O que são as Notas Fiscais Eletrônicas e quais os seus tipos?

Nota fiscal eletrônica é um documento digital emitido por empresas quando são realizadas vendas de mercadorias ou prestações de serviços. Embora ainda existam lugares no Brasil que permitem a emissão de nota fiscal em papel, em diversos estados isso não é mais possível, o que obriga o uso da sua versão digital. Ela serve como comprovante da transação realizada, sendo especialmente importante para garantir que a empresa esteja em conformidade com as obrigações fiscais. Vale dizer que a NFS-e é obrigatória em diversas situações, por isso, é fundamental que os empreendedores compreendam sua importância, como emiti-la e em que ocasiões ela deve ser utilizada. Os tipos de notas fiscais eletrônicas variam de acordo com a operação comercial realizada e sua emissão pode requerer algumas condições para serem validadas, como documentação e identificação, que são oferecidos em um certificado digital. Neste post, vamos abordar o seu conceito, o processo adequado de emissão, os casos em que ela se torna obrigatória e outras informações úteis para empresas que prestam serviços e precisam lidar com esse tipo de documento. Vamos também abordar os impostos relacionados à NFS-e e as plataformas de emissão mais utilizadas, então, fique ligado!

O que é a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)?

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) é um documento digital utilizado para registrar e formalizar a prestação de serviços entre uma empresa prestadora e o tomador de serviços. Ela substitui as tradicionais notas fiscais de papel e facilita a emissão, o armazenamento e a fiscalização

das operações realizadas, tanto para o prestador de serviço quanto para o fisco municipal. Esse modelo de nota fiscal, gerado e transmitido de forma eletrônica, foi criado com o intuito de modernizar e desburocratizar a administração tributária no Brasil. Ao ser emitida digitalmente, a NFS-e oferece mais segurança, evita erros humanos e agiliza o processo de pagamento de tributos. A obrigatoriedade da nota fiscal de serviço varia de acordo com a legislação municipal, pois muitas cidades exigem a emissão desse documento para todos os prestadores de serviço. Além de ser um benefício para o fisco, que tem acesso em tempo real às informações de cada transação, a NFS-e também traz vantagens para os prestadores de serviços. A agilidade na emissão e o controle digital reduzem custos administrativos e o risco de erros, tornando o processo mais transparente e eficiente.

Quem deve emitir a nota fiscal de serviço?

Empresas prestadoras de serviços e profissionais autônomos estão obrigados a emitir a nota fiscal de serviço (NFS-e), conforme a legislação municipal. Podendo depender do tipo de atividade e da legislação do estado onde a empresa está registrada, mas, de maneira geral, pode ser exigida de empresas que realizam vendas de produtos ou serviços, prestadores de serviços (dependendo do serviço). Além disso, a nota fiscal de serviço é obrigatória para empresas optantes pelo Simples Nacional, já que facilita o planejamento tributário de pessoas físicas ou jurídicas que realizam operações comerciais e que realizam o transporte de mercadorias.

Como emitir a nota fiscal de serviço?

A emissão da nota fiscal de serviço pode ser feita diretamente no site da prefeitura do município onde a empresa está registrada. Muitas prefeituras oferecem sistemas próprios para essa finalidade, os quais permitem que a empresa cadastre seus dados e os de seus clientes para gerar as notas fiscais com rapidez e mais segurança. Confira o passo a passo:

1. Acesse o sistema da prefeitura: primeiramente, é necessário que você tenha acesso ao site da prefeitura para ingressar no sistema de NFS-e disponível. O processo pode variar de acordo com o município, então é importante verificar o portal correto;
2. Cadastre sua empresa: para emitir anota fiscal de serviço, é preciso que o CNPJ esteja cadastrado no sistema da prefeitura, com seus dados de registro atualizados, inclusive o código CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) com a classificação de suas atividades;
3. Emita a NFS-e: você deverá preencher corretamente as informações do prestador e tomador de serviços, bem como a descrição do serviço, valor e alíquota do ISS e, a depender do município, outras informações. A plataforma da prefeitura irá gerar a NFS-e, que poderá ser enviada diretamente ao cliente por e-mail ou baixada em formato PDF para ser arquivada;
4. Assine digitalmente: esse processo garante a autenticidade e a integridade da nota gerada. Ele funciona como uma espécie de "assinatura eletrônica" que valida que a nota foi realmente emitida pela empresa responsável;
5. Emita a NFS-e: o sistema da prefeitura ou a plataforma do software de terceiros validará os dados e gerará a nota fiscal de serviço. A NFS-e emitida será um arquivo eletrônico com um número de identificação único e, geralmente, um código de barras para facilitar a consulta da nota.

Leia também: Como emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para MEI

Quais impostos estão relacionados à nota fiscal de serviço?

A emissão da NFS-e envolve, principalmente, o pagamento de tributos relacionados à prestação de serviços. O imposto mais comum e destacado nesse processo é o ISS (Imposto Sobre Serviços), que é específico para cada município. ISS (Imposto Sobre Serviços): incide sobre a prestação de serviços e sua alíquota pode variar conforme o município. A cobrança pode ser feita com base em um percentual sobre o valor do serviço ou, em alguns casos, de forma fixa, dependendo da categoria do serviço prestado. O imposto deve ser recolhido no município onde o serviço foi efetivamente prestado. Contudo, dependendo das características da empresa e do regime tributário adotado, podem ser aplicados outros impostos federais ou municipais, como o PIS, o COFINS, o IRPJ e o CSLL, especialmente para empresas que operam no regime de Lucro Presumido ou Lucro Real.

Quais os tipos de notas fiscais eletrônicas?

Os tipos de notas fiscais eletrônicas variam de acordo com o tipo de serviço ou operação comercial prestado por sua empresa. É importante que o pequeno ou micro empreendedor, quando for emitir esse documento, faça na categoria certa, para garantir o cumprimento das exigências da Receita Federal. Saiba quais são os principais tipos de notas fiscais eletrônicas e quais as suas finalidades: Nota Fiscal de Produto ou Mercadoria Eletrônica (NF-e) – documento que formaliza a venda de produtos físicos, é um dos tipos de notas fiscais eletrônicas mais comuns que existem. A NF-e é emitida pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de cada estado e registra a cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

• Quando é feita uma compra pela internet, o papel que acompanha a mercadoria na entrega para o consumidor é uma versão da NF-e, chamada de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), que segue o produto durante todas as etapas de transportes para evitar problemas com fiscalização.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) – com o mesmo objetivo da NF-e, a nota fiscal eletrônica avulsa serve para registrar uma transação comercial. O documento é emitido de forma individual e é indicado para empreendedores sem CNPJ, para empresas com baixo volume de emissão de notas e para o MEI (Microempreendedor Individual), que não tem a obrigatoriedade de emitir nota fiscal sempre que efetua uma venda.

• A NFA-e tem a mesma validade dos outros tipos de notas fiscais e deve ser feita de acordo com a legislação estadual ou municipal do emitente.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) – documento utilizado pelos prestadores de serviços para comprovar a realização do trabalho para uma empresa ou pessoa física. Essa nota pode ser utilizada, por exemplo, por cursos digitais, faculdades, serviços de assinatura ou locais como academias e hotéis.

• A Nota Fiscal Eletrônica de Serviços é municipal e, por isso, cada prefeitura pode adotar exigências e regras diferentes - até o padrão do layout e os campos a serem preenchidos. A NFS-e serve para arrecadação de um tributo municipal chamado ISS (Imposto sobre Serviços).

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) – essa é uma nota fiscal eletrônica voltada ao varejo, que serve para registrar operações comerciais realizadas entre uma empresa e o consumidor final. A NFC-e foi criada para substituir dois documentos: o cupom fiscal e o modelo 2 da nota fiscal de venda. A emissão da NFC-e pode ser feita por um sistema de gestão de empresas (conhecido pela sigla ERP), exceto em alguns estados no Brasil:

• Em São Paulo se utiliza uma variação chamada Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e), que é emitida por um equipamento chamado SAT Fiscal;
• No Ceará a emissão da NFC-e é feita pelo Módulo Fiscal Eletrônico (MFE);
• E em Santa Catarina também se utilizará o SAT, mas para a emissão do próprio NFC-e.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) – registro obrigatório quando ocorre uma prestação de serviços de transportes. A emissão do CT-e é de responsabilidade da transportadora de carga e é fundamental para garantir que as mercadorias circulem por qualquer meio de transporte, seja rodoviário, ferroviário, aéreo ou aquático.

• O CT-e deve ser emitido quando o transporte de cargas vai para municípios diferentes do remetente; se o deslocamento for dentro da mesma cidade, a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e) que deve ser expedida.

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e) – Semelhante ao Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), esse tipo de nota fiscal eletrônica é utilizado para movimentações de cargas, no entanto, quando ocorre entre dois ou mais estados. Já há unidades federativas, como São Paulo, Mato Grosso do Sul e Paraná, que solicitam o MDF-e em operações internas. O Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos tem como finalidade ajudar na identificação da mercadoria ou carga transportada. Se após a emissão de qualquer tipo de nota fiscal eletrônica ocorrer alguma imprecisão referente à prestação de serviços ou operação comercial, existem outros tipos de documentos que podem ser expedidos:

• Nota Fiscal Complementar - utilizada para ajustar quantidade de mercadoria ou valores do produto ou serviço;
• Nota Fiscal Denegada - gerado em casos de irregularidades fiscais, quando o emitente ou destinatário estão irregulares;
• Nota Fiscal Rejeitada - quando o documento é rejeitado pela Sefaz por causa de alguma informação incorreta, como número do CNPJ, ou se a empresa não está autorizada a emitir notas fiscais eletrônicas.

O que é preciso para emitir uma nota fiscal eletrônica

A nota fiscal eletrônica é obrigatória para registrar a venda de produtos ou prestação de serviços. Para que ela possa ser emitida e seja válida dela seja feita com sucesso, saiba o que é necessário para emitir as notas fiscais eletrônicas: Certificado digital – para acessar os sistemas que emitem uma nota fiscal eletrônica, é necessário que a empresa possua um certificado digital, que funciona como uma identidade digital dela. O modelo mais adequado para a emissão de uma nota fiscal eletrônica é o certificado digital NF-e. Cadastro fiscal - solicite ao órgão do governo responsável para que possa iniciar a emissão de notas fiscais eletrônicas. No caso de empresas de comércio, faça o cadastro no Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda); já os prestadores de serviços devem buscar a prefeitura Software para emissão de notas fiscais eletrônicas - busque um programa eletrônico que faça esse tipo de serviço. Eles podem ser integrados ao sistema de gestão da empresa ou um gratuito oferecido pelo Sefaz ou prefeitura.