Como funciona a escrituração fiscal digital + 4 benefícios

A escrituração fiscal digital é uma das principais formas de prestar contas tanto financeiras quanto tributárias. Portanto, é um dos processos essenciais para boa parte das pessoas jurídicas que deve ser feito periodicamente. A grande questão é que nem sempre foi assim: muitas das operações contábeis que envolviam a utilização dessas informações eram feitas por processos manuais. Essas atividades consistiam na elaboração de documentos e relatórios físicos. Agora, com a tecnologia e o digital fazendo parte de nossas rotinas, esse tipo de processo se tornou completamente digital. A seguir, explicaremos tudo o que você precisa saber sobre ele. Confira!

Qual é a importância da escrituração fiscal?

A escrituração fiscal é uma obrigação para as empresas, sendo essencial para que esses estabelecimentos se mantenham regularizados perante a Receita Federal. A principal função é fornecer informações fiscais e contábeis para que o governo possa fazer análises e cruzar os dados de compra e venda, estoques, clientes, etc. a fim de saber se não há nenhuma irregularidade nas atividades. Por isso, é essencial que as organizações enviem essas informações, e atualmente esse processo é realizado de forma digital.

Quem deve fazê-la?

Todas as empresas que possuem inscrição fiscal devem realizar esse procedimento. Apenas as que estão registradas como indústrias ou comércio, mas que pela legislação de seu estado têm a inscrição estadual, não precisam fazer.

Afinal, o que é a escrituração fiscal digital?

Como foi visto, a escrituração fiscal é um procedimento de coleta de informações fiscais e contábeis da empresa. Durante muito tempo, esse procedimento era feito manualmente, com relatórios e documentos físicos, porém houve uma digitalização da contabilidade. Tudo é eletrônico — e é disso que se trata a escrituração fiscal digital. Chamada de SPED fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital), podemos dizer que é um ajuste na declaração fiscal, que passa a ser totalmente digital.

Como funciona?

O SPED foi desenvolvido pela Receita Federal e implementado pelo Serpro (Serviço Federal de Processamento de Dados). Ele representa um grande passo para a integração da tecnologia na contabilidade, sendo essencial para empreendimentos de todos os tamanhos. Para fazê-lo, é importante ter um sistema de gestão, isto é, um ERP instalado na sua empresa, pois é ele que fará a coleta dos dados que serão utilizados no SPED. A boa notícia é que existem muitos softwares que possuem integração com o sistema.

Quais são as 4 principais vantagens?

O SPED pode ser considerado uma evolução no cuidado com as informações, afinal ele consegue fazer a integração dos dados do negócio com a Receita Federal. Mas essa não é a única vantagem que esse sistema proporciona. A seguir, vamos conhecer os principais benefícios. Confira!

1. Redução de custos

Com esse sistema, é possível digitalizar uma série de documentos e relatórios que seriam usados para a escrituração. Isso gera uma economia a médio e longo prazo para a empresa, especialmente no uso de papel. Outro fator é em relação aos custos administrativos, já que não são necessários vários equipamentos, pessoas e até a contratação de transporte para entregar os documentos. Tudo é feito no digital, inclusive a entrega.

2. Padronização das informações

Como a empresa precisa utilizar um software para coletar e organizar os seus dados, isso impulsiona automaticamente uma padronização dessas informações. Dessa forma, a gestão sabe exatamente onde esses dados estão, o que agiliza o processo caso precise de qualquer um. Inclusive, é possível organizá-los por período, facilitando ainda mais a padronização.

3. Diminuição da incidência de erros

O SPED fiscal proporciona o acesso a informações essenciais para o negócio. Principalmente no momento da coleta, a empresa pode se prevenir e fazer o cruzamento desses dados. Essa ação possibilita uma melhor visualização das informações contábeis e fiscais, especialmente para saber se há erros, evitando as irregularidades.

4. Simplificação e agilidade

As informações ficam armazenadas em um só lugar, e isso significa que dados sobre estoque, compras, vendas, clientes, investimentos, pagamentos, entre outros, podem ser encontrados facilmente. Isso traz muito mais agilidade para consultas e simplifica os processos da equipe contábil da sua empresa. Pense que antes muitas dessas informações ficavam espalhadas em diferentes documentos físicos e corriam o risco de perda, o que poderia significar mais trabalho para a gestão.

Como fazer escrituração fiscal digital?

Deu para entender que ter um software ERP é essencial para a coleta e o armazenamento das informações que serão utilizadas no SPED, não é? Bem, esse é o primeiro passo e deve ser feito periodicamente. No fim do período de apresentação da escrituração, o programa geralmente gera um arquivo TXT ou XLM com todas essas informações. Esse documento deve ser enviado para PVA (Programa Validador e Assinador), um software disponibilizado pela Receita Federal para a análise e o envio da escrituração. Esse sistema avaliará se as informações geradas e as registradas na Receita estão de acordo. Após a análise, há uma formatação dos livros fiscais:

• entradas e saídas;
• apuração do ICMS;
• cálculo do IPI;
• registro de inventário.

Com tudo certo e validado, o PVA gera a assinatura digital e envia os arquivos para as instituições. Essa tecnologia, juntamente ao Certificado Digital para contadores, representa um enorme avanço em relação à contabilidade. Dessa forma, as empresas de todo o país podem ter seus processos mais ágeis e de acordo com as exigências dos órgãos fiscalizadores. O mais interessante é que essa tecnologia oferece uma série de possibilidades para a gestão do negócio, não só para se manter a regularização, mas também ao fornecer dados sobre o comportamento financeiro, fiscal e contábil de forma que a empresa tenha um registro em tempo real. Por isso, é muito importante realizar a escrituração fiscal digital e investir em sistemas ERP para a integração completa das informações. Ao contar com todos esses benefícios, a organização terá um setor contábil moderno e eficiente, algo essencial para se adequar às demandas do mercado e das legislações da atualidade. Gostou de saber como funciona a escrituração fiscal digital? Então, continue aprendendo sobre os processos contábeis: veja o nosso post sobre chave pública e privada do Certificado Digital!