CND Federal: como emitir a certidão e comprovar a regularidade do CNPJ

Manter a saúde fiscal é uma prioridade para qualquer negócio que deseja crescer de maneira sustentável. Seja para participar de licitações, buscar crédito ou garantir uma boa reputação no mercado, a regularidade do CNPJ faz toda a diferença. A Certidão Negativa de Débitos Federal (CND Federal), é a principal certidão que comprova essa situação, ajudando pequenas empresas, microempreendedores e profissionais autônomos a garantir tranquilidade nos processos com bancos, clientes e órgãos públicos.

Considerando isso, nós, da Serasa Experian, preparamos esse conteúdo para você compreender tudo sobre a emissão da CND Federal, por que ela é tão importante, quais são os tipos de certidão, como consultar e regularizar pendências, além de dicas práticas para evitar erros comuns. Continue a leitura e confira!

O que é a CND Federal e para que ela serve?

A Certidão Negativa de Débitos Federal (CND Federal) é o documento oficial que confirma se uma empresa está em dia com as obrigações fiscais perante a Receita Federal e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN). Emitida totalmente de forma online e gratuita, ela comprova a ausência de débitos tributários e previdenciários em nome do CNPJ, garantindo a regularidade fiscal.

Esse documento é fundamental para pessoas empreendedoras que desejam participar de licitações públicas, se cadastrar como fornecedor de órgãos públicos ou grandes empresas, solicitar empréstimos bancários, acessar linhas de crédito ou até realizar a baixa do CNPJ. Com a CND em mãos, a empresa demonstra solidez financeira e boa gestão, fatores cada vez mais valorizados em processos de análise de risco e concessão de crédito que realizamos na Serasa Experian.

Passo a passo para emitir a CND Federal pelo CNPJ

Emitir a CND Federal é simples e pode ser feito online. Emitir a CND Federal é simples e pode ser feito online. A seguir, confira o passo a passo para garantir seu documento:

1.     Acesse o site da Receita Federal (www.gov.br/receitafederal);

2.     No menu Certidões, selecione “Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União”;

3.     Informe o CNPJ da empresa e preencha os dados solicitados;

4.     Conclua a solicitação e aguarde a liberação do documento digital.

Todo o processo é gratuito e, normalmente, o documento é emitido em poucos minutos. Caso precise atualizar dados cadastrais antes da emissão, utilize o próprio sistema da Receita Federal, cujo acesso pode ser feito diretamente ou via e-CAC, utilizando login gov.br.

A consulta também pode ser realizada pelo CPF das pessoas sócias, especialmente em situações em que a responsabilidade fiscal está vinculada a pessoas físicas.

Quais documentos são necessários para solicitar a CND

Na maioria dos casos, basta informar o CNPJ da empresa. No entanto, existem situações em que o acesso exige login com certificado digital ou dados das pessoas responsáveis legais pelo CNPJ. Tenha à mão:

·        CNPJ atualizado;

·        Dados de login do gov.br;

·        CPF das pessoas sócias, para caso sejam solicitados;

·        Informações sobre o regime de tributação da empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido, etc.).

Todos os dados precisam estar regulares, inclusive eventuais procurações eletrônicas. A ausência de documentos atualizados pode gerar pendências ou recusa na emissão.

Diferença entre certidões federais, estaduais e municipais

A CND Federal diz respeito a débitos junto à Receita Federal e PGFN, fundamentais para comprovar a regularidade nacional da empresa. Porém, dependendo do ramo de atividade e da operação desejada, pode ser necessário apresentar também certidões negativas estaduais e municipais.

Confira abaixo uma tabela comparativa entre os três tipos de certificados e as principais obrigações fiscalizadas em cada um deles:

Empresas que atuam em diferentes locais ou segmentos devem se atentar à necessidade de obter certidões em todas as esferas.

Prazo de validade da CND Federal

A CND Federal possui, geralmente, validade de 180 dias (6 meses) a partir da data de emissão. Programar-se para renovar a certidão antes do vencimento é essencial, principalmente em épocas de alta demanda, como início de ano ou períodos de licitação. Uma certidão vencida impede a participação em processos importantes e pode travar negócios de última hora.

Acompanhar o prazo de todas as certidões evita transtornos e agiliza processos empresariais.

A certidão não foi emitida, o que fazer?

Quando o sistema indica que a CND Federal não pode ser emitida, geralmente existe alguma pendência relacionada à empresa ou às pessoas sócias. O primeiro passo é acessar o e-CAC (Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal) e verificar detalhadamente o motivo do bloqueio.

Diversas pendências comuns podem comprometer a saúde burocrática de um negócio e demandam atenção constante dos gestores.

Existem diversas pendências comuns que podem comprometer a saúde burocrática de um negócio e que exigem atenção constante dos gestores. Entre os problemas mais frequentes estão as irregularidades cadastrais e a existência de débitos tributários não quitados, que podem impedir a emissão de certidões negativas.

Além disso, é muito comum encontrar problemas relacionados à inscrição de pessoas sócias, os quais impactam diretamente a regularidade do CNPJ. Outro ponto crítico é a falta de envio de declarações obrigatórias, como a DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) e a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social), omissões que podem gerar multas automáticas e restrições junto aos órgãos fiscalizadores.

O próprio site costuma indicar o motivo e, em muitos casos, há orientações para regularização. Regularize débitos, transmita declarações em atraso ou atualize informações cadastrais. Após resolver a pendência, tente emitir a certidão novamente.

Se a dúvida persistir ou a pendência não puder ser resolvida pelo sistema, procure atendimento presencial na Receita Federal ou na Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.

Por que a regularidade fiscal no CNPJ é tão importante?

A regularidade fiscal do CNPJ é um dos principais pilares para o bom funcionamento de qualquer negócio. Ela impacta diretamente na análise de risco de crédito, uma categoria essencial monitorada por empresas como a Serasa Experian.

Ter a certidão em dia facilita a participação em licitações, garante acesso a financiamentos, evita autuações, possibilita firmar contratos com grandes fornecedores e mantém a reputação da empresa no mercado. Bancos, grandes empresas e órgãos públicos costumam adotar critérios automáticos baseados na CND Federal, como aprovação de fornecedores, liberação de cadastro para contratação, concessão de crédito empresarial, e habilitação em licitações.

Além da credibilidade, a regularidade evita entraves em operações empresariais que exigem agilidade e segurança. Manter o CNPJ regular reflete diretamente na agilidade para aproveitar oportunidades e evitar bloqueios em negociações.

Principais erros ao tentar emitir a CND do CNPJ pela internet

Diversos detalhes podem dificultar a emissão da Certidão Negativa de Débitos (CND) Federal, especialmente em empresas que estão iniciando suas atividades ou passando por alterações contratuais. Entre os erros mais comuns que impedem o sucesso do processo, destacam-se a digitação incorreta do CNPJ no sistema, a tentativa de emissão sem a prévia regularização de dívidas, o uso de dados desatualizados de sócios ou responsáveis legais, e a utilização de documentação ou procurações eletrônicas vencidas.

Para evitar esses contratempos, é recomendável seguir um rigoroso checklist pré-emissão. Primeiro, é fundamental confirmar todos os dados cadastrais diretamente no portal e-CAC e garantir que todos os débitos e entregas obrigatórias estejam regularizados.

Para evitar esses contratempos, é recomendável seguir um rigoroso checklist pré-emissão. De forma prioritária, é fundamental confirmar todos os dados cadastrais diretamente no portal e-CAC e garantir que todos os débitos e entregas obrigatórias estejam regularizados. Além disso, deve-se manter os certificados digitais e procurações sempre em dia, lembrando-se sempre de salvar o comprovante digital imediatamente após a emissão bem-sucedida.

Caso surjam dificuldades técnicas ou burocráticas, o empreendedor pode utilizar os canais digitais da Receita Federal ou consultar materiais educativos e vídeos oficiais publicados por instituições de referência, como a Serasa Experian, para orientar os próximos passos.

CND Federal e a análise de risco de crédito: impacto nos negócios

A existência de uma CND Federal atualizada é fundamental para a análise de risco de crédito em empresas de todos os portes. A Serasa Experian avalia empresas com base nesse documento, considerando sua regularidade fiscal ao analisar concessões de crédito, financiamentos e parcerias estratégicas.

Empresas com CND positiva, ou seja, que apresentam pendências, podem ter acesso limitado a recursos financeiros e oportunidades de crescimento. Já aquelas com certidão negativa ampliam suas chances de obter condições especiais de crédito e participar de processos seletivos importantes.

Bancos, grandes empresas e órgãos públicos costumam adotar critérios automáticos baseados na CND Federal, como aprovação de fornecedores, liberação de cadastro para contratação, concessão de crédito empresarial, e habilitação em licitações.

Confira abaixo uma tabela com o impacto para a sua empresa em cada situação de CND:

Manter a certidão regularizada reduz riscos, fortalece a reputação e amplia as possibilidades de crescimento no mercado competitivo.

Regularize o CNPJ e conquiste novas oportunidades

A emissão da CND Federal é um passo indispensável para quem busca estabilidade e expansão no mundo dos negócios. Com ela, pequenas empresas, microempreendedores e profissionais autônomos comprovam a regularidade fiscal, facilitando a obtenção de crédito, o fechamento de contratos e a participação em licitações.

Organize-se para manter sua certidão atualizada, siga o passo a passo indicado e, caso surjam dificuldades, conte com os canais oficiais da Receita Federal e o suporte de consultorias reconhecidas, como a que nós, da Serasa Experian, oferecemos. Regularizar o CNPJ é investir no futuro da sua empresa.

Continue em nosso blog e confira também as dicas para melhorar seu Score CNPJ! Até a próxima.