Como contar caracteres no Excel? Entenda na prática!

Contar caracteres no Excel apoia cadastros, validações e relatórios que sustentam a operação diária de PMEs, microempresas e MEIs. O recurso ajuda a medir campos como descrições de produtos, códigos e números de documentos, evitando divergências e retrabalho.

A leitura apresenta a função NÚM.CARACT e variações úteis para tratar espaços, somar comprimentos em intervalos e localizar ocorrências específicas. Cada seção traz exemplos práticos que dialogam com rotinas financeiras, comerciais e de atendimento. O material também conecta o tema a fontes oficiais do governo para reforçar a conformidade em cadastros e controles internos.

Continue a leitura para dominar as técnicas, melhorar a qualidade dos seus dados e transformar suas planilhas em ativos confiáveis para decisões no dia a dia!

Por que contar caracteres no Excel importa para empresas?

Empresas precisam manter cadastros consistentes para emissão de notas, conciliações e comunicação com clientes. A função de contagem de caracteres ajuda a manter limites padronizados em colunas críticas e evita que um campo extrapole o espaço aceito por sistemas internos. Esse cuidado reduz divergências entre planilhas e ERPs, além de facilitar integrações futuras.

No Brasil, números de documentos seguem formatações oficiais que impactam a qualidade dos cadastros. O CNPJ possui 14 dígitos e passará a aceitar letras a partir de 2026, sem mudar a quantidade de posições, enquanto o CPF permanece com 11 dígitos, ambas informações publicadas pela Receita Federal. Controlar o comprimento desses campos no Excel evita recusas em envios e retrabalho em lotes de importação.

Outro ponto envolve proteção de dados. A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) define regras para tratamento, acesso e registro de informações pessoais. Em planilhas, padronizar tamanhos de campos e reduzir dados redundantes apoia minimização de coleta, ponto previsto na norma. A referência às regras legais deve vir de fontes oficiais, como o portal do governo federal e o site da presidência.

O que a função NÚM.CARACT faz e quando usar?

A função NÚM.CARACT retorna a quantidade de caracteres em um texto, incluindo letras, números, espaços e sinais. Em português do Excel, a sintaxe é:

=NÚM.CARACT(texto)

O comportamento é direto: se a célula contém “ABC 123”, o resultado considera o espaço entre os blocos, pois cada caractere conta.

O recurso apoia checagens rápidas de qualidade. Em um cadastro de clientes, usar NÚM.CARACT em uma coluna auxiliar revela onde o comprimento foge do esperado. Com isso, a equipe identifica registros com códigos truncados ou descrições longas, ajusta pontualmente e reduz falhas em importações. Para intervalos grandes, é possível combinar a função com outras técnicas vistas adiante.

Existe ainda NÚM.CARACTB, voltada a idiomas de largura dupla e contagem por bytes. Para a realidade de PMEs brasileiras, NÚM.CARACT atende quase todas as demandas, pois a análise recai sobre quantidade de caracteres e não sobre bytes. Em casos específicos de ambientes multilíngues, consultar a documentação ajuda a decidir qual abordagem adotar.

Como contar com e sem espaços no Excel?

Quando a meta envolve o comprimento total, usar NÚM.CARACT sobre a célula já resolve, mas muitas empresas precisam medir descrições ignorando espaços, algo comum em chaves, códigos e validações. Uma forma simples consiste em remover os espaços do texto com SUBSTITUIR e, em seguida, aplicar NÚM.CARACT. A expressão fica

=NÚM.CARACT(SUBSTITUIR(A2;" ";""))

Antes de medir, limpar o texto evita resultados distorcidos. ARRUMAR remove espaços extras entre palavras e espaços no início e no fim, o que ajuda em dados vindos de sistemas legados. Já TIRAR elimina caracteres não imprimíveis que atrapalham importações e análises. Inserir essas funções no encadeamento eleva a precisão do resultado. Ao unir limpeza e contagem, a expressão pode seguir esta lógica:

=NÚM.CARACT(SUBSTITUIR(ARRUMAR(TIRAR(A2));" ";""))

O Excel processa a higienização do texto e, depois, mede o comprimento sem espaços. Essa abordagem sustenta controle de campos com limite, como títulos de produtos que precisam respeitar restrições de caracteres em plataformas de venda.

Como somar comprimentos em várias células e aplicar limites

Planilhas empresariais costumam consolidar descrições ao reunir informações de diferentes colunas. Para medir o total de caracteres de um intervalo, use SOMARPRODUTO com NÚM.CARACT:

=SOMARPRODUTO(NÚM.CARACT(A2:A100))

A função soma o comprimento de cada célula, útil para dimensionar campos ao exportar arquivos ou montar lotes de etiquetas. Quando o controle exige excluir espaços, aplique a mesma ideia com SUBSTITUIR:

=SOMARPRODUTO(NÚM.CARACT(SUBSTITUIR(A2:A100;" ";"")))

Esse cálculo informa a carga real de caracteres válidos e reduz surpresas na hora de enviar dados a portais externos. A lógica favorece o dimensionamento de campos em integrações e reduz rejeições por excesso de comprimento.

Para validar limites por linha, crie uma coluna auxiliar com =NÚM.CARACT(A2)<=50 e transforme o resultado em Verdadeiro ou Falso. A formatação condicional pode destacar valores que ultrapassam o teto permitido. O método dá agilidade em auditorias de conteúdo e facilita ajustes antes do fechamento de relatórios mensais.

Como contar ocorrências de um caractere ou texto específico?

Além do comprimento total, muitas rotinas pedem o número de ocorrências de um símbolo. A estratégia usa a diferença entre comprimentos:

=NÚM.CARACT(A2)-NÚM.CARACT(SUBSTITUIR(A2;"-";""))

retorna quantas vezes o hífen aparece. A mesma lógica vale para letras, pontos ou qualquer trecho de texto. Para contar ocorrências em um intervalo, amplie a ideia com SOMARPRODUTO:

=SOMARPRODUTO(NÚM.CARACT(A2:A100)-NÚM.CARACT(SUBSTITUIR(A2:A100;"-";"")))

O resultado dá a soma total de hifens, útil para verificar formatação de códigos e endereços. Em catálogos, a técnica ajuda a conferir padrões antes de gerar arquivos finais.

Em versões atuais do Excel, funções de expressões regulares oferecem flexibilidade adicional. REGEXSUBSTITUIR remove classes inteiras de caracteres de uma vez, o que facilita a exclusão de pontuação ou espaços não separáveis. A combinação com NÚM.CARACT simplifica ajustes em bases extensas e torna o processo mais confiável.

Tabela de fórmulas úteis para contar caracteres

A tabela a seguir reúne expressões frequentes para rotinas de PMEs. Todas utilizam nomes de funções em português, com exemplos prontos para adaptação no seu arquivo.

Ao publicar catálogos em marketplaces, medir o tamanho de títulos e descrições evita cortes automáticos. A tabela de fórmulas funciona como material de referência e ajuda equipes a padronizar processos. Isso facilita treinamento e acelera revisões periódicas de qualidade.

Agora que você entende como contar caracteres e aprimorar dados em suas planilhas, aprenda como destacar automaticamente informações importantes, identificar inconsistências e criar relatórios visuais mais claros. Confira também como aplicar a formatação condicional para deixar suas planilhas ainda mais inteligentes e práticas. Até lá!