Cada negócio é único e possui necessidades diferentes de estoque e compras. A organização nessa hora é essencial, afinal pode ajudar a evitar desperdícios e falta de insumos e mercadorias. Por isso, pensando em te ajudar a organizar o estoque e planejar a frequência de compras, criamos esse artigo. O primeiro passo é entender qual a necessidade do seu negócio. Suas compras precisam ser feitas diariamente, semanalmente ou mensalmente? Vale esquecer o que você já ouviu sobre “comprar a maior quantidade possível para economizar no frete” ou “só comprar o essencial, sem desperdícios”. Essas estratégias não funcionam para todo mundo e muitas vezes não levam em consideração as vantagens ou as desvantagens para o negócio. Ainda tem dúvida de quanto comprar e com qual frequência realizar as reposições? Então continue lendo este artigo.
Neste conteúdo você vai ler (Clique no conteúdo para seguir)
- Entenda qual é a necessidade da sua empresa
- Saiba quanto deve comprar
- Planeje a produção e a expectativa de vendas
- Vamos ver na prática como funciona?
- Fazendo o orçamento de compra
- Mas vale levar em consideração alguns detalhes:
Entenda qual é a necessidade da sua empresa
Para organizar o estoque, é essencial entender qual o seu tipo. Essa é uma etapa importante para organizar o seu negócio. Existem algumas formas de classificá-lo. São elas:
- Estoque de reserva;
- Estoque consignado;
- Estoque sazonal;
- Estoque terceirizado;
- Estoque inativo.
Para ajudar a definir qual o seu estoque, é preciso levar em consideração qual a finalidade da sua empresa. Estoque de insumos: também conhecido como estoque de matérias-primas. Ele é essencial para manter o fluxo de produção, já que se faltar um insumo a produção pode ser prejudicada e causar prejuízo financeiro para a empresa. Aqui podem se encaixar fábricas e empresas de serviços, afinal um salão de beleza sem xampu, por exemplo, pode ser afetado pela falta de estoque. Estoque de produtos acabados: esse é o tipo de estoque de produtos prontos para venda, ou estoque de comercialização. Nesse caso, a falta de produtos para serem vendidos pode gerar prejuízos para empresa que não tiver o produto disponível.
Saiba quanto deve comprar
Depois de saber qual a necessidade da empresa e seu tipo de estoque, chega a grande dúvida: quanto comprar? Para saber, é preciso dimensionar a quantidade necessária de cada produto. Se o seu estoque é de insumos ou de produtos acabados, existe uma pequena diferença.
O que levar em consideração em estoque de insumos:
- Quantidade do insumo em estoque;
- Quantidade necessária do insumo;
- Tempo de entrega do fornecedor;
- Espaço disponível para armazenagem;
- Data de validade do insumo, no caso de perecíveis.
O que levar em consideração em estoque de produtos acabados:
- Expectativa de vendas (por vezes é bastante incerta);
- Quantidade existente do produto acabado;
- Data de validade do produto;
- Espaço disponível para armazenagem.
Planeje a produção e a expectativa de vendas
Na hora de planejar a expectativa de vendas, é essencial considerar a sazonalidade, como Natal e Black Friday. Entenda de qual prazo você precisa para conseguir atender toda a demanda. Por exemplo, uma produção precisa preparar com meses de antecedência um produto, já um restaurante faz o item alguns minutos antes. Isso é importante de se considerar, pois muitas das matérias-primas utilizadas podem ter prazos curtos de validade.
Vamos ver na prática como funciona?
Um restaurante self-service está planejando suas compras e precisa garantir os seguintes insumos: carnes, grãos, folhas, legumes e verduras e bebidas. Faremos o planejamento ponderando um futuro de uma a quatro semanas. Começaremos preparando o orçamento de compra:
Carne
- Quantidade existente em estoque: 50 kg;
- Espaço disponível para armazenagem: 500 kg;
- Quantidade necessária do insumo (por semana): 50 kg;
- Tempo de entrega do fornecedor: 7 dias;
- Data de validade do insumo: 6 meses.
Nesse caso, como há espaço disponível para armazenar o insumo, o prazo de validade permite estocá-lo por até 6 meses e a entrega é semanal, podemos comprar 50 kg de carne, suficientes para uma semana, ou 200 kg de carne, suficientes para um mês.
Grãos
- Quantidade existente em estoque: 200 kg de arroz e 250 kg de feijão;
- Espaço disponível para armazenagem: 1.000 kg de grãos;
- Quantidade necessária do insumo por semana: 100 kg de arroz e 100 kg de feijão;
- Tempo de entrega do fornecedor: 7 dias;
- Data de validade do insumo, no caso de insumos perecíveis: 12 meses.
Já no caso dos grãos, a data de validade permite fazer um estoque grande, mas o espaço para armazenamento é limitado. Como a entrega é realizada toda semana, a quantidade atual de arroz e feijão é suficiente. Contudo, caso deseje comprar o suficiente para um mês, basta completar o estoque até atingir 400 kg de arroz e 400 kg de feijão.
Folhas, legumes e verduras
- Quantidade existente em estoque: 5 kg de folhas e 40 kg de legumes e verduras;
- Espaço disponível para armazenagem: 600 kg de folhas, legumes e verduras;
- Quantidade necessária do insumo por semana: 10 kg de folhas e 50 kg de legumes e verduras;
- Tempo de entrega do fornecedor: de 3 a 4 dias;
- Data de validade do insumo, no caso de insumos perecíveis: 4 dias para folhas e 10 dias para legumes e verduras.
Já no caso de folhas, legumes e verduras, a data de validade não permite fazer um estoque superior a quatro dias, apesar de haver espaço para armazenamento. Como a entrega é realizada duas vezes na semana, podemos comprar 5 kg de folhas na segunda e 5 kg na sexta, suficientes para atender à necessidade com uma pequena sobra, e 50 kg de legumes e verduras uma vez na semana ou 25 kg duas vezes na semana, quantidade igualmente suficiente para atender à demanda.
Bebidas
- Quantidade existente em estoque: 50 latas do refrigerante A, 40 do B e 30 do suco C;
- Espaço disponível para armazenagem: 800 latas;
- Quantidade necessária por semana: 200 latas do refrigerante A, 120 do B e 80 de suco;
- Tempo de entrega do fornecedor: 7 dias;
- Data de validade do produto: 12 meses.
Diferentemente da carne, dos grãos, das folhas, dos legumes e das verduras, as bebidas em lata não são insumos, são produtos acabados. A lógica, porém, é a mesma: a data de validade e o espaço permitem fazer um estoque superior a duas semanas e até superior a um mês. Como a entrega é realizada uma vez a cada sete dias, podemos comprar 100 latas do refrigerante A, 60 do B e 40 de suco, suficientes para duas semanas, ou 200 latas do refrigerante A, 120 do B e 80 de suco, suficientes para quatro semanas.
Fazendo o orçamento de compra
Depois de ter calculado a quantidade semanal necessária de insumos e produtos, basta calcular o valor de compra, conforme exemplo abaixo:
Orçamento de compra semanal
| Item | Unidade | Quant. Existente | Quant. Necessária | Quant. a comprar | Preço de Compra | Total |
| Carne | Kg | 50 | 50 | 50 | R$ 45,00 | R$ 2.250,00 |
| Arroz | Kg | 200 | 100 | 0 | R$ 5,00 | – |
| Feijão | Kg | 250 | 100 | 0 | R$ 6,00 | – |
| Folhas | Kg | 5 | 10 | 10 | R$ 4,00 | R$ 40,00 |
| Legumes e Verduras | Kg | 40 | 50 | 50 | R$ 3,00 | R$ 150,00 |
| Refrigerante A | Lata | 50 | 50 | 50 | R$ 2,00 | R$ 100,00 |
| Refrigerante B | Lata | 40 | 30 | 20 | R$ 2,50 | R$ 50,00 |
| Suco | Lata | 30 | 20 | 10 | R$ 2,30 | R$ 23,00 |
| Total De Compras | R$ 2.613,00 | |||||
Orçamento de compra mensal
| Item | Unidade | Quant. Existente | Quant. Necessária | Quant. a comprar | Preço de Compra | Total |
| Carne | Kg | 50 | 50 | 200 | R$ 45,00 | R$ 9.000,00 |
| Arroz | Kg | 200 | 100 | 300 | R$ 5,00 | R$ 1.500,00 |
| Feijão | Kg | 250 | 100 | 250 | R$ 6,00 | R$ 1.500,00 |
| Folhas | Kg | 5 | 10 | 45 | R$ 4,00 | R$ 180,00 |
| Legumes e Verduras | Kg | 40 | 50 | 210 | R$ 3,00 | R$ 630,00 |
| Refrigerante A | Lata | 50 | 50 | 200 | R$ 2,00 | R$ 400,00 |
| Refrigerante B | Lata | 40 | 30 | 110 | R$ 2,50 | R$ 275,00 |
| Suco | Lata | 30 | 20 | 70 | R$ 2,30 | R$ 161,00 |
| Total De Compras | R$ 13.646,00 | |||||
Mas vale levar em consideração alguns detalhes:
- A entrega demora uma semana para ser realizada, ou seja, até que o novo pedido chegue, o estoque já terá sido consumido. Em casos assim, compre sempre com uma semana de antecedência.
- Os alimentos perecíveis, como folhas e legumes, devem ser comprados duas vezes na semana. Isso não altera o seu orçamento e mantém a qualidade dos produtos sem desperdícios.
Essas dicas foram úteis para você? Se quiser aprender mais, confira esse conteúdo sobre capital de giro para manter seu negócio funcionando e custear as suas compras.
