CNPJ inapto: entenda o que é, como regularizar seu CNPJ e mais!

Sabemos que a regularidade fiscal é um pilar fundamental para a saúde e a longevidade de qualquer negócio, e um dos principais indicadores dessa regularidade é a situação cadastral do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ).

O CNPJ inapto é um status atribuído pela Receita Federal a empresas que deixaram de cumprir obrigações acessórias, como a entrega de declarações fiscais obrigatórias. Isso pode resultar em sérias consequências, como a impossibilidade de emitir notas fiscais, obter financiamentos ou participar de licitações. Para regularizar a situação, é necessário identificar as pendências e corrigi-las junto ao órgão.

Por isso, abordaremos no conteúdo de hoje o que significa ter um CNPJ inapto, além de apresentar algumas dicas sobre como identificar as pendências, regularizar a situação e evitar as sanções legais decorrentes dessa irregularidade. Fique conosco e aproveite!

CNPJ inapto: o que significa?

O termo CNPJ inapto é usado para identificar as empresas que apresentaram omissões quanto às irregularidades fiscais ou cadastrais perante a Receita Federal. Normalmente, a situação de inapto ocorre quando há descumprimento de obrigações acessórias, como a não entrega de declarações obrigatórias ou o não pagamento de tributos. O status de inaptidão é, na prática, um sinal de alerta de que algo está errado na gestão empresarial.

Quanto à legislação, o art. 38 da Instrução Normativa RFB nº 2.119/2022 indica os casos de inaptidão do CNPJ:

Art. 38. Pode ser declarada inapta a inscrição no CNPJ da entidade que:

I - for omissa quanto ao cumprimento de obrigações acessórias, assim considerada aquela que, estando obrigada, deixar de apresentar declarações ou demonstrativos, pelo prazo de, no mínimo, 90 (noventa) dias, contado da data estabelecida pela legislação para sua apresentação;

II - pratique irregularidade em operações de comércio exterior, assim considerada aquela que não comprovar a origem, a disponibilidade e a efetiva transferência, se for o caso, dos recursos empregados em operações de comércio exterior;

III - for inexistente de fato, assim considerada:a) a entidade que não dispuser de patrimônio ou de capacidade operacional necessários à realização de seu objeto, inclusive a que não comprovar o capital social integralizado; b) a entidade que não for localizada no endereço informado no CNPJ, mediante comprovação constante de Termo de Diligência; c) no caso de intimação improfícua da entidade, aquela cujo representante legal, quando intimado: 1. não for localizado; 2. alegar falsidade ou simulação relativa à sua participação na referida entidade ou estabelecimento filial, ou não comprovar legitimidade para sua representação; ou 3. não indicar seu novo domicílio tributário; d) tiver domicílio no exterior e não tiver indicado, nos termos do § 1º do art. 6º, procurador ou representante legalmente constituído e domiciliado no País ou, caso tenha indicado, este não tiver sido localizado; ou e) encontrar-se com as atividades paralisadas, salvo quando a paralisação for comunicada;

IV - realizar operações de terceiros, com intuito de acobertar seus reais beneficiários;

V - tiver participado, segundo evidências, de organização constituída com o propósito de suprimir ou reduzir o recolhimento de tributos ou de inviabilizar ou prejudicar a cobrança de débitos fiscais, inclusive por meio de emissão de documentos fiscais que relatem operações fictícias ou cessão de créditos inexistentes ou de terceiros;

VI - tiver sido constituída, segundo evidências, para a prática de fraude fiscal, inclusive em proveito de terceiras empresas;

VII - operar com produtos de natureza ilícita, proveniente de roubo ou decorrente de contrafação;

VIII - adotar práticas ilícitas na comercialização de combustíveis;

IX - praticar contrabando, descaminho, pirataria ou outros atos ilícitos relacionados ao comércio internacional; ou

X - encontrar-se suspensa por, no mínimo, 1 (um) ano.

O site do Governo Federal indica que, nos casos de pendência de atualização cadastral, é possível fazer a transmissão do DBE (Documento Básico de Entrada) para alterar ou corrigir os dados cadastrais e/ou solicitar a baixa do CNPJ formal, mesmo que a inscrição esteja inapta.

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Entendendo melhor o que é um CNPJ inapto

Quando uma empresa deixa de entregar declarações como a DCTF, DIRF, SPED Contábil ou outras obrigações por dois anos consecutivos, a Receita Federal pode declarar o CNPJ como inapto. Esse status não significa que a empresa está encerrada, mas sim que está irregular perante o fisco. Além de impedir atividades comerciais, o CNPJ inapto pode gerar multas e dificultar a regularização futura.

A inaptidão também pode ocorrer por inconsistências cadastrais, como endereço incorreto ou ausência de representante legal atualizado. Para resolver, o responsável deve acessar o portal da Receita Federal, verificar quais obrigações estão pendentes e realizar a entrega ou correção dos dados. Após a regularização, é possível solicitar a reativação do CNPJ.

7 causas que podem deixar o CNPJ inapto

Manter o CNPJ da sua empresa regularizado é essencial para garantir o funcionamento legal do negócio e evitar bloqueios que podem comprometer suas operações. No entanto, muitos empreendedores só descobrem que o CNPJ está inapto quando já enfrentam dificuldades como a impossibilidade de emitir notas fiscais ou abrir contas bancárias.

Esse status é atribuído pela Receita Federal quando são identificadas irregularidades fiscais ou cadastrais que não foram corrigidas ao longo do tempo. Para te ajudar a evitar esse problema — ou resolver se ele já aconteceu — listamos a seguir as principais causas que podem levar um CNPJ à inaptidão e explicamos como cada uma delas afeta a saúde da sua empresa.

1. Omissão de declarações obrigatórias

Empresas que deixam de entregar declarações fiscais por dois anos consecutivos entram automaticamente na mira da Receita Federal. Um exemplo comum é a DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais), que deve ser enviada mesmo por empresas inativas. A ausência dessas obrigações sinaliza que a empresa pode estar abandonada ou operando irregularmente, o que leva à inaptidão do CNPJ.

2. Não envio da Escrituração Contábil Digital (ECD)

Se sua empresa é do Lucro Real ou Presumido e não envia o SPED Contábil, ela está descumprindo uma obrigação acessória essencial. A ECD é usada para registrar digitalmente os livros contábeis da empresa, e sua ausência compromete a transparência fiscal. A Receita interpreta isso como uma tentativa de ocultar informações, o que pode resultar na suspensão do CNPJ.

3. Falta de entrega da ECF (Escrituração Contábil Fiscal)

A ECF substituiu a antiga DIPJ e é obrigatória para todas as pessoas jurídicas, inclusive as imunes e isentas. Quando a empresa não entrega essa escrituração, a Receita não consegue verificar se os tributos foram corretamente apurados e pagos. Isso gera um alerta automático e, se persistente, leva à inaptidão do CNPJ.

4. Cadastro desatualizado na Receita Federal

Mudou de endereço e não atualizou no CNPJ? Isso pode parecer um detalhe, mas é um erro grave. A Receita exige que os dados cadastrais estejam sempre atualizados. Informações incorretas ou desatualizadas, como endereço, telefone ou atividade econômica (CNAE), podem causar a suspensão do CNPJ por inconsistência cadastral.

5. Inatividade não comunicada

Mesmo que sua empresa esteja sem movimentação, é obrigatório informar essa condição à Receita. A Declaração de Inatividade deve ser entregue anualmente. Se isso não for feito, o sistema entende que a empresa está operando irregularmente, o que pode levar à inaptidão do CNPJ mesmo sem movimentações financeiras.

6. Ausência de representante legal ativo

Toda empresa precisa ter um responsável legal registrado e ativo no sistema da Receita. Se o representante faleceu, saiu da sociedade ou teve o CPF suspenso e não foi substituído, o CNPJ pode ser considerado irregular. Isso impede a empresa de realizar operações básicas, como abrir conta bancária ou emitir nota fiscal.

7. Erros ou inconsistências nos dados cadastrais

Por fim, erros simples como divergência entre o nome empresarial e o registrado na Junta Comercial, ou CNAEs incompatíveis com a atividade real da empresa, também podem gerar problemas. A Receita cruza essas informações com outros órgãos e, ao identificar inconsistências, pode declarar o CNPJ como inapto até que tudo seja corrigido.

Qual a diferença entre CNPJ inapto e inativo?

Muitas pessoas confundem os termos CNPJ inapto e inativo, mas eles possuem significados distintos. O CNPJ inapto indica o descumprimento de obrigações legais, como a omissão de declarações fiscais ou problemas cadastrais, impossibilitando operações regulares.

O status de CNPJ inapto é atribuído quando a empresa descumpre obrigações legais, como deixar de entregar declarações fiscais obrigatórias ou manter dados cadastrais desatualizados. Essa condição impede a empresa de operar normalmente, bloqueando a emissão de notas fiscais, o acesso a crédito e até a participação em licitações. Em outras palavras, é um sinal de que há pendências sérias com o fisco.

Já o CNPJ inativo se refere a empresas que não realizaram movimentações financeiras, patrimoniais ou operacionais durante um determinado período, mas que continuam cumprindo suas obrigações fiscais. Ou seja, mesmo sem atividade, a empresa segue regular perante a Receita. Esse status é comum em negócios que estão temporariamente paralisados, mas que pretendem retomar as atividades no futuro.

A principal diferença entre os dois é que enquanto o CNPJ inapto representa uma irregularidade que precisa ser corrigida com urgência, o CNPJ inativo é apenas uma condição temporária e legal, desde que as obrigações acessórias continuem sendo entregues. Saber essa diferença ajuda você empreendedor a agir corretamente e evitar sanções legais.

CNPJ inapto: o que fazer para resolver?

A boa notícia é que, em muitos casos, a situação de ter o CNPJ inapto é reversível. No entanto, é necessário seguir um processo específico para corrigir as irregularidades.

Consulte a situação da empresa no site da Receita Federal

A primeira coisa a se fazer é utilizar o serviço Certidões e Situação Fiscal - Consulta Pendências - Situação Fiscal no portal e-CAC para avaliar a situação do CNPJ inapto.

Identifique as obrigações pendentes

Em seguida, no menu "Certidões e Situação Fiscal", é possível gerar um relatório completo das pendências. Assim, você poderá identificar as obrigações em atraso e analisar o relatório para conferir quais são: declarações não entregues, tributos não pagos ou problemas cadastrais, como já mencionamos. 

Verifique quais declarações fiscais não foram entregues (como DCTF, ECF, SPED, etc.) ou se há erros cadastrais, como endereço desatualizado ou ausência de representante legal.

No entanto, caso a irregularidade/omissão ocorra por motivos de incorreções cadastrais, é obrigatória a transmissão do ato de alteração cadastral pertinente para conseguir eliminar a omissão. No geral, exceto se houver ocorrências que indiquem a incompatibilidade dessas declarações ou escriturações com alguma situação de fato de conhecimento pela RFB, a regularização ocorrerá automaticamente.

Regularize as pendências

Entregue todas as declarações omitidas, mesmo que fora do prazo. Em alguns casos, será necessário pagar multas por atraso. Se o problema for cadastral, atualize os dados no sistema da Receita.

Acompanhe o processamento

Após a entrega das obrigações e correções, aguarde o processamento da Receita Federal. O status do CNPJ deve ser atualizado automaticamente para ativo, caso todas as pendências tenham sido resolvidas.

Considere o apoio de um contador

A regularização pode envolver detalhes técnicos e burocráticos. Contar com um contador de confiança pode acelerar o processo e evitar novos erros.

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Quais são as consequências de uma empresa inapta?

De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 2.119/2022, as principais restrições que uma empresa que está na situação de CNPJ inapto pode ter são:

Art. 49. Sem prejuízo das sanções previstas na legislação, a entidade cuja inscrição no CNPJ tenha sido declarada inapta:

I - é incluída no Cadastro Informativo de Créditos Não Quitados do Setor Público Federal (Cadin); e

II - fica impedida de:a) participar de concorrência pública; b) celebrar convênios, acordos, ajustes ou contratos que envolvam desembolso, a qualquer título, de recursos públicos, e respectivos aditamentos; c) obter incentivos fiscais e financeiros; d) realizar operações de crédito que envolvam a utilização de recursos públicos; e) transacionar com estabelecimentos bancários, inclusive quanto à movimentação de contas correntes, à realização de aplicações financeiras e à obtenção de empréstimos; e f) emitir documento fiscal eletrônico.

Quanto tempo leva para regularizar um CNPJ inapto?

O prazo varia conforme a complexidade das pendências, mas em situações simples, a regularização pode ocorrer em até 48 horas úteis após a quitação de débitos e entrega de declarações atrasadas.

O que acontece se a empresa não regularizar o CNPJ?

Caso a inaptidão permaneça por cinco anos, o CNPJ será baixado automaticamente pela Receita Federal e considerado extinto. Os sócios podem ser responsabilizados pelos débitos, além de ficarem impedidos de realizar uma nova inscrição. O cadastro pode ser incluído no Cadastro Informativo de Créditos Não Quitados de Órgãos e Entidades Federais (Cadin).

Gostou do conteúdo de hoje? Esperamos que sim! A situação de inaptidão traz uma série de restrições e pode até mesmo levar à baixa automática do cadastro, com graves consequências para os sócios. Portanto, a prevenção e a rápida regularização são as melhores estratégias.

Assim que identificar qualquer pendência, aja prontamente, seguindo as orientações da Receita Federal e buscando o apoio de profissionais qualificados, se necessário.

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