Cartão CNPJ: o que é e como consultar?

O cartão CNPJ é um dos principais documentos das empresas, mas você sabe para que ele serve? É algo tão simples e corriqueiro que, muitas vezes, a importância dele passa despercebida. Mas, por se tratar de um documento fundamental, como uma carteira de identidade, é importante mantê-lo resguardado. Por isso, fizemos um artigo completo tratando especificamente do cartão CNPJ: saiba para que ele serve, como obtê-lo, quando ele deve ser apresentado, e confira mais dicas para manter sua empresa organizada. Boa leitura!

O que é e para que serve o cartão CNPJ?

O cartão CNPJ é o documento emitido pela Receita Federal como resultado da pesquisa por inscrição e situação cadastral de uma empresa em seu site. Para entender melhor sua importância, precisamos retornar à origem do cadastro das empresas. O Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas, ou simplesmente, CNPJ, é um número único obrigatório, que registra e identifica todas as pessoas jurídicas e outros arranjos sem personalidade jurídica — incluindo condomínios, fundos e órgãos públicos, por exemplo — instalados no Brasil. O cartão CNPJ é, como consequência, um documento comparável ao CPF para a pessoa física, devido à sua importância. Ele traz informações importantes para a empresa, incluindo a situação cadastral dela junto à Receita Federal, que pode ser:

• ativa — quando está regular junto ao fisco;
• inapta — quando omitiu declarações e demonstrativos durante dois exercícios consecutivos, não foi encontrada no endereço informado ou tenham sido constatadas irregularidades em operações de comércio exterior para o CNPJ;
• suspensa — quando tem baixa em análise, pendências com a Receita Federal e inconsistências cadastrais;
• nula — quando sua inscrição for anulada por erro de cadastro ou duplicidade;
• baixada — quando tiver uma solicitação de baixa aprovada pelo fisco.

Agora entenda como identificar as informações que constam no cartão.

Quais informações constam no cartão CNPJ?

No cartão CNPJ, estão todos os dados que identificam a empresa e seu cadastro. Na ordem que aparecem, temos:

• número de inscrição — é o próprio número do CNPJ da empresa, composto por 14 dígitos: os oito primeiros identificam sua inscrição propriamente dita, os quatro seguintes informam se é a matriz (quando for 0001) ou filial (0002, 0003 e assim por diante) e, por fim, os dois últimos são dígitos verificadores;
• data de abertura — é o dia exato em que a empresa foi criada/constituída;
• nome empresarial — antigamente, chamado de razão social, é a denominação adotada para o exercício da empresa. Ele corresponde ao nome de batismo que é dado às pessoas pelos pais, no nascimento;
• título do estabelecimento (nome de fantasia) — é também chamado de nome de marca, nome comercial ou nome de fachada, e corresponde à designação popular usada por uma empresa para se tornar conhecida do público;
• código e descrição da atividade econômica principal — também chamado de Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE), é um código composto por sete dígitos que serve para identificar a atividade econômica que uma empresa exerce;
• código e descrição das atividades econômicas secundárias — uma empresa pode ter um CNAE como atividade primária e até 15, como atividades secundárias. Caso existam, elas estarão informadas nesse campo;
• código e descrição da natureza jurídica — serve para identificar a constituição jurídica da entidade nos cadastros da administração pública. Aqui, informa se a empresa é um empresário individual ou uma sociedade simples, por exemplo. Esse cadastro divide as entidades em cinco grandes categorias:
• administração pública;
• entidades empresariais;
• entidades sem fins lucrativos;
• pessoas físicas;
• organizações Internacionais e outras instituições extraterritoriais.
• endereço — informado em campos separados, que incluem logradouro (rua, avenida, travessa etc.), número, complemento, CEP, bairro/distrito, município e UF;
• endereço eletrônico — campo em que é informado o e-mail de contato da empresa;
• telefone — o número telefônico de contato;
• ente federativo responsável (EFR) — válido para os órgãos da administração pública, serve para informar a qual entidade da federação aquele órgão está vinculado;
• situação cadastral — entre as que especificamos anteriormente;
• data da situação cadastral — informa a última atualização desse status;
• motivo da situação cadastral — especifica a razão pela qual o CNPJ está em qualquer situação diferente de ativa;
• situação especial — é uma classificação atribuída pela Receita Federal quando a empresa está passando por algum problema jurídico, administrativo ou financeiro (quando está em processo de falência ou reestruturação financeira, por exemplo);
• data da situação especial — informa a data de registro do evento.

A seguir, acompanhe as vantagens de ter um cartão CNPJ.

Por que é importante ter o cartão CNPJ?

Ter o cartão CNPJ da empresa à mão é extremamente importante, sobretudo, para quem faz negócios e fecha contratos de forma contínua. Vale a pena manter as vias impressas e digitais do documento, visto que, por vezes, a empresa precisará anexá-lo e enviar uma cópia para formalizar negociações e participar de licitações, por exemplo. Essa é uma das premissas da organização documental, muito importante para manter a compliance de um negócio, independentemente do tamanho que ele tenha. Ter seus documentos organizados e seu cadastro em dia é requisito para evitar transtornos e fugir de problemas fiscais e tributários. O cartão CNPJ, nesse contexto, comprova não apenas a existência da empresa, como sua situação cadastral. Assim, ele serve como uma segurança institucional para os agentes econômicos. Para se obter um empréstimo, além do contrato social, pede-se, normalmente, o cartão CNPJ. Além disso, vantagens para quem tem CNPJ — como obter empréstimos, financiamentos e outras operações a juros menores — requerem documentação organizada e cadastro regular. Sempre lembrando que isso inclui ter um bom score CNPJ, pois a concessão de crédito envolve consulta ao Serasa para o CPF e CNPJ dos sócios e da empresa. E como emitir, então, o seu cartão CNPJ?

Como emitir o cartão CNPJ?

A emissão do cartão CNPJ é muito simples. Basta ir ao site da Receita Federal e solicitar a emissão do Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral. No campo correspondente, informe os 14 dígitos do CNPJ sem pontos, hífen ou barra — somente números. Em seguida, marque o campo do Captcha para certificar ao site de que é um humano (ou opte por ouvir o Captcha sonoro), e clique no botão Consultar. Na página seguinte, o website exibirá o cartão CNPJ, já no formato conhecido, e trará um botão para impressão, no qual você pode clicar tanto para imprimir vias físicas quanto para gerar documentos em PDF e manter arquivados em seu computador.

Como manter sua empresa organizada?

Manter a documentação da empresa em dia é um requisito básico para o sucesso de qualquer negócio, independentemente do porte. Uma empresa que não organiza seus papéis está sujeita a todo tipo de problemas, incluindo pagamentos de impostos em duplicidade, atrasos na quitação de obrigações legais e outras situações que podem acabar trazendo consequências severas. Quando organiza documentos, contas e tarefas, o empresário tem uma visão clara de todas as suas obrigações e pode manter um domínio completo sobre a gestão financeira, fiscal e tributária da sua empresa. Por isso, preste atenção às dicas a seguir, que são extremamente importantes para a organização da sua empresa!

Arquive seus documentos corretamente

Contratos e notas fiscais, em especial, precisam ser arquivados para futuras comprovações, sempre que necessário. Além deles, os documentos de constituição da sua empresa e comprovantes de pagamentos de impostos também devem ser guardados. Mantenha arquivos separados com:

• contratos de seguro;
• faturas de cartões de crédito;
• extratos bancários;
• comprovantes de pagamentos de impostos;
• recibos de aluguel, água, energia, telefone e serviços;
• documentos de constituição da empresa e pessoais, dos sócios;
• certidões e alvarás de funcionamento;
• documentos relacionados ao INSS, FGTS e afins.

Separe as contas pessoais das empresariais

Pode parecer uma dica básica, mas muitas empresas grandes ainda interferem em seus resultados pagando débitos pessoais de sócios nas contas do negócio. Isso gera problemas fiscais e turva a visão dos resultados reais da empresa. Portanto, separe as movimentações adequadamente e jamais use os recursos da empresa em benefício próprio. Restrinja sua movimentação ao seu pró-labore e, sempre que precisar utilizar dinheiro da organização, faça o devido acerto contábil.

Zele pelo nome da sua empresa

Manter um bom score Serasa CNPJ é requisito essencial para obter empréstimos e financiamentos com boas condições e juros baixos. Por isso, acompanhe sempre o cadastro de sua empresa. Essa é uma das razões pelas quais você deve manter sua documentação em dia: atrasos nos pagamentos e negativações podem afetar a reputação o negócio. Tanto seus clientes quanto parceiros fazem monitoramentos e verificação de CPF e CNPJ (dos sócios e das empresas) frequentemente para garantir a idoneidade de cadastro em seus negócios. Por isso, organize sua documentação, mantenha seu cartão CNPJ atualizado em seus arquivos, controle suas contas cuidadosamente e mantenha os cadastros de sua empresa em dia. Assim, você terá a garantia de fechar sempre bons contratos. Gostou das informações que reunimos para você? Então, aproveite para conferir 25 dicas de empreendedorismo para começar do jeito certo!