A assinatura eletrônica é um mecanismo muito útil para pessoas físicas e jurídicas. Muitos não sabem, mas esse recurso tem validade jurídica plena e garante segurança entre os contratantes. Esse formato permite que as empresas tenham identificação digital e que façam negociações de qualquer lugar. É seguro e você alcança uma autonomia de trabalho bastante interessante. Hoje, vamos contar neste post como assinar contrato on-line facilita a rotina do seu negócio! Siga com a leitura e esclareça suas dúvidas.
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- 1. Por que vale a pena oferecer a assinatura de contrato on-line?
- Praticidade
- Redução de custos
- Agilidade
- Competitividade
- 2. Quais cuidados devem ser tomados com documentos digitais?
- Lei Geral da Proteção de Dados Pessoais (LGPD)
- Certificado Digital para Empresas
- Arquivos na nuvem
- Controle de acesso
- 3. Como oferecer a assinatura de contrato on-line para clientes?
- Conheça o procedimento
1. Por que vale a pena oferecer a assinatura de contrato on-line?
O conforto de assinar documentos eletronicamente sempre foi algo desejado pelos empresários e, agora que essa tecnologia existe no mercado, vale muito a pena investir! Ela traz muitos benefícios e praticidades para a rotina do negócio, independentemente do porte ou segmento, e promove uma tranquilidade maior em relação a não expor informações. Isso porque a inteligência artificial é programada com criptografia. Por exemplo, a assinatura on-line pode ser usada por médicos na emissão de laudos, por advogados na procuração eletrônica, entre muitos outros profissionais. Por isso, vale a pena se informar sobre o assunto e contratar uma empresa com experiência no ramo. E não é só a pessoa jurídica que consegue esse benefício de assinatura digital: muitas pessoas físicas buscam o recurso para emitir um e-CPF e gostam bastante! Confira, a seguir, algumas caraterísticas marcantes sobre assinar contrato on-line!
Praticidade
A praticidade é um dos pontos principais. Não ter que estar em um local físico para assinar um documento é uma grande evolução. E o melhor: estar distante para fazer um contrato, uma nota fiscal ou qualquer outro serviço não significa que você está desprotegido. Apesar da modernidade, você conta com princípios de autenticidade e integridade para realizar operações. Claro que alguns cuidados são importantes, mas não perca uma boa oportunidade por receio de inovar.
Redução de custos
Outra característica é a redução de custo e isso acontece porque o empresário não precisa se deslocar até o cliente ou que o próprio contratante saia fisicamente. Essa diminuição de gastos também tem relação com a redução de materiais de escritório. Se o documento é feito on-line, não tem custo com impressão (tudo é feito remotamente). Isso consequentemente torna o trabalho sustentável em todos os termos. Já imaginou não ter acúmulo de arquivos físicos? É uma economia de tempo, de espaço e de recursos financeiros.
Agilidade
A agilidade é um ponto muito forte! A possibilidade de sair de uma reunião virtual e já fechar um acordo comercial agiliza os processos. Em vez de marcar encontros pessoais e reunir todos os envolvidos, tudo pode ser realizado on-line e armazenado em nuvem.
Competitividade
Investir em algo inovador chama atenção, e a tendência do mercado é realizar os procedimentos de forma on-line. Se você tem essa ferramenta e outro estabelecimento não, já é um diferencial. Isso fomenta uma competitividade interessante, além de todas as outras vantagens.
2. Quais cuidados devem ser tomados com documentos digitais?
Apesar da modernidade, é necessário ter alguns cuidados no momento de assinar contrato on-line. Separamos algumas questões relevantes para que você compreenda melhor as precauções relacionadas a esse procedimento!
Lei Geral da Proteção de Dados Pessoais (LGPD)
A legislação específica é uma aliada muito importante na manutenção e na proteção da segurança das informações. A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais tem a proposta de proteger dados sensíveis que geralmente constam nos contratos. É uma maneira de defender os elementos que constam nas negociações, principalmente os dados pessoais. A lei gera efeito para todos, protegendo tanto o contratante quanto o contratado.
Certificado Digital para Empresas
Se você é uma pessoa jurídica, não perca tempo e faça um Certificado Digital para MEI. Essa atitude é capaz de otimizar muito os serviços com clientes e com o fisco, bem como auxiliar o microempreendedor a expandir o negócio e evitar burocracias. Procure boas empresas certificadoras e invista nesse mecanismo.
Arquivos na nuvem
Pelo fato de tudo ser virtual, você pode arquivar todos os contratos no sistema de nuvem. Separe em pastas por assunto, cliente, pelo ano, entre outros meios de organização. O legal é a possibilidade de trabalhar dessa forma e não acumular um monte de papel!
Controle de acesso
O armazenamento em nuvem permite o acesso de qualquer lugar, além do compartilhamento com outros profissionais. Além disso, é possível definir quem tem autorização para visualizar e editar informações dos documentos.
3. Como oferecer a assinatura de contrato on-line para clientes?
Em termos de estrutura, o contrato on-line funciona da mesma maneira que o convencional. É preciso qualificar as partes devidamente e colocar as cláusulas que as partes almejam. Saiba mais a seguir!
Conheça o procedimento
Para que a assinatura seja válida, é imprescindível contratar uma empresa confiável para comprar um Certificado Digital de qualidade. Depois disso, você precisa explicar para o cliente que ele deve adotar uma modalidade de assinatura: a eletrônica ou a digital. As pessoas jurídicas habitualmente utilizam a assinatura por Certificado Digital. Já a assinatura eletrônica precisa de uma plataforma específica para validação. As partes recebem um link com login e senha e estão aptas para assinar contrato on-line. Na assinatura digital, o sistema é diferente. Ela usa criptografia e um sistema de chave, o que corrobora com a autenticidade do nome de quem está assinando. Se você é dono de um negócio, analise muito bem antes de implementar a tecnologia dos meios digitais. Adquira uma assinatura digital e fique mais seguro em relação às suas transações fiscais e comerciais. Busque estabelecimentos focados em serviço de informação tecnológica que tenham propriedade no assunto. É um investimento muito bom, mas deve ser feito corretamente. Explicamos várias dúvidas sobre como assinar contrato on-line. Agora que você já conhece o quanto é relevante adotar essa medida, aproveite os benefícios de assinar digitalmente. Você pode trabalhar com mais segurança e praticidade — e o melhor: de qualquer lugar! Entendeu como funcionam os procedimentos de assinatura on-line? Caso tenha ficado com alguma dúvida sobre o tema, basta deixar um comentário logo abaixo!
