Aprenda a cuidar da saúde financeira de uma empresa em qualquer cenário econômico

Manter a saúde financeira de uma pequena e média empresa é um dos alicerces do negócio. Por isso, os empresários devem estar atentos às finanças, principalmente diante de cenários econômicos mais complexos. Afinal, sabemos que lidar com uma crise financeira não é fácil, ainda mais se a sua empresa não estiver preparada para agir frente os desafios. Mudanças no mercado e nas tendências de consumo estão relacionadas a diversos fatores, alguns previsíveis e outros não. Por isso, uma empesa bem-estruturada tem mais chances de lidar com os problemas que eventualmente venham a ocorrer. Mas como estruturar o seu negócio? É possível trazer mais segurança para as operações e cuidar da saúde financeira? Como ter uma gestão alinhada, com objetivos claros e focada em proteção? E por que tudo isso ajuda a garantir a saúde financeira da sua empresa? Neste post, vamos esclarecer tudo isso para você. Continue conosco e entenda!

Tenha em mãos um bom planejamento financeiro

Um bom planejamento é o ponto-chave que pode representar o sucesso ou o fracasso de qualquer atividade empresarial. O plano de negócios consiste em um estudo que tem o objetivo de auxiliar na condução dos processos e na estratégia de crescimento da empresa. Ele representa uma etapa importante na organização e no desenvolvimento das principais medidas que vão nortear ações dentro do negócio. Nesse plano, o empresário vai delimitar os objetivos que devem ser seguidos, desde o marketing até as etapas operacionais, definindo as metas que quer alcançar e quais são os procedimentos necessários para chegar até elas. Além do plano de negócios, é importante elaborar um planejamento financeiro. Nele, o empresário deve focar especificamente na gestão econômica. Isso inclui, entre outras coisas, conhecer claramente todos os custos fixos da empresa, como gastos com tributação, energia, telefone, recursos humanos, insumos, máquinas e equipamentos. É imprescindível ter dados atualizados a respeito dos seus gastos mensais. Inclusive, esses dados serão de extrema importância caso surja a necessidade de adaptação diante de uma crise. Ainda, conhecer os custos fixos da empresa permite traçar um planejamento adequado das contas e obrigações, além de favorecer estratégias de investimentos. Entender os seus gastos também ajuda com o planejamento do capital de giro. O capital de giro para as pequenas e médias empresas é um dos principais aspectos que devem ser considerados para atingir a liquidez necessária, que permitirá manter a operações em segurança. Quando o capital é muito baixo, a empresa tem mais dificuldade de honrar os seus compromissos, principalmente se acontecer qualquer tipo de imprevisto. O planejamento financeiro ajuda a criar uma dinâmica operacional, favorecendo um controle eficiente das contas e ajudando na gestão das obrigações. Ele é muito importante durante uma crise, pois permite que o empresário coloque em prática um plano B ou C. Toda empresa, independentemente do porte ou ramo de atuação, deve alinhar seus objetivos e estratégias, elaborando um bom plano financeiro e adequando à realidade do mercado, prevendo maneiras possíveis de lidar com uma crise.

Cuidado com endividamentos excessivos

O endividamento é um problema grave e que pode gerar prejuízos significativos para o negócio. Em um cenário econômico desafiador, isso pode estar associado à impossibilidade da continuidade das atividades. Porém, antes de pensar em como tirar uma empresa do vermelho, é importante entender quais são os motivos que levam o negócio a ter dificuldades financeiras e entrar em uma situação de endividamento. Geralmente, três razões estão relacionadas com o endividamento excessivo: falta de planejamento estratégico, falta de informações sobre o negócio e falta de organização. A seguir, falamos sobre cada uma delas, trazendo algumas dicas de como minimizar o problema.

Falta de planejamento estratégico

O planejamento estratégico é um estudo, elaborado com o objetivo de planejar o futuro, definindo as metas e as estratégias que serão utilizadas. Leva em consideração os recursos disponíveis e os objetivos que o empresário pretende alcançar. Muitos empresários não sabem, mas a falta de planejamento estratégico está diretamente relacionada com o endividamento das empresas. Negligenciar esse instrumento, causa reflexos em todas as áreas do negócio. Mas por que será que é importante investir na elaboração do planejamento estratégico? Em linhas gerais, esse estudo ajuda a ter um plano de ação, antecipando tendências e desafios, além de preparar a empresa para lidar com diferentes cenários, inclusive os de crise.

Falta de informações e conhecimento sobre o negócio

Outra situação que pode contribuir para o endividamento é a falta de informações e de conhecimento aprofundado sobre o negócio. Os gestores devem conhecer as rotinas administrativas e os processos comuns no dia a dia da empresa. Uma gestão eficiente não depende apenas da experiência e do conhecimento sobre o core business. Também é importante entender normas, regulamentos, processos, obrigações fiscais e contábeis, pontos fortes e fracos e demais variáveis atreladas às suas atividades. Muitas vezes, o empresário tem vasto conhecimento sobre a operação da empresa, mas não tem a expertise necessária para lidar com gestão financeira e planejamento —, o que acaba gerando problemas como o endividamento.

Falta de organização

Outro aspecto que está bastante associado ao problema do endividamento é a falta de organização das informações. Muitas empresas não conseguem adotar boas práticas de gestão financeira, porque não organizam as informações e os dados como deveriam. Para ter acesso a informações qualificadas, é necessário controlar ativos e passivos, fazer um controle eficiente do fluxo de caixa e dos custos fixos e variáveis, bem como das notas fiscais e dos dados de estoque. Lembre-se de que, para a sua empresa ter sucesso e manter distância do endividamento, a organização, o conhecimento e o planejamento são três pilares essenciais. Caso o seu negócio esteja passando por uma situação de endividamento as dicas são:

• identifique as causas do problema;
• organize o seu fluxo de caixa;
• estabeleça metas;
• faça um monitoramento financeiro;
• identifique todas as dívidas existentes;
• tente fazer uma renegociação com os credores;
• esteja sempre ciente da importância de não misturar as contas pessoais com as contas da empresa.

Aposte no uso da tecnologia

Existe uma relação direta entre saúde financeira e tecnologia. O que se percebe é que as organizações empresárias que investem em tecnologia saem na frente das demais, inclusive quanto o assunto é gestão de finanças. Nos últimos anos, a tecnologia tem se tornado imprescindível para a realização das atividades mais básicas do dia a dia, como se locomover dentro da cidade ou fazer compras na farmácia. A popularização do uso de smartphones e o acesso facilitado à internet, contribuíram para o surgimento de um novo mercado que, naturalmente, se expandiu e engloba diversos segmentos. Com a tecnologia inserida em nossa rotina veio a automatização de tarefas, totalmente aplicável às atividades realizadas dentro das empresas. Com ela, muitas ações e processos — antes realizados por pessoas — passaram a ser executados por sistemas específicos. Como exemplo, podemos citar o preenchimento de notas fiscais ou, ainda, a emissão de relatórios financeiros. Com um bom sistema de automação e gestão, o empresário tem acesso a dados e otimiza processos que antes eram manuais. Na prática, isso representa produtividade, otimização e segurança. Já que o tempo dedicado a certas atividades é reduzido, o capital humano pode ser estruturado de forma mais estratégica, e o empresário consegue aprimorar o uso dos seus recursos, minimizando o risco de erros e contribuindo para o crescimento da empresa. No âmbito da gestão financeira, o impacto do uso da tecnologia é significativo, já que afeta diretamente as operações e o investimento em recursos com capital humano. A seguir, confira os principais benefícios que a tecnologia pode trazer para o seu negócio.

Gestão adequada do tempo

Tecnologia é sinônimo de agilidade. Por isso, sistemas de gestão contribuem para a otimização do acesso à informações e reduzem o tempo de resposta. Dentro das empresas, os softwares ajudam a executar os processos de forma mais rápida, reduzindo o tempo das atividades e garantindo maior precisão das informações. Utilizar o tempo de forma inteligente pode ser um diferencial dentro das empresas, que devem buscar cada vez mais eficiência em suas operações, destacando-se da concorrência.

Organização e segurança dos processos e informações

Com o uso da tecnologia é possível trazer mais segurança para o negócio, já que as informações ficam centralizadas em um sistema com acesso limitado. Além disso, reunir as informações em um único lugar permite maior organização e facilita a rotina de planejamento, gestão e análise de dados. Essas mesmas informações, devidamente organizadas, favorecem a emissão de relatórios e contribuem para o processo de tomada de decisões.

Mais controle dos processos financeiros

Outro ponto de atenção relacionado ao uso da tecnologia é que ela favorece o controle dos processos internos. Isso acontece pois, como já mencionamos, todas as informações ficam centralizadas em um sistema, o que permite ao gestor e aos colaboradores responsáveis acompanharem todas as movimentações financeiras em tempo real. Com essa organização, é mais fácil saber o que está acontecendo e ter certeza de que todas as obrigações financeiras estão sendo cumpridas. Isso vai fazer toda a diferença na proteção da saúde financeira do seu negócio.

Dados concretos sobre o negócio

Como você já percebeu, o acesso a informações relevantes sobre a empresa pode fazer toda a diferença no planejamento e na gestão. Inclusive, essas informações são muito importantes em um momento de crise também, já que ajudam na reestruturação de processos. Tecnologias como a automação financeira garantem acesso a dados reais do negócio, favorecendo todas essas estratégias, reduzindo o risco de erros e contribuindo para uma gestão mais eficaz.

Redução de custos

Outro benefício experimentado pelas empresas que usam tecnologia é a redução de custos. Com processos automatizados e uso de sistemas específicos de gestão, a pessoa jurídica ganha com a redução das despesas geradas em função de retrabalhos e erros operacionais, além de ter a oportunidade de direcionar o seu capital humano para atividades mais estratégicas. Boa parte dos processos repetitivos da rotina financeira passam a ser realizados pelo software, e os profissionais são direcionados para áreas que precisam da sua experiência e da sua técnica.

Aumento da produtividade

Investir em tecnologia traz alguns benefícios que são percebidos de forma instantânea e outros que são experimentados ao longo do tempo. O aumento da produtividade é um bom exemplo de vantagem que é percebida pelos gestores e colaboradores após um certo período de implementação do sistema. Com o controle, a agilidade e a segurança oferecidos pela automação, os colaboradores deixam de realizar determinadas atividades e passam a ser direcionados para outras tarefas, geralmente mais estratégicas. Com isso, a tendência é que a produtividade aumente e que a organização empresária se beneficie com a melhora no desempenho geral da sua equipe. Como você sabe, a tecnologia já faz parte do dia a dia das empresas e das pessoas. Totalmente adaptada às demandas das empresas, é possível investir na automatização como forma de melhorar a gestão do tempo, ter maior controle sobre os processos financeiros, ter dados concretos sobre o negócio, reduzir custos e aumentar a produtividade.

Utilize indicadores financeiros

Como você pôde ver até aqui, o planejamento e o cuidado com as informações sobre a empresa são pontos importantes para o seu sucesso. Manter uma gestão alinhada e o controle das atividades vai favorecer as operações e contribuir para o desenvolvimento organizacional. Por isso, outra dica interessante para o gestor que quer organizar os dados sobre o seu negócio é a utilização de indicadores financeiros. Os indicadores são métricas usadas para coletar e gerar informações financeiras acerca da situação da empresa. A seguir, elencamos cinco indicadores essenciais para as finanças do seu negócio.

1. Indicador de custos fixos e variáveis

Muitos empresários têm uma ideia dos custos atrelados às suas operações. Entretanto, essa informação não é suficiente. É importante ter informações precisas relacionadas aos custos de manutenção mensais do seu negócio. O indicador que mede os custos fixos e variáveis ajuda a manter a gestão alinhada e permite maior segurança financeira para o negócio. Para ter acesso a essas informações, você pode usar uma planilha, lançando todos os dados relativos às contas ou, ainda, fazer uso de um sistema de gestão. A tecnologia é uma aliada na análise desse tipo de dado e ajuda a dimensionar despesas e a planejar os gastos de forma mais inteligente e organizada.

2. Indicador de faturamento

O indicador de faturamento permite ao gestor entender quanto dinheiro está entrando no caixa da empresa. Nesse caso, é essencial estudar essa métrica com o propósito de avaliar se os resultados alcançados estão alinhados com as metas que foram traçadas para o período. Se o resultado obtido não estiver alinhado com as metas estabelecidas previamente, o empresário deverá pensar em estratégias para aumentar as vendas, melhorar o desempenho das suas ações de marketing e/ou conquistar mais clientes.

3. Indicador de lucratividade

Lucratividade não pode ser confundida com lucro. Isso porque o lucro será obtido a partir do faturamento menos os custos. Já a lucratividade é calculada dividindo o lucro líquido pelo faturamento bruto mensal. O indicador de lucratividade permite dizer se o negócio é rentável, razão pela qual ajuda a determinar como está a saúde financeira da sua empresa. No âmbito das finanças, ele é uma ferramenta importante para avaliar o desempenho e estabelecer eventuais riscos para o negócio. Vale destacar que, quando os resultados não são satisfatórios, o empresário deve buscar soluções imediatas para melhorar sua empresa a fim de evitar o comprometimento das operações.

4. Indicador de ticket médio

Outro indicador que ajuda a entender a situação das finanças da empresa é o ticket médio. Ele permite estabelecer claramente qual é o desempenho das vendas por meio da identificação do retorno financeiro obtido em cada venda realizada. Para calcular o ticket médio é simples, basta dividir o valor total da receita do mês pelo número de vendas realizadas. O resultado alcançado ajuda o gestor a entender se aquele valor é suficiente para alcançar a lucratividade esperada ou se alguns ajustes devem ser feitos.

5. Indicador de endividamento

Como já mencionamos, o endividamento é um cenário recorrente dentro das empresas, principalmente daquelas que não têm um controle eficiente das suas informações. O ideal é, sempre que possível, evitar as dívidas. Entretanto, em alguns casos, pode ser necessário fazer empréstimos, utilizar recursos de terceiros ou solicitar financiamentos. Nesse caso, é importante estar planejado, conhecer a situação financeira atual do negócio e calcular o índice de endividamento. O cálculo é simples, basta dividir o valor total do passivo pelos ativos e multiplicar o valor por 100. O resultado será o percentual de endividamento da organização empresária.

Desenvolva um plano de ação para emergências

Todas as dicas que apresentamos até aqui são importantes, pois mantêm a empresa organizada e bem estruturada. Com um bom plano de organização, o controle das finanças e do capital de giro, a gestão de fornecedores e de estoque e o suporte de um sistema de gestão fica mais fácil se organizar em um momento de crise. Imagine, por exemplo, que em uma situação de emergência a sua empresa precise passar por uma reestruturação financeira. Nesse caso, estar preparado com todas as informações organizadas e com dados concretos sobre as finanças pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso do seu negócio. Por isso, além de organizar suas informações e manter o controle de tudo que acontece dentro da empresa, é válido considerar a possibilidade de desenvolver um plano de ação para emergências. Mas o que é isso? Esse plano funciona de forma muito semelhante a outros planejamentos, com a diferença que ele é criado com o propósito de ser colocado em prática caso alguma coisa dê errado. Uma situação de mercado imprevista que venha a comprometer a continuidade das atividades pode ser prevista nesse plano que, entre outras coisas, vai estabelecer quais ações podem ser tomadas para garantir melhores resultados e impedir a interrupção dos negócios. Vale lembrar aqui que os planos de emergência são criados para prever situações de risco e criar medidas para reduzir os impactos desses problemas. Nesse contexto, é de suma importância que os gestores estejam sempre por dentro do que acontece com o negócio, preparando-se continuamente para lidar com as incertezas do mercado. Lidar com cenários complexos implica ter uma boa gestão e, principalmente, planejamento. Empresas proativas e organizadas estão mais preparadas para agir diante de uma crise. Caso a sua empresa não esteja preparada para agir diante dos desafios, é importante buscar mecanismos de proteção. Mudanças no mercado e nas tendências de consumo estão relacionadas a diversos fatores, alguns previsíveis, outros não. Por isso, uma boa estruturação financeira e operacional aumentam as chances de lidar com os problemas que eventualmente venham a ocorrer. Por fim, o controle periódico do estado financeiro do negócio ajuda a entender os movimentos que estão sendo tomados e que eventualmente precisam ser ajustados ao longo do caminho. O uso de tecnologia e ferramentas especializadas pode ajudar a manter o seu negócio organizado e contribuir para a manutenção da saúde financeira em qualquer cenário econômico. Como você pôde ver ao longo deste artigo, é possível manter a saúde financeira de uma empresa. O ideal é prevenir situações indesejadas e desequilíbrios, entretanto, isso nem sempre está sob controle. Todavia, ações práticas como o controle das movimentações financeiras, o planejamento, o cuidado com o endividamento excessivo, a análise do índice de faturamento e de outras métricas empresariais somados com a elaboração de um plano de ação para emergências pode fazer toda a diferença para a permanência das atividades empresariais. Com organização, uma gestão focada em dados concretos sobre o negócio e a elaboração de planos de ação de emergência é possível manter a sua empresa funcionando, mesmo se o mercado estiver se comportando de forma desfavorável. Agora que você já sabe como cuidar da saúde financeira de uma empresa, que tal conhecer ferramentas que podem ajudar no dia a dia do seu negócio? Entre em contato conosco e conheça as soluções para empresas da Serasa Experian.