Dúvidas sobre o vale-transporte fazem parte do dia a dia de pequenas e médias empresas. Quem empreende, gerencia o RH ou está à frente de uma PME precisa saber: o pagamento do vale-transporte ao funcionário é obrigatório? Saber a resposta evita multas, problemas trabalhistas e, principalmente, contribui para a construção de um ambiente que respeita a legislação e valoriza as pessoas colaboradoras.
Acompanhe neste guia prático tudo o que você precisa entender sobre a legislação do vale-transporte, quem tem direito, as regras para desconto, como solicitar e fornecer corretamente o benefício, além do que acontece quando a PME descumpre essa obrigação. Com informações claras e exemplos, sua empresa estará preparada para crescer de forma segura. Confira!
Neste conteúdo você vai ler (Clique no conteúdo para seguir)
- O que é o vale-transporte segundo a legislação brasileira
- Quem tem direito ao vale-transporte na empresa?
- O vale-transporte é obrigatório para todos os funcionários?
- Quais são as regras legais para o desconto do vale-transporte
- Como fornecer o vale-transporte corretamente?
- O que acontece se a empresa não fornecer o benefício?
- Como formalizar a solicitação do vale-transporte
- Vale-transporte durante férias, faltas e afastamentos
- Diferenças entre vale-transporte e outros benefícios
- Mantenha sua PME regularizada e valorize a equipe!
O que é o vale-transporte segundo a legislação brasileira
O vale-transporte é um direito garantido pela Lei nº 7.418/1985 para quem trabalha de carteira assinada e depende de transporte público para chegar ao trabalho. O principal objetivo é garantir que a pessoa colaboradora não comprometa sua renda mensal com deslocamento, tornando o acesso ao emprego mais simples e justo.
Segundo o Art. 1º da lei, a empresa antecipa o benefício ao trabalhador para o uso nas despesas de deslocamento entre residência e trabalho, e vice-versa. Ou seja, o valor precisa ser disponibilizado antes do mês de uso e é direcionado exclusivamente para transporte coletivo (ônibus, metrô, trem, barcas).
A legislação evoluiu para trazer mais proteção e transparência, tanto para as pessoas colaboradoras como para as empresas. O cumprimento desse direito é uma das bases da mobilidade urbana e da inclusão social. Empresas que cumprem corretamente a lei fortalecem o ambiente organizacional e evitam riscos trabalhistas.
Quem tem direito ao vale-transporte na empresa?
O direito ao vale-transporte não é automático para toda a equipe. De acordo com o Art. 4º da Lei nº 7.418/1985, o benefício só é devido para quem está registrado pelo regime CLT, depende de transporte público para o deslocamento e faz a solicitação por escrito.
Pessoas colaboradoras que residem perto do local de trabalho e costumam deslocar-se a pé, de bicicleta ou com veículo próprio não têm direito ao benefício. Isso também se aplica a quem exerce suas atividades em home office, já que o objetivo do vale-transporte é o deslocamento presencial.
É fundamental orientar a equipe e até mesmo durante o período de contratação dos colaboradores sobre a importância de formalizar a solicitação, indicando endereço atualizado e linhas de transporte utilizadas. O pedido deve ser assinado e arquivado pelo RH. Esse processo garante que apenas quem realmente utiliza transporte público receba o benefício, protegendo a empresa de descontos indevidos e possíveis passivos trabalhistas.
O vale-transporte é obrigatório para todos os funcionários?
A obrigatoriedade do vale-transporte depende da solicitação formal e da real necessidade da pessoa colaboradora. A empresa não está obrigada a fornecer o benefício para quem não utiliza transporte público ou não formalizou o pedido.
Por exemplo, se uma pessoa colaboradora mora a poucos minutos da empresa e vai ao trabalho caminhando, não há exigência legal de oferecer o vale-transporte. O benefício é concedido somente para quem faz uso efetivo do transporte coletivo e solicita de forma documentada. Na prática, cada caso deve ser analisado individualmente, sempre documentando as solicitações e as condições de concessão.
Quais são as regras legais para o desconto do vale-transporte
A legislação estabelece um limite claro para o desconto do vale-transporte. De acordo com o Art. 4º da Lei nº 7.418/1985, a empresa pode descontar até 6% do salário-base da pessoa colaboradora pelo fornecimento do benefício.
Se o valor total do vale-transporte ultrapassar esse limite, a diferença deve ser paga pela empresa. Por exemplo: uma pessoa colaboradora com salário-base de R$ 2.000,00 pode ter no máximo R$ 120,00 descontados mensalmente. O restante do custo, se houver, é responsabilidade da empresa.
Registrar corretamente esse desconto na folha de pagamento é essencial para garantir transparência perante a lei trabalhista. Uma PME que respeita o limite e faz o registro correto evita questionamentos e processos trabalhistas, além de fortalecer a confiança interna.
Como fornecer o vale-transporte corretamente?
Para garantir a regularidade do benefício, pequenas empresas devem seguir um passo a passo simples e eficiente:
· Receber a solicitação formal e assinada da pessoa colaboradora;
· Calcular o valor do desconto, respeitando o limite de até 6% do salário-base;
· Adquirir créditos ou bilhetes no sistema oficial de transporte público;
· Entregar o vale-transporte mensalmente e registrar o benefício em folha;
· Arquivar todos os formulários e comprovantes para possíveis fiscalizações.
A organização desses procedimentos reduz riscos de passivos e mostra o compromisso da empresa com as obrigações legais. Adotar um modelo de formulário de solicitação e manter registros digitais facilita o trabalho do RH e protege a PME em eventuais auditorias.
O que acontece se a empresa não fornecer o benefício?
Quando a empresa deixa de fornecer o vale-transporte a quem tem direito, pode sofrer penalidades administrativas, multas e ser obrigada a pagar valores retroativos. O Art. 7º da Lei nº 7.418/1985 determina que o descumprimento pode resultar em ações trabalhistas e indenizações.
Para pequenas empresas, um passivo trabalhista pode afetar o caixa e a reputação do negócio. Manter a regularidade, documentar todas as concessões e acompanhar as mudanças na legislação são medidas preventivas que asseguram a tranquilidade da gestão.
Como formalizar a solicitação do vale-transporte
A formalização do pedido do vale-transporte protege tanto a pessoa colaboradora quanto a empresa. O formulário ideal deve conter:
· Nome completo;
· Cargo e matrícula;
· Endereço residencial atualizado;
· Linhas e modais de transporte utilizados;
· Assinatura e data.
O preenchimento e o arquivamento desse documento são obrigatórios. Sempre que houver alteração de endereço ou de linhas de transporte, o formulário precisa ser atualizado. O controle digital desses registros facilita o acesso e a organização para auditorias ou disputas.
Vale-transporte durante férias, faltas e afastamentos
O fornecimento do vale-transporte é devido apenas durante o trabalho presencial. Durante as férias, o benefício é suspenso automaticamente, já que não há necessidade de deslocamento.
Em casos de afastamentos médicos, declarações de comparecimento ou faltas não justificadas, o benefício também deve ser suspenso nos dias em que não houver prestação de serviço. Para faltas justificadas, recomenda-se suspender o vale-transporte apenas nos dias de ausência comprovada, conforme o controle de frequência.
Deixar essas orientações claras desde o início evita pagamentos indevidos e dúvidas futuras. Transparência nas regras fortalece a confiança da equipe e protege a empresa.
Diferenças entre vale-transporte e outros benefícios
O vale-transporte é obrigatório para deslocamentos residência-trabalho, enquanto benefícios como vale-alimentação e vale-refeição são opcionais e dependem da política da empresa ou de acordos coletivos.
O não fornecimento do vale-transporte, quando obrigatório, gera sanções legais. Já a ausência dos outros benefícios não implica infração automática. Esclarecer as condições de concessão de cada benefício é fundamental para evitar ruídos na comunicação e fortalecer a gestão trabalhista.
Planejamento transparente e comunicação aberta sobre os benefícios disponíveis tornam o ambiente de trabalho mais equilibrado e confiável, contribuindo para a retenção de talentos.
Mantenha sua PME regularizada e valorize a equipe!
Entender o que diz a lei sobre o vale-transporte, formalizar processos e manter registros organizados protege sua PME de riscos e valoriza a equipe. Acompanhe as atualizações da legislação, revise procedimentos internos e busque orientação especializada sempre que necessário.
Promova uma cultura de respeito às obrigações, garanta a regularidade e fortaleça a imagem da empresa, assim, sua PME estará pronta para crescer de forma sustentável e segura. Até a próxima!
