Para começar um negócio e conquistar espaço no mercado, é necessário ter estratégias de gestão. Sem um entendimento sistêmico da sua empresa, isto é, que englobe todas as etapas de trabalho, é difícil identificar pontos de fragilidade e oportunidades de melhoria. Por isso, vale a pena conhecer o conceito de gestão por processos. Trata-se de um paradigma de produção que entende que todos os fluxos de trabalho são interligados e precisam ser geridos de forma integrada. Em vez de entender os departamentos como unidades independentes e autossuficientes, essa estratégia de gestão propõe que todas as áreas sejam vistas como partes de um todo. O resultado é mais sinergia na sua empresa, com um ambiente mais colaborativo, responsabilidades compartilhadas e entrega de mais valor ao cliente. Quer entender mais sobre essa estratégia e como colocá-la em prática? Continue a leitura!
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- O que é a gestão por processos?
- Qual é a diferença para gestão de processos?
- Quais são os benefícios da gestão por processos?
- Como implementá-la na sua empresa?
- Mapeamento dos processos
- Transformação dos processos
- Monitore os processos
- Utilize a tecnologia nessa integração
O que é a gestão por processos?
Existem diferentes formas de organizar os fluxos de trabalho em uma empresa. Um dos modelos mais tradicionais é aquele em que se emprega a visão funcional dos setores: os departamentos têm delimitações claras, cada um com sua função e responsabilidades, além de terem níveis hierárquicos bem definidos. Assim, cada setor tem metas e objetivos próprios e trabalha sem tanta consciência do que acontece na sala ao lado. Já na gestão por processos, prioriza-se uma visão sistêmica, que entende todas as tarefas da empresa como uma cadeia de valor de ponta a ponta. Essa visão tem como principal característica a interação entre todas as áreas da sua empresa. O conceito de departamento como algo que se sustenta individualmente é substituído pela ideia de que os processos de todos os setores funcionam como um conjunto. Desse modo, por exemplo, um plano de marketing para MEI precisa conversar com a área de Vendas e até mesmo de Atendimento ao Cliente com bastante transparência. Essa integração permite que todos os setores estejam unidos em torno de objetivos comuns e melhora significativamente os fluxos de trabalho, com impactos positivos nos resultados da empresa.
Qual é a diferença para gestão de processos?
Gestão de processos é o nome dado às práticas para otimizar um determinado fluxo de atividades. Isto é, são as metodologias e técnicas específicas empregadas para chegar a um objetivo. A gestão do processo de captação de clientes por meio de ações de marketing para pequenas empresas é um exemplo. Já a gestão por processos é um modelo estratégico de organização de todos os fluxos de trabalho, sempre de olho nos objetivos globais da sua empresa. Trata-se, então, não apenas de uma metodologia, mas de uma visão de negócios que impacta toda a estrutura e o funcionamento da organização.
Quais são os benefícios da gestão por processos?
Como você viu, a gestão por processos permite a integração entre as áreas da sua empresa. Assim, todos os setores operam em conjunto, o que garante mais organização, transparência e qualidade nos fluxos de trabalho. Um exemplo de como a integração traz benefícios é que, se um colaborador é desligado ou muda de setor, não há grandes impactos no processo como um todo, já que os fluxos estão descentralizados. Essa compreensão sistêmica também ajuda a agilizar as etapas e a reduzir retrabalhos. Ainda, com a transparência e o diálogo entre setores, o produto ou serviço que chega ao cliente tem mais valor agregado. Se o consumidor fala com o setor de Vendas, ele tem as mesmas informações que teria se falasse com o departamento de Logística. Essa padronização dá mais credibilidade ao negócio. Além de tudo isso, para a área estratégica da empresa, a gestão por processos se relaciona à melhora no acesso a informações, o que permite tomadas de decisões mais qualificadas. O entendimento dos fluxos de trabalho como uma grande cadeia ajuda a identificar falhas e oportunidades.
Como implementá-la na sua empresa?
Para implementar uma gestão por processos, é preciso primeiro abrir mão da estrutura funcional de departamentos. Em seguida, mapear os fluxos de trabalho da empresa e buscar formas de criar uma comunicação mais fluida e horizontal entre as diferentes áreas, alinhando todas elas em torno de objetivos comuns. Veja só alguns passos importantes para isso!
Mapeamento dos processos
O primeiro passo é entender como as operações da sua empresa estão funcionando atualmente. Para tanto, emprega-se o chamado mapeamento “AS IS”, do inglês “como esta”. Nessa etapa, a ideia é realizar uma análise profunda dos processos atuais e de como eles se relacionam com os objetivos globais do negócio.
Transformação dos processos
De acordo com o mapeamento anterior, o segundo passo é discutir as possibilidades de integração e melhorias possíveis. Nessa hora, vale a pena unir todos os setores pra reuniões, realizar análises SWOT (sigla em inglês para forças, fraquezas, oportunidades e ameaças) e pensar em soluções para:
- integrar fluxos de trabalho;
- propor mais comunicação entre setores, como canais e sistemas compartilhados;
- eliminar pontos de retrabalho;
- padronizar operações;
- alinhar as equipes por meio de treinamentos conjuntos;
- adotar tecnologias que permitam mais integração.
Ainda, vale a pena desenvolver a governança na sua empresa, isto é, políticas, regras e padrões para que todos falem a mesma língua.
Monitore os processos
A partir da transformação dos processos da empresa em torno de uma visão sistêmica, é hora de acompanhar os resultados para aprimorar cada vez mais a integração dos fluxos de trabalho. Nesse momento, é importante monitorar o desempenho por meio de um sistema de indicadores-chave (KPIs) de:
- gestão de tempo;
- qualidade;
- custos fixos e variáveis;
- uso de recursos;
- capacidades.
Utilize a tecnologia nessa integração
Por fim, você já sabe do papel da presença digital para aumentar as vendas, não é? Pois bem, o investimento em tecnologias também é fundamental para a integração de processos e setores. Um exemplo simples é o uso de documentos em nuvem compartilhados entre diferentes setores para deixar a troca de informações mais ágil. No mesmo sentido, os sistemas integrados de gestão (CRM) fazem toda a diferença para que os fluxos de trabalho de toda a empresa estejam sempre alinhados. Outras soluções que permitem a automatização de tarefas e a tomada de decisões baseadas em dados são muito bem-vindas. Conseguiu entender o conceito de gestão por processos? Como você viu, esse modelo de organização dos fluxos de trabalho garante mais transparência e agilidade nas atividades da empresa, o que contribui com a entrega de mais valor ao cliente. Agora, aproveite que já está por aqui e baixe o e-book que preparamos sobre precificação de produtos!
