Dicas para saber como organizar controle financeiro sendo MEI

O controle financeiro é fundamental para o sucesso de qualquer negócio, e para os MEIs não é diferente. Ao organizar as finanças, o empreendedor tem uma visão clara da situação da empresa, podendo tomar decisões mais assertivas, planejar o crescimento e evitar problemas financeiros. Gerenciar as finanças de um MEI não é fácil, pois envolve controlar pagamentos, notas fiscais, fluxo de caixa e registrar todas as transações financeiras, principalmente se o empreendedor costuma misturar suas finanças pessoais com as da empresa. Mas acredite, nada está perdido! Com disciplina, organização e as ferramentas certas, é possível manter as finanças em dia e alcançar o sucesso nos negócios. Por isso, iremos te apresentar uma planilha que irá simplificar o controle e domínio das finanças da sua empresa de forma assertiva.

Qual é a diferença de controle e gestão financeira?

Para dominar um assunto, primeiro precisamos entender o básico sobre ele. Por isso, entenda a diferença entre controle e gestão financeira, duas nomenclaturas semelhantes, mas de significados distintos, capazes de transformar o seu negócio:

Controle financeiro

O controle financeiro do MEI é essencial para o sucesso de qualquer empresa. Ele permite o acompanhamento das movimentações financeiras diárias, como entradas e saídas de caixa, e a projeção de receitas e despesas futuras. Assim, garante o bom funcionamento das atividades financeiras e evita o uso inadequado dos recursos da empresa.

Gestão financeira

Por outro lado, a gestão financeira abrange um conjunto de práticas mais amplo. É responsável por planejar e direcionar os recursos de forma estratégica, visando o alcance de metas e objetivos a médio e longo prazo. Entre suas atividades, estão a análise de recursos, a aprovação de investimentos e a busca por desperdícios financeiros. O controle financeiro é ainda mais crucial para as empresas terem sucesso financeiro. Com ele, é possível ter uma visão clara sobre seus recursos, identificar oportunidades de investimento e melhorar o processo de tomada de decisão. Ele é ainda mais importante em empresas de pequeno e médio porte, e fundamental para a sobrevivência de negócios iniciantes, como startups.

Como uma planilha financeira facilita o controle financeiro do MEI?

A planilha financeira é um tipo de gerenciador que ajuda na organização e controle das finanças pessoais ou empresariais. Com ela, é possível ter:

Visão clara das finanças

Uma planilha financeira oferece uma visão abrangente e detalhada de todas as suas transações financeiras, receitas, despesas, investimentos e saldos bancários.

Organização e controle

Permite organizar suas finanças de forma estruturada, facilitando o acompanhamento de gastos, a identificação de áreas problemáticas e a tomada de decisões informadas.

Identificação de padrões de gastos

Análise de gastos por categoria, identificação de padrões de consumo, áreas onde é possível economizar e oportunidades para otimizar o uso do dinheiro.

Controle de dívidas

Acompanhamento de dívidas, juros, prazos de pagamento e planejamento para quitação, evitando o acúmulo de juros e cobranças.

Simulações e projeções

Realização de simulações financeiras, projeções de cenários futuros, avaliação do impacto de diferentes decisões financeiras e planejamento para diferentes situações.

Preparação de impostos

Organização de informações financeiras para a declaração de impostos, facilitando o processo e evitando erros.

Tomada de decisões financeiras

Base sólida para tomar decisões financeiras informadas, como investimentos, compras, empréstimos e outras escolhas que afetam seu futuro financeiro.

Como criar uma planilha financeira?

• Escolha a ferramenta: opte por uma ferramenta de planilha como Microsoft Excel ou Google Sheets;
• Crie categorias: defina categorias para suas receitas (salário, investimentos, etc.) e despesas (aluguel, alimentação, transporte, etc.);
• Insira dados: registre todas as suas transações financeiras, incluindo data, descrição, categoria, valor e saldo da conta;
• Use fórmulas: utilize fórmulas para calcular automaticamente totais, saldos e outras métricas relevantes;
• Crie gráficos: visualize seus dados financeiros por meio de gráficos e tabelas para identificar tendências e padrões;
• Acompanhe regularmente: atualize sua planilha regularmente para manter o controle de suas finanças;
• Personalize: adapte a planilha às suas necessidades, adicionando categorias e recursos que atendam aos seus objetivos.

Lembre-se de que existem modelos de planilhas financeiras prontos disponíveis online que podem ser personalizados de acordo com suas necessidades.

Quais são os maiores erros cometidos pelos MEIs nas finanças?

Como já sabemos, não ter um orçamento e controle de fluxo de caixa leva a gastos impulsivos e desnecessários, acarretando problemas financeiros, mas existem ainda outras causas que podem levar a um colapso financeiro. Abaixo, confira alguns dos maiores erros cometidos:

1. Ignorar a concorrência

Não analisar os preços praticados pelos concorrentes pode levar a preços muito altos (e perda de clientes) ou muito baixos (e prejuízo).

2. Desconsiderar o valor percebido

O preço deve refletir o valor que o cliente percebe no produto ou serviço e não somente os custos.

3. Mistura de contas pessoais e empresariais

Usar o dinheiro da empresa para pagar despesas pessoais compromete a saúde financeira do negócio.

4. Desconhecimento de impostos e obrigações

Não se informar sobre os impostos e obrigações do MEI pode gerar multas e dívidas.

5. Problemas com a Receita Federal

A falta de separação pode gerar problemas com a Receita Federal, como a cobrança de impostos indevidos.

6. Desconhecimento do mercado

Não entender o público-alvo e as tendências do mercado pode levar a produtos ou serviços que não atendem às necessidades dos clientes.

7. Falta de investimento em marketing e vendas

Não divulgar o negócio e não ter estratégias de vendas pode resultar em poucos clientes e baixo faturamento.

Dicas da Serasa Experian para um bom controle financeiro MEI

Gerenciar seu dinheiro de forma eficaz e planejar são essenciais para alcançar resultados financeiros positivos. Dessa forma, apresentamos estratégias para você, MEI, otimizar suas finanças e melhorar seu desempenho financeiro:

Separe as contas pessoais e da empresa

Para otimizar a gestão financeira do seu negócio, abra uma conta bancária dedicada exclusivamente às transações da empresa. Essa prática simplifica o acompanhamento do fluxo de caixa, facilita a distinção entre despesas e receitas do negócio, e, crucialmente, evita a mistura de finanças pessoais e empresariais. Além disso, defina um pró-labore, que representa o seu salário como MEI. Estabeleça um valor fixo mensal para retirar da conta da empresa e utilize estritamente esse montante para suas despesas pessoais. Essa disciplina contribui significativamente para um controle financeiro do MEI eficiente e para a saúde econômica do seu empreendimento.

Registre a entrada e saída de produtos

Mantenha um controle rigoroso do estoque, registrando cada entrada e saída de produtos. Essa prática é essencial para evitar perdas por deterioração ou extravio, prevenir o desabastecimento que frustra clientes e também o acúmulo de produtos parados, que imobiliza capital. Uma análise regular do histórico de vendas é fundamental para identificar os campeões de venda e os itens com baixa rotatividade. Essa informação direciona suas compras de forma inteligente, evitando excessos e otimizando seu capital de giro. Além disso, a busca por fornecedores que ofereçam preços competitivos e condições de pagamento vantajosas impacta diretamente no seu controle financeiro como MEI, contribuindo para a saúde financeira do seu negócio.

Mantenha as obrigações em dia

O MEI tem obrigações fiscais simplificadas, mas é importante manter o pagamento dos impostos em dia para evitar multas, juros e acúmulo de pendências. Por isso, consulte regularmente se constam dívidas em seu CNPJ, emita notas fiscais e declare o Imposto de Renda anualmente. Consulte um contador ou utilize programas online para fazer a declaração.

Busque conhecimento e capacitação

Invista em conhecimento! Busque cursos sobre gestão financeira, empreendedorismo e áreas afins para aprimorar suas habilidades e refinar suas decisões estratégicas. Mantenha-se sempre atualizado sobre as tendências do mercado, as alterações na legislação pertinente ao seu setor e as últimas novidades da sua área de atuação. Estar bem informado é crucial para um controle financeiro MEI eficaz e para a longevidade do seu negócio.