Signatário: entenda o que é e conceitos!

O signatário é o responsável pela assinatura de diferentes tipos de documento para que tenham validade jurídica e legal. É muito utilizado no ambiente empresarial, mas também para outras finalidades. Por mais que já seja tão amplamente utilizado, ainda existem questionamentos sobre o tema, como o que é, quais as responsabilidades e como o signatário pode realizar as assinaturas. Neste artigo, vamos explicar tudo o que é preciso para que você não tenha mais dúvidas. Acompanhe!

O que é signatário?

Signatário é o termo utilizado para se referir à pessoa que fica responsável pela assinatura de um acordo, contrato ou documento que precisa de validade legal. É o responsável por colocar a assinatura em um documento, o que representa que ele está de acordo e aceita as condições que estão representadas ali. O termo é muito utilizado nos contextos jurídicos e nas transações empresariais, porque são condições que demandam uma assinatura em um documento para que o acordo esteja devidamente formalizado. A pessoa que coloca sua assinatura em algum documento legal assume responsabilidades, ficando obrigada a cumprir as condições que foram descritas e especificadas no documento.

Qual é a responsabilidade de ser o signatário de um documento?

É importante saber que existem responsabilidades legais quando um assinante se torna signatário. Isso porque a pessoa, ao assinar o documento, está declarando que concorda com os termos e aceita as condições estipuladas no documento. Além disso, ao realizar a assinatura, a pessoa está se comprometendo a cumprir o que foi acordado. Portanto, antes de se tornar um signatário, é fundamental conferir os termos e as condições para que não haja contratempos. Outro ponto de incumbência do signatário é assegurar que a assinatura seja autêntica, bem como a garantia de que o assinante tem o poder de decisão e pode realmente se comprometer com o que está sendo acordado. Do contrário, o signatário pode sofrer sanções legais, como se tornar um inadimplente e receber multas, perda de direitos e processos jurídicos.

Qual é o ciclo de vida dos documentos?

O ciclo de vida do documento diz respeito ao processo que ocorre do momento de sua criação até a destruição ou arquivamento. Portanto, ele pode variar de acordo com o modelo, bem como as políticas da organização que gerenciará esse documento. Mas, como em muitos outros casos, existem os ciclos de vida mais comumente utilizados e passam pelas seguintes etapas:

• criação — é o momento em que os responsáveis definem o conteúdo que estará contido no documento;
• aprovação — o documento é revisado por pessoas, equipes ou gestores para assegurar sua precisão e clareza;
• distribuição — é feita a distribuição do documento para os envolvidos e a quem mais interessar;
• uso — é feito o uso do documento para a finalidade a qual foi criado;
• arquivamento — de acordo com as políticas de cada organização, é feito o arquivamento do documento. É possível solicitar a manutenção do documento no formato físico ou digital;
• retenção — o documento pode ser mantido por determinado tempo, de acordo com a necessidade, para diferentes finalidades, como auditorias;
• descarte — após o período de retenção e não sendo mais necessário manter o documento, ele poderá ser descartado ou até mesmo destruído.

Como otimizar a assinatura de documentos?

Existem diversas maneiras de garantir a assinatura de documentos e conseguir mais segurança e rapidez nos processos. Veja algumas dessas maneiras agora!

Utilize ferramentas de assinatura eletrônica

Já existem maneiras de fazer assinaturas de documento de maneira online. Assim, é permitido aos usuários assinarem documentos de forma digital, o que é revertido em otimização de tempo e os custos da assinatura.

Simplifique o processo

Para tanto, é preciso garantir clareza no processo, tornando-o de fácil compreensão. Com mais nitidez dos documentos e dos processos envolvidos, o signatário pode fazer a assinatura mais rapidamente. Portanto, garanta que as informações e os documentos estejam com informações claras.

Use um gerenciador de documentos

Um sistema próprio para o gerenciamento de documentos pode tornar todo o processo mais simples e ágil, já que proporciona mais facilidade na assinatura dos documentos.

Implemente o rastreamento

Ao implementar um sistema de rastreamento, os envolvidos, como o signatário, podem acompanhar o processo de assinatura, momento da assinatura, local e muito mais.

Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

A assinatura eletrônica refere-se a uma representação eletrônica de uma assinatura física. Existem maneiras de fazer essa assinatura eletrônica, como o escaneamento de uma assinatura manuscrita. É mais simples de realizar e pode ser a solução para momentos em que é preciso de uma assinatura que não demanda por níveis altos de segurança. Já a assinatura digital é uma solução mais sofisticada de assinatura nos casos em que é preciso garantir mais segurança. Isso porque essa modalidade é feita por criptografia das informações vinculada ao documento. Logo, é muito mais complexa de ser falsificada.

Como o certificado digital pode facilitar a vida de quem precisa assinar muitos documentos?

O certificado digital é uma poderosa solução para o signatário ou outras pessoas que precisam de assinaturas com frequência. Com ele, é possível assinar documentos eletrônicos com mais facilidade, com segurança e sem a necessidade de realizar impressões ou ir até o local de assinatura. O certificado digital pode ser usado no desktop, notebook ou dispositivo móvel, permitindo que seja acessado por meio de senha ou código de acesso. Com esses dados, que fazem a autenticação da identidade do usuário, documentos diversos podem ser assinados de maneira eletrônica. O certificado digital pode ser um aliado do signatário, fazendo com que o processo seja mais seguro, agilizado e otimizado, o que gera economia de tempo e de recursos financeiros. O signatário é a pessoa que assina e se responsabiliza pelos termos e condições de documentos que podem ter diferentes finalidades. Apesar de ser uma ação já muito utilizada, é preciso saber que existem responsabilidades que devem ser cumpridas pelo signatário. Existe um ciclo de validade desse documento, que varia conforme o tipo e a organização que expediu o documento. É possível realizar ações que otimizam o trabalho do signatário, como uso do certificado digital para assinatura digital. Não tenha mais dúvidas sobre o certificado digital, confira este artigo que preparamos sobre o assunto.