Você sabe como estão as finanças da sua empresa? Se ainda não, esse é um sinal de alerta muito importante, pois toda organização precisa de controle financeiro para funcionar bem, pagar despesas, crescer e gerar lucro. Além disso, estar em conformidade com as obrigações contábeis evita eventos indesejados com a Receita Federal.
Nas duas situações, acompanhar cada movimentação com transparência é indispensável — e o plano de contas é a ferramenta que viabiliza isso. O plano de contas contábil funciona como um mapa da movimentação financeira que ajuda a classificar entradas e saídas, faz sua empresa ter um planejamento financeiro e simplifica como o dinheiro circula.
É a partir do plano de contas que gestores e gestoras conseguem tomar decisões mais seguras e planejar os próximos eventos da empresa. Nós da Serasa Experian vamos explicar para você, empreendedor, o que é esse plano, sua importância, estrutura e muito mais! Ficou curioso? Então, confira mais detalhes abaixo:
Neste conteúdo você vai ler (Clique no conteúdo para seguir)
- O que é o plano de contas?
- Quais são os tipos de plano de contas?
- 1. Referencial
- 2. Contábil
- 3. Gerencial
- Importância do plano de contas
- Estrutura de um plano de contas
- Como elaborar um plano de contas contábil
- 1. Levantamento das contas
- 2. Organização em categorias
- 3. Definição dos nomes
- 4. Estruturação do plano
O que é o plano de contas?
O plano de contas é a estrutura responsável por organizar todas as transações de uma empresa em categorias. Ele agrupa as movimentações de acordo com sua natureza — como ativos, passivos, receitas e despesas —, o que facilita o registro e a análise dos dados.
Cada conta recebe um código que serve como identificador. Essa padronização é a base para relatórios como o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) e o Demonstrativo de Fluxo de Caixa (DFC), documentos fundamentais para acompanhar o desempenho da empresa e apresentar informações precisas para sócios, investidores e órgãos fiscalizadores.
Quais são os tipos de plano de contas?
O termo "plano de contas" pode ser usado para indicar diferentes modelos de documentos. Cada formato possui uma finalidade específica e demanda informações próprias na hora de ser estruturado. Por esse motivo, é importante entender cada um deles. Confira abaixo:
1. Referencial
Antes de estruturar um plano de contas contábil, é preciso criar o chamado plano de contas referencial, pois ele funciona como um modelo-base, usado para atender às exigências ligadas à Escrituração Contábil Fiscal (ECF).
Com ele, é possível relacionar contas analíticas e identificar padrões dentro da contabilidade da empresa. Esse documento precisa ser entregue ao SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), mas há exceções. Estão dispensados dessa obrigação:
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Empresas enquadradas no Simples Nacional;
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Órgãos públicos, autarquias e fundações;
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Negócios inativos;
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Entidades imunes ou isentas.
Se a sua empresa não se encaixa em nenhum desses grupos, será necessário elaborar e apresentar o plano referencial. A boa notícia é que a Receita Federal disponibiliza um modelo pronto, em formato de planilha, no próprio site do SPED, que pode ser preenchido com as informações contábeis da organização.
2. Contábil
O plano de contas contábil reúne todos os registros financeiros da empresa, que contempla entradas, saídas, despesas e investimentos. Ele é mais detalhado que o modelo gerencial, pois sua função principal é organizar informações exigidas pela contabilidade formal.
Com esse tipo de plano, a empresa passa a ter uma visão abrangente sobre sua realidade financeira. Ele permite conhecer aspectos como porte, setor de atuação, metas e situação econômica, além de classificar as operações de acordo com a legislação vigente — como a Lei das Sociedades por Ações (Lei nº 6.404/76).
3. Gerencial
O plano de contas gerencial tem como propósito oferecer às pessoas gestoras uma visão clara dos resultados financeiros do negócio. Diferente do contábil, ele apresenta um formato simplificado, que destaca apenas as informações necessárias para a administração diária.
Esse modelo não traz tantos detalhes técnicos, já que seu objetivo é organizar e acompanhar a movimentação de entradas e saídas. Justamente por ser mais enxuto, ele facilita a análise de dados e ajuda na gestão prática das finanças.
Importância do plano de contas
Imagine um casal que decide organizar as finanças juntos. Uma pessoa usa uma planilha simples, com apenas salários e despesas mensais. A outra prefere uma estrutura mais detalhada, que divide gastos em categorias como aluguel, mercado, lazer e saúde. Quem consegue enxergar melhor a situação financeira? Sem dúvida, quem tem mais organização.
Com as empresas acontece a mesma coisa. Sem um plano de contas contábil estruturado e coerente, o controle se torna limitado e pouco confiável. Quando ele é bem elaborado, permite:
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Organizar cada lançamento e registrá-los em categorias objetivas para facilitar consultas futuras;
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Fazer as informações financeiras ficarem mais acessíveis e apoiadas em escolhas estratégicas;
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Facilitar o atendimento das obrigações contábeis e tributárias;
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Ajudar a identificar margens de lucro, custos e índices de inadimplência;
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Fornecer dados consistentes para orçamentos e projeções financeiras.
Estrutura de um plano de contas
Toda empresa precisa de um modelo que organize suas movimentações financeiras. Embora a estrutura do plano de contas siga um padrão básico, cada negócio pode adaptá-la conforme suas particularidades. O importante é que ela contemple os principais grupos de registros para dar uma visão completa da situação financeira. Entenda:
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Grupo |
O que representa |
Exemplos |
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Ativos |
Bens e direitos que pertencem à empresa e fazem parte do patrimônio |
Caixa, contas a receber, aplicações financeiras, estoque, imóveis próprios |
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Passivos |
Compromissos e dívidas que a empresa precisa pagar |
Fornecedores, impostos, financiamentos, salários a pagar |
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Receitas |
Entradas de dinheiro provenientes da atividade da empresa ou de outras fontes |
Vendas de produtos, serviços prestados, rendimentos financeiros |
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Despesas |
Gastos necessários para manter a operação funcionando |
Pagamento de fornecedores, contas de consumo, folha de pagamento, aquisição de equipamentos |
Como elaborar um plano de contas contábil
O desenvolvimento de um plano de contas contábil deve ser feito com o apoio de um contador. Ainda assim, para você entender como o processo funciona na prática, reunimos as principais etapas envolvidas:
1. Levantamento das contas
A primeira etapa é identificar todas as contas da empresa, que incluem entradas, saídas, investimentos e custos operacionais. Essa etapa precisa que você preste muita atenção, já que a legislação contábil exige registros precisos e completos.
2. Organização em categorias
Depois de mapear as contas, é hora de classificá-las. Normalmente, elas são divididas entre Ativos e Passivos (que compõem o patrimônio) e Receitas e Despesas (relacionadas ao resultado). Essa separação pode ser feita já na fase de levantamento para acelerar o processo.
3. Definição dos nomes
Com os grupos formados, cada conta deve receber um nome padronizado. Isso evita confusões entre diferentes áreas da empresa, como contabilidade, controladoria e administração. Os títulos escolhidos precisam ser claros e descrever exatamente a natureza de cada conta.
4. Estruturação do plano
Por fim, é o momento de consolidar todas as informações no plano. Aqui, você insere cada conta mapeada e nomeada para criar um documento que servirá de referência para os registros futuros. Também é interessante pensar em quais indicadores financeiros serão úteis para a gestão e incluí-los no modelo.
Quando o plano de contas está finalizado, a empresa fica organizada para registrar suas movimentações com segurança. Além disso, considere soluções que reduzam tarefas manuais, como o preenchimento de planilhas. A automação de formulários, por exemplo, elimina processos repetitivos e dá mais agilidade aos lançamentos contábeis.
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