Saiba quem é obrigado a entregar a declaração da RAIS

A rotina de quem empreende em pequenos negócios costuma ser marcada por desafios diários, dúvidas sobre obrigações legais e o receio de cometer erros que possam comprometer a regularidade da empresa.

Entre essas obrigações, a RAIS costuma gerar muitas perguntas, especialmente entre quem está começando, microempreendedoras e pessoas responsáveis pelo RH em pequenas empresas.

Este conteúdo foi desenvolvido para esclarecer, de forma simples e objetiva, o que é a RAIS, quem deve entregar, o que mudou com a implementação do eSocial e como manter o negócio conforme as exigências do governo. O objetivo é ajudar a evitar multas, reduzir riscos e garantir os direitos das pessoas colaboradoras. Confira:

RAIS: entenda o objetivo e a importância para empresas

A RAIS, sigla para Relação Anual de Informações Sociais, foi criada para registrar todos os vínculos empregatícios formais existentes no Brasil durante o ano-base. Essa declaração obrigatória permite que o governo federal acompanhe dados do mercado de trabalho e avalie políticas públicas relacionadas ao emprego.

Para pequenas empresas e microempreendedoras, o preenchimento correto da RAIS contribui para a regularidade do negócio e assegura o acesso a direitos trabalhistas. Informações como PIS, FGTS e INSS das pessoas colaboradoras dependem diretamente dos dados enviados nessa obrigação.

Mesmo sendo classificada como obrigação acessória, a RAIS tem papel central na comprovação dos vínculos empregatícios. Ela também serve como base para fiscalizações e para o acompanhamento do cumprimento da legislação trabalhista.

Manter essas informações atualizadas não é importante apenas para evitar multas. A regularidade da RAIS fortalece a reputação da empresa e demonstra responsabilidade com as pessoas que trabalham no negócio.

Nós, da Serasa Experian, reforçamos a importância de acompanhar as atualizações relacionadas à RAIS, já que regras e procedimentos podem ser ajustados a cada exercício fiscal.

Quem é obrigado a entregar a RAIS no ano atual?

A obrigatoriedade da entrega da RAIS ainda gera dúvidas, especialmente entre pequenas empresas e MEIs. De forma geral, toda empresa ou entidade que teve ao menos uma pessoa empregada com carteira assinada durante o ano-base deve entregar a declaração.

Essa regra inclui firmas individuais, MEIs que contrataram pessoas colaboradoras, cooperativas, condomínios, entidades sem fins lucrativos, órgãos públicos e autarquias. A existência de vínculo formal é o principal critério de obrigatoriedade.

Microempresas que não possuem pessoas empregadas, estagiários ou aprendizes estão dispensadas da entrega. Ainda assim, é importante avaliar situações específicas que podem gerar obrigação.

Empresas inativas ou sem movimentação também precisam de atenção. Caso tenham mantido algum vínculo empregatício em qualquer momento do ano-base, a entrega da RAIS pode ser exigida.

Com a implementação do eSocial, parte das informações passou a ser enviada automaticamente por esse sistema. No entanto, a RAIS ainda é exigida em determinados casos, especialmente para anos anteriores ou situações específicas. Acompanhar comunicados oficiais e buscar informações em fontes confiáveis é essencial para evitar pendências e multas.

Para facilitar a identificação de quem deve cumprir essa obrigação, reunimos os principais cenários em uma tabela comparativa. A visualização abaixo ajuda a esclarecer, de forma prática, em quais situações a entrega da RAIS é obrigatória e quando a empresa pode estar dispensada.

Prazos para declarar a RAIS: atenção ao calendário

A entrega da RAIS deve seguir o calendário oficial divulgado pelo Ministério do Trabalho. Em 2024, por exemplo, o prazo para a declaração referente ao ano-base anterior foi estabelecido entre 9 de março e 21 de abril, podendo variar conforme portarias publicadas a cada ano.

Perder o prazo pode gerar multas e outras complicações para o negócio. Por isso, registrar essa obrigação no calendário da empresa, criar alertas e manter um checklist anual das obrigações acessórias ajuda a evitar esquecimentos e atrasos.

Nós, da Serasa Experian, reforçamos que prazos e regras podem mudar ao longo do tempo. Manter-se informado e, quando necessário, contar com apoio especializado contribui para uma rotina fiscal mais segura e organizada.

O que mudou: a substituição da RAIS pelo eSocial

Nos últimos anos, o governo federal iniciou um processo de modernização das obrigações acessórias por meio da criação do eSocial, plataforma que unificou o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relacionadas ao emprego formal.

Com essa mudança, a RAIS passou a ser gradualmente substituída pelo eSocial para empresas que já transmitem corretamente todas as informações exigidas pelo sistema. A partir do ano-base 2023, grande parte dos empregadores ficou dispensada da entrega da RAIS, já que os dados passaram a ser enviados automaticamente.

Apesar disso, ainda existem situações específicas que exigem o envio manual da declaração. Empresas abertas recentemente, negócios com inconsistências cadastrais ou que não estejam totalmente integrados ao eSocial podem precisar cumprir essa obrigação. Para evitar dúvidas e retrabalho, é importante acompanhar comunicados oficiais e utilizar materiais de apoio atualizados.

Passo a passo para preencher e enviar a RAIS corretamente

O preenchimento da RAIS pode parecer complexo no início, mas o processo se torna mais simples com organização. Seguir uma sequência de etapas ajuda a reduzir erros e agiliza o envio da declaração.

1. Reunir os dados das pessoas colaboradoras, como CPF, datas de admissão, remuneração, férias, afastamentos e desligamentos;

2. Separar o CNPJ da empresa, a folha de pagamento e demais documentos referentes ao ano-base;

3. Acessar o sistema GDRAIS no portal oficial e realizar o cadastro, caso seja o primeiro acesso;

4. Preencher o formulário eletrônico com atenção, conferindo cada campo antes de avançar;

5. Revisar datas, valores e informações cadastrais para evitar erros ou campos em branco;

6. Enviar a declaração e salvar o recibo gerado, que comprova o cumprimento da obrigação.

Diferenciais da RAIS para pequenas empresas e MEIs

Para pequenas empresas e MEIs, a principal diferença em relação à RAIS está na existência de vínculo empregatício formal. Apenas quem possui pessoas colaboradoras registradas é obrigado a declarar.

MEIs e microempresas que cumprem os requisitos do Simples Nacional e não possuem empregados ficam dispensados da entrega da RAIS. Essa regra reduz a burocracia e facilita a gestão.

É importante não confundir a dispensa com outras situações. Empresas que contratam aprendizes, estagiários ou terceirizam mão de obra podem ter obrigações adicionais. Em caso de dúvida, consultar orientações oficiais ou buscar apoio especializado é a forma mais segura de evitar erros.

Multas e consequências para quem não entrega a RAIS

A não entrega da RAIS pode gerar consequências relevantes para pequenas empresas. O atraso ou a omissão resulta em multa administrativa, cujo valor varia conforme o tempo de atraso e o número de pessoas colaboradoras.

Além da penalidade financeira, informações incorretas ou incompletas podem afetar o acesso das pessoas colaboradoras a benefícios trabalhistas.

A falta de regularidade também pode gerar pendências cadastrais e comprometer a relação da empresa com órgãos de fiscalização. Por isso, é fundamental guardar todos os recibos e protocolos relacionados à entrega da RAIS, mantendo esses documentos arquivados.

Documentos e informações essenciais para a declaração

Antes de iniciar o preenchimento da RAIS, a organização dos documentos é uma etapa essencial para evitar erros e retrabalho. Ter todas as informações reunidas facilita o preenchimento correto da declaração e reduz o risco de inconsistências.

É necessário separar o CNPJ e garantir que o cadastro da empresa esteja atualizado, incluindo razão social, endereço e dados de contato. Informações desatualizadas podem gerar divergências no sistema, atrasando o envio.

Também devem ser organizados os dados das pessoas colaboradoras com carteira assinada. Isso inclui nome completo, CPF, datas de admissão e desligamento, remuneração mensal, férias, afastamentos e alterações contratuais ocorridas no ano-base.

A folha de pagamento do período declarado é outro documento indispensável. Ela serve como base para conferência dos valores informados e para validação das informações enviadas à Receita e aos órgãos trabalhistas. Comprovantes de recolhimento do FGTS e do INSS também precisam estar acessíveis. Esses documentos ajudam a comprovar a regularidade da empresa e podem ser solicitados em auditorias ou fiscalizações.

Além disso, é importante revisar os históricos de admissões, afastamentos temporários e desligamentos. Conferir datas e registros evita erros que podem impactar benefícios trabalhistas das pessoas colaboradoras.

Utilizar planilhas eletrônicas, sistemas de gestão ou checklists facilita o controle dessas informações ao longo do ano. A organização prévia torna o processo mais ágil e contribui para uma entrega segura da RAIS.

Como corrigir informações ou retificar a RAIS

Mesmo após o envio da RAIS, é possível corrigir dados por meio do próprio sistema GDRAIS. A retificação é indicada quando há erro de informação, divergência de datas, valores incorretos ou qualquer dado que possa impactar o vínculo empregatício declarado.

O processo exige atenção, porque as alterações precisam ser feitas diretamente nos campos que apresentaram erro. Após ajustar as informações, a empresa deve reenviar a declaração retificadora e salvar o novo recibo gerado pelo sistema.

Em alguns casos, o GDRAIS pode solicitar documentos de suporte para comprovar a correção, como folhas de pagamento, registros de admissão ou documentos de desligamento. Manter esse arquivo organizado facilita a comprovação, se necessário.

O prazo para retificar costuma acompanhar o prazo regular da declaração, conforme as regras do exercício vigente. Por isso, identificar inconsistências o quanto antes reduz riscos e evita pendências.

Revisar cuidadosamente todos os dados antes do envio é a forma mais eficiente de evitar retrabalho. Quando houver dúvida, buscar apoio contábil ajuda a corrigir com segurança e reduzir a chance de novas inconsistências.

Principais dúvidas sobre RAIS para pequenas empresas

As dúvidas sobre a RAIS são comuns entre pessoas que gerenciam pequenos negócios. Uma das principais questões envolve a relação entre RAIS, CAGED e eSocial. Com a modernização dos sistemas, parte das obrigações foi unificada, mas cada uma possui regras específicas que precisam ser observadas.

Outra dúvida frequente diz respeito à obrigatoriedade da RAIS quando não há pessoas colaboradoras registradas. Na maioria dos casos, não há exigência, salvo exceções previstas em norma. O recebimento de benefícios como o abono salarial PIS depende diretamente das informações enviadas na RAIS. Por isso, o correto preenchimento é fundamental.

Organização e regularidade fortalecem o negócio

Manter a RAIS em dia contribui para a regularidade da empresa, protege os direitos das pessoas colaboradoras e evita problemas com a fiscalização. Organização, atenção aos prazos e uso de ferramentas adequadas transformam a burocracia em uma rotina mais previsível.

Nós, da Serasa Experian, reforçamos a importância de utilizar conteúdos confiáveis e soluções de apoio para manter o negócio em conformidade. Com informação de qualidade e planejamento, pequenas empresas crescem com mais tranquilidade, segurança e confiança.