o KYE estabelece uma estrutura contínua de avaliação;
- a due diligence aprofunda investigações relacionadas à integridade e aos riscos.
Quando integradas, essas práticas ajudam a fortalecer programas de Compliance e a ampliar a capacidade de prevenção das organizações.
A Circular Bacen nº 3.978/2020 e os desafios das instituições financeiras
A Circular Bacen nº 3.978/2020 estabelece diretrizes para a implementação de políticas, procedimentos e controles internos voltados à prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo pelas instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil.
A regulamentação adota uma abordagem baseada em risco, exigindo que as instituições desenvolvam mecanismos compatíveis com seu porte, perfil operacional e exposição a ameaças relacionadas à integridade financeira.
Entre os pilares da Circular estão:
- identificação e avaliação de riscos;
- adoção de políticas de prevenção;
- implementação de controles internos;
- monitoramento contínua;
- manutenção de registros;
- rastreabilidade das análises realizadas;
- capacitação de colaboradores.
Embora a Circular não determine uma metodologia específica para processos de KYE ou background check, ela reforça a necessidade de mecanismos que permitam identificar, avaliar e mitigar riscos relacionados às pessoas que atuam na instituição.
Por esse motivo, muitas organizações passaram a incorporar práticas estruturadas de avaliação de colaboradores dentro de seus programas de Compliance.
A importância da gestão de riscos associada a colaboradores
A gestão de riscos deixou de considerar apenas clientes, fornecedores e parceiros comerciais. Hoje, as organizações também precisam compreender potenciais vulnerabilidades associadas ao seu capital humano.
Dependendo da função exercida, determinados profissionais podem ter acesso a informações sensíveis, movimentações financeiras, processos estratégicos e sistemas críticos para a operação da empresa.
Por esse motivo, áreas de Compliance costumam avaliar aspectos como integridade, conflitos de interesse, processos e antecedentes.
A adoção de processos estruturados de análise contribui para uma visão mais ampla dos riscos e fortalece a capacidade da instituição de tomar decisões alinhadas às suas políticas internas.
A legalidade do background check no Brasil
O background check é uma prática permitida no Brasil quando realizado em conformidade com a legislação vigente e com finalidade legítima relacionada às atividades da organização.
As instituições também devem observar as disposições da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), considerando as bases legais aplicáveis, os critérios de tratamento das informações e as políticas internas relacionadas à privacidade e proteção de dados.
A definição das bases legais, dos fluxos de consentimento quando aplicáveis e das obrigações regulatórias permanece sob responsabilidade de cada instituição.
Por esse motivo, é recomendável que os procedimentos de background check estejam alinhados às diretrizes de Compliance, Jurídico, Privacidade e Governança da organização.
Os desafios dos processos tradicionais de background check
Apesar da relevância crescente dessas análises, muitas equipes de Compliance ainda enfrentam limitações operacionais.
Em diversos cenários, a coleta de informações depende da consulta a diferentes fontes, exigindo esforço manual para consolidar dados e interpretar resultados.
Os desafios mais comuns são:
- informações dispersas;
- excesso de consultas manuais;
- dificuldade de interpretação;
- retrabalho operacional;
- falta de padronização;
- rastreabilidade reduzida;
- tempo de análise elevado.
Além do impacto operacional, esse cenário pode comprometer a capacidade da equipe de identificar rapidamente potenciais pontos de atenção.
O que é o Conheça seu Colaborador da Serasa Experian
O Conheça seu Colaborador é uma solução da Serasa Experian desenvolvida para apoiar processos de KYE, background check, Compliance e gestão de riscos. A plataforma centraliza informações provenientes de múltiplas fontes e entrega análises interpretadas para apoiar a tomada de decisão.
A proposta da solução é reduzir atividades operacionais relacionadas à coleta e organização de dados, permitindo que as equipes concentrem seus esforços na avaliação dos resultados.
Processos que tradicionalmente podem demandar dias ou semanas passam a ser realizados em minutos, com informações organizadas e contextualizadas em um único ambiente.
As informações analisadas pelo Conheça seu Colaborador
Para apoiar avaliações de integridade e gestão de riscos, o Conheça seu Colaborador reúne diferentes fontes de informação.
Entre os dados analisados estão:
- dados cadastrais e validação de identidade;
- histórico profissional;
- exposição na mídia;
- vínculos empresariais;
- conflitos de interesse;
- processos e antecedentes;
- indicadores financeiros;
- sanções e listas restritivas nacionais e internacionais.
A centralização dessas informações permite uma análise mais estruturada e reduz a necessidade de consultas independentes em diferentes sistemas.
O diferencial do Conheça seu Colaborador na interpretação de dados
Grande parte das soluções disponíveis no mercado entrega apenas dados ou relatórios técnicos para análise posterior.
O Conheça seu Colaborador foi desenvolvido para ir além da simples consulta de informações. A solução organiza, interpreta e contextualiza os dados encontrados, apoiando a identificação de potenciais riscos e reduzindo o esforço analítico das equipes de Compliance.
Os principais recursos são:
- resumo executivo dos principais alertas;
- contextualização das informações encontradas;
- visão consolidada do colaborador;
- identificação de potenciais riscos;
- maior autonomia para as equipes de Compliance.
Essa abordagem ajuda a transformar grandes volumes de informação em análises mais objetivas e acionáveis.
O aumento das exigências regulatórias e da necessidade de fortalecer controles internos fez com que processos de KYE, background check e due diligence ganhassem relevância nas estratégias de Compliance. Nesse cenário, o Conheça seu Colaborador apoia as organizações ao centralizar informações estratégicas e entregar análises interpretadas, contribuindo para avaliações mais eficientes, rastreáveis e alinhadas às necessidades de gestão de riscos e conformidade.
Quer fortalecer seus processos de KYE, background check e gestão de riscos? Conheça o Conheça seu Colaborador e descubra como a inteligência de dados da Serasa Experian pode apoiar sua estratégia de Compliance.
Perguntas frequentes
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O que é KYE?
KYE significa Know Your Employee e corresponde ao conjunto de práticas utilizadas para conhecer melhor colaboradores sob a ótica de riscos, integridade e conformidade.
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O background check é permitido no Brasil?
Sim. O background check é permitido quando realizado em conformidade com a legislação vigente, incluindo a LGPD, e com finalidade legítima relacionada à avaliação realizada.
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O Conheça seu Colaborador apoia processos de KYE?
Sim. A solução reúne informações relevantes para avaliações de integridade e de potenciais riscos em um único ambiente, apoiando processos de KYE com mais eficiência e rastreabilidade.
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O Conheça seu Colaborador ajuda no atendimento à Circular Bacen nº 3.978/2020?
A solução apoia processos de KYE, gestão de riscos e Compliance ao consolidar informações relevantes para avaliações de integridade e monitoramento de colaboradores. A definição dos critérios e procedimentos regulatórios continua sendo responsabilidade de cada instituição.
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Qual é o diferencial do Conheça seu Colaborador?
Além de centralizar informações de múltiplas fontes, a solução entrega análises interpretadas e contextualizadas, reduzindo o esforço analítico das equipes de Compliance.
