Qual a diferença entre nota fiscal de serviço e de produto: quais são os impostos e como calcular

Todo empreendedor sabe que emitir nota fiscal é parte indispensável da saúde e do crescimento das empresas. E, mesmo para quem já está na ativa, errar nesse ponto pode causar eventos indesejados com o Fisco, inviabilizar contratos e até dificultar a expansão do próprio negócio.

A verdade é que esse assunto é relevante, pois envolve definições legais, regras municipais e estaduais e até sistemas diferentes de emissão. E, se você atua com um modelo híbrido, que mistura produtos e serviços, saber diferenciar nota fiscal de serviço e de produto é muito importante.

Além disso os impostos de nota fiscal é composto por um conjunto de diversos tributos que são calculados com base nos valores documentados durante a emissão das notas fiscais e seu não pagamento pode gerar multas e outras complicações. No conteúdo de hoje, nós da Serasa Experian vamos te explicar quais são os principais impostos cobrados pelos dados de notas fiscais e como os cálculos são feitos e claro qual a diferença de uma NF de serviço e de produto. Incluímos também dicas de como evitar erros durante o pagamento. Se interessou? Então, continue a leitura!

O que é uma nota fiscal de produto?

A nota fiscal de produto (NF-e) é o documento emitido quando ocorre uma circulação de mercadoria — seja uma venda, transferência, devolução ou qualquer outro tipo de movimentação que envolva um item físico. Ela tem como base o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), que é de competência dos estados.

Caso você venda roupas, alimentos, eletrônicos, cosméticos ou qualquer bem tangível, precisa emitir esse tipo de nota. E isso vale para vendas presenciais e para e-commerces que despacham produtos para outros estados.

Esse documento é emitido por um sistema de gestão fiscal ou emissor próprio e precisa ter autorização da Secretaria da Fazenda Estadual (SEFAZ). Além disso, é obrigatória a transmissão da NF-e por meio do XML, um arquivo digital padronizado que valida a operação perante o Fisco.

Inclusive, o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) utilizado na nota precisa corresponder à natureza da transação — por exemplo, venda dentro do estado, fora do estado, devolução etc., pois isso influencia diretamente a apuração correta dos tributos.

O que é uma nota fiscal de serviço?

A nota fiscal de serviço (NFS-e) é emitida quando há a prestação de um serviço, como consultorias, aulas, manutenção, serviços digitais, marketing, design, desenvolvimento de software e muitos outros. Aqui, o imposto envolvido é o ISS (Imposto Sobre Serviços), que é de competência municipal.

Ao contrário da nota de produto, a NFS-e não depende da circulação de mercadoria, e sim da execução de uma atividade intangível. Ou seja, ela é emitida mesmo que não haja entrega de um item físico — o que conta é o serviço realizado.

Cada prefeitura tem regras próprias, já que o ISS é municipal e isso significa que o sistema de emissão, a alíquota do imposto, as atividades permitidas e até a forma de cadastro podem variar bastante de cidade para cidade.

Portanto, se você presta serviços — como MEI, autônomo ou empresa de maior porte —, é preciso estar atento às exigências do seu município. A NFS-e é emitida diretamente no site da prefeitura ou via integração com sistemas autorizados.

As principais diferenças entre nota fiscal de produto e de serviço

Entender os pontos de distinção entre as duas notas fiscais é de suma importância para evitar confusão e manter a conformidade fiscal. Confira os principais aspectos que as diferenciam:

E quando há produto e serviço na mesma operação?

Um exemplo clássico desse tipo de acontecimento é a instalação de equipamentos: o cliente compra o produto e contrata o serviço para instalá-lo. Nesse tipo de operação, é preciso emitir duas notas separadas — uma de produto e outra de serviço —, ao mesmo tempo em que respeita os tributos e regras de cada uma.

Outro cenário comum é o da área de tecnologia: muitas empresas vendem software e, ao mesmo tempo, oferecem suporte técnico ou personalização. Aqui, também é necessário desmembrar as operações e emitir a nota correspondente para cada item.

Se houver confusão ou sobreposição de naturezas, o recomendado é consultar um contador, pois isso evita erros na tributação, que podem gerar multas ou autuações.

Como emitir nota fiscal de produto

Para emitir uma nota fiscal de produto (NF-e), você precisa se atentar a uma série de requisitos legais, técnicos e fiscais, que variam conforme o estado e o tipo de operação realizada. Entenda:

• Ter um CNPJ ativo e inscrição estadual;

• Solicitar credenciamento na SEFAZ do seu estado;

• Adquirir um certificado digital, geralmente tipo A1 ou A3;

• Escolher um sistema emissor — pode ser um ERP próprio, gratuito da SEFAZ (em alguns estados) ou soluções integradas de mercado;

• Preencher corretamente todos os campos obrigatórios: CFOP, NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), descrição do produto, quantidade, valor unitário e alíquota do ICMS;

• Transmitir o XML e guardar tanto esse arquivo quanto o DANFE por no mínimo 5 anos.

Aliás, em transações interestaduais, é necessário observar o DIFAL (Diferencial de Alíquota do ICMS), que impacta empresas que vendem para consumidores finais em outro estado.

Como emitir nota fiscal de serviço

A emissão da nota fiscal de serviço (NFS-e) também exige o seguimento de regras diferentes das notas de produto, já que envolve legislações municipais e procedimentos específicos de cada cidade. Confira:

• Ter um CNPJ e inscrição municipal ativa;

• Se cadastrar no sistema da prefeitura, o que pode envolver documentação, aprovação e até visita técnica;

• Acessar o portal da NFS-e, com login e senha ou certificado digital;

• Preencher os dados corretamente: descrição do serviço, valor, código do serviço conforme tabela da prefeitura, alíquota do ISS, tomador e outros;

• Emitir e armazenar o documento: muitas prefeituras já permitem envio automático por e-mail ao cliente.

Alguns municípios oferecem integrações com sistemas de gestão, o que facilita muito para empresas que emitem em grande volume. Porém, cada cidade tem regras próprias, e o código de serviço muda conforme a legislação local.

O que é o imposto de nota fiscal e por que ele é obrigatório?

É considerado imposto de nota fiscal todo tributo que pode ser cobrado quando ocorre a emissão de uma nota fiscal. Os valores e quais taxas serão aplicadas dependem de alguns fatores, como o ramo de atividade da empresa, o tipo de regime tributário usado pela organização e a localização da instituição, uma vez que os tributos podem ser federais, estaduais ou municipais. Esse tributo é obrigatório porque visa à arrecadação de recursos para o funcionamento do governo e o cuidado com os cidadãos, de modo que o não pagamento do imposto de nota fiscal resulta em multas e complicações perante a Receita Federal.

Quais são os principais impostos cobrados pela nota fiscal?

Atualmente, diferentes impostos podem ser cobrados sobre os valores das notas fiscais emitidas por uma empresa. Por isso, elaboramos a lista a seguir com os principais:

1. ICMS

O Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) é um tributo que incide quando há o transporte de produtos ou a prestação de serviços que envolvam o deslocamento de mercadorias ou a atuação em diferentes municípios, estados e países. O pagamento de ICMS pode ser realizado por pessoas físicas e jurídicas e o valor é definido com base na alíquota do estado e no preço dos produtos.

2. ISS

O Imposto sobre Serviços (ISS) é cobrado de empresas e autônomos que prestam serviços variados e realizam a emissão de notas fiscais. Em geral, as taxas podem variar a depender do município em que os serviços são realizados, com exceção do caso de microempreendedores individuais (MEIs) que possuem uma taxa fixa já inclusa no pagamento do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).

3. IPI

Esse é o Imposto sobre Produtos Industrializados e, como o próprio nome já indica, deve ser pago quando se trata de produtos industrializados, sejam eles importados ou produzidos em nosso país. O valor do tributo depende do preço pelo qual o produto será comercializado e também leva em consideração o tipo de regime tributário que é usado pela empresa.

4. PIS e Cofins

O PIS (Programa de Integração Social) e o Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) são impostos federais destinados à contribuição social e são calculados a partir do lucro obtido pela empresa, que é demonstrado através das notas fiscais. Vale ressaltar ainda que esses tributos também variam de acordo com o regime tributário da organização.

5. CSLL

A Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) é um imposto de competência federal e calculado conforme o valor total de vendas de uma empresa, registrado por meio das notas fiscais. Em geral, a alíquota desse imposto é fixa, com exceção das instituições financeiras e daquelas que usam o Simples Nacional para o cálculo de seus tributos. Além disso, assim como o PIS e o Cofins, os valores desse imposto são usados para a contribuição social.

6. IRPJ

O último imposto de nota fiscal que vamos destacar é o Imposto de Renda para Pessoas Jurídicas (IRPJ). Ele é pago por todas as empresas que possuam um CNPJ. Os cálculos se baseiam no lucro esperado pela organização, quando é usada a modalidade de Lucro Presumido para os tributos, ou nas notas fiscais para os demais regimes tributários.

Como calcular o imposto de nota fiscal na prática?

Como explicamos anteriormente, os impostos de nota fiscal podem variar de acordo com o regime tributário usado pela empresa e são calculados das seguintes formas:

Cálculo para empresas no Simples Nacional

As empresas que utilizam o Simples Nacional têm seus tributos de nota fiscal calculados a partir da multiplicação do faturamento bruto mensal pela alíquota do Simples Nacional, que varia conforme a receita. Sendo assim, a fórmula usada é: Valor do imposto = (faturamento bruto mensal) × (alíquota do Simples Nacional conforme a faixa de receita) Vale lembrar que as taxas são incluídas no valor do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), o que facilita tanto os cálculos quanto o pagamento dos impostos.

Cálculo para empresas no Lucro Real

Para as organizações que usam o Lucro Real, o cálculo deverá seguir a fórmula: Imposto = (lucro real apurado) × (alíquota do imposto)

Cálculo para empresas no Lucro Presumido

As empresas que utilizam a modalidade de Lucro Presumido precisam considerar os valores esperados de lucro que foram definidos pela Receita Federal como base para os cálculos, de modo que a fórmula fica assim: Imposto = (receita bruta) × (percentual de presunção) × (alíquota do imposto)

Como evitar erros no cálculo e pagamento dos impostos da nota fiscal?

Existem diferentes tipos de impostos de nota fiscal, o que pode acabar gerando algumas dificuldades na hora de realizar os cálculos e pagamentos corretos, levando a consequências como multas por sonegação de impostos e outros problemas com a Receita Federal. Por isso, preparamos algumas dicas para que você consiga evitar erros durante o pagamento desses tributos. Confira:

• Acompanhe os prazos para o pagamento de cada imposto a fim de evitar multas;
• Faça auditorias internas periodicamente para identificar e corrigir erros de cálculos;
• Atualize-se sobre as mudanças nos valores das alíquotas, porque elas são frequentemente alteradas;
• Verifique as especificidades de valores das taxas do estado e do município nos quais sua organização se situa;
• Converse com um contador de sua confiança para tirar dúvidas e revisar os cálculos a fim de evitar irregularidades;
• Conheça qual é o regime tributário de sua empresa, pois diferentes impostos são calculados com base nesse dado.

O pagamento correto dos impostos de nota fiscal é essencial para garantir que as empresas possam continuar com suas atividades sem o recebimento de penalidades por parte da Receita Federal. Por isso, é importante contar com um contador de confiança para conferir se todos os tributos estão em dia. Até a próxima!