Para MEIs e pequenas e médias empresas que estão dando inícios aos negócios, trouxemos para discussão um assunto de muita relevância: o controle de estoque. Ele é um método de gestão interna para organizações de todos os portes que oferecem produtos e serviços de diversos segmentos para monitorar e organizar tudo o que está disponível dentro da loja para ser vendido.
Muitas vezes, PMEs e MEIs não realizam o controle de estoque, de contas a pagar e nem o de contas a receber por ainda não entenderem muito bem sobre os processos essenciais para otimizar os sistemas internos. E é exatamente por isso que estamos aqui, para ensinar você, empreendedor, a não ter problemas com os furos de estoque. Mas não é só isso. Além de explicar o conceito, vamos falar da sua importância, por que deve ser feito e como fazê-lo. Com as nossas dicas, você mitiga as possibilidades de desvios, reduz o impacto nas vendas, aumenta a produtividade dos colaboradores e tem mais previsibilidade de consumo. Continue com a gente e aproveite a leitura!
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O que é o controle de estoque?
O controle de estoque é um método de gestão e acompanhamento de mercadorias que compõem o inventário de empresas de todos os tamanhos e segmentos. Basicamente, ele administra desde a entrada de produtos ou materiais no estoque até as saídas para a venda ou uso interno, envolvendo todo o supply chain da organização. Para ficar mais simples de entender, imagine um pequeno mercado: o proprietário precisa manter o registro de todos os produtos que possui em estoque, como alimentos, bebidas, produtos de higiene etc. Isso inclui saber quantidades, datas de entrada, datas de validade (no caso de produtos perecíveis) e custos de aquisição. Quando um cliente adquire algo, o sistema de controle de estoque é atualizado para refletir essa saída. Assim, o empresário consegue monitorar o que está sendo vendido com mais frequência e o que está ficando parado nas prateleiras. Assim, ele pode fazer pedidos de reposição mais eficientes, evitando excesso de estoque ou a falta de produtos. Outro exemplo seria uma fábrica de peças de automóveis. Eles precisam controlar a quantidade de matérias-primas em estoque, bem como o progresso em cada etapa do processo de fabricação. Para isso, o setor encarregado deve saber quantos itens estão em estoque, qual o estágio de produção e quanto tempo levará para que as peças estejam prontas para serem enviadas aos clientes.
Quais são os tipos de controle de estoque?
Não há como garantirmos uma fórmula mágica e única para todos os empreendimentos. Por isso, existem variadas maneiras de fazer o controle de estoque de uma empresa: PEPS, UEPS, PVPS, Just in Time, custo médio, curva ABC, preço específico e giro de estoque. Além da alta rotatividade de materiais, os diferentes setores de atuação e a gama de produtos fabricados contribuem para entendermos como essa administração será feita. Agora, vamos compreender melhor o que cada um dos tipos que citamos acima significam:
| FIFO ou PEPS | Significa “o primeiro que entra é o primeiro que sai” e funciona em ordem cronológica, indicando que o primeiro a entrar no estoque também será o primeiro a ir para venda. Normalmente, é utilizado em empresas que atuam com perecíveis. |
| LIFO ou UEPS | Significa “o último a entrar é o primeiro que sai”. Aqui, as mercadorias mais novas e caras do estoque são as primeiras anunciadas para as vendas. Funciona como uma pilha: o último a ser colocado é o que fica acessível. |
| FEFO ou PVPS | Significa “o primeiro a vencer é o primeiro a sair”. Essa é uma forma de garantir que os itens com datas de vencimento mais próximas são os que têm prioridade para serem vendidos. |
| Custo médio (MPM) | Também chamado de média ponderada móvel, é um modelo que soma valores dos produtos em estoque com os novos. Depois, o valor deve ser dividido pela quantidade total de itens. O resultado indica o custo médio por cada mercadoria. |
| Giro de estoque | Ajuda a entender o desempenho do seu estoque por meio de cálculos que relacionam as vendas totais no ano, por exemplo, com o estoque médio da organização. Os valores divididos mostram por quanto tempo as mercadorias permanecem armazenadas. |
| Just in Time | Aqui, a ideia é trabalhar com um estoque mínimo para diminuir a quantidade de itens armazenados e, assim, reduzir custos e aumentar a qualidade das produções. Por isso, esse modelo de controle de estoque é mais complexo e exige mais informações qualificadas. |
| Curva ABC | Nesse modelo, são consideradas três categorias que qualificam os produtos: giro de estoque, faturamento e lucratividade. Juntos, eles têm o objetivo de qualificar os itens que mais agregam valor à marca. |
| Preço específico | O preço unitário de cada item é identificado. Assim, a empresa dá baixa em cada mercadoria individualmente, e o estoque final é calculado com base nas informações específicas de cada produto. Normalmente, o modelo é utilizado quando existem produtos com valores significativos e, por isso, empresas com alto giro de estoque devem optar por outros modelos. |
Qual a importância do controle de estoque?
O controle de estoque é essencial na gestão financeira de um empreendimento, assim como a gestão de contas a receber e a administração de contas a pagar. Ele atua como um guia, possibilitando que haja uma visualização clara do que é necessário para que a organização se mantenha abastecida com os materiais necessários para suas operações. Além disso, um controle de estoque eficiente garante que a empresa tenha os produtos certos disponíveis para atender às necessidades dos clientes, promovendo a satisfação e a fidelização. Podemos, ainda, listar outros impactos positivos, como:
- Evitar investimentos desnecessários em estoque e minimizar perdas financeiras por falta de produtos para venda a partir da manutenção dos estoques em níveis adequados;
- Otimizar o uso de recursos para evitar desperdícios e garantir um fluxo de caixa saudável;
- Planejar melhor suas atividades de produção e fazer compras de matéria-prima de forma mais eficiente por meio de níveis adequados no estoque, evitando atrasos e interrupções;
- Reduzir custos operacionais e aumentar sua rentabilidade ao evitar a obsolescência de estoque e minimizar os custos de armazenamento;
- Identificar produtos de baixo desempenho, ajustar preços ou desenvolver promoções para impulsionar as vendas, a partir da aquisição de dados importantes para tomar decisões estratégicas;
- Identificar e mitigar riscos como roubo, deterioração ou danos aos produtos, para proteger, assim, seus ativos por meio do monitoramento do estoque;
- Cumprir as regulamentações governamentais e normas contábeis com registros precisos do estoque, garantindo a conformidade legal da empresa.
Com o controle de estoque, também é possível oferecer um serviço melhor e mais confiável aos clientes em comparação com seus concorrentes (aumentando o posicionamento de mercado e gerando mais competitividade), bem como prever a demanda futura e ajustar suas estratégias de negócios de acordo com os padrões de venda e histórico de estoque.
Como fazer um controle de estoque efetivo?
- Defina o espaço físico para organizar seu estoque. Considere que as operações devem ser otimizadas, levando em conta o armazenamento, a frequência do reabastecimento e, em alguns casos, até a refrigeração do local;
- Estabeleça o volume máximo e a quantidade mínima de mercadorias dentro do estoque. Isso fará com que as operações não sofram com as pontas extremas de falta ou excesso de itens, garantindo a saúde dos negócios e um melhor planejamento estratégico das operações;
- Mantenha um registro otimizado de tudo o que entra e sai do estoque. Além de colaborar para a visualização do que está disponível e do que foi vendido, a efetividade desse passo colaborará para um melhor controle de contas a receber e o que a empresa pode ter perdido em situações excepcionais;
- Analise seus parceiros comerciais e sua carteira de fornecedores. Garanta que ambos sejam confiáveis, que atendam seus prazos e que honrem com seus compromissos, bem como ofereçam boas condições de negócios.
Chegamos ao final de mais um conteúdo rico. Esperamos que ele tenha servido para garantir insights de como melhorar o seu controle de estoque e maximizar os resultados de venda da sua empresa. Nós da Serasa Experian nos preocupamos com o desenvolvimento saudável de MEIs e PMEs, por isso, você encontra muitos outros conteúdos úteis para o seu empreendimento em nossa página. Para não ficar por fora de nada, continue nos acompanhando. Até a próxima!
