Empresas de diferentes portes e áreas de atuação lidam com um desafio constante: reduzir os índices de inadimplência, de forma a se manterem saudáveis, com uma boa dinâmica de cobrança, para não afastar os clientes. E a aging list é um recurso que pode se tornar fundamental nesse processo. ‘Aging’ em inglês significa ‘envelhecer’. Assim, a aging list nada mais é que um documento que classifica as dívidas numa linha do tempo. Com uma lista bem estruturada é possível, por exemplo, identificar os títulos “mais velhos”, concentrações por período e até por clientes. E, a partir disso, construir estratégias de cobrança definindo quem, quando, onde e como cobrar.
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Boas práticas: cobrança inteligente
Embora uma aging list possa ser implementada usando planilhas eletrônicas simples, é importante que a alimentação e atualização dos dados seja frequente para que ela reflita a situação real do fluxo de cobrança, mas mais importante do que saber onde a lista vai ser construída é saber quais dados devem ser priorizados.
Dessa forma, as informações mais utilizadas são:
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- Data de vencimento
- Data de pagamento
- Tipo de título
- Dados do título (como número da fatura)
- Valor do título
- Divisão por períodos (geralmente de 30 em 30 dias)
- Identificação do cliente
É claro que essas informações podem variar de acordo com a característica e estratégia de cobrança de cada negócio, mas o que fazer com essas informações?
Classificar dívidas para implementar ações
Com a aging list estruturada, a área de cobrança pode criar diferentes visões e dashboards que facilitam a implementação de diferentes estratégias. Por exemplo, se a lista aponta um grande volume de dívidas antigas, pode ser que a régua de cobrança precise ser revisada ou ações pontuais precisem ser tomadas para acelerar o processo de recuperação. Dívidas mais recentes, em teoria, têm mais chances de recuperação, pois tendem a ser apenas um esquecimento por parte do cliente ou uma falha de controle ou planejamento. Nesse caso, ações menos invasivas podem ser a melhor solução, os clientes não querem ser abordados no meio das suas atividades diárias com uma ligação de cobrança. Assim, o envio de um SMS, um e-mail ou até uma carta com uma cobrança amigável pode ser o suficiente. Quando não, a adoção de restrições, como a divulgação da dívida para o mercado, pode ser a melhor saída. Já dívidas que estão passando de um mês para o outro sem pagamento, podem exigir uma estratégia mais efetiva, como o uso de mais canais de comunicação, maior frequência de comunicados e até a possibilidade de renegociação, com ofertas de parcelamentos ou descontos. Em todos os casos, contar com uma solução que permita a criação de réguas de acionamento pode facilitar a vida dos profissionais de cobrança. Assim, com as regras pré-definidas, tudo que eles precisam fazer é selecionar o agrupamento de dívidas na aging list e executar as ações de forma simplificada.
Área de cobrança como consultora
Com uma aging list os profissionais de cobrança também podem atuar de forma proativa, retroalimentando as áreas de crédito ou vendas, levando informações relevantes sobre o comportamento dos clientes. Por exemplo, a partir da lista é possível acompanhar as taxas de inadimplência na empresa e até identificar dívidas muito antigas, próximas de uma situação de insolvência. Com esse monitoramento a área de cobrança passa a ser consultora no processo de crédito ou venda, fazendo com que um problema (a inadimplência) evolua para uma solução: identificando clientes ou perfis que estão passando pelas políticas de concessão de crédito ou até indicando uma política pouco restritiva. “A inadimplência sempre vai existir. Muitas vezes, situações que fogem do controle dos clientes limitam a sua capacidade de pagar em dia. O que os gestores devem discutir é quais taxas são aceitáveis para não prejudicar os negócios, ter em mente que cliente inadimplente, no fim do dia, é um cliente e devem fazer uma gestão mais próxima das estratégias de cobrança para preservar o relacionamento e assegurar futuras vendas”, explica Glaucia Ximenes – Gerente de soluções de cobrança da Serasa Experian.
Cobrança também gera e nutre relacionamentos
Como você viu, a segmentação por valores e “idade” das dívidas possibilita iniciar estratégias de relacionamento com os clientes a partir de uma cobrança eficaz que gere oportunidades futuras de negócios. A aging list indica perfis e momentos que permitem criar ações mais ou menos incisivas e tomar as atitudes necessárias em cada etapa da cobrança. É por isso que a aging list permite à área de cobrança refinar seus processos, colaborar com a previsão de risco e receber mais rápido. Ela torna possível que o gestor de cobrança planeje, antecipadamente, o que fazer em caso de inadimplência, disponha de dados robustos para tomadas de decisões e o mais importante: cobre o cliente sem gerar atritos. 
