Como planejar o pagamento de fornecedores? Confira essas 8 dicas

Criar uma relação de parceria com os fornecedores para facilitar as negociações e não prejudicar o andamento dos processos da empresa é fundamental para seu sucesso. Independentemente do porte, todo negócio deve manter uma relação aberta com sua cadeia de fornecimento para alcançar esse objetivo. Afinal, para haver uma troca mútua de vantagens, de experiência e de desenvolvimento, é preciso ir além do contato burocrático. Parte das ações direcionadas a esse relacionamento mais estreito com os parceiros passa por um bom planejamento para o pagamento de fornecedores. Esse passo é essencial para a criação de relações comerciais em que todos saem ganhando. Mas saiba desde já: é crucial seguir algumas dicas para que esse planejamento seja eficiente e contribua para a efetivação da parceria. Pois é justamente sobre elas que vamos falar neste post. Acompanhe a leitura e comece logo a implantar essas ações na sua empresa!

1. Planeje bem as compras

O primeiro passo para que o pagamento de fornecedores seja feito com eficácia é interno: você deve planejar bem suas compras, avaliando seus processos de produção ou de vendas, incluindo todas as variáveis que podem afetá-los. Para isso, você pode ter como base o seguinte passo a passo:

• faça uma análise e um levantamento das demandas do seu negócio;
• determine com que periodicidade serão feitas as compras;
• estipule um orçamento para cada setor;
• pesquise e faça o orçamento de cada mercadoria a ser adquirida;
• faça a devida conferência ao receber os pedidos;
• registre tudo no sistema de gestão de estoque da sua empresa.

2. Controle os pagamentos e recebimentos

Você pode optar por um sistema automatizado, como um software, ou por planilhas comuns, feitas usando o bom e velho Excel no computador. O importante aqui é que haja um controle efetivo de todos os pagamentos e recebimentos da empresa, usando o fluxo de caixa para se ter uma visão estratégica das finanças. Seu sistema de controle deve incluir tanto informações como folha de pagamento, tributos e custos da empresa como dados de contas a pagar aos fornecedores, com datas de entrada e saída, valores, entre outros. A tecnologia pode ser uma forte aliada na organização desses dados, simplificando os processos e minimizando erros.

3. Monitore os prazos

Fazendo essa primeira estruturação, com o planejamento das compras, o controle do fluxo de caixa e dos pagamentos aos fornecedores, o próximo passo é monitorar os prazos para que nenhum deles seja perdido. Essa verificação garante que possíveis problemas sejam detectados a tempo de serem resolvidos adequadamente, valendo tanto para que o dinheiro não saia da conta antes do previsto quanto para evitar atrasos e, consequente, pagamento de juros.

4. Priorize determinados pagamentos

É preciso negociar com cada um dos seus fornecedores em relação às melhores datas e formas de pagamento. Assim, você consegue priorizar, por exemplo, aqueles que oferecem descontos em troca de pagamentos antes da data estipulada em contrato. Essas negociações também permitem que os pagamentos sejam feitos nos dias em que a empresa tem mais dinheiro em caixa, diminuindo as chances de ter que recorrer a empréstimos ou de atrasar e arcar com juros. Fazendo esse controle, será possível aproveitar as melhores condições oferecidas por cada parceiro.

5. Programe os pagamentos

Após a organização de todos esse dados e a negociação com os fornecedores, sua empresa poderá fazer com antecedência a programação dos pagamentos. Para isso, você pode usar calendários digitais que emitem alertas, avisando sobre as datas. Todos os débitos, prazos, nomes dos fornecedores e valores de descontos obtidos podem ser inseridos na ferramenta.

6. Controle o fluxo de caixa e o estoque

Ao planejar o pagamento de fornecedores, você vai perceber que seu fluxo de caixa deve ter uma relação direta com a gestão de estoque da empresa. Por isso, além da questão financeira, ele deve incluir as entradas e saídas de produtos e de insumos, além de comparar recebimentos e pagamentos. Com essas informações em mãos, você poderá sempre se antecipar às demandas e terá maior poder de negociação, evitando as compras feitas sem planejamento ou em cima da hora. O maior problema das urgências é que elas geralmente vêm acompanhadas de preços mais altos e prazos de entrega menos interessantes. Nessa conta, você também deve considerar que não vale a pena ter um estoque muito alto, que fique muito tempo parado na empresa. Afinal, isso significa dinheiro imobilizado e pode resultar em prejuízos e falhas na sua gestão financeira. Uma boa gestão do caixa e do estoque, portanto, otimiza seus fluxos e potencializa seus resultados, além de ajudar na organização dos processos junto aos fornecedores.

7. Opte por compras a prazo

A parceria com seus fornecedores também deve ser aberta o suficiente para que vocês consigam estabelecer compras a prazo sem que haja incidência de juros, de multas ou que os preços sejam mais altos por isso. A ideia aqui é que você obtenha os materiais e produtos de que precisa para manter seus processos funcionando adequadamente, mas que o pagamento por eles seja feito após o recebimento das vendas.

8. Renegocie quando necessário

Muitas vezes, mudanças no mercado ou no comportamento dos consumidores podem ser imprevisíveis, alterando todo o seu planejamento financeiro e afetando inclusive o pagamento de fornecedores dentro do prazo combinado. Mas isso não precisa ser motivo para estremecer a relação ou para que sejam cobrados juros pelo atraso! Ao criar uma relação de parceria e de confiança ao longo de sua jornada juntos, vocês podem renegociar os pagamentos de uma forma que nenhum dos lados saia prejudicado. Nesse caso, faça uma proposta que contemple novos prazos e condições de pagamento, mas não deixe de cumpri-la! Manter um bom controle do pagamento de fornecedores é fundamental para evitar atrasos e desgastes na relação com seus parceiros de negócio. Para isso, é necessário fazer uma boa gestão das finanças, das compras e dos recebimentos para fugir de imprevistos e sua empresa caminhar sempre em direção ao sucesso. Precisa de ajuda para fazer seu planejamento e criar relações duradouras e vantajosas com seus parceiros? Entre em contato conosco!