Em um primeiro momento, você pode até pensar que, por ter uma empresa pequena, não precisa prestar tanta atenção a dicas de gerenciamento de finanças, de pessoas, de fornecedores e de processos. Sem falar que é sempre tanta coisa para administrar e tão pouco tempo que parece que não vamos dar conta de todo esse trabalho. Mas é preciso! Entenda desde já: mesmo Microempreendedores Individuais (MEIs) e Microempresários (MEs) podem sim se beneficiar de uma gestão de processos cuidadosa. O que eles mais ganham com isso? Tempo! E não dá para negar que esse é um recurso valiosíssimo para ajudar a planejar o negócio e investir em estratégias certeiras a fim de aumentar os lucros e conquistar mais clientes. Para ajudá-lo nessa missão contínua de se destacar perante a concorrência, vamos mostrar aqui quais são as melhores e mais eficientes práticas de gestão de processos. Acompanhe!
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- O que é gestão de processos?
- Qual a importância da gestão de processos?
- Quais são as melhores práticas na gestão de processos?
- Traçar metas
- Verificar certificações
- Explorar a tecnologia
- Gerir as pessoas
- Buscar a inovação
O que é gestão de processos?
A gestão de processos nada mais é que o gerenciamento de todo o fluxo do negócio, sempre tendo como aliada a Tecnologia da Informação. O objetivo é melhorar a atuação da empresa como um todo, incluindo a atuação de seus funcionários, caso os tenha. A busca é pelo crescimento. Trata-se de fazer a administração do trabalho de forma integrada, com o claro propósito de alcançar o resultado final esperado. Essa gestão vem sendo usada nas empresas em contraponto à setorização antigamente implementada. Isso significa que ela reúne a gestão de pessoas, de fornecedores, de finanças e dos fluxos, envolvendo todos os departamentos que compõem a empresa em atividades que ajudarão a melhorar a oferta dos produtos ou serviços entregues aos clientes finais.
Qual a importância da gestão de processos?
Como já deu para perceber, a gestão de processos é fundamental para criar na empresa um diferencial em relação à concorrência. Isso porque a integração dos sistemas de trabalho em todos os setores do negócio cria um ambiente de cooperação e união em prol de um objetivo em comum. Esse envolvimento é essencial para os clientes perceberem que existe uma missão clara no produto ou serviço entregue. Independentemente do porte da empresa, esse gerenciamento é importante. É isso mesmo! Até o MEI pode setorizar determinadas áreas da empresa na hora de planejar suas ações, alcançando assim a unidade necessária para o alcance de seus objetivos. E não é só isso! Algumas outras vantagens de promover a gestão de processos em uma empresa são:
- o foco no trabalho;
- a criação de estratégias organizacionais mais consistentes;
- a simplificação de atividades, a flexibilidade e a agilidade nos processos de trabalho;
- o acerto nas tomadas de decisão a partir da análise de indicadores de desempenho;
- o tempo e a disponibilidade ganhos para a busca da inovação;
- a facilidade para se conseguir fazer a gestão do conhecimento.
Quais são as melhores práticas na gestão de processos?
Fazer uma boa gestão de processos passa por uma análise aprofundada do negócio, avaliando como são os fluxos atuais da empresa até que o produto ou serviço chegue ao consumidor. Durante o caminho são identificadas as mudanças necessárias para alcançar os resultados esperados. A boa notícia é que diversas ações podem ajudar. Confira algumas!
Traçar metas
Assim como toda mudança na estrutura organizacional de uma empresa, para fazer a gestão dos processos é preciso, primeiramente, elaborar um planejamento estratégico de metas. É com esse documento que se consegue enxergar o porquê das mudanças necessárias, determinando prazos para as ações a serem tomadas e como fazê-lo. Também é por meio desse planejamento que são feitas as devidas priorizações em relação aos fluxos de trabalho. Dessa forma, a gestão consegue enxergar o que deve ser feito com mais urgência, partindo para a efetiva promoção das mudanças na rotina.
Verificar certificações
Você pensa que o tamanho de uma empresa pode limitar o enquadramento em algumas certificações capazes de conferir mais credibilidade ao negócio? Pois saiba que está enganado. Vale lembrar que muitas dessas certificações ajudam a promover a melhoria contínua durante o processo de acreditação, ajudando a corrigir erros e reduzir custos. A ISO 9001, por exemplo, enquadra-se em quase todos os segmentos de negócios, de todos os tamanhos. A ISO oferece às empresas um selo de qualidade que as diferencia no mercado.
Explorar a tecnologia
O gerenciamento de processos também deve ter como aliada a tecnologia. Nesse sentido, você precisa saber que há uma série de recursos e softwares disponíveis no mercado para ajudá-lo a fazer essa gestão de forma inteligente. Com eles, você ganha tempo, consegue ter os dados organizados para fazer análises mais aprofundadas e tomar decisões mais precisas. Essas ferramentas ainda ajudam a otimizar os fluxos do negócio, por meio de monitoramento e de análises contínuas.
Gerir as pessoas
Atenção: não estamos falando aqui apenas sobre os funcionários da sua empresa — caso os tenha, claro. A gestão de pessoas também diz respeito aos fornecedores, aos clientes e a todos os que tenham uma relação (direta ou indireta) com o negócio. Como gestor, você precisa prezar tanto por seu desenvolvimento pessoal e profissional como pelo crescimento de empregados e parceiros. Só assim haverá um crescimento mútuo. Capacitação e treinamentos ajudam muito nesse processo, assim como a participação em congressos, palestras e outros eventos do segmento de atuação.
Buscar a inovação
É preciso aproveitar o momento de mudança para encontrar espaço para a inovação na sua empresa. Ao aplicar novas estratégias na gestão de processos, você conseguirá ter uma visão ampla do negócio, abrindo o caminho para o desenvolvimento de soluções revolucionárias para seus produtos e serviços. A gestão de processos ajuda o empreendedor a analisar e otimizar suas operações, tornando-as padronizadas e organizadas a ponto de melhorar a qualidade do produto final. Para isso, é preciso se comprometer com a busca de mudanças para alavancar os próprios resultados. Por fim, vale lembrar que a implementação da gestão de processos em um negócio pode ser um tanto quanto demorada. Mas nada de desanimar, porque ela é fundamental para fazer o gerenciamento adequado de outros setores da empresa, como o de finanças, de pessoas e de fornecedores. Se você acredita que sua empresa está pronta para crescer e quer aprender mais sobre como fazer isso de forma escalável e promissora, assine a nossa newsletter! Assim, você passará a receber mais conteúdos relevantes diretamente na sua caixa de e-mails!
