Como emitir nota de devolução? Entenda e tire suas dúvidas

A nota fiscal de devolução surgiu registrar o retorno de um produto à empresa. Hoje, faz parte das Notas Fiscais Eletrônicas, e sua emissão pode depender de algumas condições, por exemplo, o uso do Certificado Digital. Apesar disso, os tipos variam conforme a operação comercial.

A nota é útil para as empresas registrarem a venda de um produto ou a prestação de serviços. Para ser emitida, é preciso também um cadastro fiscal. No caso das empresas que fazem parte do setor do comércio, é preciso cadastrar-se no Sefaz. Por outro lado, organizações do setor de serviços devem procurar a prefeitura. A nota fiscal de devolução serve para a marca ter registros de quando um cliente rejeita um produto e quer enviá-lo de volta. Mesmo quando tomamos todos os cuidados nas vendas, isso acontece. Veja nos próximos tópicos como emiti-la!

Como fazer a nota de devolução?

A nota fiscal de devolução registra a volta de um item à empresa. Isso é comum quando o cliente desiste da compra ou quando há defeito no produto. Ela é útil para a loja ajustar o estoque e atualizar as informações fiscais. Ela também tem valor para o cliente, já que se torna possível usá-la para receber o valor de volta. Aqui, não há prazo para a emissão acontecer, uma vez que é possível lançar a nota no momento em que precisar. No entanto, o prazo para devolver o produto precisa seguir as regras do Procon, dos termos de garantia e da Lei do E-commerce. Para que a emissão de nota fiscal seja segura, você pode contar com o auxílio de um certificado digital — comentaremos sobre isso mais para frente.

Passo a passo para emitir a sua nota de devolução:

Confira na imagem abaixo, como você consegue emitir a sua nota fiscal de devolução da melhor maneira:

Qual é a diferença entre uma nota fiscal de devolução e uma nota fiscal de retorno?

A nota fiscal de devolução anula uma compra, ou seja, ela cancela o pagamento de impostos e só existe quando há troca de valores. Já a de retorno, surge quando um produto volta a sua origem. Se você enviar um produto à assistência técnica, por exemplo, precisará dessa nota. Nesse segundo caso, não há a incidência de impostos e o prazo é de 180 dias. Se durante a sua volta acontece a emissão da nota fiscal de retorno, no envio se emite a de remessa. A utilidade desse documento é o registro da circulação de mercadoria não comercial. A nota fiscal de remessa também surge em outros casos além da assistência técnica. Por exemplo, no transporte entre sede e filial, em amostras grátis, doações, brindes e demonstrações.

Dúvidas frequentes sobre nota fiscal de devolução

A nota de devolução anula uma venda quando não dá para cancelar a NF-e original. Sua emissão se dá quando o cliente não recebeu um produto ou ele foi recusado. Ela mostra o retorno ao estoque, com a justificativa definida no Danfe. Veja algumas das dúvidas mais comuns:

O que precisa para fazer uma nota de devolução?

Quem emite a nota de devolução de um produto é a empresa que o vendeu. Por isso, precisa definir o campo “finalidade” indicando “NFe de devolução”. Registre também a data, o número e a série. Por último, lembre-se de colocar o motivo da devolução.

Onde emitir uma nota fiscal de devolução?

Você pode emitir a nota fiscal de devolução no mesmo ambiente em que costuma emitir as NF-es convencionais. É muito importante ressaltar que esse documento é emitido pelo fornecedor ou vendedor. Aqui, não se lança o imposto que a venda originou. Ele fica na parte de dados adicionais.

O MEI pode emitir nota fiscal de devolução?

Depende muito! Cada estado possui suas próprias regulamentações. Isto significa que o MEI pode precisar, ou não, emitir a nota fiscal de devolução. Por exemplo, no estado de São Paulo os microempreendedores individuais estão dispensados dessa obrigação fiscal. Por isso, o ideal é pesquisar sobre a legislação vigente.

O cupom fiscal também aceita devolução e troca?

Uma das principais diferenças entre o cupom fiscal e a nota fiscal é que só o segundo aceita troca. A nota salva as informações da empresa, de quem compra e de quem transporta. Por isso, o cliente pode devolver o produto e pedir o reembolso. Já o cupom, não traz informações de quem realiza a compra, uma vez que apenas informa dados do negócio e da transação. A nota fiscal pode ser só digital, sua emissão se dá por vários softwares e a impressão é por uma impressora comum. Por outro lado, o cupom fiscal depende de uma impressora térmica ECF específica. Ele revela:

• O nome da empresa;
• A data da compra;
• O local;
• A descrição do produto;
• O tipo de pagamento;
• O valor;
• Os impostos.

Qual é a função do recibo?

A diferença entre o Recibo e a Nota Fiscal se dá no modo de funcionamento de ambos. O primeiro serve para as pessoas poderem mostrar que parte de uma dívida foi paga. Ele valida a transação e prova que o dinheiro foi para as mãos de quem se devia. É o caso dos recibos dos profissionais liberais, que atestam o pagamento de alguma dívida. Seu armazenamento junto à Receita Federal acontece para declaração. Além disso, existe outro tipo de recibo, o RPA. Sua função é formalizar o pagamento a um autônomo que não tem CNPJ. Diferentemente do recibo, a nota fiscal registra as informações da venda. Seu foco não é o produto, mas o processo para vendê-lo. Com isso, ela revela os impostos, trazendo dados financeiros e contábeis. É importante ressaltar que, quando uma marca vende, ela precisa emitir esse documento.

Como é a nota fiscal de exportação?

Outro tipo de nota fiscal ligado à circulação de mercadorias é a de exportação. Ela funciona de forma parecida com a de remessa, uma vez que também envolve o envio de um produto, porém, dessa vez, existe uma transação comercial aqui. Ela exige detalhes dos impostos de exportação. Apesar de você não precisar identificar a cidade de destino, é necessário definir o país. Aqui, também é preciso trocar os campos de CNPJ pelo local de embarque do produto. A situação do ICMS e do IPI também deve ser definida. Por isso, vale diferenciar a nota fiscal de devolução das de:

• Retorno, feita para a volta de produtos sem transação comercial;
• Remessa, feita para o envio desses mesmos produtos;
• Exportação, feita para o envio internacional de produtos.