Você já ouviu falar em contabilidade digital? Trata-se do uso dos recursos tecnológicos para facilitar os serviços contábeis, por meio da automação, análise de dados e inteligência artificial que resultam em otimização. Assim, com a ajuda da internet e dos softwares online, há uma ampla integração entre contador, cliente e fornecedor. Ainda nos dias de hoje, sempre que pensamos em contabilidade, a primeira cena que vem à mente é a de um escritório contábil à moda antiga, não é mesmo? Imaginamos um local lotado de papéis, com máquinas de calcular, documentos impressos e muita burocracia. Apesar da presença do computador nesses ambientes, há quem visualize uma máquina de datilografar em algum canto. Porém, isso tudo realmente pode ficar no passado, já que podemos e devemos aproveitar essa nova era tecnológica para melhorar os nossos processos. A seguir, detalharemos melhor o assunto. Continue com a gente e aproveite a leitura!
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Qual é a importância da contabilidade digital?
A transformação digital na contabilidade tem uma importância fundamental no sentido de melhorar muito a experiência dos clientes, principalmente com a chegada da pandemia. O emprego de recursos tecnológicos ágeis acelerou os processos, proporcionando mais tranquilidade e segurança para profissionais e clientes. Sua importância também se aplica no papel do contador como um consultor para seus clientes, aproximando ambos, o que agrega muito mais valor ao serviço prestado. Os processos são executados de maneira compartilhada entre os envolvidos, gerando redução de custos, mais segurança, ganhos de produtividade e diminuição de erros.
Quais são os benefícios da tecnologia na contabilidade da empresa?
Agora, com esse panorama positivo sobre a importância da contabilidade digital nas empresas e na vida dos clientes, convém analisar um pouco mais cada um de seus principais benefícios. Confira a seguir!
- Otimização do tempo
Com o auxílio dos processos de automação e da inteligência artificial, o tempo necessário para solucionar questões contábeis reduz significativamente. Dessa forma, o contador pode entregar respostas em tempo muito reduzido, assim, o empresário dedica-se de maneira mais completa ao negócio a fim de lidar com assuntos que só podem ser solucionados por ele mesmo. E isso favorece o crescimento da empresa.
- Aumento na produtividade
Observamos um aumento da performance dos serviços e um ganho a mais na produtividade e na eficiência, uma vez que as ferramentas digitais disponíveis melhoram a capacidade de interpretação e relato de dados para as empresas contábeis. As tarefas, que antes eram feitas de forma manual, passam a ser automatizadas.
- Aprimoramento da gestão de documentos
A contabilidade digital elimina malotes de documentos físicos, digitação e análises manuais. O formato eletrônico substitui tudo isso por meio de um sistema de gestão (ERP). Dessa forma, a gestão de documentos melhora consideravelmente, também, com o compartilhamento em nuvem, com otimização do acesso, da visualização, do armazenamento e do envio de todo tipo de documento, com muito mais organização e rapidez.
- Redução de custos
Existem duas maneiras de se observar a redução de custos com a contabilidade digital: primeiramente, muitos serviços contábeis são oferecidos pela internet, dessa forma, os interessados encontram mais ofertas de valores compatíveis com seus orçamentos, em muito menos tempo. A ausência de fronteiras na web contribui enormemente com esse fator e facilita a contratação de escritórios de qualquer lugar do país. Em segundo lugar, com a eliminação de documentos impressos, os gastos também reduzem nesse ponto, uma vez que tudo pode ser processado e enviado virtualmente, com total praticidade e segurança.
- Aumento da segurança
É muito comum se pensar que o ambiente virtual é sempre suscetível a riscos, mas isso não é verdade, muito pelo contrário. A eliminação de documentos físicos diminui drasticamente as chances de perda, extravio e de furtos. Além disso, a contabilidade digital deve atender às determinações da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que dispõe sobre a segurança dos dados pessoais dos usuários, incluindo os meios eletrônicos.
- Redução de erros
O uso de inteligência artificial, com os softwares contábeis, permite a automação de todos os dados sem interferência humana. Dessa maneira, o risco de erros ao digitar números e outros dados é praticamente nulo, o que assegura uma contabilidade com uma precisão nunca vista antes.
- Melhor acesso às informações
O acesso às informações dos clientes em tempo real é um dos grandes benefícios desse modelo de contabilidade. Isso significa que as movimentações financeiras podem ser acompanhadas diretamente na conta bancária e o monitoramento do fluxo de caixa pode ser realizado em qualquer lugar e horário. Basta acessar as soluções em nuvem.
- Qualidade no atendimento
A reunião de todos os benefícios acima citados faz com que o atendimento ao cliente seja automaticamente aprimorado, com uma qualidade excelente no resultado dos serviços contábeis. O contador online resolve tudo rapidamente e oferece respostas precisas, além de estar sempre presente para atendimento. Dessa forma, a experiência do cliente pode ser elevada a outro patamar, adequando-se ao alto nível de exigências das organizações presentes nessa era digital.
- Crescimento dos negócios
Ao optar pela contabilidade digital, as empresas passam a ter mais perspectivas de evolução no mercado, uma vez que conseguem ampliar sua capacidade de rendimento, incluindo o atendimento. Manter os dados das operações controlados e centralizados em um único software possibilita o atendimento de mais empresas com o mesmo nível de excelência.
Como aplicar a transformação digital na contabilidade?
Com tudo o que foi exposto, fica claro que a transformação digital veio para servir como uma oportunidade de negócio revolucionária para os contadores tradicionais. Assim, para fazer essa transição, tornando-se conselheiro e consultor dos clientes, o conhecimento é a expertise necessária e isso todos os contadores já têm. A partir desse ponto, a tecnologia chega como uma poderosa aliada dessa transformação. Ela proporciona tarefas automatizadas e libera tempo para focar nas atividades voltadas ao desenvolvimento de novas estratégias, além de um melhor planejamento dos interesses dos clientes — e tudo isso agrega valor aos serviços contábeis. Assim sendo, a contabilidade digital permite o acesso a informações mais completas dos clientes, por meio de sistemas ERP integrados aos sistemas contábeis. Dessa maneira, eles reúnem e organizam dados com mais precisão, sem erros, com a garantia de análises de dados e aumento do nível de planejamento estratégico. Portanto, para otimizar os serviços contábeis de forma digital, é preciso usar softwares de inteligência artificial e automação que, somados ao conhecimento técnico do contador, se transformam em uma combinação perfeita para novas oportunidades de crescimento dos negócios. Com uma contabilidade mais eficiente e próxima do cliente, esse relacionamento ganha ainda mais confiança, além de se tornar mais estratégico para todos os envolvidos.
Como fazer o certificado digital para a sua empresa?
Todo profissional que deseja aderir à transformação digital precisa de certificação digital e sua emissão deve ser feita por uma autoridade certificadora habilitada a verificar as informações de identificação do solicitante, como a SERASA Experian. Assim, é necessário fazer a devida associação às chaves criptográficas, seguindo uma política de segurança séria para resguardar a autenticidade dos certificados. Algumas das informações que devem constar em um certificado digital para as empresas contemplam:
- um par de chaves criptográficas (privada e pública);
- dados que identificam o negócio associado ao certificado;
- a validade da certificação.
Para adquirir um certificado digital, é necessário fazer a solicitação a uma autoridade certificadora habilitada pela Receita Federal. E a comprovação dos dados da empresa é feita mediante apresentação de contrato social, documento de identificação do responsável pela empresa, cartão CNPJ e outros, dependendo do tipo solicitado. Finalmente, basta escolher o modelo desejado e aguardar o processo de validação, que ficará sob a responsabilidade da autoridade certificadora competente para emitir o certificado digital. Ao aliar a tecnologia aos processos de trabalho rotineiros, as tarefas se tornam mais eficientes, o que valoriza ainda mais o trabalho dos profissionais contábeis. Entretanto, é importante, também, esclarecer que a contabilidade digital nunca substituirá pessoas por máquinas, mas poderá adicionar toda a evolução tecnológica a favor de resultados mais apurados. Se você se interessou pelo assunto e deseja saber mais, acesse o nosso blog e continue se informando sobre contabilidade digital!
