Entenda como utilizar a régua de cobrança para o controle de recebimentos

Tanto o consumidor quanto o empreendedor sofrem quando uma dívida não é paga. Se no primeiro caso existe a preocupação com o nome negativado e com as consequências práticas desse débito, no outro, há a falta de um valor fundamental para a manutenção do negócio. Não é à toa que iniciativas como a régua de cobrança são muito importantes para controlar os níveis de inadimplência da empresa. Afinal, segundo matéria publicada pela Agência Brasil, 65,2 milhões de brasileiros estão em situação de endividamento. Isso é só mais uma prova de como temos dificuldades para controlar nosso poder de compra. Por isso, o empreendedor deve se preparar para lidar com essa realidade, e a régua de cobrança é uma das melhores maneiras de fazer isso. Vamos mostrar mais sobre o assunto, a seguir!

O que é régua de cobrança?

Ela é um conjunto de medidas para solicitar o pagamento de inadimplências. Trata-se de uma espécie de roteiro da jornada do cliente em relação aos débitos, com ações que a empresa pode tomar previamente para impedir que ele se torne inadimplente. A régua de cobrança é uma ferramenta que, como o próprio nome nos diz, estabelece regras para a cobrança dos clientes de acordo com o estágio de pagamento, a atividade da empresa e o perfil do consumidor. A partir daí, a gestão passa a definir estratégias para enviar notificações e lembretes sobre o débito em aberto. Pode ser feita até como uma forma de prevenir o atraso, com mensagens avisando sobre o vencimento do boleto. É uma estratégia executada tanto com um cronograma de notificações e contatos quanto de forma automatizada, com um sistema de gestão online. Para que você entenda melhor, vamos dar um exemplo: sabe aquele e-mail que a gente recebe para se lembrar sobre o pagamento de um boleto que vence no dia seguinte? Então! Ele certamente faz parte da régua de cobrança.

Quais são as vantagens da régua de cobrança?

Facilitar os processos de cobrança é, talvez, a maior vantagem da régua de cobrança. Principalmente, porque muitos dos processos já estão esquematizados, de forma que não é preciso pensar no que fazer, apenas executar o que já foi proposto, otimizando a cobrança. Além disso, outros benefícios dessa ferramenta são:

•  verifica os reincidentes de forma rápida;
• diminui o número de processos manuais;
• padroniza a cobrança;
• auxilia o fluxo de caixa;
• facilita o pagamento.

Como implementar a régua de cobrança no seu negócio?

A régua de cobrança, apesar de ter as diretrizes de como a empresa deve se comportar para lidar com a inadimplência, só será bem executada se for previamente planejada de acordo com o perfil do negócio. Sendo assim, as dicas que separamos aqui são mais gerais, e devem ser adaptadas às características da sua empresa. Vamos entender mais, a seguir!

Estipule as datas

Um dos primeiros passos para elaborar a régua de cobrança é ter em mente a linha de eventos que fazem parte do processo. Ela, geralmente, vai da confirmação de compra ao envio do boleto ou fatura, até o possível atraso. É muito importante ter essas etapas bem definidas, pois ajudam no controle das ações do cliente, já que o foco é que o pagamento seja feito até sua data de vencimento.

Utilize estratégias de cobrança

Quando se trata de estratégias de cobrança, existem dois fundamentos que devem estar claros: primeiro, que não há um tipo só de régua de cobrança. Segundo, que a personalização será importante para obter um bom resultado. No primeiro, o principal fator para escolher a régua de cobrança está em qual é a abordagem da empresa. Por exemplo, dependendo do tipo de pagamento, como o boleto, pode ser necessário ter uma estratégia de disparo de notificações na véspera do vencimento. Já em relação à personalização, cada cliente tem uma maneira de lidar com os seus débitos. Até porque existem vários motivos para o atraso que vão além da relação da empresa com o consumidor. Há aqueles que sempre pagam, mas por algum motivo, atrasaram, por exemplo. Por isso, é importante que a forma de abordagem conte com esses fatores. Além disso, é importante que o cadastro dos clientes esteja sempre atualizado.

Defina os canais e as mensagens

Complementando o tópico anterior, os canais e as mensagens são uma parte importante da régua de cobrança. Mesmo na primeira fase, em que a dívida está prestes a vencer, é essencial ter um bom planejamento de como será a abordagem. As primeiras mensagens, geralmente, só avisam o vencimento, depois, sobre o pagamento não identificado. Dependendo do tipo de meio, pode ser interessante padronizar a estratégia, enviando recados antes, no dia e depois. Em relação ao canal, há variadas possibilidades de contato, algumas menos invasivas, como SMS e e-mail. Outras exigirão habilidades de atendimento por parte da equipe, como por telefone. Justamente por isso, o ideal é que seja a última alternativa.

Ofereça meios de pagamentos menos suscetíveis à inadimplência

Atualmente, temos uma série de meios de pagamentos: Pix, cartão de crédito, boleto, depósito, entre outros. No entanto, alguns deles proporcionam um risco maior para a empresa, pois dependem demais da disposição do cliente. É o caso do boleto e do Pix. Isso já é diferente com o cartão de crédito, pois ele é um pagamento automático, que depende mais do banco do cliente. Sendo assim, é interessante criar estratégias para estimular o uso do cartão, como descontos e até juros menores.

Analise seus indicadores

O monitoramento dos resultados é a parte final da régua de cobrança. Aqui, o importante é avaliar se a estratégia escolhida está diminuindo as possibilidades de inadimplência. Alguns indicadores, como o número de créditos recuperado durante um período, podem ajudar a perceber se é ou não preciso mudar a estratégia. Também, é interessante que durante a implementação da régua, utilize alguns critérios para ajudar na análise, como:

• quantidade de contatos efetuados;
• período de realização;
• canal escolhido.

Como utilizar a régua de cobrança para o controle de recebimentos?

As estratégias de régua de cobrança são muito interessantes para ajudar no controle financeiro. Especialmente, no caso dos recebimentos, pois é possível se antecipar perante as atitudes dos clientes. Uma das etapas é entender o perfil do consumidor, isto é, fazer uma observação de como ele se comportou em débitos anteriores. Essas informações são importantes para que a gestão se antecipe e defina o que esperar de cada cliente. Além disso, a análise de crédito é bastante comum nessa etapa, e pode evitar negociar com clientes potencialmente inadimplentes. Utilizar ferramentas como a régua de cobrança é um dos principais passos para melhorar o controle financeiro de seu negócio. Principalmente, para lidar com a inadimplência de uma forma realista e que garanta um relacionamento saudável com os consumidores.