Dia Mundial do Meio Ambiente: será que você sabe por que essa data é relevante para a sua empresa? Quando se fala em datas comemorativas aplicadas ao ambiente organizacional, a primeira ideia que vem à mente é desenvolver ações de divulgação em mídias sociais ou treinamentos de conscientização entre os colaboradores. No entanto, as ações do Dia Mundial do Meio Ambiente devem ser levadas para além disso. Para ajudar você a entender melhor o que isso significa, vamos fazer uma pequena provocação: como você enxerga a relação entre as atitudes da sua empresa e boas práticas de proteção do meio ambiente? Existem medidas específicas voltadas ao cuidado ambiental? O Dia Mundial do Meio Ambiente é uma data que ajuda a lembrar a importância de repensar ações e práticas de sustentabilidade no seu negócio. Neste post, dicas práticas de como fazer a sustentabilidade sair do papel — literalmente!
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O que é o Dia Mundial do Meio Ambiente?
O dia 5 de junho é lembrado como o Dia Mundial do Meio Ambiente. Foi criado em 1972 pela Assembleia Geral das Nações Unidas, com o objetivo de chamar a atenção das pessoas e entidades para problemas ambientais e a importância da preservação dos recursos naturais.
Por que essa data é importante para os negócios?
As empresas têm impactos diretos no meio ambiente decorrentes de suas operações e isso é um fato. E aqui, não nos referimos apenas às indústrias gigantes, que soltam fumaça e aumentam a poluição. Nos referimos ao uso de papel nas atividades do dia a dia, ao consumo de água, ao uso de plástico, entre outros processos que parecem naturais à operação, mas que precisam ser mudados. Quer um exemplo? Uma pesquisa realizada pela Gartner Inc. revelou que um funcionário comum gasta em média 10 mil folhas de papel por ano, o equivalente à uma árvore e meia de eucalipto. Já imaginou esse número multiplicado pela quantidade de funcionários em pequenas, médias e grandes empresas? Assustador, não é? E os impactos ambientais não param por aí. É preciso considerar ainda que muitas dessas folhas vão para o lixo e levam de três a seis meses para se decompor — e que se forem descartadas de forma incorreta podem representar danos ainda maiores. Nesse sentido, o Dia Mundial do Meio Ambiente desperta para questões essenciais sobre sustentabilidade, responsabilidade ambiental e responsabilidade social corporativa. Assuntos que, no âmbito empresarial, precisam ser levados em consideração. As empresas têm o conhecimento e as ferramentas para implementar ações de proteção ao meio ambiente. Desse modo, devem repensar suas práticas e processos, investir em medidas ambientalmente seguras e contribuir para a preservação dos recursos naturais. A contabilidade ambiental é um exemplo de movimento que tem sido praticado dentro das empresas com o objetivo de repensar a maneira como as operações impactam o meio ambiente. Ela diz respeito ao registro de todas as operações que trazem impactos ao meio ambiente, funcionando como um grande histórico capaz de relacionar os resultados da exploração ambiental com patrimônios monetários. Aliás, voltando em nossas contas sobre o consumo de papel, a mesma pesquisa da Gartner Inc. revela que as empresas costumam gastar 3% do seu lucro com papéis. Provavelmente você está se perguntando que tipo de ação pode ser implementada na sua empresa em termos de sustentabilidade? Para ajudá-lo a traçar uma estratégia, vamos explicar o conceito do paperless.
Por que ser paperless?
O termo "paperless", que pode ser traduzido livremente como "sem papel", diz respeito a uma ação de gestão direcionada para o desenvolvimento de estratégias que buscam reduzir ao máximo a utilização de papel dentro da empresa. O paperless é colocado em prática por meio da redução de utilização de papel em todos os setores do negócio. A ideia está em reduzir a rotina física que envolve impressões e arquivamento de documentos físicos, substituindo pela utilização de tecnologia. A consequência disso é a redução do impacto ambiental e da geração de lixo. As ações vão desde a contenção do uso de blocos de anotação e de impressão de e-mails, até a utilização de contratos com assinaturas digitais e investimento em arquivamento e gestão de documentos em nuvem.
Quais são os benefícios do paperless para as empresas?
Uma estratégia de paperless pode trazer diversos benefícios para a empresa, inclusive sob o ponto de vista financeiro. Muitas organizações ainda utilizam os modelos tradicionais de gestão, pois desconhecem as vantagens de uma política de paperless. A seguir, falamos um pouco mais sobre elas.
- Redução de custos
Todas as ações implementadas na empresa precisam passar por uma análise financeira. Diante disso, o primeiro benefício que vamos citar está justamente relacionado aos gastos. Com boas práticas de paperless, é possível reduzir custos com: impressão, papel, toner e tinta de máquinas, manutenção de equipamentos de impressora e despesas gerais com alguns materiais de escritório. Tais itens são substituídos, na medida do possível, por ferramentas digitais. Muito embora as esses recursos demandem investimentos, o custo-benefício sempre se mostra mais vantajoso em direção ao uso da tecnologia.
- Otimização do espaço físico
Esse é um benefício que também impacta o custo final. Com menos papel, o espaço necessário para armazenamento de materiais e documentos se torna desnecessário. Dependendo do porte da sua empresa isso pode fazer muita diferença.
- Agilidade no acesso às informações e produtividade
O paperless é sinônimo de uso de tecnologia, uma vez que adota medidas voltadas à substituição do papel por ferramentas digitais. Uma das grandes vantagens do uso de tecnologia é que ela permite o armazenamento das informações em servidores — principalmente na nuvem —, e estas informações são organizadas de uma forma que os usuários conseguem acessá-las e recuperá-las rapidamente. Dessa maneira, quando é preciso consultar um arquivo, basta conectar o sistema e localizar brevemente o documento. Encontrá-lo é mais fácil, e isso contribui para o aumento da produtividade.
- Segurança e rastreabilidade de informações
Outra vantagem trazida pelo paperless é facilidade de rastreamento de informações e, consequentemente, aumento da segurança com relação aos documentos mantidos na base de dados da empresa. Com a gestão virtual de documentos, a empresa tem condições de controlar os acessos, protegendo documentos sigilosos com senha e criptografia. Somado a isso, é possível rastrear as movimentações realizadas nos sistemas já que elas costumam ficar registradas.
- Redução do impacto ambiental
Não podemos deixar de citar a redução do impacto ambiental, já que esse conteúdo é voltado a ações de gestão em homenagem ao Dia Mundial do Meio Ambiente. É sabido que o processo de fabricação de papel envolve práticas que afetam o uso de recursos naturais e geram contaminação na água. Nesse contexto, quanto menor for o uso do papel, menor será o dano causado no meio ambiente.
Por que contar com certificado digital?
O movimento paperless caminha junto da sustentabilidade e do uso de ferramentas como o certificado digital. Um exemplo prático para você entender isso é a implementação da nota fiscal eletrônica. Desde que esse documento passou a ser utilizado e o certificado digital se tornou uma exigência, estima-se que as empresas deixaram de imprimir mais de 56 bilhões de folhas de papel. Por isso, o certificado digital, além de trazer segurança e garantia à validade jurídica de transações eletrônicas, elimina a necessidade de impressão de documentos fiscais. O certificado digital pode ser utilizado na emissão de notas fiscais, no cadastramento de procurações, assinatura de documentos, entre outros. O paperless assim como o uso do certificado digital são duas ações que podem ser implementadas no seu negócio. Com uma boa estratégia de gestão e pequenas mudanças na empresa, é possível agir com foco em sustentabilidade e cuidado com a proteção do meio ambiente. Você gostou deste artigo sobre o Dia Mundial do Meio Ambiente sob a perspectiva dos negócios? Aproveite para conferir este artigo sobre Certificado Digital e Sustentabilidade e aprofunde o seu conhecimento sobre o tema!
