Como organizar o estoque e planejar a frequência de compras

Cada negócio é único e possui necessidades diferentes de estoque e compras. A organização nessa hora é essencial, afinal pode ajudar a evitar desperdícios e falta de insumos e mercadorias. Por isso, pensando em te ajudar a organizar o estoque e planejar a frequência de compras, criamos esse artigo. O primeiro passo é entender qual a necessidade do seu negócio. Suas compras precisam ser feitas diariamente, semanalmente ou mensalmente? Vale esquecer o que você já ouviu sobre “comprar a maior quantidade possível para economizar no frete” ou “só comprar o essencial, sem desperdícios”. Essas estratégias não funcionam para todo mundo e muitas vezes não levam em consideração as vantagens ou as desvantagens para o negócio. Ainda tem dúvida de quanto comprar e com qual frequência realizar as reposições? Então continue lendo este artigo.

Entenda qual é a necessidade da sua empresa

Para organizar o estoque, é essencial entender qual o seu tipo. Essa é uma etapa importante para organizar o seu negócio. Existem algumas formas de classificá-lo. São elas:

• Estoque de reserva;
• Estoque consignado;
• Estoque sazonal;
• Estoque terceirizado;
• Estoque inativo.

Para ajudar a definir qual o seu estoque, é preciso levar em consideração qual a finalidade da sua empresa. Estoque de insumos: também conhecido como estoque de matérias-primas. Ele é essencial para manter o fluxo de produção, já que se faltar um insumo a produção pode ser prejudicada e causar prejuízo financeiro para a empresa. Aqui podem se encaixar fábricas e empresas de serviços, afinal um salão de beleza sem xampu, por exemplo, pode ser afetado pela falta de estoque. Estoque de produtos acabados: esse é o tipo de estoque de produtos prontos para venda, ou estoque de comercialização. Nesse caso, a falta de produtos para serem vendidos pode gerar prejuízos para empresa que não tiver o produto disponível.

Saiba quanto deve comprar

Depois de saber qual a necessidade da empresa e seu tipo de estoque, chega a grande dúvida: quanto comprar? Para saber, é preciso dimensionar a quantidade necessária de cada produto. Se o seu estoque é de insumos ou de produtos acabados, existe uma pequena diferença.

O que levar em consideração em estoque de insumos:

• Quantidade do insumo em estoque;
• Quantidade necessária do insumo;
• Tempo de entrega do fornecedor;
• Espaço disponível para armazenagem;
• Data de validade do insumo, no caso de perecíveis.

O que levar em consideração em estoque de produtos acabados:

• Expectativa de vendas (por vezes é bastante incerta);
• Quantidade existente do produto acabado;
• Data de validade do produto;
• Espaço disponível para armazenagem.

Planeje a produção e a expectativa de vendas

Na hora de planejar a expectativa de vendas, é essencial considerar a sazonalidade, como Natal e Black Friday. Entenda de qual prazo você precisa para conseguir atender toda a demanda. Por exemplo, uma produção precisa preparar com meses de antecedência um produto, já um restaurante faz o item alguns minutos antes. Isso é importante de se considerar, pois muitas das matérias-primas utilizadas podem ter prazos curtos de validade.

Vamos ver na prática como funciona?

Um restaurante self-service está planejando suas compras e precisa garantir os seguintes insumos: carnes, grãos, folhas, legumes e verduras e bebidas. Faremos o planejamento ponderando um futuro de uma a quatro semanas. Começaremos preparando o orçamento de compra:

Carne

• Quantidade existente em estoque: 50 kg;
• Espaço disponível para armazenagem: 500 kg;
• Quantidade necessária do insumo (por semana): 50 kg;
• Tempo de entrega do fornecedor: 7 dias;
• Data de validade do insumo: 6 meses.

Nesse caso, como há espaço disponível para armazenar o insumo, o prazo de validade permite estocá-lo por até 6 meses e a entrega é semanal, podemos comprar 50 kg de carne, suficientes para uma semana, ou 200 kg de carne, suficientes para um mês.

Grãos

• Quantidade existente em estoque: 200 kg de arroz e 250 kg de feijão;
• Espaço disponível para armazenagem: 1.000 kg de grãos;
• Quantidade necessária do insumo por semana: 100 kg de arroz e 100 kg de feijão;
• Tempo de entrega do fornecedor: 7 dias;
• Data de validade do insumo, no caso de insumos perecíveis: 12 meses.

Já no caso dos grãos, a data de validade permite fazer um estoque grande, mas o espaço para armazenamento é limitado. Como a entrega é realizada toda semana, a quantidade atual de arroz e feijão é suficiente. Contudo, caso deseje comprar o suficiente para um mês, basta completar o estoque até atingir 400 kg de arroz e 400 kg de feijão.

Folhas, legumes e verduras

• Quantidade existente em estoque: 5 kg de folhas e 40 kg de legumes e verduras;
• Espaço disponível para armazenagem: 600 kg de folhas, legumes e verduras;
• Quantidade necessária do insumo por semana: 10 kg de folhas e 50 kg de legumes e verduras;
• Tempo de entrega do fornecedor: de 3 a 4 dias;
• Data de validade do insumo, no caso de insumos perecíveis: 4 dias para folhas e 10 dias para legumes e verduras.

Já no caso de folhas, legumes e verduras, a data de validade não permite fazer um estoque superior a quatro dias, apesar de haver espaço para armazenamento. Como a entrega é realizada duas vezes na semana, podemos comprar 5 kg de folhas na segunda e 5 kg na sexta, suficientes para atender à necessidade com uma pequena sobra, e 50 kg de legumes e verduras uma vez na semana ou 25 kg duas vezes na semana, quantidade igualmente suficiente para atender à demanda.

Bebidas

• Quantidade existente em estoque: 50 latas do refrigerante A, 40 do B e 30 do suco C;
• Espaço disponível para armazenagem: 800 latas;
• Quantidade necessária por semana: 200 latas do refrigerante A, 120 do B e 80 de suco;
• Tempo de entrega do fornecedor: 7 dias;
• Data de validade do produto: 12 meses.

Diferentemente da carne, dos grãos, das folhas, dos legumes e das verduras, as bebidas em lata não são insumos, são produtos acabados. A lógica, porém, é a mesma: a data de validade e o espaço permitem fazer um estoque superior a duas semanas e até superior a um mês. Como a entrega é realizada uma vez a cada sete dias, podemos comprar 100 latas do refrigerante A, 60 do B e 40 de suco, suficientes para duas semanas, ou 200 latas do refrigerante A, 120 do B e 80 de suco, suficientes para quatro semanas.

Fazendo o orçamento de compra

Depois de ter calculado a quantidade semanal necessária de insumos e produtos, basta calcular o valor de compra, conforme exemplo abaixo:

Orçamento de compra semanal

Orçamento de compra mensal

Mas vale levar em consideração alguns detalhes:

• A entrega demora uma semana para ser realizada, ou seja, até que o novo pedido chegue, o estoque já terá sido consumido. Em casos assim, compre sempre com uma semana de antecedência.
• Os alimentos perecíveis, como folhas e legumes, devem ser comprados duas vezes na semana. Isso não altera o seu orçamento e mantém a qualidade dos produtos sem desperdícios.

Essas dicas foram úteis para você? Se quiser aprender mais, confira esse conteúdo sobre capital de giro para manter seu negócio funcionando e custear as suas compras.