Ultimamente, muito tem se falando em automatizar tarefas e ganhar tempo com isso. Acontece que, apesar de ser um assunto popular entre as pessoas, nem todo mundo sabe exatamente o significa a automatização de processos ou o que precisa ser feito para levá-la para o dia a dia da empresa. Esse é o seu caso? Então, está na hora de descobrir que existem muitas formas de automatizar tarefas e processos rotineiros na empresa, ganhar tempo com isso e aumentar a eficiência e a segurança operacional no trabalho. Vamos entender melhor esse assunto? Confira!
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- O que é automatização de processos?
- Qual é a importância de automatizar processos?
- Quais são as principais vantagens da automatização de processos?
- Otimização do tempo
- Aumento da produtividade
- Padronização dos processos
- Diminuição das chances de erros
- Redução de custos
- Quais são os reflexos da automatização de processos no cliente final?
- Por onde começar a a automatização?
O que é automatização de processos?
Automatizar um processo nada mais é do que torná-lo automático, independente de uma ação humana. No entanto, para que ele não dependa de um “start” manual e humano, é importante contar com o auxílio da tecnologia. A automatização é frequentemente utilizada para aquelas ações mais mecânicas e repetitivas, que seguem um dado padrão, como fechamento contábil. Quer um exemplo prático? Imagine que você precise enviar um e-mail para todos os clientes informando que o escritório estará fechado durante todos os feriados de um ano. Nesse caso, em vez de mandar os e-mails um a um, você pode programar todos eles no início do ano para que sejam disparados, de forma automática, um ou dois dias antes de cada feriado.
Qual é a importância de automatizar processos?
Existem várias razões pelas quais a automatização de processos é importante. Uma delas é o ganho de agilidade ao executar tarefas, por exemplo. A outra é a percepção de um atendimento e serviço de qualidade que o cliente tem quando não precisa esperar demais por uma solução. Em geral, a automatização torna a empresa mais fluída, aumenta a satisfação dos próprios colaboradores e ainda ajuda a dinamizar os processos. Ela também é crucial para que o potencial dos profissionais seja mais bem aproveitado. Em vez de usar um funcionário para uma atividade repetitiva, você pode favorecer o potencial criativo e analítico dele. Além disso, a empresa consegue gerar respostas mais rápidas, resolver problemas com mais agilidade, diminuir a incidência de erros e assim por diante. Desse modo, todo mundo que interage com a marca acaba tendo uma experiência mais satisfatória. Justamente por isso, a automatização tem estado entre as tendências da contabilidade, por exemplo.
Quais são as principais vantagens da automatização de processos?
Você já deve ter entendido o quanto a automatização de processos pode contribuir com os resultados de uma empresa, certo? Então, agora, que tal conferir as vantagens dessa solução de maneira mais detalhada? Aproveite!
Otimização do tempo
Uma das principais vantagens da automatização de processos é o melhor aproveitamento do tempo. Enquanto as tarefas são automaticamente executadas por um comando ou programação, elas se tornam mais rápidas e ágeis, sendo concluídas em um período muito menor do que aquelas feitas de forma manual.
Aumento da produtividade
Em vez de se dedicar a tarefas repetitivas, o colaborador pode redirecionar a sua atenção para atividades mais criativas ou estratégicas, enquanto a automação cuida do resto. Assim, você tem as máquinas resolvendo os aspectos mecânicos do negócio, e as pessoas cuidando dos aspectos humanos, como o atendimento.
Padronização dos processos
Se você pegar uma mesma tarefa e pedir que uma pessoa a repita centenas de vezes, existirá uma variação no padrão de execução. Isso porque o ser humano se cansa, distrai-se, envolve-se com outros detalhes e assim por diante. Mas se um software tiver que repetir milhares de vezes, todas elas seguirão um mesmo padrão.
Diminuição das chances de erros
Softwares realizam aquilo que são programados para fazer. Não existe qualquer margem de erro envolvida nisso. É por essa razão que as falhas são praticamente nulas em processos automatizados, diferentemente do que pode acontecer na atuação humana.
Redução de custos
Se uma máquina consegue reproduzir as ações de um ser humano, com um padrão de eficiência superior e em uma velocidade muito maior, ela é mais vantajosa do ponto de vista econômico do que a contratação de um colaborador. Esse orçamento que você vai reduzir em termos de custos pode ser reinvestido em qualificação para os cargos estratégicos ou na contratação de mais pessoal criativo.
Quais são os reflexos da automatização de processos no cliente final?
Para o cliente, a automatização de processos se manifesta como uma maior agilidade da empresa em resolver as suas solicitações. É claro que existem variações, de acordo com o foco de cada negócio, mas em geral, isso resulta em:
- menos filas e esperas nos atendimentos;
- maior agilidade nas respostas a pedidos;
- fluidez no processo de negociação e fechamento de vendas;
- facilidade na hora de resolver problemas e inconformidades;
- suporte integral em todas as etapas, entre outros.
Desse modo, toda a experiência com a empresa se torna mais positiva, e as trocas e interações são mais satisfatórias. Aumenta a capacidade de fidelização do cliente, e com muito mais chances de recomendar a empresa para os seus conhecidos, por exemplo.
Por onde começar a a automatização?
A aplicação da automatização de processos vai depender de inúmeros fatores. Entre eles, o apoio de uma empresa que entenda do assunto e preste suporte é fundamental. Mas além disso, é interessante começar a pensar em alguns aspectos, como:
- qual é a necessidade prioritária do seu negócio nesse momento;
- quais são as etapas envolvidas no processo que vai ser automatizado;
- que pontos precisam ser melhorados nesse processo;
- como a satisfação do cliente vai ser afetada pela mudança;
- qual será o cronograma para a implementação da melhoria;
- que treinamentos serão necessários;
- quais são os resultados almejados.
A partir disso, será preciso elaborar um plano de acompanhamento e de ajustes para tudo o que precisar ser modificado ao longo do processo de transição. É praticamente impossível considerar a hipótese da automatização de processos sem o uso de ferramentas tecnológicas, afinal, são elas que fazem todo o trabalho. Portanto, se você quer ganhar agilidade sem abrir mão da qualidade, é interessante começar a procurar sistemas que podem auxiliar nesse sentido. Se você quer continuar indo adiante nesse assunto, que tal conhecer algumas das inovações especialmente voltadas à Contabilidade? Confira, agora, 10 ferramentas para contadores otimizarem o negócio!
