Reconhecer firma: o que é, tipos, valores e como fazer

Existem diversos casos em que é preciso garantir a segurança jurídica de certidões, bem como a autenticação de documentos. Trata-se, de fato, do reconhecimento de firma — um procedimento destinado a confirmar se a assinatura em determinado documento é verdadeira. Essa verificação ocorre no cartório, embora também exista a possibilidade de realizá-la por meio digital.

Embora seja uma prática comum e exigida em diversas situações, o reconhecimento de firma ainda gera muitas dúvidas. Sendo assim, neste post da Serasa Experian, a primeira e maior Datatech do país, preparamos este conteúdo para explicar o que é "reconhecer firma", seus tipos, valores e muito mais! Continue a leitura e confira:

O que é "reconhecer firma"?

Validar a autenticidade de uma assinatura por meio de um documento oficial corresponde ao que se denomina reconhecimento de firma. Trata-se de um ato formal que atesta que determinada assinatura pertence, de fato, à pessoa que a registrou previamente em cartório.

Esse procedimento costuma ser exigido em várias situações, como contratos, escrituras, procurações e outros documentos com valor jurídico. A conferência é feita por um tabelião ou escrevente autorizado, que compara a assinatura presente no documento com aquela arquivada nos registros do cartório.

Além de solicitado em diferentes contextos, o reconhecimento de firma pode adquirir relevância em processos judiciais, servindo como elemento de prova quando não houver sinais de falsificação. O serviço é pago e o custo pode variar conforme o tipo de documento apresentado e a política de preços da instituição que o executa.

Apesar de ainda ser comum a realização presencial em cartório, já existem alternativas digitais por meio do uso do Certificado Digital. No entanto, convém observar as exigências específicas de cada cartório, como será detalhado mais adiante.

Como reconhecer firma?

Existem duas modalidades de reconhecimento de firma: por autenticidade e por semelhança. No caso do reconhecimento por autenticidade, o signatário precisa estar presente e apresentar documentos que comprovem sua identidade. Se estiver tudo correto, coloca-se um selo de autenticidade no documento, que passa a ter validade legal.

Já no reconhecimento por semelhança, o tabelião ou escrevente compara a assinatura do documento com a arquivada em cartório para conferir a originalidade. Confira com mais detalhes abaixo:

1. Reconhecimento de firma por autenticidade

Nesse tipo de reconhecimento, o cidadão confirma, presencialmente, ser o autor da assinatura no documento apresentado. Para que a firma seja reconhecida como autêntica, é necessário assinar o documento diretamente diante do tabelião.

Se o papel já estiver assinado, o cartório solicitará uma nova assinatura no mesmo documento. Além disso, o solicitante precisará assinar um termo específico em livro próprio do cartório, que servirá como comprovação de que a assinatura foi realizada perante autoridade com fé pública.

2. Reconhecimento de firma por semelhança

Por outro lado, nesse reconhecimento, o tabelião atesta que a assinatura inserida no documento corresponde àquela registrada previamente na ficha do assinante. A comparação ocorre entre a assinatura do documento e o padrão armazenado no cartório, dispensando a presença do signatário no momento do reconhecimento.

Esse tipo de reconhecimento pode envolver documentos com ou sem valor econômico, dependendo da natureza do conteúdo apresentado.

Sugiro que criem um vídeo que explique o que é reconhecimento de firma e os seus dois tipos.

Requisitos para conseguir reconhecer firma

O reconhecimento de firma só pode ser realizado quando o signatário já possui ficha de firma registrada no Cartório de Notas. Esse cadastro contém a assinatura de referência que será usada para validar documentos no futuro. Caso a assinatura não esteja arquivada, será necessário realizar a abertura da ficha previamente.

Além disso, a pessoa que leva o documento ao cartório precisa informar corretamente o nome completo do assinante. Quando o nome for muito comum ou estiver incompleto, será exigido um dado adicional, como CPF ou RG, para localizar a ficha correta.

Embora a ficha de firma não expire, alterações na forma de assinar podem tornar necessário seu recadastramento. Assim, se houver mudança perceptível na caligrafia ou na assinatura original, o titular deve atualizar os dados diretamente no cartório.

Também vale lembrar que documentos com espaços em branco, campos sem preenchimento ou sem data não podem ter a firma reconhecida! Por isso, é indispensável revisar o conteúdo antes de apresentá-lo para o procedimento.

Em que momentos o reconhecimento de firma se torna exigido?

Em termos práticos, a exigência do reconhecimento de firma surge quando se faz necessário confirmar que uma assinatura é, de fato, verdadeira. A seguir, listamos 7 contextos comuns em que esse procedimento se mostra indispensável:

1. Contrato de compra e venda

Em contratos de compra e venda, o reconhecimento de firma no cartório se torna indispensável. Essa etapa assegura que tanto o comprador quanto o vendedor tenham ciência dos termos estabelecidos e confere validade jurídica ao acordo firmado entre as partes.

2. Transferência de veículos

Se você estiver comprando ou vendendo um veículo, pode ser necessário reconhecer firma em documentos diversos, como no recibo de compra e venda ou no documento de transferência. Essa é uma forma de evitar fraudes e garantir a legitimidade da transação.

3. Autorização para viagens de menores

Quando um menor de idade viaja sem estar acompanhado por um responsável ou representante legal, como pai e mãe, pode ser necessário o reconhecimento de firma na autorização.

Essa é uma medida de segurança para a criança ou adolescente e para seus familiares, já que o documento informará que o menor está viajando com o consentimento dos responsáveis.

4. Procurações

A finalidade de uma procuração é autorizar alguém a atuar legalmente em nome de outra pessoa. No entanto, para que esse documento tenha validade, é necessário que um tabelião ou escrevente habilitado comprove que a assinatura corresponde à registrada previamente no cartório, por meio do reconhecimento de firma.

5. Escrituras públicas

Assim como em contrato de compra e venda, o reconhecimento de firma também se torna necessário para escrituras públicas.

6. Atos notariais

Declarações de união estável e testamentos, por exemplo, também demandam reconhecimento de firma para garantir a autenticidade da assinatura e a validade do documento.

7. Documentos bancários

As instituições bancárias podem exigir o reconhecimento de firma para transações como ordens de pagamento, por exemplo. Trata-se de uma forma legal de evitar fraudes, evitando falsificação de assinatura.

8. Contratos financeiros

Ao firmar um contrato com instituições financeiras, especialmente para obter capital de giro destinado à ampliação do seu negócio, pode ser exigido o reconhecimento de firma como condição obrigatória para a análise e concessão de crédito. Essa exigência garante maior segurança jurídica às partes envolvidas, pois confirma que a assinatura no documento foi feita ou autorizada pelo titular.

Como funciona o reconhecimento de firma na prática?

Apesar da impressão de que se trata de um procedimento burocrático, o reconhecimento de firma ocorre de forma direta quando os passos são seguidos corretamente. Veja como o processo se desenvolve na prática:

1. Registre sua assinatura no cartório: vá até um cartório de notas com um documento de identidade com foto para abrir a ficha de firma. Nesse momento, sua assinatura será arquivada como referência para futuras autenticações;

2. Leve o documento ao cartório: apresente o documento que deseja autenticar. Ele deve estar devidamente preenchido, sem erros, rasuras ou espaços em branco;

3. Informe o tipo de reconhecimento necessário: você poderá optar entre duas modalidades; por autenticidade, que exige assinatura presencial diante do tabelião; ou por semelhança, feita com base na assinatura registrada previamente;

4. Receba o documento validado: após a conferência, o tabelião aplicará o selo ou carimbo que atesta a veracidade da assinatura.

Qual é o valor do reconhecimento de firma?

Como mencionamos no início deste conteúdo, o custo do reconhecimento de firma pode variar com base em diferentes fatores, como o tipo de reconhecimento escolhido e a região do país.

Os valores para reconhecimento de firma variam conforme o tipo de serviço solicitado. A tabela a seguir apresenta os preços atualizados a partir de 8 de janeiro de 2025, conforme previsto no Decreto nº 47.589/2003 e na Lei 11.331/2002:

É possível reconhecer firma online?

Como mencionamos no início deste conteúdo, já existe o reconhecimento de firma online desde 2021. O procedimento é possível por meio do e-Notariado — uma plataforma digital do Colégio Notarial do Brasil. Para isso, no entanto, você deve ter uma assinatura eletrônica.

Isso porque o termo de validação é assinado pelas partes envolvidas com o uso do Certificado Digital. Assim, o tabelião ou escrevente faz a conferência das assinaturas por meio de blockchains (uma tecnologia que reduz custos e é segurança para transações).

Além disso, mesmo na opção online, é necessário que a pessoa já tenha uma assinatura cadastrada em ficha em algum dos cartórios disponibilizados na plataforma. Assim, com tudo devidamente cadastrado, o usuário poderá fazer o reconhecimento de firma online.

Saiba mais sobre: Como reconhecer firma online?

Processo para reconhecer firma online

Reconhecer firma pela internet se tornou um procedimento simples e acessível. Com o uso do certificado digital notarizado, é possível realizar todo o processo de forma segura, sem sair de casa. Acompanhe os passos abaixo:

1. Acesse o Portal e-Notariado e solicite gratuitamente o seu certificado digital, que será utilizado como forma de identificação nos cartórios;

2. Assine o documento que deseja reconhecer e envie a versão digitalizada para o cartório onde você já possui firma aberta. A assinatura também deve ser feita eletronicamente;

3. O tabelião marcará uma videochamada para confirmar sua identidade e validar a documentação enviada;

4. Após a videochamada, será necessário assinar um termo de validação usando o mesmo certificado digital;

5. O tabelião fará a confirmação das assinaturas por meio de um sistema que utiliza tecnologia blockchain, garantindo a segurança do processo;

6. Após a validação, o documento ficará disponível para acesso por 30 dias. Se preferir, você pode solicitar o envio por correios.

Situações que impedem o reconhecimento de firma

Algumas condições inviabilizam a realização do reconhecimento de firma em cartório, como quando o documento apresenta lacunas, campos em branco, ausência de data ou informações incompletas. Nessas situações, o cartório está impedido de seguir com o ato.

Também não é permitido reconhecer firma quando o documento de identidade apresentado para abertura da ficha de firma apresenta sinais de adulteração, como plastificação posterior, fotografia desatualizada ou divergente da fisionomia atual, ou ainda quando estiver danificado de forma que comprometa sua validade.

Outro fator impeditivo é a tentativa de preenchimento da ficha-padrão por terceiros ou fora da presença do tabelião. A ficha deve sempre ser completada pessoalmente no cartório. Por fim, mesmo que a ficha de firma esteja ativa, alterações significativas na assinatura ao longo do tempo podem comprometer o reconhecimento.

Como você pôde conferir, o reconhecimento de firma é muito importante para garantir a autenticidade de documentos com diferentes finalidades, sendo necessário nos contratos de compra e venda de imóveis, procurações, escrituras públicas, documentos bancários e muitos outros.

Agora que você já sabe o que é e como reconhecer firma, não deixe de navegar pelo nosso blog e descobrir conteúdos úteis acerca do mundo dos negócios. Então, que tal visitar o nosso artigo completo sobre o reconhecimento de firma online e tirar suas dúvidas? Não deixe de conferir e até lá.