Empresas de diferentes portes e áreas de atuação lidam com um desafio constante: reduzir os índices de inadimplência, de forma a se manterem saudáveis, com uma boa dinâmica de cobrança, para não afastar os clientes. Por isso, a aging list é um recurso que pode se tornar indispensável nesse processo.
"Aging" em inglês significa "envelhecer". Assim, a aging list nada mais é que um documento que classifica as dívidas em uma linha do tempo. Com uma lista bem estruturada, é possível, por exemplo, identificar os títulos mais velhos, concentrações por período e até por clientes. Se interessou pelo assunto? Então, confira mais a seguir:
Neste conteúdo você vai ler (Clique no conteúdo para seguir)
- O que é aging list?
- Boas práticas de cobrança inteligente
- Como montar uma aging list?
- Classificar dívidas para implementar ações
- Como garantir atualização frequente e qualidade dos dados?
- Área de cobrança como consultora
- Indicadores da aging list na gestão da inadimplência
- 1. Atraso médio de pagamento
- 2. Taxas de recuperação por dias em atraso
- Cobrança também gera e nutre relacionamentos!
O que é aging list?
A aging list é uma visão organizada de todas as dívidas em aberto de uma empresa, distribuídas por faixa de atraso. Em vez de olhar apenas para "quem deve", o negócio passa a enxergar também "há quanto tempo deve" e "quanto isso representa em risco e em caixa".
Em um cenário em que quase um terço das empresas brasileiras está inadimplente, trabalhar de forma reativa já não é suficiente. Dados de uma de nossas pesquisas mostram que companhias ativas no país encerraram 2024 com pelo menos uma dívida em atraso, o que representa milhões de CNPJs negativados e um volume de débitos que passa de 150 bilhões de reais. Ao organizar as informações em uma aging list, a empresa consegue:
- Visualizar rapidamente onde está a maior concentração de atrasos;
- Separar atrasos "pontuais" de casos mais críticos;
- Priorizar esforços da equipe de cobrança;
- Definir réguas de acionamento coerentes com o perfil de cada dívida.
Boas práticas de cobrança inteligente
Embora uma aging list possa ser implementada usando planilhas eletrônicas simples, é importante que a alimentação e atualização dos dados sejam frequentes para que ela reflita a situação real do fluxo de cobrança, mas mais importante do que saber onde a lista vai ser construída é saber quais dados devem ser priorizados. Dessa forma, as informações mais utilizadas são:
- Data de vencimento;
- Data de pagamento;
- Tipo de título;
- Dados do título (como número da fatura);
- Valor do título;
- Divisão por períodos (geralmente de 30 em 30 dias);
- Identificação do cliente.
É claro que essas informações podem variar de acordo com a característica e estratégia de cobrança de cada negócio, mas o que fazer com essas informações?
Como montar uma aging list?
O primeiro passo para montar uma aging list eficiente é definir como as dívidas serão agrupadas. O formato mais comum é a divisão por faixas de dias em atraso, por exemplo:
- 0 a 30 dias;
- 31 a 60 dias;
- 61 a 90 dias;
- 91 a 180 dias;
- Acima de 180 dias.
Essas faixas ajudam a diferenciar esquecimentos pontuais de situações que já indicam risco maior de calote. Negócios B2B podem trabalhar com janelas um pouco mais longas, de acordo com o ciclo de faturamento. Além do prazo, vale segmentar por:
- Valor da dívida, para identificar clientes ou contratos que impactam mais o caixa;
- Tipo de produto ou serviço, para entender quais linhas geram mais atrasos;
- Perfil de cliente, como porte, segmento ou região.
Essa combinação de prazo, valor e perfil cria uma visão muito mais rica do que uma lista única de devedores. Em um cenário em que mais de 70 milhões de consumidores e mais de 7 milhões de empresas estão inadimplentes no Brasil, essa granularidade faz diferença na hora de decidir onde investir tempo e esforço.
Classificar dívidas para implementar ações
Com a aging list estruturada, a área de cobrança pode criar diferentes visões e dashboards que facilitam a implementação de diferentes estratégias. Por exemplo, se a lista aponta um grande volume de dívidas antigas, pode ser que a régua de cobrança precise ser revisada ou ações pontuais precisem ser tomadas para acelerar o processo de recuperação.
Dívidas mais recentes, em teoria, têm mais chances de recuperação, pois tendem a ser apenas um esquecimento por parte do cliente ou uma falha de controle ou planejamento. Nesse caso, ações menos invasivas podem ser a melhor solução; os clientes não querem ser abordados no meio das suas atividades diárias com uma ligação de cobrança.
Assim, o envio de um SMS, um e-mail ou até uma carta com uma cobrança amigável pode ser o suficiente. Quando não, a adoção de restrições, como a divulgação da dívida para o mercado, pode ser a melhor saída.
Já dívidas que estão passando de um mês para o outro sem pagamento podem exigir uma estratégia mais efetiva, como o uso de mais canais de comunicação, maior frequência de comunicados e até a possibilidade de renegociação, com ofertas de parcelamentos ou descontos.
Em todos os casos, contar com uma solução que permita a criação de réguas de acionamento pode facilitar a vida dos profissionais de cobrança. Assim, com as regras pré-definidas, tudo que eles precisam fazer é selecionar o agrupamento de dívidas na aging list e executar as ações de forma simplificada.
Como garantir atualização frequente e qualidade dos dados?
Garantir atualização frequente e qualidade dos dados em uma aging list é essencial para a gestão da carteira. Uma lista desatualizada é tão perigosa quanto não ter lista alguma, porque passa a sensação de controle, mas leva o gestor a tomar decisões com base em um retrato antigo da carteira.
Para evitar esse risco, é importante definir uma rotina de atualização diária ou, no mínimo, semanal, integrar a aging list aos sistemas de faturamento e cobrança para reduzir lançamentos manuais, estabelecer responsáveis claros pela conferência de dados e reconciliação de valores e monitorar de perto qualquer divergência entre o que está na lista e o que aparece em relatórios financeiros.
A divisão por períodos também tem um papel estratégico e não é apenas um detalhe de layout, pois orienta o dia a dia da equipe de cobrança.
Com a carteira organizada por faixa de atraso, fica mais simples montar filas de trabalho que comecem pelas dívidas com maior probabilidade de recuperação, criar campanhas específicas, como “força-tarefa 0 a 30 dias” ou “resgate de dívidas acima de 180 dias”, e separar rapidamente casos que exigem uma abordagem consultiva daqueles que já pedem ações mais firmes.
Área de cobrança como consultora
Com uma aging list, os profissionais de cobrança também podem atuar de forma proativa, retroalimentando as áreas de crédito ou vendas, levando informações relevantes sobre o comportamento dos clientes. Por exemplo, a partir da lista, é possível acompanhar as taxas de inadimplência na empresa e até identificar dívidas muito antigas, próximas de uma situação de insolvência.
Com esse monitoramento, a área de cobrança passa a ser consultora no processo de crédito ou venda, fazendo com que um problema (a inadimplência) evolua para uma solução: identificando clientes ou perfis que estão passando pelas políticas de concessão de crédito ou até indicando uma política pouco restritiva. “A inadimplência sempre vai existir. Muitas vezes, situações que fogem do controle dos clientes limitam a sua capacidade de pagar em dia.
O que os gestores devem discutir é quais taxas são aceitáveis para não prejudicar os negócios, tendo em mente que cliente inadimplente, no fim do dia, é um cliente e devem fazer uma gestão mais próxima das estratégias de cobrança para preservar o relacionamento e assegurar futuras vendas”, explica Glaucia Ximenes – Gerente de soluções de cobrança da Serasa Experian. Confira nossa tabela:AspectoDescrição resumidaExemploErro principalPriorizar só o valor da dívida na cobrança, ignorando histórico e potencial do cliente.Focar apenas em grandes débitos e ignorar pequenos atrasos de clientes fiéis.Consequência financeiraPerda de oportunidades de receita futura e enfraquecimento da base de clientes.Cliente recorre à concorrente após abordagem agressiva por um atraso pontual.Impacto no relacionamentoRompimento de vínculos com bons pagadores que passam por dificuldade momentânea.Cliente antigo se sente desvalorizado e encerra o contrato.Boa prática recomendadaCombinar valor da dívida, probabilidade de recuperação e importância estratégica do cliente.Tratar atrasos de clientes estratégicos com abordagem consultiva e flexível.Resultado esperadoRedução sustentável da inadimplência e manutenção de uma carteira saudável e fiel.Mais acordos cumpridos, recompras e menor rotatividade de clientes.
Indicadores da aging list na gestão da inadimplência
A aging list não serve apenas para listar clientes em atraso, ela também oferece indicadores valiosos para entender o comportamento da inadimplência ao longo do tempo. Ao analisar esses dados, o gestor consegue identificar tendências, concentrar esforços nas faixas de atraso mais críticas e ajustar a estratégia de cobrança com mais precisão. Entenda:
1. Atraso médio de pagamento
Com a aging list alimentada, é possível calcular o atraso médio de pagamento dos clientes. Esse indicador mostra quantos dias, em média, a empresa está recebendo depois do vencimento.
Se o prazo médio de recebimento sobe de 40 para 55 dias, por exemplo, isso significa que o capital de giro está sendo pressionado e que pode haver espaço para revisar políticas de crédito, condições comerciais ou a régua de cobrança.
Além disso, a chamada curva de envelhecimento das dívidas mostra como a carteira está distribuída por faixa de atraso. Uma concentração elevada em faixas acima de 90 dias acende o alerta para risco de perda.
2. Taxas de recuperação por dias em atraso
Outro uso relevante da aging list é acompanhar a taxa de recuperação por faixa de atraso. De forma geral, quanto mais antiga a dívida, menores as chances de recebimento integral.
Em 2023, cerca de 64 por cento das dívidas negativadas de consumidores foram regularizadas ou renegociadas em até 60 dias, o maior índice da série histórica. Inclusive, esse tipo de dado reforça a importância de atuar rápido, especialmente nas faixas iniciais de atraso.
Ao medir a taxa de recuperação de 0 a 30 dias, 31 a 60 dias e assim por diante, a empresa descobre onde a régua de cobrança está funcionando bem e onde precisa de ajuste, seja na abordagem, seja nos canais usados ou nas condições de negociação.
Cobrança também gera e nutre relacionamentos!
Como você conferiu, a segmentação por valores e “idade” das dívidas possibilita iniciar estratégias de relacionamento com os clientes a partir de uma cobrança eficaz que gere oportunidades futuras de negócios.
A aging list indica perfis e momentos que permitem criar ações mais ou menos incisivas e tomar as atitudes necessárias em cada etapa da cobrança. É por isso que a aging list permite à área de cobrança refinar seus processos, colaborar com a previsão de risco e receber mais rápido.
Ela torna possível que o gestor de cobrança planeje, antecipadamente, o que fazer em caso de inadimplência, disponha de dados robustos para tomadas de decisões e, o mais importante: cobre o cliente sem gerar atritos. Agora que você já sabe tudo sobre a prática de aging list para otimizar a gestão de cobrança, não deixe de conferir outros conteúdos do nosso blog, como capacidade de pagamento e por que ela é importante! Até lá.
