A digitalização de processos está cada vez mais presente no cotidiano de pessoas físicas e jurídicas. Dentre as facilidades oferecidas pelo Governo Federal está a possibilidade de assinar documentos digitalmente — de maneira gratuita, segura e com validade jurídica — diretamente pelo portal Gov.br.

A ferramenta, chamada Assinatura Eletrônica Gov.br, permite assinar arquivos sem necessidade de certificados pagos ou programas externos. E o melhor: tudo isso com validade legal, conforme o Decreto nº 10.543, de 13/11/20200 (alterado peloDecreto nº 10.900/2021).

Neste artigo, explicamos como funciona o serviço, quais tipos de documentos podem ser assinados, quem tem acesso e respondemos às principais dúvidas. Também incluímos referências legais e orientações práticas para que você utilize a ferramenta com segurança. Boa leitura!

Como assinar documento digitalmente pelo Gov.br

Antes de começar o processo de assinatura, é importante garantir que você atenda aos requisitos mínimos para utilizar a ferramenta de forma segura e válida. Abaixo listamos o que é você precisa ter antes de iniciar o processo de assinatura de documento:

  • Conta ativa no Gov.br: você deve ter um cadastro no portal Gov.br (gov.br), com nível de confiabilidade prata ou ouro. Contas com nível bronze não têm acesso ao serviço de assinatura digital.

  • Aplicativo Gov.br instalado no celular: o app é essencial para autenticação e verificação de identidade durante o processo de assinatura. É por meio dele que você receberá códigos de acesso, notificações ou realizará validações biométricas (como reconhecimento facial).

    • Caso não tenha o aplicativo Gov.Br em seu celular, você pode baixar na loja de aplicativos compatível com o sistema do seu smartphone. Clique no link para baixar a versão IOS (Iphone) ou Android (Google). do Gov.Br

apple store e play store para baixar o app gov br

  • Habilitar permissões de autenticação: o usuário deve autorizar o uso de dados necessários e permitir que o sistema valide sua identidade durante os passos do processo. Isso pode envolver validação com banco credenciado, biometria facial ou certificado digital.

  • Documento para assinar: o arquivo que será assinado pode conter os seguintes formatos: DOC, DOCX, ODT, PNG, JPG ou PDF com até 20MB. (Qualquer documento enviado será disponibilizado ao final do processo em PDF para download)

Cumprindo esses pré-requisitos, você já pode iniciar o processo de assinar documentos digitalmente com segurança e validade legal. Agora veja o passo a passo de como fazer:

1. Acesse o site assinatura.gov.br

Primeiro acesse a página do site Portal de Assinatura Eletrônica

Tela de login Gov br

2. Faça o upload do arquivo PDF que deseja assinar.

Com arquivo preparado, arraste e solte arquivos para serem assinados somente nas extensões DOC, DOCX, ODT, PNG, JPG ou PDF com até 20MB.

adicionar documento para ser assinado digitalmente pelo Gov

3. Escolha o local da assinatura

Escolha no documento qual o local da assinatura e tome cuidado para não esconder uma informação importante do documento.

documento anexado e inclusão de local da assinatura digitalmente pelo Gov

4. Digite o código recebido no aplicativo Gov.br

Após anexar e escolher o local, você deve clicar em avançar e deverá receber o código em seu aplicativo Gov.Br. Preencha o campo indicado e clique em avançar!

tela de código GOV BR

5.Baixe o documento assinado

Pronto! Agora é só clicar em "Baixar arquivo assinado"

documento assinado digitalmente pelo Gov

Quais tipos de documentos podem ser assinados?

A plataforma é bastante versátil e pode ser utilizada em diversas situações do dia a dia — tanto pessoais quanto profissionais. Veja alguns exemplos de documentos que podem ser assinados:

  • Contratos de prestação de serviços: ideais para formalizar acordos entre prestadores e contratantes sem necessidade de presença física.

  • Declarações pessoais: como comprovantes de residência, declarações de próprio punho, entre outras.

  • Termos de autorização: úteis em contextos como autorização para viagens de menores ou uso de imagem.

  • Documentos administrativos: comunicações internas, relatórios, atas e memorandos utilizados por empresas ou órgãos públicos.

  • Procurações: que delegam poderes a terceiros para representar alguém em atos legais.

Além desses, qualquer documento que exija autenticação pode ser assinado eletronicamente, desde que respeite os critérios técnicos da plataforma como mencionado anteriormente. Essa praticidade torna o serviço uma alternativa eficiente e segura à assinatura manual, com a vantagem de ser totalmente online e gratuita.

A seguir confira algumas dúvidas sobre assinatura de documentos online:

É seguro assinar documentos digitalmente?

Sim. O sistema utiliza autenticação em duas etapas e criptografia avançada, o que torna o processo confiável para uso pessoal e profissional.

É preciso pagar para assinar?

Não. O serviço é totalmente gratuito, desde que você tenha conta Gov.br com nível prata ou ouro.

Posso assinar documentos com outras pessoas?

Sim. Basta que todas as partes envolvidas também possuam conta Gov.br. O sistema permite múltiplas assinaturas no mesmo arquivo.

O documento assinado é aceito por empresas e órgãos públicos?

Sim. O arquivo assinado recebe um selo de validação que pode ser verificado online. Ele tem o mesmo valor jurídico de uma assinatura presencial ou com certificado digital.

A possibilidade de assinar documento digitalmente pelo Gov.br representa um avanço significativo na desburocratização de processos no Brasil. Além de ser gratuita, a ferramenta é segura, prática e aceita em todo o território nacional.

Se ainda não utilizou essa funcionalidade, vale a pena experimentar: ela pode facilitar muito a sua rotina, em compromissos pessoais e profissionais. Gostou desse conteúdo? Confira também outras dicas no blog da Serasa Experian!