Já se sentiu perdido em meio a um número significativo de atividades e responsabilidades que você precisa desempenhar no seu dia a dia? Desejou conhecer um método fácil, prático e capaz de auxiliá-lo a fazer uma melhor gestão do seu tempo? Então a Matriz de Eisenhower é a solução que você buscava.
Saiba como priorizar suas obrigações e implemente uma organização que pode ser aplicada tanto no campo pessoal quanto profissional. Ficou curioso? Continue a leitura e confira o que é a Matriz de Eisenhower, como é dividida, quais são os seus benefícios e como colocá-la em prática!
Neste conteúdo você vai ver
O que é a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é uma metodologia de gerenciamento que organiza as ações e responsabilidades com base em dois critérios principais: os de urgência e importância.
É a partir deles que ela busca o direcionamento e priorização daquilo que precisa ser feito de maneira instantânea, do que pode ser realizado em outro momento, do que pode ser atribuído a outro colaborador e quais tarefas podem sair do campo de realização.
Essa triagem aloca as tarefas importantes enquanto um meio para realização dos principais focos e meta estabelecidos, e categoriza os urgentes como etapas necessárias para atingir o cronograma determinado.
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Como é dividida a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower recorre ao campo visual e se divide em quatro quadrantes principais. Confira a seguir:
Quadrante 1: fazer
Aqui, os itens elencados sobre a tag de fazer são aqueles que não podem de forma alguma ser postergados. Ou seja, necessitam de uma aplicação imediata e priorização completa e se encontram no cruzamento entre a urgência e importância.
As ações localizadas aqui também não podem ser desempenhadas por outros colaboradores, e precisam ser executadas diretamente por você.
Quadrante 2: agendar
Essas atividades também não podem ser repassadas, mas, ainda que importantes, não precisam de uma resolução imediata.
Isso permite com que você as estruture com um pouco mais de tempo, mas ainda obedecendo um cronograma de tempo em que precisam ser aplicadas em um médio ou longo prazo.
Quadrante 3: delegar
Sabe aquelas rotinas organizacionais que precisam ser realizadas com agilidade para manter o dia a dia da estrutura dos processos e operações, mas que podem ser tranquilamente exercidas por outro profissional?
Imagine, por exemplo, o agendamento de reuniões ou até mesmo o retorno de e-mails e chamadas. Elas não exigem aptidões muito específicas, mas são necessárias.
Quadrante 4: excluir
Neste cenário, estão os afazeres que não produzem impactos e que, a longo prazo, se transformam apenas em questões burocráticas e mal planejadas. Para a matriz, eles não são significativos e tampouco urgentes, indo para o último lugar na checagem dos compromissos.
A longo prazo, o seu objetivo ao organizar esse planejamento é fazer com que esse quadrante fique sem essas ações, tornando a rotina mais otimizada e assertiva.
Para ler depois: Hard skills: quais são, como desenvolver e o que você precisa saber para o mercado de trabalho!
Quais são as vantagens da Matriz de Eisenhower?
Primeiro, chama a atenção a facilidade com a qual ela pode ter pensada e implementada, porque essa ferramenta não demanda o uso de tecnologias ou de uma compreensão teórica aprofundada. Ela pode ser simplesmente representada com o auxílio de um papel e caneta.
Outro ponto que chama a atenção é que permite que funcionários de diferentes cargos possam melhorar o próprio gerenciamento, sendo muito utilizada também para tarefas de cunho pessoal.
Ou seja, essa metodologia permite uma redução de falhas e atrasos, ao passo em que desenvolve parâmetros claros e bem especificados, permitindo uma gestão bem orientada para os principais objetivos e metas, resultando também em uma melhora na produtividade.
Como fazer a Matriz de Eisenhower?
Pronto para colocar essas informações em prática? Confira as principais dicas de como aplicar a sua Matriz!
1. Estruture os 4 planos
Se o seu planejamento não contar com um número muito amplo de atividades, pode até mesmo fazê-lo à mão.
Para isso, desenhe um plano cartesiano (um quadrado segmentado por um eixo vertical e outro horizontal). A reta vertical precisa cobrir o campo de importância das ações, enquanto o horizontal simboliza quão urgentes elas são.
2. Separe a atividades
Lembre-se: a urgência está relacionada à necessidade de velocidade e agilidade das atividades. Se elas não forem feitas no tempo estipulado, podem não ser possíveis depois. Por exemplo: inscrição em determinado curso, pagamento de um boleto ou o agendamento de uma reunião/entrevista.
Já as importantes demandam uma atenção maior e mais detalhes, e estão conectadas a metas. Se você se deparar com mais de um compromisso que se enquadre como urgente e importante, pode priorizá-los dentro do mesmo espaço.
3. Mantenha o seu planejamento acessível
A ferramenta precisa estar no campo visual de você e sua equipe, afinal, ela é um lembrete que precisa ficar visível. Disponha em bancadas, salas ou até mesmo nos dispositivos de acesso diário dos colaboradores.
E então, o que achou de conferir mais sobre a Matriz de Eisenhower? Para continuar por dentro das melhores orientações relacionadas à carreira, acompanhe o blog da Serasa Experian. Aproveite para já conferir sobre ética profissional e sua importância no ambiente organizacional. Até a próxima!
